Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả nhất năm 2023

Bài viết dưới đây của GapoWork sẽ bật mí cách vận hành và kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ sao cho hiệu quả nhất.

1. Quản lý chuỗi cửa hàng là gì? Tại sao cần chú trọng vào cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ?

Quản lý chuỗi cửa hàng là công việc kiểm soát, theo dõi toàn bộ quá trình vận hành, hoạt động của chuỗi cửa hàng.

Các dữ liệu, thông tin hoạt động được tổng hợp thành các báo cáo chi tiết, giúp nhà quản trị bao quát được hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển. Các chi nhánh cửa hàng vừa hoạt động độc lập, vừa phải có sự liên kết với nhau trong các khâu cần thiết.

Xây dựng quy trình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Bởi những lý do sau:

• Cung cấp góc nhìn bao quát cho nhà quản trị về những hoạt động đang diễn ra, từ đó ban hành chiến lược phát triển phù hợp.
• Nâng cao hiệu quả quản lý đối với từng khía cạnh về tài chính, hàng hóa, nhân sự,...
• Tránh tình trạng lãng phí, thất thoát về nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc doanh thu.
• Có cơ sở dữ liệu để kiểm soát và đánh giá chính xác năng lực nhân viên.
• Ra chiến lược thu hút khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ.

Xây dựng quy cách quản lý chuỗi cửa hàng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Sự phát triển của ngành bán lẻ hiện nay

Ngành bán lẻ là một trong những ngành phát triển nhanh nhất trên thế giới. Theo báo cáo từ Euromonitor International, tổng giá trị bán lẻ trên toàn cầu đã đạt hơn 23,4 nghìn tỷ đô la Mỹ vào năm 2020. Trong đó, Trung Quốc là thị trường bán lẻ lớn nhất thế giới, với tổng giá trị bán lẻ lên đến 5,6 nghìn tỷ đô la Mỹ. Những thị trường tiếp theo là Mỹ, Nhật Bản và châu Âu.

Bán lẻ là một trong những ngành phát triển nhanh nhất trên thế giới

Tại Việt Nam, thị trường bán lẻ được xem là một trong những thị trường sôi động nhất khu vực. Với quy mô dân số lớn, cơ cấu người trẻ chiếm tỷ lệ cao giúp thúc đẩy mạnh mẽ ngành bán lẻ. Theo báo cáo thống kê của Vietnam Report, Việt Nam có tốc độ tăng trưởng kép (CAGR) trên 10%.

Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong ngành bán lẻ, quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ đã trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng. Điều này giúp các doanh nghiệp bán lẻ tối ưu hóa hoạt động của mình, từ quy trình sản xuất đến phân phối sản phẩm.

3. Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Quản lý chuỗi hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng đem lại sự thành công và bền vững cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ mà GapoWork gợi ý cho bạn.

3.1. Xây dựng quy trình vận hành

Nâng cao cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ có thể được đạt được bằng cách xây dựng một quy trình vận hành rõ ràng và hiệu quả. Khi doanh nghiệp bán lẻ mở rộng quy mô, việc quản lý nhiều cửa hàng tại các khu vực khác nhau đòi hỏi các nhà quản trị phải có một quy trình vận hành đồng nhất và hiệu quả. Điều này là cực kỳ cần thiết từ giai đoạn bắt đầu xây dựng chuỗi bán lẻ.

Các quy trình vận hành cần được chuẩn hóa trên toàn hệ thống, bao gồm các yếu tố như giờ làm việc, đồng phục nhân viên, quy trình đón tiếp và phục vụ khách hàng, chính sách giảm giá và đổi trả hàng hóa.

Điều quan trọng hơn là đảm bảo trải nghiệm khách hàng ở tất cả các chi nhánh đều giống nhau về chất lượng và tuyệt vời. Việc xây dựng và duy trì một quy trình vận hành đồng nhất trên toàn hệ thống giúp đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của chuỗi bán lẻ.

