Những lưu ý khi setup phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp

Phòng họp trực tuyến hiện là một hình thức hội họp được nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn trong thời đại hiện nay. Có thể thấy, việc tạo cuộc họp trực tuyến không chỉ rút ngắn thời gian di chuyển về mặt vật lý mà còn tiết kiệm được tối đa thời gian, chi phí cho tổ chức đó. Tuy nhiên, làm thế nào để setup một cuộc họp trực tuyến chất lượng và mang lại hiệu quả cao nhất không phải ai cũng biết cách thực hiện. Hãy cùng GapoWork tìm khám phá ngay về cách setup phòng họp trực tuyến đúng, chuẩn nhất hiện nay nhé.

1. Phòng họp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến là hình thức họp qua các thiết bị thiết bị máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng, có kết nối internet. Với hình thức này sẽ giúp giảm thiểu tối đa thời gian, chi phí tổ chức cho các doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản, họp trực tuyến là việc thực hiện truyền tải âm thanh, hình ảnh giữa nhiều điểm kết nối thông qua đường truyền mạng. Từ đó, mọi người ở các điểm có thể thực hiện tương tác, trao đổi với nhau về một vấn đề gì đó.

Một số phần mềm chuyên được sử dụng cho các buổi họp trực tuyến như: Zoom Meeting, Skype, Google Meet,...

2. Những lưu ý khi setup phòng họp trực tuyến

Khi setup phòng họp trực tuyến, bạn cần lưu ý một số điều dưới đây để thiết lập một buổi họp trực tuyến đạt kết quả tốt nhất:

2.1 Nội thất trong phòng họp

Nội thất trong phòng họp cần được thiết kế đơn giản với những gam màu đơn sắc. Phòng họp trực tuyến cần đảm bảo các trang thiết bị như: bán, ghế được thiết kế phục vụ riêng cho các cuộc họp. Có thể sử dụng nội thất để phân biệt giữa các phòng họp khác nhau tránh nhầm lẫn. Thay đổi đèn, màu sắc và cây cối cũng có thể giúp phân biệt phòng này với phòng khác.

Lưu ý ghế và bàn cần đảm bảo sự thuận tiện và thoải mái (và phải có đủ cho tất cả những người tham gia!) Hãy nhớ rằng sự thoải mái thúc đẩy năng suất và các lựa chọn thiết kế tinh tế có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tâm trạng xuyên suốt cuộc họp.

2.2  Kiểm tra thiết bị đường truyền

Cuộc họp kém chất lượng với nhiều lỗi như: âm thanh bị rè, mất tiếng hình ảnh, không kết nối được là một trong những lỗi phổ thường gặp. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến những vấn đề trên như: tốc độ đường truyền chậm do có nhiều người hoặc thiết bị kết nối mạng cùng lúc hoặc mạng internet chất lượng kém.

Vì vậy trong quá trình setup phòng họp trực tuyến thì cần hạn chế tối đa việc sử dụng mạng vào những mục đích không cần thiết.  Từ đó đảm bảo tốc độ internet mạnh để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.

2.3  Độ cách âm của phòng họp trực tuyến

Tiếng ồn xung quanh có thể gây gián đoạn rất nhiều trong cuộc họp, vì vậy việc giảm thiểu âm thanh trong phòng họp của bạn là điều vô cùng quan trọng. Do đó, bạn nên sử dụng các thiết bị cách âm chất lượng để tránh các tạp âm gây mất tập trung tới người nghe. Âm thanh rõ ràng hơn thì mọi người trong cuộc họp sẽ tập trung hơn và chất lượng buổi họp sẽ đạt hiệu quả tốt nhất.

2.4  Đảm bảo không gian đủ ánh sáng

Ánh sáng tốt  là yếu tố quan trọng có thể tạo ra sự khác biệt giữa một cuộc họp tốt và một cuộc họp không tốt. Để đảm bảo cuộc họp được hiển thị tốt nhất, ánh sáng ở phòng họp nên để ở mức 500LUX.

2.5 Hạn chế trang trí

Nhằm giúp buổi họp diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất, chúng ta nên hạn chế trang trí nhiều đồ dùng rườm rà. Đặc biệt không nên treo những hình ảnh có khung kính sẽ gây lóa mắt cho những người tham gia cuộc họp. Một số đồ vật bạn tránh nên để ở phòng họp trực tuyến như: cây cảnh, lọ hoa, đồ trang trí sặc sỡ sẽ gây mất tập trung cho tất cả mọi người tham gia cuộc họp đó. Nên nhớ phòng họp càng được trang trí tối giản thì hiệu quả sẽ càng cao.

