Top 5 phần mềm quản lý công việc cá nhân dễ dàng sử dụng

Một trong những bí quyết để tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất chính là sử dụng các phần mềm quản lý công việc cá nhân. Bất kể dự án riêng hay làm việc  theo đội nhóm, kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý luôn là yếu tố cần thiết góp phần giúp hoàn thành các hạng mục theo đúng tiến độ. 

Xem ngay bài viết dưới đây của GapoWork để bỏ túi Top 5 phần mềm quản lý công việc cá nhân thông dụng và mang đến hiệu quả nhất nhé!

Top 5 phần mềm quản lý công việc cá nhân hữu ích, dễ sử dụng nhất

Todoist

Todolist là phần mềm quản lý công việc cá nhân được ưa chuộng khi cho phép người dùng sử dụng hoàn toàn miễn phí trên các thiết bị di động.  Todolist cung cấp công cụ tạo và lập ra danh sách công việc cần làm trong ngày, với ưu điểm là tự động diễn giải và phân loại công việc dựa trên dữ liệu nhập vào. Để sử dụng các tính năng nâng cấp hơn, bạn phải trả thêm một khoản phí tính theo năm.

EverNote

Evernote là phần mềm quản lý công việc cá nhân miễn phí được phát triển dựa trên mô hình điện toán đám mây, cho phép người dùng đính kèm tài liệu và lưu trữ tất cả thông tin trên một hệ thống.

Mọi thành viên trong nhóm có  quyền truy cập, chỉnh sửa, tải file hình ảnh, video, chia sẻ ghi chú hoặc sổ ghi chép với những người khác ngay cả khi họ không sử dụng phần mềm.

Trello

Không  thể không nhắc đến Trello trong số những phần mềm quản lý công việc cá nhân. Đây là ứng dụng hữu ích hỗ trợ người dùng sắp xếp, quản lý công việc và theo dõi tiến độ, đặc biệt khi làm việc trong một dự án chung. Với giao diện trực quan cùng các chức năng dễ sử dụng, bạn không cần mất quá nhiều thời gian để làm quen. 

Trello có cung cấp bản dùng miễn phí vĩnh viễn cho người dùng tuy nhiên một số chức năng sẽ bị hạn chế.

Microsoft Planner

Nằm trong mạng lưới các sản phẩm của Microsoft, phần mềm quản lý công việc cá nhân Planner được biết đến với các tính năng nổi bật như hỗ trợ người dùng tổ chức, sắp xếp các đầu công việc, chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm. Lợi thế lớn nhất của ứng dụng quản lý công việc cá nhân chính Planner là khả năng tích hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft.

GapoWork - Giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý công việc cá nhân và giao tiếp đội nhóm hiệu quả

Khác với những phần mềm quản lý công việc cá nhân trên, GapoWork là không gian làm việc số giúp doanh nghiệp, tổ chức tạo ra một “better workplace” - một nơi làm việc tốt hơn cho nhân viên. Không chỉ giới hạn các tính năng dành riêng cho việc quản lý cá nhân, GapoWork còn thúc đẩy quá trình cộng tác, phối hợp giữa các thành viên diễn ra mượt mà thông qua bộ công cụ gồm 21 chức năng.

• Chuẩn hóa quy trình làm việc với tính năng Minitask. Từ khâu giao việc, sắp xếp thực hiện đến báo cáo, tất cả đều được phân chia rõ ràng trên hệ thống. Các nhà quản trị có thể cập nhật được tiến độ công việc và báo cáo của các thành viên, từ đó đánh giá và đưa ra những điều chỉnh phù hợp
• Quản lý thời gian thông minh với lịch biểu Calendar: Nhân sự có thể sắp xếp công việc theo ngày - tuần - tháng và theo dõi Deadline ngay trên Calendar. Thời gian các cuộc họp cần tham dự cũng được hiển thị trực quan trên hệ thống, thông báo sẽ được gửi đến trước khi cuộc họp diễn ra, giảm thiểu tối  đa việc quên lịch.
• Nâng cao sự tập trung, tách bạch mọi giao tiếp riêng tư, GapoWork thiết lập không gian số cho phép mọi thành viên trao đổi công việc không giới hạn, chia sẻ thông tin dưới nhiều định dạng như hình ảnh, video, text, hyperlink,...mà không cần phải truy cập vào các ứng dụng mạng xã hội khác để trao đổi.
• Nâng cao hiệu quả quản trị, dễ dàng tạo Nhóm chỉ với một cú click chuột, mọi thành viên trong từng phòng ban, dự án được thêm vào nhóm, thuận tiện cho việc  trao đổi công việc, chia sẻ và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng bằng công cụ.
• Truy cập mọi lúc mọi nơi với hai phiên bản Mobile và PC: Không giới hạn hệ điều hành và phương tiện sử dụng, người dùng có thể tải ứng dụng GapoWork và truy cập vào Nhóm nội bộ để xử lý công việc dù ở bất cứ đâu. GapoWork chú trọng đến trải nghiệm người dùng khi đảm bảo tốc độ đường truyền ổn định cùng chất lượng hình ảnh, âm thanh sắc nét.

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân

Sắp xếp và hệ thống hoá các đầu việc một cách khoa học

Khi liệt kê và phân bổ các nhiệm vụ trên phần mềm quản lý công việc cá nhân, bạn sẽ có cái nhìn trực quan hơn về những đầu việc cần làm, hạn chế tối đa được tình trạng bỏ sót. Đồng thời, bạn cũng có thể dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên để thực hiện, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ được giao. 

Nhắc nhở công việc cá nhân mọi lúc, mọi nơi

Đây là ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý công việc cá nhân. Sau khi cập nhật deadline của từng danh mục, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở về máy khi sắp đến hạn. Chức năng này giúp quá trình hợp tác, làm việc nhóm diễn ra liền mạnh, mượt mà, không bị gián đoạn. 

Phân chia công việc nhóm hợp lý, minh bạch

Sử dụng các phần mềm quản lý công việc cá nhân trong doanh nghiệp giúp cho trưởng nhóm dễ dàng theo dõi được danh sách đầu việc mà nhân viên đang thực hiện, từ đó đưa ra những điều chỉnh hoặc phân chia hợp lý, tránh tình trạng quá tải, đảm bảo hiệu suất cả nhân và toàn nhóm. 

Trên đây là danh sách 5 phần mềm quản lý công việc cá nhân hiệu quả và phổ biến nhất. Với quy mô và nhu cầu trong doanh nghiệp, việc lựa chọn những phần mềm tích hợp tính các tính năng quản trị, hỗ trợ giao tiếp bên cạnh tính năng sắp xếp, quản lý công việc cá nhân là điều cần thiết hơn cả.

Không gian làm việc số GapoWork tự hào là giải pháp công nghệ được hơn 600 tổ chức tại Việt Nam tin chọn, trong đó có các doanh nghiệp lớn như HSV Group, BIDV, Edufit, F88,..Để trải nghiệm bộ công cụ tích hợp 21 chức năng quản trị tổng thể, giao tiếp và trao đổi công việc