Tất cả những điều bạn cần biết về phần mềm quản lý công việc

Bạn có thể quản lý, theo dõi tiến độ các nhiệm vụ, dự án đồng thời phân chia công việc nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ các thông tin liên quan với những thành viên trong nhóm.

Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn băn khoăn không biết có nên triển khai phần mềm quản lý công việc hay không. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tất cả những điều cần biết về phần mềm quản lý công việc. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp được những băn khoăn của mình.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý công việc

Được coi là trợ thủ đắc lực giúp các nhà quản lý hiện đại sắp xếp, tối ưu quy trình làm việc, phần mềm quản lý công việc được đánh giá cao khi sở hữu những tính năng ưu việt. Dựa trên những gợi ý của chúng tôi, bạn có thể cân nhắc và lựa chọn được sản phẩm phù hợp khi có các tính năng: 

• Giao việc: cho phép tạo ra các công việc và phân công các nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm.
  Theo dõi tiến độ: cho phép theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và dự án. Đồng thời tính năng này sẽ tự động nhắc nhở người dùng thời hạn công việc.
• Giao tiếp: tính năng này hỗ trợ bạn giao tiếp với các thành viên trong nhóm và chia sẻ thông tin liên quan đến công việc.
• Quản lý tài liệu: cho phép bạn quản lý tài liệu liên quan đến các công việc và nhiệm vụ cần làm.
• Quản lý lịch biểu: cho phép bạn thiết lập lịch biểu cho công việc đang chịu trách nhiệm. Nhờ vậy mà nhà quản trị dễ dàng theo dõi công việc theo thời gian thực, đồng thời đẩy nhanh tiến độ khi cần thiết.
• Phân tích và báo cáo: đây cũng là tính năng cần thiết trong phần mềm quản lý, nó cho phép bạn phân tích và báo cáo trực quan về công việc của từng thành viên nhờ đó giúp quản lý cân nhắc điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân để thúc đẩy hiệu quả. 

Các loại phần mềm quản lý công việc

Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều loại phần mềm hỗ trợ quản lý công việc khác nhau, bao gồm: 

• Phần mềm quản lý dự án: quản lý các dự án và nhiệm vụ của bạn.
• Phần mềm quản lý thời gian: quản lý thời gian và lập lịch các nhiệm vụ.
• Phần mềm quản lý tài liệu: quản lý tài liệu liên quan đến các dự án và nhiệm vụ.
• Phần mềm quản lý công việc cá nhân: quản lý công việc của riêng mình.

Các lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Biết cách quản lý công việc tốt sẽ giúp bạn phát triển bền vững trong con đường sự nghiệp. Ứng dụng công nghệ vào quá trình giao, nhận và quản lý công việc là một phương pháp thông minh và tối ưu nhất. Nó sẽ giúp cải thiện tốt hiệu suất làm việc, kết quả kinh doanh của tổ chức. 

• Tăng hiệu quả làm việc: phần mềm giúp bạn quản lý công việc một cách có tổ chức và hiệu quả. Nhờ đó mọi thành viên nhóm bạn đều dễ dàng nắm bắt được yêu cầu tiến độ công việc để thúc đẩy triển khai giúp tăng năng suất làm việc với kết quả tốt nhất. Đồng thời, quản lý công việc bằng phần mềm giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho quản lý và theo dõi các nhiệm vụ và dự án.
• Tăng độ chính xác: quản lý công việc luôn là một bài toán khó. Đôi khi, quản lý kém hiệu quả sẽ khiến bạn gặp phải các rắc rối lớn. Việc sử dụng phần mềm có thể giúp bạn đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin cập nhật và theo dõi tiến độ thời gian thực, đảm bảo được chất lượng của dự án.
• Tăng tính linh hoạt: khi có phần mềm, bạn sẽ nắm rõ được các nguồn lực mình đang có và sẽ cần gì cho dự án sắp tới. Điều đó cho phép bạn có thể thay đổi kế hoạch dự án khi cần thiết và điều chỉnh các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Tăng tính tương tác: phần mềm quản lý công việc cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ thông tin và giao tiếp với nhau, tăng cường tính đồng đội và hiệu quả làm việc nhóm.
• Tăng tính khả dụng: hiện nay nhiều phần mềm đều hỗ trợ người dùng truy cập và quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. 

