Quản lý doanh nghiệp nhiều chi nhánh hiệu quả với GapoWork

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức khi phát triển đến một mức độ nhất định đều có xu hướng mở rộng quy mô với nhiều chi nhánh/cơ sở. Tuy nhiên, việc quản lý doanh nghiệp nhiều chi nhánh không phải là vấn đề đơn giản. Chính vì thế, người đứng đầu các tổ chức cần chuẩn bị cho mình những kỹ năng, công cụ hỗ trợ cần thiết để đảm bảo quá trình kinh doanh cũng như hoạt động vận hành, phát triển văn hóa doanh nghiệp của tổ chức diễn ra suôn sẻ ngay cả khi làm việc từ xa.

Bài viết dưới đây GapoWork sẽ gợi ý cho bạn một số giải pháp để quản lý doanh nghiệp nhiều chi nhánh hiệu quả!

Những thử thách mà ban lãnh đạo phải đối mặt khi phải quản lý nhiều chi nhánh

Khi các doanh nghiệp hoạt động với quy mô nhỏ, mọi thứ diễn ra suôn sẻ và không gặp quá nhiều trở ngại. Tuy nhiên khi tổ chức tăng trưởng, trở nên lớn mạnh, bắt đầu mở rộng quy mô thêm nhiều chi nhánh, quá trình vận hành tổ chức xuất hiện nhiều lỗ hỏng, gây ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Từ ban lãnh đạo đến từng thành viên đều phải đối mặt với những rủi ro.

• Xung đột, mâu thuẫn nội bộ: Nhân viên chi nhánh thiếu liên kết với nhau và cảm thấy không gắn bó với tổ chức. Khi làm việc nhóm sẽ phát sinh xung đột, các phòng ban khó có thể hợp tác với nhau.
• Lãnh đạo gặp khó khăn khi quản lý: Người đứng đầu không thể nắm rõ bức tranh tổng thể do đó không quản lý bao quát được toàn bộ công việc của mỗi chi nhánh.
• Rào cản khi truyền đạt thông tin: Quá trình truyền tải thông tin từ công ty mẹ đến các cơ sở bị gián đoạn, đứt quãng, thông tin bị phân mảnh, thiếu chính xác.
• Thiếu sự thống nhất giữa các chi nhánh: Không có sự nhất quán về quy trình hoạt động, chính sách chung, mỗi chi nhánh làm việc theo một cách khác nhau, dẫn đến chênh lệch chất lượng làm việc ở từng nơi.
• Khó triển khai hoạt động tập thể, văn hóa doanh nghiệp: Tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ theo cách truyền thống nhưng với quy mô lớn sẽ gặp nhiều rào cản lớn trong quá trình thực hiện.
• Không giữ chân được nhân tài: Nhân viên không có niềm tin vào khả năng phát triển của tổ chức trong tương lai, họ không muốn gắn bó lâu dài vì vậy những nhân sự thường cân nhắc đến chuyện nghỉ việc.

Tất cả những vấn đề này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực lên mục tiêu chung cũng như kết quả lâu dài của tổ chức, thậm chí doanh nghiệp phải đóng cửa bớt một vài chi nhánh vì không thể quản lý hiệu quả.

Quản lý hiệu quả doanh nghiệp nhiều chi nhánh với GapoWork

Với sự ra đời của Internet cùng với việc gia tăng nhanh chóng về số lượng của các công cụ làm việc, công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu đối với tổ chức. Việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong quá trình quản lý và vận hành giúp doanh nghiệp có thể cắt giảm một số chi phí như công tác, cơ sở hạ tầng, in ấn tài liệu,... để bù đắp cho những hoạt động khác. Hiện nay, nhiều tổ chức lựa chọn sử dụng những nền tảng giao tiếp, phần mềm tuy hiệu quả về chi phí nhưng vẫn còn rời rạc như: facebook, skype, gmail, zalo, telegram,...