GapoWork gợi ý: Công việc của quản lý cửa hàng

3.2. Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng

Trong ngành bán lẻ tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp chưa đặt sự chú ý đúng mức vào công tác đào tạo nhân sự, dẫn đến tình trạng nhân viên thường không có tinh thần gắn bó với công việc. Họ coi đây là một công việc tạm thời và sẵn sàng chuyển sang công việc khác khi có cơ hội.

Vì vậy, việc hướng dẫn nhân sự mới về quy tắc công việc rất quan trọng. Xây dựng văn hóa cửa hàng cũng là một cách hiệu quả để tăng tính gắn kết của nhân viên.

Bằng cách giúp họ hiểu về vai trò của công việc trong toàn bộ hệ thống, thái độ phục vụ quan trọng như thế nào và tầm quan trọng của việc giữ chất lượng dịch vụ sẽ giúp họ gắn kết và yêu quý công việc hơn.

Đối với các cửa hàng bán lẻ, nhân viên cần được đào tạo về cách tư vấn, trả lời các câu hỏi của khách hàng, chăm sóc và giữ chân khách hàng. Đây là những yếu tố thiết yếu để đạt được sự thành công trong cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ.

3.3. Tăng kết nối giữa các chi nhánh bán hàng

Kết nối giữa các điểm bán hàng trong chuỗi là rất quan trọng để các nhà quản lý có thể học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và đưa ra các giải pháp kinh doanh hiệu quả nhất.

Hiện nay, việc kết nối giữa các chi nhánh đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ ứng dụng các phần mềm khoa học công nghệ. Điều này giúp cho việc quản lý và điều hành các chi nhánh trở nên hiệu quả hơn, từ đó đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng.

3.4. Thiết lập hệ thống quản lý kho

Trong quá trình mở rộng chuỗi cửa hàng, việc quản lý hàng hóa xuất/nhập kho là rất quan trọng để tránh thất thoát và tiết kiệm thời gian. Hơn nữa, khi sở hữu nhiều cửa hàng tại các địa điểm khác nhau, việc quản lý kho hàng tại từng cửa hàng cũng rất cần thiết.

Bằng cách thống nhất quản lý hàng tồn kho trên cùng một nền tảng, doanh nghiệp bán lẻ có thể đảm bảo nguồn hàng phân phối hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc sử dụng một nền tảng quản lý kho còn giúp nhà quản trị biết được số lượng tồn kho của từng chi nhánh tại thời điểm thực tế.

GapoWork gợi ý: Top 10+ phần mềm quản lý chuỗi cung ứng hàng đầu hiện nay

Điều này giúp điều tiết nguồn hàng đúng thời điểm và số lượng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa và đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời.

3.5. Đánh giá hiệu quả chi nhánh và chuỗi với báo cáo chi tiết

Sau khi các khâu bán hàng được hoàn thiện, các cửa hàng cần phải được đánh giá về hiệu suất và vận hành để xác định liệu chúng có đạt được hiệu quả hay không. Việc áp dụng công nghệ trong quản lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho người quản lý.

Nhà quản trị cũng cần thường xuyên theo dõi phản hồi từ khách hàng thông qua các kênh như blog review, kênh thương mại điện tử, bình luận trên mạng xã hội và website để quản lý cửa hàng một cách hiệu quả hơn.

Ngoài việc áp dụng công nghệ, quản lý cần đến từng cửa hàng trong chuỗi để theo dõi tiến độ kinh doanh. Họ cần thường xuyên theo dõi hệ thống cửa hàng và quy trình vận hành để xem xét cần thay đổi những yếu tố nào để phù hợp hơn. Đánh giá hiệu quả của quản lý cấp dưới và các nhân viên trong cửa hàng cũng là điều quan trọng để đưa ra giải pháp kịp thời.

