Truyền thông nội bộ là gì? - Vai trò và tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là hoạt động không thể thiếu trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng góp phần củng cố và xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết đội ngũ nhân viên một cách hiệu quả.

Cùng GapoWork tìm hiểu chi tiết về truyền thông nội bộ là gì. Vai trò, cách thức xây dựng truyền thông nội bộ doanh nghiệp cũng như những quan niệm sai lầm thường gặp phải. 

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (Internal communication) là quá trình trao đổi thông tin, ý kiến và thông điệp giữa các thành viên trong tổ chức, công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận. Nó bao gồm các hoạt động và kênh truyền thông nhằm đảm bảo rằng các nhân viên, bộ phận và tầng lớp quản lý có thể tiếp cận thông tin cần thiết để hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.

Vai trò của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự đồng thuận và sự tham gia của nhân viên trong các hoạt động của tổ chức. Nó cũng giúp cải thiện sự hiểu biết và tăng cường tinh thần đồng đội giữa các nhân viên, đồng thời giúp các nhân viên có thể nắm bắt được mục tiêu, sứ mệnh và giá trị của tổ chức.

Các kênh truyền thông nội bộ thông thường bao gồm email, tin nhắn trong nội bộ, hội nghị trực tuyến, bảng tin trong nội bộ, các cuộc họp nhóm và các sự kiện nội bộ. Việc sử dụng các kênh truyền thông nội bộ phù hợp giúp đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách hiệu quả và đến được đúng đối tượng nhận.

Nói cách khác, bản chất truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông tin, ý kiến và thông điệp giữa các thành viên trong tổ chức, công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận, giúp tăng cường tính đồng thuận, tinh thần đồng đội và hiệu quả làm việc của các nhân viên.

• Có thể bạn chưa biết: Vì sao truyền thông nội bộ lại quan trọng với doanh nghiệp

Công việc truyền thông nội bộ là của ai?

Khi đã hiểu được công việc truyền thông nội bộ là gì thì mọi người sẽ thấy đây là một phần quan trọng trong quản lý tổ chức. Công việc này được thực hiện bởi nhiều người. Truyền thông nội bộ không chỉ là trách nhiệm của một người hay một bộ phận cụ thể, mà đó là một nhiệm vụ chung của toàn bộ tổ chức.

Trong một doanh nghiệp, các phòng ban như bộ phận truyền thông, nhân sự, bộ phận quản lý hoặc tiếp thị có thể phụ trách việc truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, tất cả các nhân viên trong tổ chức cần đóng góp vào việc truyền thông nội bộ để đảm bảo rằng thông tin được trao đổi và chia sẻ một cách hiệu quả.

Các nhân viên có thể đóng góp bằng cách cung cấp thông tin về công việc của họ, chia sẻ ý kiến và đóng góp vào các cuộc họp và thảo luận. Họ cũng có thể đóng góp bằng cách tham gia vào các hoạt động truyền thông nội bộ như cập nhật bảng tin, phát triển nội dung truyền thông và tham gia các sự kiện nội bộ.

Kỹ năng cần có để làm truyền thông nội bộ là gì?

Để hiểu được bản chất truyền thông nội bộ là gì và làm việc trong lĩnh vực này, cần có một số kỹ năng sau đây:

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố cực kỳ quan trọng để làm việc trong lĩnh vực truyền thông nội bộ. Các chuyên gia truyền thông nội bộ cần có khả năng giao tiếp hiệu quả, có khả năng lắng nghe và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác.

Kỹ năng giao tiếp giúp cho người làm truyền thông nội bộ có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, giúp các nhân viên trong tổ chức hiểu được thông tin và hoàn thành công việc của mình một cách chính xác và hiệu quả.

Kỹ năng viết

Kỹ năng viết là một yếu tố quan trọng trong truyền thông nội bộ, bao gồm khả năng viết các thông điệp, tin nhắn, bài viết, bản tin và các nội dung khác một cách rõ ràng, súc tích và hấp dẫn. Kỹ năng viết giúp cho người làm truyền thông nội bộ có thể truyền đạt thông điệp của mình một cách rõ ràng và chính xác, đồng thời giúp thu hút sự quan tâm của các nhân viên trong tổ chức.

Hiểu biết về công nghệ

Kỹ thuật số đang trở thành một phần không thể thiếu trong truyền thông nội bộ. Do đó, chuyên gia truyền thông nội bộ cần phải có hiểu biết về các công nghệ truyền thông kỹ thuật số, các nền tảng truyền thông xã hội và các công cụ cần thiết để quản lý thông tin.

Hiểu biết về công nghệ giúp cho người làm truyền thông nội bộ có thể áp dụng các công nghệ mới nhất để quản lý thông tin và truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.

