Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp

Quá trình chuyển đổi số đã thôi thúc nhiều tổ chức ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp vào mô hình hoạt động của mình với mục đích nâng cao hiệu quả quản trị tối ưu vận hành. Cùng GapoWork tìm hiểu vai trò của các phần mềm quản trị cũng như những lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp đóng vai trò giúp doanh nghiệp quản lý và đo lường các hoạt động kinh doanh, vận hành, điều phối và sắp xếp nghiệp vụ. Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp theo dõi các hoạt động như quản lý tài chính, quản lý nhân viên, quản lý quan hệ khách hàng,… Từ đó, Ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng thể về các hoạt động đang diễn ra, nắm bắt kết quả và kịp thời đưa ra các chính sách thay đổi phù hợp.

2. Tại sao nên ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp?

Không chỉ giúp ích trong việc điều hành quản lý, ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp còn đưa đến nhiều lợi ích vượt trội khi tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong hoạt động sản xuất kinh doanh, 

2.1. Nâng cao hiệu suất làm việc, tăng trưởng doanh thu

Khi áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp vào mô hình tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát được tiến độ công việc và vận hành của bộ máy. Mọi dữ liệu, thông tin như lịch làm việc, thông báo hoặc các cuộc trao đổi,… đều được diễn ra trên một nền tảng duy nhất. 

Nhờ quy trình quản lý này mà năng suất làm việc đội nhóm được cải thiện đáng kể, giúp doanh nghiệp tăng 45% khả năng đạt KPI. Đồng thời giảm bớt quy trình thông báo, quản lý trung gian và tránh nhầm lẫn, sai sót. Kết quả phản ánh trên hệ thống giúp việc đánh giá, khen thưởng nhân viên được chính xác, công bằng. 

2.2. Tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí

Không còn phương pháp quản lý thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực, sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp là giải pháp hữu hiệu để cắt giảm quá trình trung gian và tự động hóa một số mắt xích trong chuỗi vận hành.

Ứng dụng những cải tiến trong công nghệ thông qua việc tích hợp nhiều chức năng vượt trội, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa những sai sót, giảm thiểu được thất thoát và tối ưu ngân sách.

2.3. Quản lý trực tuyến và linh động mọi lúc mọi nơi

Nhằm đem đến sự tiện lợi cho người sử dụng, hầu hết các phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay đều tích hợp hai trên phiên bản website và di động. Thông qua hệ thống trực tuyến, nhà quản lý có thể truy cập và quản lý tất cả các nghiệp vụ, giám sát công việc và hoạt động của công ty mọi lúc, mọi nơi.

2.4. Vận hành tổ chức hiệu quả

Việc quản lý đồng bộ và tập trung trên một phần mềm duy nhất tạo điều kiện để các thành viên trong công ty tiếp xúc với các yếu tố văn hóa doanh nghiệp mỗi ngày, dễ dàng thiết lập thói quen và văn hóa chung. Với hệ thống thông tin được truyền tải một cách tức thì, toàn bộ nhân viên trong tổ chức sẽ cập nhật kịp thời được các thông tin thay đổi, tránh tình trạng gián đoạn hoặc sai sót.

Không cần sổ sách và giấy tờ, không e ngại về vấn đề lưu trữ và bảo mật, phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính nhất quán và an toàn khi quản lý vận hành.

3. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp uy tín, chất lượng mà bạn có thể nghiên cứu để ứng dụng vào mô hình của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, hãy xem xét những lưu ý mà GapoWork đề cập bên dưới đây để có sự lựa chọn hợp lý nhất!

3.1. Xác định nhu cầu và mục đích sử dụng 

Mặc dù tích hợp nhiều tính năng cần thiết cho hỗ trợ việc quản trị doanh nghiệp, mỗi phần mềm sẽ sở hữu các đặc điểm khác nhau. Bạn cần xác định được doanh nghiệp mình đang tìm kiếm nền tảng toàn diện “All-in-one” hay những phần mềm quản trị từng nghiệp vụ riêng lẻ. Ví dụ như phần mềm quản trị nội bộ, phần mềm quản trị nhân sự…

Hãy dựa vào quy mô và tình hình tài chính để lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp. Tránh tình trạng lãng phí ngân sách cũng như các tính năng mà không dùng đến. Bạn nên tham khảo trước các phiên bản dùng thử miễn phí để xem xét liệu phần mềm quản trị doanh nghiệp đó liệu có phù hợp hay không.