Để quản lý doanh nghiệp nhiều chi nhánh hiệu quả, người đứng đầu cần phải tìm ra giải pháp để giải quyết những vấn đề khó khăn. Các doanh nghiệp và tổ chức có thể sử dụng công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện - GapoWork. Như một trang mạng xã hội nội bộ, hệ thống cung cấp công cụ all-in-one giúp thúc đẩy giao tiếp đội nhóm, quản lý công việc, vận hành tổ chức và duy trì văn hóa doanh nghiệp hiệu quả.

1. Thúc đẩy giao tiếp và kết nối tổ chức

Tăng cường tương tác và trao đổi trong đội ngũ

Giao tiếp là chìa khoá quan trọng giúp các nhân viên trong tổ chức làm việc cùng nhau và với khách hàng. Nếu quá trình giao tiếp diễn ra thiếu hiệu quả, việc điều hành doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro, đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

Do đó, đội ngũ nhân viên trong tổ chức và các chi nhánh của doanh nghiệp nên ưu tiên tạo điều kiện cho thành viên trao đổi, tương tác thường xuyên với nhau. Để tránh việc nhân sự cảm thấy thiếu gắn kết cũng như các chi nhánh gặp rào cản về khoảng cách địa lý, ban lãnh đạo nên thường xuyên tổ chức hoạt động tập thể: giao lưu, thi đua, teambuilding để tạo cơ hội cho mọi người gặp gỡ và kết nối.

Nâng cao chất lượng họp hành và làm việc nhóm

Ban lãnh đạo có thể thiết lập cuộc gọi mỗi tuần với những người đứng đầu các chi nhánh để thảo luận kế hoạch/ dự án chung qua tính năng Zoom không giới hạn tích hợp ngay trên nền tảng giao tiếp và làm việc GapoWork.

Các doanh nghiệp có thể thuận tiện sử dụng tính năng Zoom với đường truyền ổn định, không bị ngắt quãng hay giới hạn thời gian, chất lượng cuộc gọi tốt và số người tham dự lên tới 300 người để tổ chức nhiều buổi họp trực tuyến hiệu suất cao. Thành viên đội ngũ dễ dàng trao đổi và bàn bạc về công việc qua bộ công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: hệ thống group/ group chat, lưu trữ và gửi file tài liệu lên tới 2GB, Audio Call/ Video HD,...

Thúc đẩy đội ngũ nhân sự làm việc nhóm, các phòng ban tích cực phối hợp với nhau để tạo nên hiệu suất cao. Điều này không chỉ giúp nâng cao tinh thần đội nhóm mà còn khiến cho chi nhánh làm việc hiệu quả và đạt thành tích tốt, góp phần tạo giá trị lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.

“91% khách hàng cùng chung ý kiến rằng GapoWork khiến mọi người hào hứng tương tác hơn, mang lại cho mọi người khả năng cộng tác và làm việc hiệu quả với nhau.”

2. Giao việc hiệu quả và nâng cao hiệu suất công việc của mỗi chi nhánh và nhân viên

Để quản lý doanh nghiệp nhiều chi nhánh hiệu quả, người đứng đầu cần phải hiểu rõ năng suất làm việc của mỗi nhân viên. Việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật hay tạo cơ hội phát triển tài năng của người lao động, đồng thời có những điều chỉnh phù hợp giúp tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Sử dụng GapoWork, trụ sở cùng các chi nhánh nhanh chóng thống nhất một quy trình làm việc chung để hạn chế những mâu thuẫn không đáng có trong quá trình hợp tác.

GapoWork: Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ năm 2023

Giao việc đúng người, đúng thời điểm

Không chỉ giúp kết nối và tương tác toàn diện, GapoWork còn giúp người đứng đầu doanh nghiệp hay nhà quản lý phân công công việc nhanh chóng, thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban, đội nhóm nhờ tính năng Quản lý công việc.

Thay vì dành thời gian để đích thân đến từng chi nhánh để kiểm tra và đánh giá tiến độ vận hành và hiệu quả làm việc của nhân viên ở đó. Ban lãnh đạo sử dụng công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện GapoWork để làm việc và quản lý các chi nhánh từ xa, dù ở bất cứ nơi đâu.