3.6. Quản lý tài chính chặt chẽ

Quản trị tài chính là yếu tố sống còn trong kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ. Quản lý tài chính bao gồm việc quản lý các dòng tiền sẽ phát sinh trong quá trình sản xuất và kinh doanh, lãi lỗ và tài sản đầu tư.

Tiến hành quản lý tài chính hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn vốn, kịp thời đánh giá tình hình hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận và đạt doanh số cao hơn.

Dưới đây là một số khía cạnh doanh nghiệp có thể cân nhắc để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính:

• Theo dõi sát sao, lập báo cáo để nắm rõ tình hình tài chính của công ty.
• Hiểu rõ tình hình tài chính để kiểm soát thu chi.
• Tìm kiếm và tiếp cận các vốn đầu tư tiềm năng trên thị trường.
• Kế hoạch kinh doanh hàng tháng cần được thảo luận kỹ lưỡng để nắm được tình hình tài chính, doanh thu của doanh nghiệp.

3.7. Quản lý hàng hoá về chất lượng và số lượng

Khâu kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa cần phải được chú trọng nếu doanh nghiệp không muốn đối mặt với sự cố thất thoát, nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.

Đặc biệt cần chú ý việc theo dõi số lượng, loại hàng hóa và luân chuyển hàng giữa các chi nhánh bởi công đoạn này là vô cùng phức tạp, tốn nhiều thời gian.

Chính vì thế, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình chặt chẽ để dễ dàng theo dõi và kịp thời xử lý các phát sinh.

3.8. Quản lý dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng là tài sản của doanh nghiệp, quyết định lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó hầu hết các chuỗi cửa hàng hiện nay đều triển khai phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ, vừa để kiểm soát doanh thu, vừa để quản lý thông tin khách hàng.

Các tính năng của phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin của khách hàng trong quá trình giao dịch, từ đó đưa ra các chính sách chăm sóc hoặc tri ân để giữ chân khách hàng.

3.9. Quản lý nhân sự hiệu quả

Yếu tố con người đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vấn đề thất thoát hàng hóa hoặc doanh thu xảy ra một phần xuất phát từ sự thiếu trung thực và sai sót của nhân viên.

Do đó, cần một công cụ quản lý có thể ghi lại mọi hoạt động của nhân viên tại nơi làm việc, từ đó chủ cửa hàng có thể thuận tiện trong việc theo dõi và giám sát.

Bên cạnh đó, hầu hết nhân viên tại các chuỗi cửa hàng đều làm việc theo dạng đăng ký ca. Vì thế không thể thiếu công cụ hỗ trợ chấm công để theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong từng ca làm.

• Tham khảo: Top 5 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất 2023

4. Nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ với giải pháp GapoWork

Để bắt kịp với xu hướng chuyển đổi số cũng như những đổi mới của công nghệ, việc triển khai công cụ quản lý sẽ giúp quá trình vận hành chuỗi diễn ra mượt mà và có hệ thống hơn.

Trên thị trường hiện nay, giải pháp GapoWork là một trong những nền tảng quản lý chuỗi nổi bật nhất nhờ việc tích hợp 26+ tính năng ưu việt hỗ trợ doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh như: giao việc, giao tiếp, lưu trữ hóa đơn, tài liệu và gắn kết chi nhánh.

• Đảm bảo luồng thông tin được truyền tải xuyên suốt và liền mạch giữa kho, cửa hàng, trụ sở:

Qua hệ thống Bảng tin, Nhóm chung, Nhóm Chat, nhân viên có thể cập nhật nhanh chóng mọi thông tin liên quan đến sản phẩm, ưu đãi giảm giá, sự kiện khai trương,…

Trường hợp có sự cố khách hàng cần giải quyết và trao đổi chuyên sâu hơn thì những tính năng Audio/Video Call, Livestream hay họp Google Meet chính là sự lựa chọn phù hợp.

Trao đổi thông tin đa phương thức thông qua họp Google Meet hoặc Livestream trên GapoWork.

