Kỹ năng lập kế hoạch giúp nhân viên làm việc hiệu quả

Một bản kế hoạch chi tiết và rõ ràng giúp mọi người sắp xếp, giải quyết công việc gọn ghẽ và hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay nhiều nhân viên khi làm việc thường có xu hướng xử lý theo bản năng và không có một kế hoạch nhất định. Vấn đề này khiến cho công việc dễ bị trì trệ, năng suất làm việc giảm sút, thậm chí ảnh hưởng đến cả đồng nghiệp khi làm việc nhóm.

Việc lập kế hoạch rõ ràng giúp mọi người sắp xếp được các công việc theo một lịch trình cụ thể và cải thiện hiệu suất làm việc. Một bản kế hoạch chi tiết giúp quản lý dễ dàng kiểm soát được tiến độ công việc và các thành viên xác định, tạo lập được mục tiêu, phương pháp để hoàn thành tốt những dự định đã đề ra. Kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng thì kết quả đạt được sẽ càng cao. Làm thế nào để làm việc từ xa hiệu quả cùng Gapowork

Một bản kế hoạch làm việc hiệu quả dành cho người quản lý/ trưởng nhóm cần có:

• Nội dung các đầu việc kèm mục tiêu: Liệt kê chi tiết danh sách các công việc cần làm cùng với mục tiêu mong muốn cụ thể giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ chính. Thành viên tham gia cũng có thể nắm rõ được công việc, mục tiêu và kết quả phải đạt được.
• Mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên: Từ danh sách đã được thiết lập, quản lý nên cân nhắc và sắp xếp lại thứ tự công việc theo mức độ khẩn cấp. Điều này giúp họ kiểm soát được quá trình thực hiện kế hoạch, tiết kiệm thời gian và hạn chế những rủi ro không đáng có.
• Vai trò và vị trí của người tham gia: Cần xác định rõ xem ai là người chịu trách nhiệm chính về công việc, ai sẽ hỗ trợ, kiểm tra và giám sát. Qua đó, quản lý có thể phân chia công việc phù hợp với năng lực của mỗi nhân sự, đảm bảo cho quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, mượt mà.
• Thời hạn bắt đầu và kết thúc: Lập kế hoạch các công việc cùng thời hạn hoàn thành giúp giảm thiểu tình trạng trì hoãn ở nhân viên. Khi nhiệm vụ được gắn deadline, các thành viên có trách nhiệm hơn, biết cách sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất. Đồng thời, việc này cũng giúp nhân sự tránh được trường hợp chồng chéo và ngập đầu trong công việc.
• Xây dựng phương án thực hiện: Người quản lý cần đưa ra những chỉ dẫn chi tiết, cụ thể về phương án và cách thức để thực hiện công việc, tránh trường hợp nhân viên mơ hồ về công việc mình phải làm. Đồng thời, người kiểm tra, giám sát dự án có thể dễ dàng đo lường và đánh giá được năng suất làm việc cũng như kết quả công việc của mỗi thành viên trong nhóm.
• Dự đoán rủi ro và đề xuất phương án: Đôi khi trong quá trình làm việc sẽ phát sinh vấn đề không như mong muốn. Để hạn chế những rủi ro gây ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng, nhà quản lý và các thành viên nên dự đoán trước một số tình huống xấu sẽ xảy ra để đưa ra được cách xử lý nhanh chóng và hợp lý.

Vai trò của việc lập kế hoạch khi làm việc

• Quản lý thời gian hiệu quả

Lập kế hoạch các công việc cần làm cùng thời hạn hoàn thành, theo mức độ ưu tiên giúp nhân viên kiểm soát tốt nhiệm vụ phải thực hiện và phân bổ thời gian một cách hợp lý. Nếu hoàn thành công việc với tiến độ nhanh chóng, nhân viên có thể dành nhiều thời gian để nghiên cứu những dự án sau và tránh được áp lực về deadline từ quản lý.

