Nên triển khai phần mềm quản lý công việc miễn phí cho doanh nghiệp hay không?

Hiện nay, các phần mềm quản lý công việc ra đời ngày một nhiều và được thiết kế đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau. Mặc dù bản trả phí sở hữu nhiều chức năng nổi trội hơn, nhưng không thể phủ nhận rằng một số phần mềm miễn phí cũng đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy có nên triển khai phần mềm quản lý công việc miễn phí hay không?

Hãy cùng GapoWork đi tìm câu trả lời trong bài viết này nhé!

1. Ưu điểm nổi trội của phần mềm quản lý công việc miễn phí

• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
• Tích hợp các chức năng cơ bản như: Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc; Phân quyền hoặc thêm người tham gia dự án,...
• Cho phép truy cập để giao, nhận việc mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị thông minh như di động, laptop hay máy tính bảng
• Giao diện trực quan, thân thiện, dễ sử dụng

 Một số phần mềm cung cấp bản miễn phí vĩnh viễn phổ biến nhất hiện nay có thể kể đến như:

• ASANA
• Trello
• Monday.com
• Slack
• Todoist

2. Có nên triển khai phần mềm quản lý công việc miễn phí cho doanh nghiệp?

Để mỗi cá nhân cải thiện hiệu suất công việc, sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý là điều vô cùng cần thiết. Phần mềm quản lý công việc hiện nay được phát triển để tương thích với nhiều thiết bị khác nhau, cho phép người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi. 

Tuy nhiên, các tính năng có sẵn của bản miễn phí sẽ không thể đáp ứng được toàn bộ nhu cầu trao đổi và quản lý công việc cho doanh nghiệp, bởi một số lý do như sau:

• Giới hạn về dung lượng và số người dùng

Điều này sẽ gây ra gián đoạn về mặt kỹ thuật, quản lý khách hàng, nhân sự, đồng thời ảnh hưởng đến trải nghiệm cộng tác của đội ngũ nhân sự.

• Phải trả phí để sử dụng chức năng nâng cao

Với nhu cầu quản lý hiệu suất nhóm, các tính năng bao gồm đánh giá, báo cáo hay trao đổi qua video là vô cùng cần thiết. Trong khi đó, bản miễn phí chỉ đơn thuần cho phép người dùng khởi tạo và quản lý công việc. 

• Lỗ hổng về mức độ bảo mật

Bảo mật dữ liệu là điều cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm miễn phí có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với trường hợp tin tặc truy cập bất hợp pháp, đánh cắp thông tin hoặc cài đặt mã độc trực tiếp trên máy tính bất cứ lúc nào.

• Không được hỗ trợ từ nhà cung cấp

Chính vì không bỏ chi phí để sử dụng nên cũng đồng nghĩa với việc khi có vấn đề xảy ra hoặc gặp trục trặc kỹ thuật, nhà cung cấp phần mềm sẽ không đứng ra giải quyết hay chịu trách nhiệm cho tổn thất của doanh nghiệp.

• Khó khăn trong quá trình sử dụng vì không có bản tiếng Việt

Hầu hết những phần mềm quản lý công việc miễn phí hiện nay đều được phát triển bởi các công ty nước ngoài, chính vì thế rào cản ngôn ngữ là điều không thể tránh khỏi trong quá trình sử dụng.

Trước những bất cập trên đây, có thể thấy đã đến lúc doanh nghiệp nên trang bị phần mềm có bản quyền, trả phí; sở hữu các chức năng hỗ trợ quá trình vận hành; đảm bảo an toàn thông tin và đặc biệt là có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7.

3. GapoWork - Nền tảng số “Make in Việt Nam” hỗ trợ quản lý công việc và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả

Đồng hành cùng doanh nghiệp hướng đến quá trình đổi mới và xây dựng môi trường lao động số sáng tạo, đội ngũ chuyên gia của GapoWork đã phát triển bộ công cụ gồm 26+ tính ưu việt nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và vận hành hiệu quả. Đặc biệt, trên phương diện quản lý công việc, GapoWork  tích hợp các tính năng:

• Tính năng Giao việc giúp giao đúng người đúng việc. Các nhân sự tự quản lý công việc cá nhân hiệu quả với Thông báo nhắc nhở công việc thường xuyên.
• Đặc biệt, tính năng Nhóm Cộng Tác đột phá tích hợp Chat, Lịch biểu giúp cấp quản lý vừa giao việc vừa chat trực tiếp. Nhờ đó dự án được tiến hành trôi chảy, luôn đảm bảo hoàn thành trước kế hoạch.
• Báo cáo công việc trích xuất real-time với nhiều dạng biểu đồ trực quan. Nhờ đó, cấp quản lý nắm bắt nhanh tình hình công việc, phân loại và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhóm công việc, từng nhân sự.
• Tiếp nhận và xử lý thông tin tức thời bằng các chức năng như Chat, Gọi thoại, Gọi Video, Livestream…
• Giao tiếp và trao đổi công việc tập trung trên một nền tảng duy nhất, tách bạch những trao đổi cá nhân. Nhờ đó nhân sự chủ động, nâng cao sự tập trung đảm bảo hoàn thành đúng deadline.
• Quản lý và sắp xếp lịch họp, deadline đầu việc thông minh, đồng bộ nhanh chóng với ứng dụng Outlook và Google Calendar
• Chia sẻ, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và lưu trữ không giới hạn với tính năng Thư viện trên GapoWork.
• Cam kết bảo mật thông tin và dữ liệu với chứng chỉ bảo mật thông tin ISO27001.
• Linh hoạt và chủ động quản lý công việc khi phần mềm tương thích trên nhiều thiết bị, truy cập nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi

GapoWork - Giải pháp tích hợp 26+ tính năng ưu việt tự hào là nền tảng giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả và tối ưu hơn. Chúng tôi đã triển khai giải pháp thành công cho hơn 1000 doanh nghiệp với nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, EVN…