Kỹ năng quản lý công việc là gì? 5+ bí quyết giúp nâng cấp kỹ năng quản lý công việc
Không chỉ nhà lãnh đạo cần biết cách quản lý công việc sao cho hiệu quả, dù ở bất cứ vị trí nào thì đây cũng là một kỹ năng cần thiết và không thể thiếu.
Theo dõi bài viết dưới đây của GapoWork để nắm được cách thức thiết lập và cải thiện kỹ năng quản lý công việc tối ưu.
1. Lợi ích của việc rèn luyện kỹ năng quản lý công việc
1.1. Dễ dàng đối phó với các vấn đề phát sinh
Quản lý công việc hiệu quả bao gồm bước lên kế hoạch chi tiết những nhiệm vụ cần làm. Khi có góc nhìn khái quát và theo dõi tiến độ một cách chặt chẽ, bạn có thể kịp thời phát hiện những lỗ hổng, hạn chế các vấn đề phát sinh xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ chung.
1.2. Nâng cao năng suất và tối ưu thời gian
Kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý cho bạn biết cách triển khai và phân chia nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên. Thay vì làm việc tùy hứng và luôn trong trạng thái bận rộn, hiểu rõ mình nên làm chỉ và mất bao lâu để thực hiện sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tập trung hoàn thành từng đầu việc để không bị phân tâm.
1.3. Tạo tiền đề vững chãi để thăng tiến trong công việc
Mọi nhà quản lý đều đánh giá cao những nhân viên có khả năng xử lý công việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Từ những đầu việc nhỏ đến các dự án phức tạp hơn, khi đảm bảo được thời gian thực hiện và đạt chất lượng tốt, chắc chắn cơ hội nghề nghiệp của bạn sẽ có những bước đột phá tích cực.
2. Lưu ý quan trọng để trau dồi kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
2.1. Liệt kê và sắp xếp khoa học các nhiệm vụ cần thực hiện
Việc làm này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót công việc nhỏ nhặt hoặc không trực tiếp liên quan. Lên danh sách chi tiết tiêu tốn nhiều thời gian ban đầu nhưng càng về sau, việc sắp xếp và xử lý nhiệm vụ sẽ đơn giản hơn.
2.2. Đặt giới hạn thời gian hoàn thành từng công việc
Nếu không xác định deadline cần hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng trì hoãn, lề mề. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất cá nhân mà còn khiến tiến độ dự án chung bị chậm trễ. Hãy đặt thời gian cụ thể để tạo động lực, đúc thúc bản thân xử lý công việc nhanh hơn.
2.3. Phân chia công việc hợp lý khi làm việc nhóm
Để đảm bảo chất lượng, nhà quản lý nên phân chia đúng người đúng việc, đảm bảo tính công bằng và phù hợp với năng lực. Những người có kỹ năng quản lý công việc khoa học và thông minh thường sẽ ít gặp tình trạng quá tải do tự ôm đồm hoặc giao quá nhiều, quá ít cho cấp dưới.
Để tăng khả năng làm việc nhóm, hãy cân nhắc áp dụng các phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ quản lý công việc. Phần mềm sẽ cung cấp giao diện trực quan, phản ánh chi tiết công việc của cả nhóm để mọi thành viên có thể theo dõi, nắm bắt tình hình.
GapoWork gợi ý: 10+ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cho nhân sự
2.4. Theo dõi và đánh giá hiệu quả
Kỹ năng quản lý công việc bao gồm cả bước đánh giá. Tổng kết công việc định kỳ giúp mỗi cá nhân nói riêng và đội nhóm nói chung nhìn nhận lại kết quả đã đạt được trong suốt quá trình. Số liệu trong báo cáo sẽ phản ánh rõ hiệu suất để mỗi cá nhân tự đúc rút bài học kinh nghiệm, góp phần cải thiện chất lượng cho những dự án tiếp theo.
Đồng thời, nhà quản lý còn có cơ sở đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của nhân sự, đưa ra định hướng phát triển phù hợp hơn.
2.5. Ứng dụng các công cụ thông minh hỗ trợ quản lý công việc.
Nhìn chung với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay, ứng dụng công cụ hỗ trợ là điều tất yếu để tối ưu thời gian và nguồn lực. Kỹ năng quản lý công việc sẽ giúp bạn biết mình cần làm gì và làm như thế nào để đạt hiệu quả. Còn công cụ là chất xúc tác để đẩy nhanh quá trình trên.
Một trong những ưu điểm của các phần mềm quản lý công việc hiện nay là tính năng nhắc nhở. Thông báo sẽ được gửi tự động khi nhiệm vụ sắp đến hạn hoàn thành, giúp người dùng cân đối thời gian để đảm bảo tiến độ.