3.2.  Hỗ trợ mục đích giao tiếp nội bộ, kết nối tổ chức

Lựa chọn phần mềm mềm quản trị doanh nghiệp nên ưu tiên tính năng kết nối và hỗ trợ tương tác trong công việc. Bên cạnh các chức năng quản lý, sẽ vô cùng tiện lợi khi phần mềm quản trị doanh nghiệp tạo ra một nền tảng chung để toàn bộ nhân viên có thể trao đổi và giao tiếp hiệu quả nhằm mục đích đảm bảo luồng thông tin được cập nhật nhanh chóng, kịp thời. 

Được nhiều tập đoàn tại Việt Nam lựa chọn, GapoWork là nền tảng giao tiếp đội nhóm dành cho doanh nghiệp và tổ chức, cung cấp các giải pháp hỗ trợ kết nối đội ngũ hiệu quả. Bước đột phá trong việc tích hợp tính năng họp Zoom không giới hạn trên hệ thống đảm bảo mọi thông tin được truyền tải một cách tức thì, tiết kiệm thời gian và thống nhất. Từ đó giúp thúc đẩy hiệu suất làm việc nhóm, nâng cao kỹ năng, quản lý công việc toàn diện lên tới 89%.

3.3. Cung cấp hệ thống lưu trữ dữ liệu khoa học, an toàn bảo mật

Hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia công nghệ để lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp hỗ trợ quản lý mọi dữ liệu một cách khoa học. Một hệ thống quản lý doanh nghiệp có tính năng tìm kiếm và bộ lọc thông minh sẽ giúp bạn quản lý dễ dàng toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp, có thể bao gồm nhiều thể loại hoặc thuộc về phòng ban khác nhau.

Bên cạnh đó, phần mềm quản trị doanh nghiệp cần phải đáp ứng được yếu tố về độ bảo mật và tính riêng tư.

3.4. Quản lý linh hoạt đa nền tảng 

Không phải tất cả những phần mềm quản trị doanh nghiệp trên thị trường hiện này đều được triển khai đồng thời trên Mobile và PC. Với những mức giá khác nhau, các phần mềm này có thể tách rời nhau, phân chia theo nhiều vai trò, lợi ích khác nhau. 

Để thuận tiện trong việc quản lý cũng như xử lý các tình huống khẩn cấp, bạn bên lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp tương thích với nhiều thiết bị di động cũng như các hệ điều hành (IOS, Android). Khi ấy, bất cứ ai trong nội bộ công ty cũng có thể dễ dàng truy cập, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hay báo cáo,… mọi lúc mọi nơi. Luồng thông tin và dữ liệu trên phần mềm sẽ được tự động thông báo đến đến đúng đối tượng. 

GapoWork - Nền tảng giao tiếp đội nhóm, quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Với giao diện gần gũi cùng các tính năng quen thuộc, an toàn được tối ưu dành riêng cho doanh nghiệp, bất kỳ ai đã từng sử dụng mạng xã hội đều thích ứng nhanh khi làm việc trên nền tảng GapoWork. Điều này giúp tổ chức cắt giảm chi phí đào tạo trước khi ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể bắt kịp được xu hướng làm việc từ xa như hiện nay nhờ tính năng họp Zoom không giới hạn – tạo điều kiện cho sự kết nối và giao tiếp giữa mọi thành viên, thúc đẩy năng suất làm việc của mỗi cá nhân cũng như phòng ban. Nền tảng GapoWork là nơi bạn có thể chia sẻ thông tin, kế hoạch, báo cáo dễ dàng với tốc độ xử lý và gửi file nhanh chóng lên đến 4GB, quản lý mọi lúc mọi nơi.

  Tổng kết 

Xây dựng bộ máy vận hành là vấn đề then chốt và cũng là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Bước tiếp theo đặt nền móng cho sự bền vững để phát triển lâu dài là làm sao để quản lý một cách tối ưu, hiệu quả. 

Xem xét 6 lưu ý trên đây sẽ giúp bạn tìm ra một phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp với tổ chức. Đồng bộ trực quan mọi thông tin trên một nền tảng duy nhất, GapoWork chính là giải pháp giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và chuẩn hoá quy trình của doanh nghiệp. Hiện nay GapoWork đã được hơn 100 doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng sử dụng như: F88, Yody, Beatvn, HSV Group, TechZones, Vitto,...