Tại sao doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ tổ chức?

Doanh nghiệp của bạn đã có một sơ đồ tổ chức chính thức hay chưa? Doanh nghiệp của bạn dù với quy mô lớn hay nhỏ bạn vẫn sẽ cần một sơ đồ tổ chức với đầy đủ thông tin về phòng ban, vị trí để hỗ trợ cho việc vận hành tổ chức dễ dàng hơn. Vậy tại sao doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ tổ chức? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!

1. Tại sao doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ tổ chức?

Sơ đồ tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại một cái nhìn tổng quan về cách tổ chức một doanh nghiệp. Liệu việc tích hợp sơ đồ tổ chức vào một nền tảng số có đem đến những giá trị ưu việt hơn cho doanh nghiệp?

Thông qua sơ đồ tổ chức, mỗi cá nhân hiểu được công việc, trách nhiệm và mối liên hệ của mình với các thành viên trong tổ chức đó.

Đối với phía quản trị viên hệ thống, quản trị viên dễ dàng quản lý tổ chức theo phòng ban, thực hiện hành động trên một nhóm người nhất định dựa vào thông tin về vị trí cụ thể: Ví dụ vô hiệu hóa cả phòng một cách nhanh chóng. Hơn nữa, người quản trị có thể thêm và quản lý danh sách phòng ban thuận tiện hơn, thiết lập và phân quyền cho từng  thành viên sử dụng các tính năng cụ thể theo cấp bậc.

Ngoài ra, admin còn tạo phòng chat hoặc nhóm chung cho các phòng ban khác nhau một cách đơn giản: Ví dụ dự án chung được thực hiện bởi phòng Marketing và phòng Kinh doanh, quản trị viên chỉ cần tạo Nhóm sau đó thêm lần lượt hai phòng ban, hệ thống sẽ tự động đưa tất cả các thành viên trong phòng ban vào nhóm.

Đối với phía nhân viên, sơ đồ tổ chức không chỉ giúp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm đồng nghiệp trong công ty với thông tin về tên vị trí, chức vụ của mỗi người mà còn thuận tiện trong việc liên hệ, kết nối với đúng thành viên trong cùng tổ chức khi cần giải quyết công việc.

Một sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hoàn chỉnh sẽ giúp đội ngũ làm rõ vai trò của mình và hỗ trợ người dùng xem danh sách những người thuộc một nhóm bộ phận cụ thể khi cần tra cứu. Người quản lý cũng nắm rõ các thông tin của từng phòng ban, bộ phận cụ thể.

Nhìn vào sơ đồ tổ chức, các thành viên sẽ thấy cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ trong doanh nghiệp mình. Không chỉ vậy, những nhân viên mới còn nhìn thấy được tổng quan về phòng ban của mình, gồm có những ai, ai đang là quản lý chính và lộ trình thăng tiến theo sơ đồ nội bộ ra sao…

2. Cách sử dụng tính năng Sơ đồ tổ chức trên GapoWork hiệu quả

Sơ đồ tổ chức của mỗi doanh nghiệp giống như một cuốn sổ giới thiệu về các thành viên trong tổ chức ngắn gọn, tổng quan với đầy đủ thông tin về tên, vị trí, phòng ban của mỗi người. Do đó, các công ty có thể sử dụng tính năng mới trên GapoWork để thiết lập cho doanh nghiệp của mình một sơ đồ tổ chức chuyên nghiệp hơn.

Tính năng Sơ đồ tổ chức hỗ trợ người quản lý thiết lập bộ máy công ty trên nền tảng GapoWork một cách thuận tiện hơn với tên của từng phòng ban, bộ phận cụ thể. Khi mỗi vị trí đều có thông tin đầy đủ thì người tạo Nhóm chung hoặc Nhóm chat trên GapoWork sẽ dễ dàng lựa chọn một nhóm người thuộc một nhóm phòng ban cụ thể để thêm vào group.

Xem hướng dẫn các bước tạo lập Sơ đồ tổ chức trên GapoWork tại đây.

Sơ đồ tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại một cái nhìn tổng quan về cách tổ chức của doanh nghiệp. Bên cạnh đó việc thiết lập Sơ đồ tổ chức cũng nên được giám sát cập nhật thường xuyên và đảm bảo tính chính xác, để mang lại hiệu quả cao nhất cho công việc chung.