3. GapoWork - Giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý công việc cho cá nhân tốt nhất hiện nay
Có thể nói việc làm thế nào để cải thiện kỹ năng quản lý công việc nhân sự và nâng cao chất lượng dự án luôn là bài toán khiến các nhà quản trị đau đầu. Thấu hiểu vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình vận hành và quản trị, giải pháp GapoWork đã ra đời để hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát chất lượng dự án và đảm bảo năng lực đội ngũ.
Tích hợp đồng thời 26+ tính năng, GapoWork nổi bật với giao diện đơn giản cùng các tính năng quen thuộc, bất cứ ai cũng có thể làm quen và thao tác. Đến nay, đã có hơn 1000 doanh nghiệp triển khai thành công giải pháp GapoWork và xây dựng môi trường lao động số chuyên nghiệp, trong đó có nhiều tên tuổi lớn như MoMo, BIDV, Yody,.. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của giải pháp GapoWork.
3.1. Tạo và quản lý công việc theo các tầng
GapoWork hỗ trợ người dùng tạo nhiệm vụ và sắp xếp theo từng cấp độ: từ chi tiết đến danh sách, dự án. Với ưu điểm này, nhân sự sẽ hạn chế tình trạng bỏ sót nhiệm vụ, nắm bắt đầy đủ nội dung công việc được cấp trên giao phó.
Đồng thời, nhà quản lý sẽ có thể phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên và đặt deadline cụ thể, vừa trực tiếp theo dõi sát sao tiến độ công việc. Thông báo nhắc nhở công việc được gửi tự động đến đến từng nhân sự khi sắp đến hạn. Nhờ đó mọi mọi đầu việc luôn được đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.
3.2. Cập nhật nhanh tiến độ dự án với báo cáo “real-time”
Dựa vào các chỉ số công việc hiển thị trên báo cáo, nhà quản lý sẽ thuận tiện hơn trong việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhân sự. Báo cáo trích xuất theo thời gian thực tạo điều kiện để nắm bắt tình hình dự án, phát hiện kịp thời “điểm nóng” và tổ chức họp để đưa ra hướng giải quyết phù hợp.
3.3. Giao tiếp, trao đổi tập tập trung giúp nâng cao hiệu quả công việc
Thông qua nhiều phương thức trực tuyến như Chat, Gọi thoại, Gọi Video, Livestream, GapoWork giúp luồng thông tin được truyền tải tức thì và liên tục. Không còn bị phân tán như khi sử dụng các ứng dụng mạng xã hội, các thành viên đảm bảo sự tập trung tối đa khi thảo luận trên một nền tảng thống nhất.
Ngoài ra, với tính năng Bảng tin, Nhóm chung, mọi người sẽ cập nhật nhanh nhất mọi thay đổi đang diễn ra trong tổ chức của mình.
3.4. Nhóm Cộng tác đột phá giúp quản lý dự án hiệu quả
Đây là tính năng ưu việt chỉ có duy nhất trên nền tảng GapoWork. Nhà quản lý có thể Chat và giao việc đồng thời cho nhân sự, vừa quản lý được lịch họp hoặc những sự kiện quan trọng với tính năng Lịch Biểu. Với tính năng này, doanh nghiệp sẽ gia tăng cơ hội thành công với những kế hoạch kinh doanh đột phá.
Lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng thông tin, tài nguyên trong tổ chức:
Tối ưu việc quản lý tài nguyên nhờ ưu điểm chia sẻ và lưu trữ vĩnh viễn mọi tài liệu trên thư viện GapoWork. Với tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần, nhân sự sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm để từ đó tối ưu hiệu suất làm việc.
4. Kết luận
Kỹ năng quản lý công việc là yếu tố bắt buộc mà bất cứ ai muốn thành công đều cần phải trau dồi và rèn luyện mỗi ngày. Sắp xếp nhiệm vụ khoa học, hợp lý sẽ là bước đệm giúp bạn xử lý công việc một cách trôi chảy, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức tối đa.
Xét trên phương diện tổ chức, doanh nghiệp, khi mỗi nhân sự quản lý hiệu quả nhiệm vụ của bản thân sẽ tạo động lực để dự án chung diễn ra thuận lợi. Đó là cơ sở để tối ưu nguồn lực và chi phí cho doanh nghiệp.
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý công việc, dự án từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, giải pháp công nghệ GapoWork phù hợp với nhiều lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp. Để tối ưu việc quản trị dự án và nâng cao năng lực chất lượng nguồn nhân lực, đăng ký trải nghiệm giải pháp GapoWork tại đây!
Tham khảo:
GapoWork - Không gian làm việc số
sẵn sàng cho doanh nghiệp của bạn
Đăng ký ngay để sở hữu bộ giải pháp giúp tăng hiệu quả
kết nối và nâng cao hiệu suất đội ngũ!