2.6 Sắp xếp thiết bị công nghệ khoa học

Để đảm bảo trải nghiệm cuộc họp tốt nhất và giảm thiểu đau đầu khi thiết lập, hãy đảm bảo có đủ cổng và ổ cắm trong phòng để đáp ứng mọi nhu cầu kỹ thuật phát sinh. Thiết bị sử dụng trong quá trình họp nên được sắp xếp gần và thuận tiện nhất với diễn giả hoặc những người tham gia buổi họp sử dụng.

Nếu bạn có thể, hãy đặt các cửa hàng dọc theo bàn hội nghị hoặc khắp phòng để đảm bảo tất cả những người tham gia được tiếp cận đầy đủ.

2.7  Chọn phòng họp trực tuyến có tông màu phù hợp

Một phòng họp có quá nhiều màu sắc rực rỡ, bắt mắt sẽ gây khó chịu và tạo áp lực hơn cho những người tham gia. Vì vậy cần tránh sử dụng các phòng họp có màu sắc nổi, giấy dán tường có nhiều họa tiết, hoa văn nhiều màu.

Nên ưu tiên sử dụng phòng họp có gam màu nhạt và trầm tạo cảm giác sáng trọng, chuyên nghiệp như: ghi nâu, xám, nhạt, be.. Điều này sẽ giúp việc hiển thị tốt nhất và giúp người dùng tập trung hơn trong suốt quá trình tham dự cuộc họp.

3. Lưu ý khi thiết lập phòng họp trực tuyến trên phần mềm

3.1 Lựa chọn và sử dụng thành thạo phần mềm họp trực tuyến

• Đối với người chủ trì cuộc họp( Host): Trước tiên, bạn cần lựa chọn một phần mềm họp trực tuyến phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Hiện nay có rất nhiều nền tảng hỗ trợ họp online như: zoom, google meet, skype( bao gồm bản miễn phí và mất phí)
• Đối với người tham gia cuộc họp: Bạn cần tham khảo trước tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm cũng như các tính năng, ưu điểm của nó để thuận tiện trong quá trình sử dụng.

3.2 Gửi link tham dự cuộc họp cho người tham gia

Đừng đợi đến vài phút trước khi cuộc họp rồi mới đăng nhập, mà bạn cần kiểm tra các thiết bị trước đó khoảng 10 – 15 phút. Hãy yêu cầu mọi người tham gia và kiểm tra tất cả các vấn đề kỹ thuật - âm thanh, video, chia sẻ màn hình để đảm bảo cuộc họp được tổ chức thành công.

3.3 Kiểm soát thời gian nói, ưu tiên nội dung quan trọng

Một trong những sai lầm mà nhiều người mắc phải khi điều hành cuộc họp là nói lan man, dài dòng và không đúng trọng tâm. Điều này sẽ khiến người tham gia cuộc họp trở nên chán nản, mệt mỏi và không tiếp thu được nhiều kiến thức hữu ích. Chính vì vậy, bạn nên kiểm soát thời gian nói một cách hợp lý và ưu tiên những nội dung quan trọng để cuộc họp diễn ra hiệu quả.

3.4 Tích cực thảo luận và tương tác trong cuộc họp

Việc ngồi trước máy tính hàng giờ đồng hồ sẽ dễ gây ra chán nản, mệt mỏi cho người tham gia. Để giữ chân người tham gia cuộc họp thì người chủ trì cuộc họp cần tích cực tương tác, đặt câu hỏi để nhân viên có thể tương tác, phát biểu ý kiến. Ngoài ra, nhân viên tham gia cuộc họp cũng cần chủ động thảo luận, đưa ra ý kiến của mình, tránh trường hợp chỉ thụ động ngồi nghe.

3.5 Ghi chép đầy đủ nội dung cuộc họp

Cuối cùng, bạn cần ghi chép đầy đủ lại nội dung quan trọng của cuộc họp. Việc ghi chép lại sẽ giúp bạn xác định được các việc cần làm tiếp theo để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, việc ghi chép lại đầy đủ nội dung cuộc họp sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc, biết sắp xếp các thứ tự công việc quan trọng và không bị bỏ lỡ.

Trên đây đã hướng dẫn chi tiết cách setup phòng họp trực tuyến nhanh chóng, hiệu quả giúp đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp. Hy vọng nội dung trên sẽ cung cấp cho người dùng những kiến thức hữu ích để dễ dàng tạo một cuộc họp trực tuyến chất lượng, phục vụ cho công việc của mình một cách tốt nhất.