Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí cực kỳ hiệu quả năm 2023

Hoạt động kinh doanh, mở rộng quy mô và tăng trưởng của tổ chức trở nên hiệu quả hơn khi công việc được sắp xếp và quản lý khoa học, đồng thời khả năng phối hợp của các bên trơn tru mượt mà. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí cực kỳ hiệu quả năm 2023.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một loại phần mềm được sử dụng để quản lý và theo dõi các hoạt động trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó cho phép người dùng tạo các danh sách công việc, phân công đầu việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ và giao tiếp với đồng nghiệp. Bên cạnh đó giúp cải thiện quản lý dự án, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên và giúp cho các công việc được hoàn thành đúng hạn.

Tại sao các doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý công việc

Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Các công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày thường nhàm chán khiến nhân viên mất đi khả năng tập trung và năng suất làm việc kém hiệu quả. Với một công cụ như phần mềm quản lý công việc có thể giúp cải thiện quá trình làm việc nhờ tự động hóa các nhiệm vụ, sắp xếp và phân công khoa học đồng thời tự động nhắc nhở cho các bên liên quan. Nhờ đó, cải thiện quá trình làm việc, giúp nhân viên tập trung vào công việc của mình, tránh những công việc không cần thiết ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý công việc có thể giảm thiểu thời gian và tránh các sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình triển khai công việc.

Theo dõi, giám sát tiến độ

Phần mềm quản lý công việc giúp cho người quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên, đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng hạn và đúng chất lượng.

Mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản để truy cập và sử dụng công cụ quản lý công việc. Tại đây, các cá nhân sẽ tiếp nhận những công việc do cấp trên giao phó với đầy đủ các thông tin và yêu cầu của công việc. Nhờ vậy mà kể cả quản lý hay từng nhân viên đều dễ dàng kiểm soát công việc, theo dõi tiến độ từng đầu mục và loại bỏ hoàn toàn tình trạng quên việc. 

Giao việc dễ dàng, quản lý thông minh

Phần mềm quản lý công việc cho phép người quản lý dễ dàng phân công các công việc cho nhân viên và quản lý các thông tin liên quan đến công việc một cách thông minh. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng gián đoạn thông tin, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý công việc.

Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc giúp lập báo cáo công việc một cách cụ thể và chi tiết. Nhờ hệ thống tự động thống kê số liệu chính xác và khoa học, quản lý nhanh chóng nắm bắt và đánh giá được hiệu suất làm việc mỗi nhân viên của mình. 

Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí

Trello

Trello là một trong những phần mềm quản lý công việc miễn phí được nhiều người biết đến. Ứng dụng Trello áp dụng nguyên tắc hoạt động của nguyên lý Kanban để phân chia công việc của dự án theo 3 nhóm chính: việc cần làm, việc đang làm và công việc đã hoàn thành. Trello có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và hỗ trợ đa nền tảng.

Một số ưu điểm nổi bật của Trello: 

• Có thể sử dụng miễn phí các tính năng cơ bản.
• Thao tác dễ dàng, giao diện thân thiện.
• Linh hoạt tùy chỉnh quy trình làm việc cho nhiều dự án khác nhau.
• Có thể thiết lập chuông nhắc nhắc công việc.

Slack

Slack là một ứng dụng giao tiếp cộng tác trực tuyến, hỗ trợ quản lý công việc. Slack cung cấp các tính năng như tạo danh sách công việc, phân công công việc, gửi lời nhắc và theo dõi tiến độ công việc.

Một số ưu điểm nổi bật của Slack: 

• Slack cho phép người dùng tổ chức họp trực tuyến.
• Gửi file, gửi ảnh không giới hạn.
• Có thể trực tiếp trao đổi với đồng nghiệp về công việc trên Slack mà không cần dùng tới gmail hay gọi điện.

Google Task

Google Task là một ứng dụng quản lý công việc miễn phí được tích hợp sẵn trong Gmail và Google Calendar. Với những tác vụ, công việc đơn giản bạn hoàn toàn có thể quản lý chúng thông qua Google Task. 

