Sơ đồ PERT là gì - Phương pháp vẽ sơ đồ PERT cải tiến 2023

Với quy mô dự án lớn và phức tạp, ứng dụng mô hình sơ đồ PERT sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và tình hình dự án một cách chặt chẽ

Để tìm hiểu kỹ hơn về chức năng và công dụng của loại sơ đồ này, hãy theo dõi bài viết dưới đây của GapoWork để áp dụng sơ đồ mạng lưới PERT hiệu quả hơn trong công việc. 

1. Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT (hay còn gọi là PERT Network) là biểu đồ mô tả tiến trình của dự án, phản ánh đầy đủ các thông tin quan trọng như: hoạt động, chi phí, nhân sự tham gia...

Phương pháp sơ đồ PERT giúp nhà quản lý và nhân viên nắm bắt chặt chẽ quy trình trình thực hiện, phát hiện kịp thời rủi ro để đưa ra phương án giải quyết.

Để xây dựng được sơ đồ quản lý tiến độ dự án này, nhà quản trị cần phải xem xét các công việc đã được thực hiện trước đó để xác định các yếu tố ảnh hưởng, phụ thuộc lẫn nhau cũng như lường trước các nguy cơ tiềm ẩn.

2. Các yếu tố tạo nên sơ đồ mạng PERT

Để vẽ sơ đồ PERT một cách hoàn chỉnh, trước hết người dùng cần phải xác định được thông tin xây dựng sơ đồ thông qua 4 yếu tố quan trọng sau đây.

2.1. Sự kiện

Các cột mốc sự kiện thường được biểu hiện bằng hình tròn và đánh số. Đối với phương pháp sơ đồ PERT, mỗi cột mốc đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc một công việc nào đó trong kế hoạch.

Hình tròn đầu tiên là sự kiện bắt đầu, đánh số 1 và chỉ có các đường đi ra. Còn hình tròn cuối cùng là sự kiện kết thúc, chỉ có các đường biểu diễn đi vào. Các hình tròn ở giữa có thể có cả đường đi ra lẫn đường đi vào.

2.2. Công việc

Đường biểu diễn nối các ô tròn với nhau là hiển thị của Công việc - Nhiệm vụ được giao. Độ dài của đường phản ánh thời gian hoàn thành của công việc đó. Đối với những công việc ảo, đường biểu trên sơ đồ PERT sẽ có độ dài bằng 0.

2.3. Thời gian dự trữ

Để đảm bảo tiến độ chung, trong mỗi dự án xây dựng dựa trên phương pháp sơ đồ PERT sẽ có một khoảng thời gian dự phòng sử dụng trong trường hợp công việc bị trì hoãn. Đây là yếu tố mang tính rủi ro trong quản lý dự án vì vậy cần được đánh dấu ngay trên đường cung biểu diễn công việc. GapoWork gợi ý: Top 15+ phần mềm quản lý dự án 2023

Nếu công việc hoàn thành sớm hơn thời gian này, có thể đánh dấu lại bằng các chấm tròn nhỏ trên đường cung.

2.4. Đường găng

Đường găng chính là đường biểu diễn nối các công việc với nhau. Chiều dài đường găng dài nhất tính từ điểm đầu cho đến điểm cuối của PERT. Đường găng là yếu tố thể hiện tiến độ của công việc. Do đó, nếu có bất kỳ yếu tố nào trên đường găng bị trì hoãn thì có nghĩa là tiến độ của kế hoạch cũng đang bị chậm lại so với dự kiến.

3. Cách vẽ sơ đồ PERT đầy đủ nhất

Việc ứng dụng sơ đồ PERT trong quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản trị dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc của các hoạt động. Dưới đây là 5 bước chi tiết về cách vẽ sơ đồ PERT hoàn chỉnh:

Bước 1: Liệt kê danh sách công việc cần thực hiện

Mỗi sơ đồ mạng nhỏ tương ứng với một công việc. Hiểu cách khác, đối với những dự án phức tạp thì một mạng lớn có thể là tập hợp của nhiều sơ đồ mạng nhỏ.

Bước 2: Thiết lập thứ tự ưu tiên cho danh sách công việc cần thực hiện

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để phân bổ thời gian hoàn thành

Bước 3: Nối các sự kiện có liên quan bằng các đường biểu diễn, bắt đầu vẽ biểu đồ thực của các công việc từ khởi đầu cho đến khi kết thúc

Nối từ sự kiện mở đầu cho đến sự kiện kết thúc bằng các đường biểu diễn để thể hiện mối quan hệ. Ở bước này, mối quan hệ giữa các công việc càng mật thiết thì sơ đồ càng cần sự chi tiết cao.

Bước 4: Tính toán thời gian thực hiện cho mỗi công việc

• Tính thời điểm sớm của sự kiện (TS)
• Bắt đầu từ sự kiện xuất phát với TS1=0
• Sự kiện tiếp theo và tính theo thứ tự tăng dần của chỉ số sự kiện.

Trường hợp chỉ có 1 công việc đi đến thì: TSJ = TSi + tij. 

