Cách lập bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất 2023
Theo dõi bài viết dưới đây của GapoWork để biết được ưu, nhược điểm của hình thức chấm công theo giờ, cũng như cách thứ lập bảng chấm công từ A-Z.
Giới thiệu về bảng chấm công theo giờ
Bảng chấm công theo giờ là công cụ ghi chép chính xác thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên một cách thực tế. Đây không chỉ là cơ sở để theo dõi mức độ chuyên cần và tuân thủ nội quy công ty của người lao động, mà còn là dữ liệu để quyết toán tiền lương cuối tháng.Thông thường, bộ phận kế toán hoặc nhân sự sẽ phụ trách quản lý bảng chấm công theo giờ trong doanh nghiệp.
Ưu và nhược điểm của bảng chấm công theo giờ
Ưu điểm:
- Chỉ cần điền thông tin vào bảng có sẵn mà không mất công tạo bảng
- Đối với những thông tin trùng lặp nhau, có thể sử dụng chức năng copy để tiết kiệm thời gian.
- Dễ dàng có được bảng chấm công của toàn thể nhân viên sau khi áp dụng công thức tính cho một người và kéo thả. (Tổng số giờ công làm việc = Giờ ra - Giờ vào)
- Có thể lưu lại để xử lý sau nếu chưa hoàn thành.
Nhược điểm:
- Dễ gây nhầm lẫn và ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân sự: Lí do là vì bảng chấm công theo giờ bằng excel gồm rất nhiều cột, và mỗi cột sẽ cần một định dạng khác nhau.
- Phức tạp trong khâu quản lý dữ liệu: Sử dụng bảng chấm công theo giờ trên excel chỉ có thể được theo dõi bởi duy nhất một người chấm công. Trong trường hợp, các quản lý cấp cao hơn có thể xem được bảng chấm công này thì phải thêm bước gửi file. Việc gửi đi gửi lại nhiều lần sẽ khiến mất thời gian lưu nhiều file và cũng dễ gây nhầm lẫn.
- Khó khăn trong việc lưu trữ: Việc tìm kiếm sẽ bị giới hạn nếu bạn không có mặt tại văn phòng để truy cập vào máy tính, hoặc không nhớ được mình đã lưu thông tin đó ở trong file nào.
- Hạn chế về chức năng và thao tác: Ngoài các công cụ cơ bản, sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel sẽ gặp khó khăn khi cần rà soát các thông tin nhân sự.
Ứng dụng của bảng chấm công theo giờ
- Quản lý sát sao giờ làm việc của từng nhân viên, giờ ra, giờ vào, đảm bảo tuân thủ đúng quy định công ty
- Thống kê được thời gian đi làm muộn hay đi về sớm của mỗi người dựa vào thông tin giờ vào làm (in) và giờ ra về (out)
- Tính lương chính xác
- Quản lý tình hình chuyên cần của nhân sự để chỉnh đốn, nhắc nhở, cơ sở để doanh nghiệp xem xét thi thua, khen thưởng cuối năm
Cấu tạo của bảng chấm công theo giờ gồm những thành phần nào?
Thông thường, một bảng chấm công theo giờ sẽ bao gồm những nội dung sau đây:
- Tên công ty, tên bộ phận
- Thời gian (Tháng, năm) thực hiện bảng chấm công theo giờ
- Thông tin cá nhân của từng nhân viên: Mã nhân viên, Họ tên, Phòng ban, Ngày vào làm,...
