Tìm hiểu về tính năng quản lý công việc trên GapoWork

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về tính năng Quản lý công việc trên GapoWork! 

1. Giới thiệu về GapoWork

GapoWork là một giải pháp hỗ trợ quản lý công việc và dự án với hơn 26 tính năng hữu ích giúp tăng năng suất làm việc và quản lý công việc một cách hiệu quả. Điểm mạnh của GapoWork đó là khả năng tích hợp nhiều tính năng khác nhau, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức trong quản lý công việc.

Nền tảng quản lý công việc GapoWork có giao diện đơn giản, dễ sử dụng trên đa nền tảng cùng với sự thấu hiểu mọi nhu cầu của cộng đồng doanh nghiệp Việt. Do đó, không gian làm việc số GapoWork đang được ưa chuộng bởi các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp Việt. 

2. Tính năng quản lý công việc trên GapoWork

GapoWork được biết đến là nền tảng công nghệ với +26 tính năng giúp giao việc, nắm bắt tiến độ công việc hiệu quả. Đặc biệt, các tính năng này đáp ứng được hầu hết các yêu cầu của người dùng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp 

2.1. Tạo danh mục công việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

Nhà quản trị có thể giao đúng người, đúng việc, các nhân viên tự quản lý công việc cá nhân của mình. nhờ hệ thống nhắc nhở công việc thường xuyên giúp hạn chế tình trạng quên việc.. Bạn có thể tham khảo khái niệm kỹ năng quản lý công việc là gì. Từ đó, mọi nhân sự chủ động nắm bắt được: Mình đang đảm nhận công việc gì, nằm trong dự án nào, deadline bao giờ xong. 

2.2. Thiết lập deadline, theo dõi tiến độ công việc

Tính năng quản lý công việc trên GapoWork có thể thiết lập thời hạn của từng công việc giúp theo dõi tiến độ tốt hơn. Đồng thời, với hệ thống nhắc nhở công việc tự động thường xuyên, GapoWork giúp bạn chấm dứt hoàn toàn tình trạng quên việc hay trễ deadline. 

2.3. Trao đổi ngay tại Task công việc với nhân sự phụ trách

Nhà quản trị hoàn toàn có thể thảo luận và trao đổi các thông tin liên quan đến nhiệm vụ, công việc với nhân sự phụ trách chính. Do đó, các thành viên sẽ dễ dàng theo dõi góp ý từ mọi người để cải thiện chất lượng công việc. 

2.4. Dashboard báo cáo thống kê tiến độ trích xuất “real-time”

Báo cáo thống kê công việc trích xuất real-time với nhiều dạng biểu đồ trực quan và số liệu cụ thể. Nhờ đó, cấp quản lý nắm bắt nhanh tình hình công việc, phân loại và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhóm công việc, từng nhân sự.

Xem thêm : 6 cách quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp

2.5. Nhóm cộng tác đột phá - Tính năng ưu việt chỉ có ở GapoWork

Nhóm Cộng Tác đột phá tích hợp cùng lúc 3 tính năng Giao việc, Chat và Lịch biểu giúp tối ưu tối đa thời gian giao việc và trao đổi công việc. Nhờ đó dự án được tiến hành trôi chảy, tăng cơ hội thành công cho những kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý công việc trên GapoWork

Tính năng Quản lý công việc của GapoWork hỗ trợ giao và nhận việc trong tổ chức một cách dễ dàng và thuận tiện. 

Bên cạnh đó, tính năng này giúp cho mọi thông tin về công việc được hiển thị trực quan, các thành viên trong nhóm nhanh chóng kết nối với nhau và phối hợp làm việc nhịp nhàng.

Dưới đây là các hướng dẫn giúp bạn sử dụng tính năng Quản lý công việc trên GapoWork đạt hiệu quả tốt nhất: 

3.1. Cách phân công công việc cho nhân viên

Tại màn hình giao việc GapoWork, nhà quản trị có thể giao đúng người, đúng việc với đầy đủ thông tin chi tiết: tiêu đề công việc, nội dung công việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành và đặt mức độ ưu tiên. 

Tại đây bạn còn có thể tạo ra danh sách các công việc con giúp chia nhỏ các Task để dễ theo dõi hơn, thuận tiện trong việc giám sát. Đồng thời, người giao việc cũng có thể đính kèm các tài liệu, thông tin cần thiết tương ứng cho hạng mục công việc đó.  

Đối với từng công việc con, bạn cũng có thể thiết lập tương tự. Sau khi phân chia công việc cho nhân viên, bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ ngay trên màn hình của mình với các trạng thái: quá hạn, cần hoàn thành, chưa thêm thời hạn, sắp tới hạn và đã hoàn thành.