Mặt khác, làm việc thiếu kế hoạch khiến mọi người thường có xu hướng trì hoãn, dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, gây ảnh hưởng rất lớn đến năng suất của người lao động. Đặc biệt khi làm việc nhóm, nó còn tác động tiêu cực đến kết quả chung của tập thể.

• Kiểm soát và quản trị rủi ro tốt hơn

Không phải quá trình triển khai kế hoạch nào cũng diễn ra thuận lợi như mong đợi. Việc đưa ra trước những phương án tối ưu để thực hiện các công việc theo kế hoạch giúp xác định được tính khả thi của nhiệm vụ.

Đồng thời, một bản kế hoạch cụ thể hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát các khâu làm việc dễ dàng hơn, dự đoán rủi ro thực tế sẽ gặp phải để kịp thời có phương án đối phó phù hợp. Các thành viên có thể hạn chế được tối đa sự ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả và tinh thần làm việc, giúp giữ vững năng suất lao động của tập thể.

• Giao đúng người đúng việc

Nắm được thế mạnh, kỹ năng, phong cách làm việc của từng nhân viên là một phương pháp giúp cho nhà quản lý công việc sao cho phù hợp. Khi phân công nhiệm vụ đúng với năng lực, nhân sự có thể phát huy tối đa chuyên môn và khả năng của mình để tạo ra năng suất làm việc tốt nhất.

Mặt khác, nếu phát hiện ra những điểm thiếu sót của đội ngũ, quản lý có thể nhanh chóng có phương án để trau dồi và cải thiện kỹ năng làm việc cho nhân viên của mình, đồng thời nhân sự cũng cảm thấy được trọng dụng, họ sẽ phấn đấu hơn để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất.

• Đánh giá khách quan và ghi nhận nhân viên

Nhờ việc lập kế hoạch hiệu quả, quản lý có thể dễ dàng đánh giá được khả năng làm việc của mỗi thành viên trọng nhóm. Bằng cách này, cá nhân/ tập thể có kết quả làm việc tốt sẽ được ghi nhận kịp thời, đúng nơi đúng lúc. Nhờ đó, nhân viên cảm thấy cảm kích, được tôn trọng và công nhận, họ sẽ có thêm nhiệt huyết và làm việc chăm chỉ hơn.

Ban lãnh đạo cũng như các thành viên trong tổ chức có thể đánh giá, khen ngợi cá nhân có thành tích tốt trong công việc bằng cách tạo Bài viết Ghi nhận để thể sự tin tưởng, tín nhiệm về vị trí của họ trong đội ngũ. Sự ghi nhận này giúp họ cảm thấy được coi trọng, có thêm động lực để thực hiện những công việc khác xuất sắc hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng tính năng tạo Bài viết Ghi nhận trên GapoWork hiệu quả

• Khuyến khích làm việc nhóm tích cực

Bằng cách phân chia công việc hợp lý, từng thành viên trong nhóm sẽ điều chỉnh và thay đổi phù hợp phong cách làm việc để có thể phối hợp nhịp nhàng, mang đến kết quả tốt nhất. Mỗi cá nhân cần phải làm việc cẩn thận, tỉ mỉ để không xảy ra sai sót gây ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm của mình.

Ngoài ra, làm việc nhóm hiệu quả giúp xóa bỏ khoảng cách giữa mọi người, hạn chế cảm giác cô lập, lạc lõng ở môi trường công sở. Các thành viên trong nhóm cũng có thể tạo cuộc Thăm dò ý kiến hay chia sẻ tài liệu, kiến thức qua Zoom để cùng mọi người học hỏi kỹ năng mới, nâng cao tinh thần đồng đội. Bên cạnh đó, các thành viên sẽ có cơ hội tương tác với nhau nhằm xóa bỏ những rào cản với đồng nghiệp và quản lý của mình.