Kỹ năng quản lý dự án

Truyền thông nội bộ thường liên quan đến các dự án và các chiến dịch truyền thông nội bộ. Chuyên gia truyền thông nội bộ cần phải có kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng hạn và đạt được mục tiêu đã đề ra. Kỹ năng quản lý dự án giúp cho người làm truyền thông nội bộ có thể lập kế hoạch, điều phối và giám sát các hoạt động truyền thông nội bộ một cách chính xác và hiệu quả.

Kỹ năng phân tích và đánh giá

Kỹ năng phân tích và đánh giá là quan trọng để đo lường hiệu quả của các chiến dịch truyền thông nội bộ và đưa ra các cải tiến cần thiết. Kỹ năng phân tích và đánh giá giúp cho người làm truyền thông nội bộ có thể đánh giá được hiệu quả của các chiến dịch truyền thông nội bộ và áp dụng các cải tiến để tăng cường hiệu quả của các chiến dịch trong tương lai.

Để rèn luyện kỹ năng truyền thông nội bộ gồm những gì, bạn có thể tham gia các khóa học hoặc các lớp học trực tuyến về truyền thông nội bộ, tìm hiểu và thực hành các kỹ năng thông qua các dự án và hoạt động liên quan đến truyền thông nội bộ trong tổ chức của bạn.

Ngoài ra, việc đọc các tài liệu và tài nguyên liên quan đến truyền thông nội bộ là gì, tham gia các hoạt động truyền thông trong công ty và liên hệ với các chuyên gia về truyền thông khác cũng là cách hiệu quả để rèn luyện kỹ năng truyền thông nội bộ.

Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ chỉ là việc gửi email và thông báo

Mặc dù email và thông báo là một phần của truyền thông nội bộ, tuy nhiên, truyền thông nội bộ còn bao gồm nhiều hoạt động khác như: tổ chức sự kiện nội bộ, đào tạo nhân viên, phát triển văn hóa tổ chức, thúc đẩy giao tiếp nội bộ,... Truyền thông nội bộ là một chiến lược toàn diện để giúp các nhân viên trong tổ chức hiểu và hỗ trợ mục tiêu tổ chức.

Truyền thông nội bộ chỉ là trách nhiệm của bộ phận truyền thông

Truyền thông nội bộ là một nhiệm vụ chung của toàn bộ tổ chức, không chỉ là trách nhiệm của bộ phận truyền thông. Tất cả các nhân viên trong tổ chức đều có trách nhiệm đóng góp vào việc truyền thông nội bộ để đảm bảo rằng thông tin được trao đổi và chia sẻ một cách hiệu quả.

Truyền thông nội bộ không quan trọng

Truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng trong quản lý tổ chức. Nó giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên trong tổ chức. Nếu không có truyền thông nội bộ, sẽ gây ra sự chậm trễ, nhầm lẫn và sự bất đồng giữa các phòng ban và nhân viên trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ chỉ cần thực hiện một lần

Truyền thông nội bộ là một quá trình liên tục và cần được thực hiện thường xuyên. Tổ chức cần xác định mục tiêu và định kỳ đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ để có thể cải tiến và tăng cường chất lượng truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ chỉ dành cho các tổ chức lớn

Truyền thông nội bộ không chỉ dành cho các tổ chức lớn mà còn áp dụng cho các tổ chức nhỏ và vừa. Truyền thông nội bộ giúp tăng cường sự hiểu biết và thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên trong tổ chức, đồng thời giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.

Cách xây dựng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Để xây dựng quy trình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, có thể thực hiện các bước sau:

Mục tiêu và đối tượng truyền thông nội bộ là gì

Trước khi bắt đầu xây dựng truyền thông nội bộ, cần xác định mục tiêu và đối tượng mà tổ chức muốn nhắm đến. Mục tiêu và đối tượng giúp xác định các thông điệp và phương pháp truyền thông nội bộ phù hợp.

Thực hiện đánh giá nhu cầu truyền thông nội bộ

Đánh giá nhu cầu truyền thông nội bộ giúp xác định các kênh và phương pháp truyền thông nội bộ hiệu quả. Ngoài ra, cần phải đánh giá mức độ hiểu biết và thái độ của nhân viên đối với truyền thông nội bộ.

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động truyền thông nội bộ, các kênh truyền thông và lịch trình. Kế hoạch cần phải đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt một cách chính xác và đầy đủ đến đúng đối tượng.

Tạo nội dung truyền thông nội bộ

Nội dung truyền thông nội bộ là gì? Nó bao gồm các thông điệp, tin tức, bài viết, video và các hoạt động khác. Nội dung cần phải được tạo ra một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn, đồng thời đảm bảo rằng nó phù hợp với đối tượng nhận thông điệp.

Lựa chọn kênh truyền thông nội bộ

Các kênh truyền thông nội bộ có thể bao gồm email, bản tin nội bộ, intranet, các nền tảng truyền thông xã hội và các sự kiện nội bộ. Lựa chọn kênh truyền thông nội bộ phù hợp giúp đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt đến đúng đối tượng.