Các nhân viên được giao việc sẽ nhận được thông báo với đầy đủ các thông tin liên quan. Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao. 

3.2.  Cách thiết lập deadline và theo dõi tiến độ

Tại mỗi công việc đã được lập danh sách, bạn dễ dàng thiết lập deadline chi tiết theo ngày/giờ. Khi đưa ra thời hạn càng cụ thể, bạn càng dễ kiểm soát được công việc, ngay cả với khối lượng nhiệm vụ khổng lồ. Càng chi tiết bao nhiêu, nhà quản trị càng theo dõi tiến độ sát sao và tránh các trường hợp quên hay sót việc. 

Bên cạnh đó, hệ thống nhắc nhở công việc sắp tới hạn sẽ dựa theo việc thiết lập deadline cụ thể để thông báo tới từng nhân sự. Mọi công việc, dự án có thể đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

3.3. Cách trao đổi ngay tại Task công việc với nhân sự phụ trách

Thông thường, khi người quản lý góp ý và đánh giá về một công việc với nhân sự thường có xu hướng trao đổi tại một nơi khác ngoài luồng Task đã được phân công. Tuy nhiên với GapoWork, các nhà quản trị và đội nhóm của mình có thể giao tiếp và trao đổi ngay dưới phần bình luận của Task liên quan. 

Các thông tin liên quan đến công việc: yêu cầu chi tiết, file đính kèm, đánh giá, góp ý đều được tập trung tại một nơi, giúp tối ưu luồng thông tin hiệu quả. 

3.4. Cách sử dụng tính năng Nhóm cộng tác hiệu quả

Nhóm Cộng tác của GapoWork tạo nên sự đột phá bởi tích hợp ngay tính năng Giao việc,  Lịch biểu trong giao diện Chat giúp tối ưu luồng trao đổi công việc. Mặt khác, nhóm cộng tác được thiết kế như một dự án độc lập, người dùng có thể triển khai mọi việc từ mục tiêu KPI đến các hành động cần thực hiện, giao cho ai làm, thời hạn lúc nào.

Với tính năng Nhóm Cộng tác, quản lý có thể giao việc thông qua 2 cách. 

• Cách thứ nhất là kích hoạt tính năng Công việc ngay trong giao diện Nhóm Cộng tác. Sau đó thiết lập tên công việc/dự án, phân công cho nhân sự cụ thể với deadline và mức độ ưu tiên, mô tả chi tiết công việc, gán link tài liệu.
• Cách thứ hai là giao việc ngay tại một tin nhắn hay một tập tin quan trọng. Việc thiết lập chi tiết công việc cũng thực hiện tương tự như cách 1.

3.5. Cách trích xuất báo cáo với màn hình dashboard

Với khả năng trích xuất báo cáo trên màn hình dashboard, người dùng có thể lọc các chỉ số, trường thông tin theo khoảng thời gian cụ thể để phục vụ công tác đánh giá tổng kết công việc, dự án. Khi trích xuất, bạn có thể dùng các dữ liệu về hiệu quả công việc của từng thành viên để biết được ai đang làm tốt, ai không tốt và cẩn cải thiện. 

Thông qua các chỉ số như số công việc trung bình/tuần/team hay số task trung bình/người/tuần, bạn có thể nắm được nhanh chóng hiệu suất công việc của đội nhóm và cá nhân. 

Để xem Báo cáo thống kê tiến độ trên GapoWork, các bạn vào mục Tin nhắn trên GapoWork, tìm tên nhóm Cộng tác cần xem báo cáo. Sau đó tiến hành chọn nút Công việc trong giao diện Nhóm. Tại giao diện danh sách công việc, chọn thống kê chung để xem báo cáo. Tính năng này giúp nhà quản trị nắm được tình trạng chung của dự án khi cần biết mức độ đảm bảo hoàn thành kế hoạch. 

Kết luận

Trên đây là những thông tin chi tiết về tính năng Quản lý công việc trên GapoWork. Kể từ khi ra mắt đến nay, hơn 1000 doanh nghiệp với nhiều quy mô khác nhau đã triển khai thành công giải pháp GapoWork. Không ngừng cải tiến và nâng cấp, các tính năng của GapoWork được tối ưu thông qua việc bám sát vào những vấn đề mà doanh nghiệp Việt gặp phải, từ đó thúc đẩy hiệu quả quản lý và trao đổi công việc trong tổ chức. 

Để trải nghiệm toàn diện 26+ tính năng ưu việt trên GapoWork, đăng ký dùng thử 7 ngày Miễn Phí tại đây!

GapoWork gợi ý: Top 15 phần mềm quản lý công việc tốt nhất 2023