Quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp trên GapoWork

Tạo ra một không gian chung cho đội ngũ của mình để quản lý, trao đổi mọi dự án là giải pháp hữu hiệu với doanh nghiệp trong thời điểm làm việc từ xa như hiện nay. Vậy để quản lý dự án hiệu quả hơn trên nền tảng giao tiếp nội bộ GapoWork thì cần lưu ý những gì?

Khi sử dụng email để trao đổi thông tin về dự án, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn. Thông tin sẽ thất lạc trong nhiều chuỗi email, truyền tải chậm và gây ảnh hưởng đến quá trình xử lý công việc. Đó là lúc cần đến các Nhóm chung trên GapoWork để trao đổi, bàn luận và thoải mái đưa ra ý kiến cho một dự án duy nhất..

Ngoài ra, với tính năng Ghim thông báo, Chia sẻ file, Chat, Gửi tin nhắn với hình ảnh, Audio, Video HD sẽ giúp mọi thành viên cập nhật thông tin và nhận thông báo về tiến độ của dự án một cách đầy đủ, chi tiết nhất. Nhờ vậy, kể cả khi làm việc từ xa thì mọi người vẫn nắm được nhiệm vụ để hoàn thành dự án hiệu quả.

Cách thực hiện quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp trên GapoWork

1. Tạo Nhóm chung để thực hiện dự án

Tạo một Nhóm chung trên GapoWork bằng cách “Tạo nhóm mới” trên trang chủ. Tuỳ theo tính chất của dự án, người quản lý có thể cài đặt là Nhóm công khai hoặc riêng tư để bảo mật thông tin trong quá trình thực hiện. Sau đó hãy lần lượt thêm các thành viên phụ trách vào. Vì sẽ có nhiều dự án khác nhau nên hãy chắc chắn chỉ thêm những nhân sự tham gia chính để họ có thể xem bài viết và đóng góp ý kiến trong quá trình xử lý thông tin. Người tạo nhóm giữ vai trò là “quản trị viên” của nhóm.

Xem cách tạo một Nhóm mới trên GapoWork tại đây.  

2. Ghim bài viết, thông báo trên Nhóm chung

Sau khi Post các bài viết nêu lên mục tiêu dự án, nguồn lực sẵn có, thời hạn và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác về dự án, người phụ trách hoặc thư ký của Nhóm chung nên Ghim lên đầu trang để mọi người dễ dàng tham khảo.

3. Chia sẻ thông tin đa dạng bằng file, hình ảnh hoặc video…

Các thành viên đều có thể sử dụng mọi tính năng thuận tiện trên GapoWork để quản lý tiến độ dự án. Ví dụ, thành viên dễ dàng chia sẻ file báo cáo hoặc các bảng tổng hợp lên Nhóm chung. Khi cần tổng hợp ý kiến đóng góp từ đội ngũ hãy Tạo bảng khảo sát với các câu hỏi về dự án. Ngoài ra, mọi thành viên trong nhóm còn có thể thực hiện cuộc gọi Audio hoặc Video Call với chất lượng HD vô cùng nhanh chóng để xử lý điểm nóng công việc. Những tính năng này hỗ trợ tối đa cho nhân sự trong tình hình các doanh nghiệp đều đang phải triển khai làm việc từ xa.

Khi một thành viên chia sẻ thông tin hoặc đăng tải bài viết về nội dung của dự án trên Nhóm chung, mọi người có thể cùng bổ sung, nhận xét bằng Bình luận, Thả cảm xúc… Bên cạnh đó, tất cả hình ảnh, video, link dẫn được các thành viên đề cập trong dự án trên Nhóm chung đều được lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm ở mục “tài liệu chia sẻ gần đây". Điều này giúp mọi người tránh lãng phí thời gian để tìm lại thông tin dự án trong rất nhiều những tài liệu công việc khác.  

4. Cập nhật thông tin cho mọi người

Người phụ trách quản lý chung của dự án có thể đăng thông tin mới hàng ngày trong Nhóm. Thông qua nội dung cập nhật hàng tuần, mọi người sẽ luôn nắm được thông tin về tiến độ, điều cần ưu tiên và bất kỳ vấn đề nào cần giải quyết. Hãy chia sẻ trên nhóm và nhắc đến đồng nghiệp bằng cách tag tên để giao nhiệm vụ cho họ. Họ có thể nắm được thông tin và xác nhận lại để tất cả thành viên trong nhóm đều nắm được tình hình. Nhờ đó, khi mọi người đều làm việc từ xa và không cùng hiện diện ở văn phòng nhưng vẫn biết mình đang phụ trách những gì, khi nào phải hoàn thành và liên hệ với ai nếu cần xử lý chung một nội dung liên quan.

5. Giao tiếp bằng tính năng Chat trên GapoWork

Việc giữ liên lạc đều đặn, thường xuyên với các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn nhờ tính năng Chat trên GapoWork. Bởi nền tảng giao tiếp nội bộ này hỗ trợ mọi người liên lạc với nhau ngay cả khi đang đi trên đường hoặc làm việc từ xa. Các đoạn chat có xu hướng diễn ra nhanh chóng, vì vậy, thành viên nên sử dụng tính năng này khi có câu hỏi cần được trả lời ngay hoặc chỉ muốn giao tiếp với nhóm của mình.

Xem cách Tạo Nhóm chat trên GapoWork tại đây.