- Thông tin về giờ vào làm và giờ ra về mỗi ngày trong tháng của nhân viên
- Thống kê số phút đi muộn, số phút về sớm
- Họ và tên cùng chữ ký của người thực hiện chấm công, trưởng bộ phận/phòng ban và lãnh đạo công ty
Cách lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Người phụ trách quản lý chấm công cần căn cứ vào số liệu ghi nhận thực tế để nhập dữ liệu chấm công vào các cột tương ứng. Với mẫu bảng chấm công theo giờ, bộ phận cần điền các thông tin như sau:
- Ghi đúng, đủ thông tin về mã nhân viên, tên người lao động và giới tính của họ
- Ghi đúng giờ vào làm IN và giờ ra về OUT của nhân sự trong từng ngày
- Số phút đi muộn hoặc về sớm: Cột này sẽ tự động tính ra tổng số phút đi muộn hoặc về sớm của từng nhân viên trong tháng
Nếu thực hiện chấm công bằng máy thì bạn có thể thực hiện trích xuất dữ liệu sang, thao tác cụ thể như sau:
Trong bảng kết xuất (hình dưới), sử dụng chức năng Data/Filter để lọc ra các dòng không có dữ liệu trong cột Mã NV, sau đó sao chép dữ liệu vào bảng xử lý. Sử dụng chức năng Paste để dán dữ liệu không tính những dòng bị bỏ trống.
Sau đó, bạn copy dữ liệu bắt đầu từ ô D4 đến ô cuối cùng của bảng kết xuất vào bảng chấm công bạn đã tạo ở bước 1 (dùng chức năng Paste Value). Kết quả thu được như ảnh 2.
Cách tính số giờ công:
Sử dụng công thức sau để tính được số giờ công của từng nhân viên:
Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào
Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay
Ngoài lập bảng chấm công theo giờ hay còn được xem là chấm công truyền thống, còn có rất nhiều cách thức giúp chấm công một cách chính xác như:
Chấm công bằng thẻ từ
Mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một mã riêng dựa trên thông tin cá nhân liên quan đến họ tên, ngày sinh,…Nhân viên sẽ sử dụng thẻ để quẹt vào máy chấm công được lắp cố định trước khi vào làm.
Chấm công bằng gương mặt (Face ID)
Gần giống như chấm công bằng thẻ từ, chiếc máy này sẽ tích hợp thêm camera để có thể quét gương mặt của từng nhân viên dựa trên sự thiết lập đã được định sẵn trong máy.
Chấm công bằng vân tay
Phương pháp chấm công này khá phổ biến trong các tổ chức. Bằng cách sử dụng vân tay của mình để quét ở trên máy chấm vân tay, nhân viên sẽ được ghi nhận là có mặt trong buổi làm ngày hôm đó.
Chấm công bằng các ứng dụng trên điện thoại
Công ty sẽ cung cấp cho các nhân viên của mình một tài khoản để có thể đăng nhập trên ứng dụng chuyên dùng để chấm công.
Download file mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Mẫu bảng chấm công hàng ngày ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, số giờ làm việc trong ngày của người lao động, được thực hiện 2 lần/ngày. Những thông tin này được sử dụng làm căn cứ tính lương cho từng nhân viên.
>> TẢI NGAY tại đây
Mẫu bảng chấm công theo ca sáng chiều
Mẫu chấm công sáng chiều theo ca sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình làm việc và chấm công của nhân sự theo ca vô cùng tiện lợi.
>> TẢI NGAY tại đây
Mẫu bảng chấm công theo tuần
Mẫu bảng chấm công theo tuần thường là sự lựa chọn hàng đầu của những doanh nghiệp cần báo cáo tiến độ định kỳ hay áp dụng chế độ trả lương theo tuần. Đây chính là công cụ quản lý hiệu quả để theo dõi việc làm của nhân viên tại các bộ phận, phòng ban theo hàng tuần.
>> TẢI NGAY tại đây
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ là loại chứng từ kế toán quan trọng trong việc ghi nhận ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ. Việc tách riêng bảng chấm công làm thêm giờ là cần thiết bởi mức lương làm ngoài giờ có sự chênh lệch với mức lương làm giờ hành chính.