• Kiểm soát và theo dõi chặt chẽ tình hình bán hàng tại từng chi nhánh:

Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng đó là có thể giao việc ngay cho nhân viên ngay trên hệ thống, với deadline và mức độ ưu tiên cho từng đầu việc. Tính năng thông báo nhắc nhở công việc được gửi từng nhân sự, đảm bảo các công việc luôn được hoàn thành đúng hạn.

Với báo cáo trích xuất “real-time” thống kê chỉ số tương tác của từng chi nhánh, nhân viên, nhà quản lý có thể nắm được mức độ tăng trưởng tại cửa hàng.

Sự kiện quan trọng của từng chi nhánh sẽ hiển thị trên Lịch biểu, tối ưu việc quản lý thời gian và tránh tình trạng chồng chéo với các sự kiện khác.

• Tổ chức đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm và nâng cao kỹ năng tiếp thị, bán hàng:

Chủ động tổ chức những buổi đào tạo chuyên sâu về kỹ năng bán hàng cho nhân viên thông qua nhiều hình thức trực tuyến như Livestream, họp Google Meet.

Đồng thời, thư viện GapoWork hỗ trợ lưu trữ vĩnh viễn mọi loại tài liệu trên một nền tảng thống nhất, từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu thông tin khách hàng cho nhân viên.

Mọi thành viên có quyền chia sẻ những thắc mắc trực tiếp trong buổi thảo luận hoặc thông qua các tính năng Khảo sát, thăm dò ý kiến.

• Gia tăng gắn kết giữa các chi nhánh thông qua hoạt động chung:

Để nhân sự ở các chi nhánh có cơ hội giao lưu, học hỏi, nhà quản lý có thể tổ chức những cuộc thi, chương trình trực tuyến. Bảng tin hay Nhóm chung là không gian chung để chia sẻ và cập nhật nhanh nhất các thông tin, sự kiện quan trọng.

Một trong những cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả đó là quản lý có thể khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên nhờ vào tính năng Ghi Nhận trên GapoWork.

Căn cứ vào chỉ số phản ánh hiệu suất làm việc trên Báo cáo, tổ chức tuyên dương và vinh nhân những cá nhân có thành tích xuất sắc. Đây là động lực để nhân sự gắn bó lâu dài và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.

• Theo dõi vận hành từng chi nhánh và hoạt động của nhân sự từ xa:

Nhờ việc tích hợp trên cả thiết bị di động và máy tính bảng, GapoWork tạo điều kiện cho sếp và nhân viên tuyến đầu nắm bắt nhanh tình hình hoạt động tại cửa hàng dù đang ở bất cứ đâu, phát hiện sự cố từ xa.

Ngoài ra, GapoWork còn hỗ trợ tính năng phê duyệt đơn từ và chấm công linh hoạt trên thiết bị di động, tạo điều kiện thuận lợi khi nhân sự vắng mặt hoặc phải đi công tác.

Quản lý dữ liệu chấm công của nhân sự trên nền tảng GapoWork. Tham khảo top 15 phần mềm quản lý chấm công online tiện lợi.

Xem thêm: Cách lập bảng chấm công theo giờ

5. Kết luận

Trên đây là tổng hợp 4 cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả nhất mà các nhà quản trị không nên bỏ qua. Nhìn chung việc vận hành sẽ đơn giản và tối ưu hơn khi có sự giúp sức của công nghệ.

Nếu đang tìm kiếm một công cụ giúp giám sát tiến độ, gia tăng năng suất làm việc và phối hợp giữa các chi nhánh, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp GapoWork -  Nền tảng hỗ trợ quản trị chuỗi tốt nhất hiện nay. Chúng tôi đã triển khai thành công giải pháp cho hơn 1000+ doanh nghiệp Việt, trong đó có các chuỗi cửa hàng/dịch vụ lớn như 30Shine, Yody, HSV,...

Để trải nghiệm 7 ngày miễn phí giải pháp GapoWork với 26+ tính năng ưu việt, đăng ký ngay tại đây!