Trường hợp có nhiều công việc đi đến thì: TSJ = max [(TSi + tij]; (TSh + thj);…]

• Tính thời điểm muộn của sự kiện (TM)
• Bắt đầu từ sự kiện cuối cùng với TMn = TSn
• Tính ngược lại sự kiện (n – 1), (n – 2),…, j,…., 1

Trường hợp có 1 công việc sau sự kiện đang xét thì: TMj = TMk – tjk

Trường hợp có nhiều công việc sau sự kiện đang xét: TMj = min [(TMk – tjk); (TMl – tjl]; (TMm – tjm); …]

Bước 5: Xác định đường găng

Đường găng được quy ước là đường dài nhất và được vẽ đi qua các sự kiện.

• Nếu gọi sự kiện găng là a thì a bắt buộc thỏa mãn điều kiện: thời điểm muộn và thời điểm sớm giống nhau.
• Xác định các sự kiện găng khi có dự trữ bằng 0: Di = TMi – TSi = 0.
• Theo dõi các đường đi qua sự kiện găng sau đó tìm đường dài nhất.

4. Khi nào nên sử dụng sơ đồ mạng PERT?

Sơ đồ PERT là công cụ hữu hiệu nhằm quản lý dự án được thông qua việc lập lịch trình, tổ chức và điều phối các công việc trong một dự án. Thông thường khi triển khai dự án mới, sơ đồ mạng PERT sẽ được sử dụng để:

• Xác định đường dẫn quan trọng: Sử dụng sơ đồ PERT giúp xác định đường dẫn quan trọng của dự án. Đây là khâu quan trọng để phân tích cơ sở cho sự thành công của dự án, từ đó đưa ra định hướng phù hợp để kiểm soát tốt tiến độ.
• Đánh giá nguồn tài nguyên: Với luồng thông tin được hiển thị trực quan nhờ các tính năng mà biểu đồ PERT cung cấp, người dùng có thể dễ dàng theo dõi từng nhiệm vụ cũng như phân bổ tài nguyên một cách hợp lý.
• Đo lường thời gian: Biểu đồ PERT hỗ trợ ước tính thời gian cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ riêng lẻ cũng như toàn bộ dự án. Đó là lý do tại sao sơ đồ PERT thường được sử dụng ngay từ bước lập kế hoạch cho dự án.

5. Những lưu ý khi vẽ sơ đồ PERT

Thời gian và mối quan hệ của công việc là hai yếu tố quan trọng để xây dựng thành công sơ đồ PERT. Dưới đây là một số nguyên tắc cần tuân theo khi áp dụng phương pháp sơ đồ PERT:

• Sơ đồ PERT chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc.
• Mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng trên sơ đồ mạng.
• Độ dài của đường biểu diễn tương ứng với thời gian dự kiến hoàn thành dự án.

6. Sự khác biệt giữa sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT

Nhìn chung, sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT đều là các công cụ phổ biến được sử dụng nhằm mục đích chính là quản lý dự án; giúp lên kế hoạch, giám sát và quản lý nhiệm vụ một cách khoa học.

• Tham khảo: Chức năng của quản lý dự án là gì

Sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT là các công cụ phổ biến hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả

Để lựa chọn đúng phương pháp phù hợp cho dự án và đạt hiệu quả cao nhất, dưới đây là bảng so sánh sơ đồ Gantt và PERT:

• Dạng biểu đồ
  • Biểu đồ Gantt: Dạng cột
  • Biểu đồ ERT: Dạng mạng
• Nhà sáng lập
  • Biểu đồ Gantt: Henry L.Gantt
  • Biểu đồ ERT: Hải quân Hoa Kỳ
• Quy mô
  • Biểu đồ Gantt: Dự án nhỏ, đơn giản
  • Biểu đồ ERT: Dự án lớn, phức tạp và yêu cầu cao
• Mục đích
  • Biểu đồ Gantt: Tập trung quản lý thời gian hoàn thành nhiệm vụ
  • Biểu đồ ERT: Tập trung vào thời gian, sự kiện và công việc để hình thành mối liên hệ chặt chẽ
• Tính chất
  • Biểu đồ Gantt: Đơn giản, dễ hiểu
  • Biểu đồ ERT: Tương đối phức tạp

7. Kết luận

Trên đây là những thông tin cơ bản về sơ đồ PERT và hướng dẫn cách vẽ sơ đồ PERT chi tiết nhất. Mỗi dự án sẽ có quy mô và tính chất riêng, do đó cần xác định nguồn lực trước khi quyết định chọn phương pháp để tránh lãng phí thời gian.

Nhìn chung, muốn dự án thành công thì phải chú trọng vào bước quản lý, từ việc lên kế hoạch và thực hiện đến giám sát và kiểm soát. Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp như giải pháp số GapoWork, doanh nghiệp dễ dàng đi vào vận hành tốt hơn, đội nhóm làm việc hiệu suất cao và dự án đạt kết quả tốt. 

GapoWork là sản phẩm của Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo, cung cấp một bộ công cụ với hơn 26 tính năng ưu việt, hỗ trợ các doanh nghiệp và tổ chức xây dựng không gian làm việc số hoàn chỉnh. Đồng thời, nền tảng này cũng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng quy trình quản lý dự án và giao việc trong tổ chức. 

ĐĂNG KÝ dùng thử 7 ngày miễn phí GapoWork ngay tại đây!

Có thể bạn chưa biết:

• Sai lầm trong quản lý dự án
• Top phần mềm quản lý công việc hiệu quả