Thực hiện và đánh giá hiệu quả

Sau khi triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ, cần phải thực hiện và đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ. Đánh giá giúp đưa ra các cải tiến cần thiết để đảm bảo rằng truyền thông nội bộ đạt được mục tiêu đề ra.

Các phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ là gì?

Các phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ có thể rất đa dạng và được lựa chọn dựa trên nhu cầu và mục đích của tổ chức. Việc sử dụng đúng các phương tiện này có thể giúp tăng cường sự hiểu biết và tương tác giữa các nhân viên trong tổ chức, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

• Email: Email là một phương tiện truyền tải thông tin nội bộ phổ biến và tiện lợi. Các thông điệp có thể gửi từ một cá nhân đến một hoặc nhiều người trong tổ chức.
• Bản tin nội bộ: Bản tin nội bộ cung cấp thông tin về các hoạt động và sự kiện trong tổ chức, cập nhật tin tức và thông tin mới nhất và tạo cơ hội để các nhân viên kết nối với nhau.
• Tài liệu văn bản: Tài liệu văn bản bao gồm các tài liệu như hướng dẫn sử dụng, chính sách và thủ tục, quy trình và các bản báo cáo. Các tài liệu này có thể được truyền tải thông qua email, nhóm chung hoặc bản in.
• Sự kiện nội bộ: Sự kiện nội bộ bao gồm các hoạt động như cuộc họp, buổi đào tạo, các cuộc thi và các sự kiện tương tự. Sự kiện nội bộ cung cấp cơ hội cho các nhân viên gặp gỡ, giao lưu và tương tác với nhau.
• Các nền tảng truyền thông xã hội: Các nền tảng truyền thông xã hội và các ứng dụng tin nhắn như cũng được sử dụng để truyền tải thông tin nội bộ trong tổ chức.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm: Các công cụ truyền thông nội bộ tốt nhất hiện nay

GapoWork - Nền tảng hỗ trợ xây dựng và triển khai truyền thông nội bộ tốt nhất

GapoWork là một không gian làm việc trực tuyến có hơn 26 tính năng hỗ trợ các hoạt động vận hành và quản trị doanh nghiệp, cung cấp giải pháp cho công tác truyền thông nội bộ.

GapoWork cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ, bao gồm:

• Cho phép ban lãnh đạo chia sẻ thông tin và tương tác trực tiếp với đội ngũ nhân viên thông qua bài đăng trên Nhóm chung toàn công ty, giúp xóa bỏ khoảng cách giữa các cấp quản lý.
• Triển khai các chương trình đào tạo nội bộ và giới thiệu văn hóa doanh nghiệp thông qua các công nghệ trực tuyến như Livestream hay Video Call.
• Tạo ra các hoạt động thi đua và minigame như chia sẻ khoảnh khắc làm việc trên Nhóm chung, giúp lan tỏa giá trị và tinh thần cống hiến cho đội ngũ.
• Vinh danh đội ngũ nhân viên thông qua tính năng Ghi nhận, tạo động lực và thúc đẩy sự thi đua trong tổ chức.
• Cung cấp thông báo ngay tức thì đến nhân sự, đảm bảo không bỏ lỡ các tin tức quan trọng như lịch làm việc, chính sách thưởng và phúc lợi.
• Khuyến khích sự đóng góp và xây dựng văn hóa của nhân sự thông qua các chức năng Khảo sát, Thăm dò ý kiến và Hỏi đáp ẩn danh.

Nhìn chung, GapoWork cung cấp nhiều tính năng hữu ích để hỗ trợ việc tăng cường sự tương tác và cộng tác giữa các thành viên trong tổ chức. Từ đó thúc đẩy mỗi cá nhân hiểu được truyền thông nội bộ là gì và vai trò của mình trong việc xây dựng văn hóa cốt lõi của công ty.

Kết luận

Với nền tảng GapoWork, các tổ chức có thể tận dụng nhiều tính năng được phát triển đặc biệt dành cho doanh nghiệp để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả.

GapoWork cung cấp các kênh truyền thông nội bộ và tính năng hỗ trợ như chia sẻ thông tin, triển khai chương trình đào tạo, tạo hoạt động thi đua và vinh danh đội ngũ nhân viên, giúp tổ chức xây dựng một môi trường làm việc tích cực và đội ngũ nhân viên đoàn kết, cống hiến.

Với xu hướng công nghệ hoá ngày càng phát triển, GapoWork - Nền tảng số “Make in Viet Nam” là một lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn áp dụng công nghệ vào việc quản lý, vận hành và phát triển.

Trên đây là đầy đủ các thông tin về truyền thông nội bộ là gì cũng như các phương pháp hỗ trợ truyền thông hiệu quả và phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng không thể thiếu để tạo nên một đội ngũ nhân viên vững mạnh và đoàn kết. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tốt nhất, các doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ truyền thông phù hợp với mục tiêu và đối tượng của mình.