Người quản lý có thể giao việc đúng người, đúng năng lực chuyên môn, đúng bộ phận vào đúng thời điểm. Lãnh đạo sẽ dễ dàng kiểm soát deadlines, phân chia quản lý dự án, đầu việc cụ thể và nhắc nhở tiến độ làm việc của đội ngũ. Trong đội nhóm, tính năng Quản lý công việc giúp cho mọi thông tin hiển thị trực quan, các cá nhân nhanh chóng kết nối và làm việc nhịp nhàng.

Người phụ trách dựa vào tính năng này hoàn toàn có thể biết được những thành viên khác đang được giao việc như thế nào, tiến trình làm việc đang dừng ở đâu để nhanh chóng hỗ trợ kịp thời trong trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, mỗi cá nhân linh hoạt quản lý công việc của mình bởi các trạng thái: cần làm, đang thực hiện, hoàn thành. Do đó, nhân viên sẽ không phải bỏ sót bất cứ đầu việc nào cần thực hiện, giúp đẩy nhanh quá trình làm việc và nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng lao động của từng người.  

Quản lý đội ngũ và bộ máy tổ chức

Thêm vào đó, tính năng Sơ đồ tổ chức giúp lãnh đạo tổ chức, phân tầng hệ thống theo vị trí, chức vụ, phòng ban trong từng chi nhánh để thực hiện công tác quản lý một cách khoa học và đơn giản. Sơ đồ tổ chức giúp việc quản lý nhân sự từ cấp độ tổng quát chi nhánh/ phòng ban đến chi tiết từng cá nhân đều dễ dàng hơn, ban lãnh đạo có thể thêm toàn bộ thành viên trong phòng ban vào nhóm chung/ nhóm chat chỉ với một click. Việc trao quyền đến từng quản lý chi nhánh diễn ra nhanh chóng, giúp điều phối công việc một cách tốt nhất.

Hơn nữa, công cụ Khảo sát thành viên giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và trực quan về hoạt động của doanh nghiệp, công tác vận hành diễn ra một cách suôn sẻ, công việc được nhanh chóng giải quyết. Đội nhóm có thể tổ chức các buổi brainstorm về một chủ đề, dự án cụ thể kỹ càng và hiệu quả bằng cách thu thập ý tưởng của thành viên. Thay vì phải sử dụng công cụ của bên thứ ba, giờ đây tất cả thành viên của GapoWork đều có thể tạo khảo sát để lấy ý kiến của mọi người ngay trên nền tảng.

• Có thể bạn chưa biết: 10+ phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt nhất

3. Xây dựng môi trường làm việc tích cực, thân thiện

Theo Time Doctor: “Những nhân viên cảm thấy hài lòng với môi trường làm việc của họ cũng khiến họ làm việc hiệu quả hơn”.

Nhờ sử dụng GapoWork, các doanh nghiệp có thể  đạt thành công lớn trong công tác giữ chân người tài, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc. Qua một số hoạt động tập thể (chia sẻ văn hóa, giao lưu, thi đua,..) được tổ chức trên hệ thống, nhân viên sẽ cảm thấy phù hợp với văn hóa và môi trường làm việc của doanh nghiệp. Do vậy các thành viên sẽ quyết định gắn bó lâu dài, công ty không cần phải tuyển mới, cắt giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

83% khách hàng sử dụng đồng ý rằng, “GapoWork thúc đẩy hoạt động truyền thông của lãnh đạo”

Nền tảng giao tiếp và làm việc GapoWork cung cấp bộ công cụ hỗ trợ thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ, phát triển văn hóa doanh nghiệp mang nét đặc trưng. Đồng thời, quản lý có thể ghi nhận thành tích của từng cá nhân trước tập thể với tính năng Ghi nhận, tạo động lực cho toàn thể nhân sự chăm chỉ làm việc hơn. Nhờ đó mọi người cố gắng phấn đấu đạt nhiều thành tích, phát huy hết năng lực bản thân để giúp tổ chức phát triển mạnh mẽ.