TẠI SAO PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC LÀ TRỢ THỦ ĐẮC LỰC CỦA DOANH NGHIỆP?

Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn những nghi hoặc về vai trò mà một phần mềm quản lý công việc đem lại. Hãy cùng GapoWork đi tìm lời giải chi tiết trong bài viết này nhé.

Định nghĩa phần mềm quản lý công việc

Hiểu đơn giản, đây là công cụ tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý nhiệm vụ của từng cá nhân hoặc đội nhóm trong tổ chức. Chức năng nổi bật của phần mềm bao gồm lập kế hoạch; phân bổ nhiệm vụ; chỉ định nhân sự tham gia hoặc quản lý dự án; theo dõi tiến trình và mức độ hoàn thành của công việc,...

Có thể nói, phần mềm chính là cầu nối để mỗi cá nhân có liên quan trong từng dự án, từ cấp quản trị đến nhân viên có thể nắm bắt đầy đủ thông tin, từ đó quá trình xử lý và trao đổi công việc diễn ra mượt mà, hiệu quả hơn.

Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp

Đội ngũ nhân viên tối ưu quy trình, tối đa hiệu suất

Ưu điểm nổi bật nhất của các phần mềm quản lý công việc hiện nay là đưa đến cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày - tuần - tháng cho người dùng. Dựa vào đó, nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong khâu  lên kế hoạch, phân bổ và sắp xếp; biết được đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên để tránh bỏ sót những công việc quan trọng. 

Nhà quản trị dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ quản lý công việc

Nếu như đội ngũ nhân viên nhìn thấy được tổng quan nhiệm vụ cần làm thì đối với cấp quản lý, những nhà quản trị sẽ thuận lợi hơn trong việc theo dõi tiến độ dự án của tất cả bộ phận, nhân viên. Khối lượng công việc không còn là bài toán nan giải đối với nhà lãnh đạo khi giờ đây quy trình giao việc - theo dõi - đánh giá sẽ diễn ra trên một công cụ duy nhất. 

Hơn thế nữa, phần mềm quản lý công việc còn cho phép nhà quản trị truy cập mọi lúc mọi nơi, ra quyết định và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh; phân bổ nhiệm vụ đúng người đúng việc. Dữ liệu cập nhật trực quan trên hệ thống giúp là cơ sở khách quan để đánh giá và đưa ra chế độ thưởng phạt phù hợp với từng nhân viên.

Doanh nghiệp củng cố nguồn nhân lực và nâng cao năng lực cạnh tranh

Không chỉ đơn thuần lên kế hoạch và quản lý công việc, một số phần mềm hiện nay còn tích hợp tiện ích Chat nhằm thúc đẩy quá trình trao đổi và giao tiếp nội bộ. Thông qua kênh liên lạc này, các nhân viên, khách hàng và các bên liên quan có thể tương tác với nhau để rà soát tiến độ của dự án. Mọi tài liệu và thông tin quan trọng sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu chung, thuận tiện cho việc tìm kiếm, ngăn chặn rủi ro bị thất lạc hoặc đánh cắp.

Bên cạnh đó, nhà quản trị sẽ nhìn nhận tổng quan những điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, đưa ra những chiến lược phù hợp cho sự phát triển của  đội ngũ. Không chỉ nhân viên quản lý công việc hiệu quả mà các cấp lãnh đạo cũng đồng thời nâng cao được năng lực quản trị, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ.

GapoWork - Giải pháp quản lý công việc và dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Hướng đến quy trình chuyển đổi số chuyên nghiệp và toàn diện, nền tảng số GapoWork được phát triển với sứ mệnh cùng các nhà lãnh đạo hoàn thiện môi trường lao động 360, tích hợp 26+ tính năng giao tiếp và cộng tác: 

• Tính năng Giao việc giúp giao đúng người đúng việc. Mọi nhân sự chủ động nắm bắt được: Mình đang đảm nhận công việc gì, nằm trong dự án nào, deadline bao giờ xong
• Thông báo Nhắc nhở công việc tự động thường xuyên, chấm dứt hoàn toàn tình trạng quên việc hay trễ deadline
• Đặc biệt, tính năng Nhóm Cộng Tác đột phá tích hợp Chat, Lịch biểu giúp cấp quản lý vừa giao việc vừa chat trực tiếp. Nhờ đó dự án được tiến hành trôi chảy, luôn đảm bảo hoàn thành trước kế hoạch.
• Báo cáo công việc trích xuất real-time với nhiều dạng biểu đồ trực quan. Nhờ đó, cấp quản lý nắm bắt nhanh tình hình công việc, phân loại và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhóm công việc, từng nhân sự.
• Thư viện lưu trữ vĩnh viễn và tập trung mọi loại tài liệu, với tốc độ tải file nhanh lên đến 4GB. Mọi nhân sự có thể dễ dàng truy xuất tài liệu nhờ tính năng Tìm kiếm.
• Xử lý công việc mọi lúc mọi nơi, phù hợp với đặc thù công việc của nhân sự tuyến đầu, nhân viên sale,...
• Giao tiếp và trao đổi công việc tập trung trên một nền tảng thông qua tính năng Chat, Gọi thoại, Gọi video, Livestream.
• Tính năng Lịch biểu giúp quản lý lịch họp, deadline cho từng đầu việc; cho phép đồng bộ với Outlook, Google Calendar.

Kết luận

Với việc tích hợp nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ quản lý công việc và dự án hiệu quả, GapoWork chính là giải pháp phù hợp cho mọi doanh nghiệp Việt. Hơn 600 khách hàng, với đa dạng ngành nghề và quy mô khác nhau đã tin tưởng lựa chọn triển khai GapoWork, trong đó có những doanh nghiệp lớn như BIDV, Momo, EVN, Yody, Karofi...