Các yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý công việc

Khi chọn phần mềm quản lý công việc, có một số yếu tố quan trọng cần xem xét, bao gồm:

• Tính năng: đối với một phần mềm hỗ trợ bạn quản lý công việc hiệu quả, phần tính năng có lẽ vẫn là quan trọng nhất. Chúng phải đáp ứng được các nhu cầu và yêu cầu liên quan đến công việc của bạn. Chẳng hạn như tính năng giao việc đúng người, đúng công việc.
• Tính dễ sử dụng: một giao diện thân thiện, ưu việt và dễ sử dụng sẽ giúp người dùng thích ứng, học cách sử dụng nhanh chóng. Bên cạnh đó, khi triển khai cho toàn bộ công ty, bộ phận chuyển đổi số sẽ dễ thở hơn trong việc đào tạo cho nhân sự.

• Khả năng tích hợp: một phần mềm quản lý công việc được đánh giá cao khi có khả năng mở rộng và tích hợp với các ứng dụng, nền tảng, hệ thống mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
• Độ tin cậy và an toàn: thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp là một điều rất nhạy cảm, do đó độ tin cậy và khả năng bảo mật cao cũng là một yếu tố ưu tiên được đưa ra đánh giá khi muốn lựa chọn.
• Giá cả: trước khi chọn được sản phẩm bạn cần cân nhắc chi phí của chúng với ngân sách của doanh nghiệp bạn xem có phù hợp hay chưa. Hãy lưu ý đến các điều khoản phải trả nếu sử dụng nó trong một thời gian dài.
• Hỗ trợ kỹ thuật: khi lựa chọn phần mềm, bạn cần xem xét và đặt ra các câu hỏi cho nhà cung cấp để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Doanh nghiệp ở khu vực địa lý khác, nhà cung cấp có sẵn sàng hỗ trợ? Có thể sử dụng demo trước không? Được đào tạo triển khai trong bao lâu? Trong quá trình sử dụng sẽ có đội ngũ hỗ trợ và chăm sóc không? 

GapoWork - nền tảng quản lý công việc từ A-Z phù hợp với mọi doanh nghiệp

GapoWork được biết đến là nền tảng công nghệ với +26 tính năng giúp giao việc, nắm bắt tiến độ công việc hiệu quả. Đặc biệt, GapoWork có đầy đủ các tính năng đáp ứng được yêu cầu của người dùng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp:

• Tính năng quản lý công việc giúp nhà quản trị giao việc và giám sát tiến độ công việc hiệu quả. Bạn có thể giao đúng người, đúng việc, các nhân viên tự quản lý công việc nhờ hệ thống nhắc nhở công việc thường xuyên. Điều này giúp hạn chế tình trạng quên việc, trễ deadline.
• Báo cáo công việc thống kê các đầu việc sắp hoặc đã tới hạn theo thời gian thực, hỗ trợ quản lý nắm bắt nhanh tình hình công việc, có cơ sở để phân loại và đánh giá hiệu suất từng cá nhân, dự án hay từng công việc.
• Tính năng Lịch biểu trên GapoWork giúp mọi nhân sự theo dõi lịch họp, thời hạn của từng đầu việc. Đặc biệt tính năng này đồng bộ được với Google Calendar và Outlook.
• Thư viện GapoWork giúp: lưu trữ vĩnh viễn và tập trung mọi loại tài liệu, hỗ trợ tải file cực nhanh lên đến 4GB/lần gửi. Từ văn bản, media, audio khi tải lên đều được lưu trữ tự động. Việc truy xuất tài liệu được thực hiện dễ dàng nhờ Tính năng Tìm kiếm.
• Đặc biệt, Nhóm Cộng Tác đột phá của GapoWork có khả năng tích hợp Chat, Giao việc và Lịch biểu giúp vừa giao việc vừa chat trực tiếp được từ đó dự án được tiến hành trôi chảy.

Là giải pháp Make in Việt Nam, GapoWork thấu hiểu mọi nhu cầu của các doanh nghiệp Việt. Giao diện và các tính năng của sản phẩm rất thân thiện và dễ sử dụng giúp tiết kiệm thời gian triển khai và đào tạo. Bên cạnh đó, đội ngũ của GapoWork sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật 24/7, giải đáp thắc mắc nhiệt tình trong mọi tình huống. 

Hơn nữa các doanh nghiệp không cần phải lo lắng về khả năng bảo mật, bởi sản phẩm GapoWork được đánh giá an toàn tuyệt đối với chứng chỉ bảo mật thông tin ISO 27001. Mức giá mà nhà cung cấp đưa ra cũng “dễ thở” hơn so với những bên khác. Có thể nói, GapoWork chính là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. 

Đó là tất cả những điều cần biết về phần mềm quản lý công việc. Hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của nó và giúp bạn chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu và yêu cầu công việc của bạn.

Để có thể trải nghiệm và sở hữu miễn phí 7 ngày bộ giải pháp quản lý công việc với 26+ tính năng ưu việt giúp nâng cao hiệu suất đội ngũ, đăng ký sử dụng GapoWork ngay!