>> TẢI NGAY tại đây
Mẫu bảng chấm công sản xuất
Mẫu bảng chấm công sản xuất dùng để chấm công cho nhân viên trong các phân xưởng sản xuất, chứa nhiều trường thông tin phức tạp bởi công nhân thường xuyên tăng ca và có nhiều ca kíp.
>> TẢI NGAY tại đây
Mẫu bảng chấm công theo thông tư 200
Mẫu bảng chấm công theo thông tư 200 đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc tính toán lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên. Đây là một trong những mẫu bảng được đưa ra và yêu cầu sử dụng bắt buộc bởi pháp luật.
>> TẢI NGAY tại đây
GapoWork - Giải pháp hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả và chấm công thông minh
Có thể thấy rằng bảng chấm công theo giờ bằng Excel là công cụ quen thuộc và khá hữu ích trong việc quản lý giờ làm của nhân sự. Với ưu điểm MIỄN PHÍ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tương đối chi phí cho việc quản lý nguồn lực.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn có quy mô nhân sự đông, quản lý chấm công bằng excel thôi là chưa đủ. Những hạn chế về tính năng sẽ là rào cản cho các nhà quản trị trong việc theo dõi và giám sát tình hình, tiến độ.
Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ chấm công trực tuyến để việc chấm công và quản lý chấm công theo giờ dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trên thị trường hiện nay, GapoWork là giải pháp được hơn 1000 doanh nghiệp tin chọn triển khai nhằm mục đích quản trị và vận hành doanh nghiệp.
Tích hợp 26+ tính năng, bên cạnh ưu điểm vượt trội về quản lý công việc, dự án, công cụ chấm công của GapoWork còn đem lại nhiều lợi ích như:
- Hỗ trợ chấm công nhanh chóng trên điện thoại bằng vị trí và kết nối với wifi của công ty.
- Đồng bộ dữ liệu tức thì với tính năng phê duyệt để kiểm soát số ngày nghỉ, thông tin nghỉ phép.
- Cập nhật theo thời gian thực dữ liệu chấm công, giúp kiểm soát chặt chẽ giờ check in, check out của nhân sự ngay trong ngày làm việc.
- Tổng hợp, trích xuất dữ liệu phục vụ cho việc tính lương.
- Tạo điều kiện cho nhân sự chủ động theo dõi bảng công, ngày công ngay trên thiết bị di động.
- Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được biến động tình hình đi làm của nhân sự thông qua từng trạng thái như: Đi muộn, nghỉ phép, không chấm công, làm việc từ xa. Từ đó, đưa ra những thay đổi và chỉ đạo kịp thời cho cấp dưới.
- Cam kết bảo mật thông tin nhân sự.
Với các tác vụ đơn giản, mọi nhân viên đều có thể làm quen và thao tác các tính năng có trên nền tảng GapoWork mà không mất quá nhiều thời gian để đào tạo. Bên cạnh đó, điểm vượt trội của giải pháp GapoWork chính là việc hỗ trợ quản lý dự án, hoạt động đào tạo và thông tin nhân sự trên một nền tảng duy nhất.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về ưu, nhược điểm cũng như cách thức lập bảng chấm công theo giờ. Tùy vào nhu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel phù hợp, ví dụ như chấm công theo ca làm - ngày - tuần,...
Để tối ưu thời gian và giảm thiểu tối đa những sai sót do hạn chế của công cụ truyền thống như Excel, doanh nghiệp có thể cân nhắc triển khai GapoWork - Giải pháp hỗ trợ quản lý nhân sự thông minh và chấm công hiện đại.
Đăng ký tại đây để trải nghiệm 7 ngày MIỄN PHÍ giải pháp GapoWork!
Có thể bạn chưa biết:
GapoWork - Không gian làm việc số
sẵn sàng cho doanh nghiệp của bạn
Đăng ký ngay để sở hữu bộ giải pháp giúp tăng hiệu quả
kết nối và nâng cao hiệu suất đội ngũ!