Một số ưu điểm nổi bật của Google Task: 

• Cung cấp phần mềm quản lý công việc miễn phí cho người dùng.
• Đồng bộ và liên kết với các ứng dụng khác của Google.
• Tính năng đánh dấu của Google Task giúp quản lý chi tiết từng công việc.

Asana

Asana là một phần mềm quản lý công việc miễn phí được thiết kế để quản lý các dự án lớn. Phần mềm Asana hỗ trợ người dùng phát triển công việc quản lý hiệu quả hơn đồng thời cải thiện khả năng trao đổi thông tin nhanh chóng. 

Một số ưu điểm nổi bật của Asana: 

• Tích hợp Google Drive nên có thể đính kèm tệp tài liệu dễ dàng.
• Có thể chuyển đổi đầu việc thành dự án nhanh chóng.
• Tùy chọn giao diện hiển thị theo bảng Kanban hay To-do-list.
• Tự động tạo báo cáo tiến độ từng dự án (bản miễn phí) và báo cáo chuyên sâu (bản trả phí).

GapoWork

GapoWork là một giải pháp quản lý công việc được thiết kế phù hợp với mọi doanh nghiệp. Đây là nền tảng công nghệ với +26 tính năng giúp giao việc, nắm bắt tiến độ công việc hiệu quả được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Gapo. 

GapoWork có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, hỗ trợ đa nền tảng và được tích hợp với các công cụ thông báo và nhắc nhở để giúp người dùng không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào. Nền tảng này cũng có tính năng bảo mật cao, giúp bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu của người dùng. Bên cạnh đó, đội ngũ của GapoWork hỗ trợ kỹ thuật 24/7, chăm sóc và sẵn sàng giải đáp thắc mắc nhiệt tình trong mọi tình huống. 

Các tính năng chính và ưu điểm nổi bật của GapoWork bao gồm:

• Tính năng tạo và quản lý công việc: người dùng có thể tạo danh sách các công việc cần làm, gán độ ưu tiên, phân loại theo danh mục và theo dõi tiến độ công việc. Nhờ đó giúp giao đúng người đúng việc. Chấm dứt hoàn toàn tình trạng chạy theo nhắc việc từng nhân viên nhờ tính năng Nhắc nhở công việc tự động.
• Tính năng Lịch biểu giúp đặt lịch làm việc: người dùng có thể đặt lịch họp, theo dõi deadline công việc một cách dễ dàng… Ngoài ra, tính năng này đồng bộ được với Google Calendar và Outlook.
• Nhóm Cộng tác tích hợp Giao việc, Chat và Lịch biểu giúp tối ưu luồng trao đổi công việc, từ đó dự án được tiến hành trôi chảy. Quản lý có thể giao việc trực tiếp từ tin nhắn hoặc tập tin, triển khai từ mục tiêu KPI đến các hành động cụ thể, giao cho ai, deadline bao giờ.
• Thư viện GapoWork: lưu trữ vĩnh viễn và tập trung mọi loại tài liệu, hỗ trợ tải file cực nhanh lên đến 4GB/lần gửi. Từ văn bản, media, audio khi tải lên đều được lưu trữ tự động. Việc truy xuất tài liệu được thực hiện dễ dàng nhờ Tính năng Tìm kiếm.
• Trích xuất báo cáo tự động: người dùng có thể xem được báo cáo thống kê tiến độ các dự án, những công việc đang diễn ra. Nhờ đó, nắm bắt nhanh chóng dự án nào đang đúng tiến độ, dự án nào đang là điểm nóng, nhân sự nào đang làm việc tốt, nhân sự nào đang quá tải. Nhờ đó đưa ra phương án điều phối cho phù hợp.

Trên đây là Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí cực kỳ hiệu quả năm 2023. Các phần mềm này cung cấp đầy đủ tính năng quản lý công việc và giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, theo dõi tiến độ công việc và quản lý thông minh. Tuy nhiên, khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc, bạn nên xem xét các yếu tố như tính năng, tính dễ sử dụng, giá thành, độ khả thi và hỗ trợ từ nhà phát hành để đảm bảo lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp. GapoWork có thể giải pháp quản lý công việc tốt nhất và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn bởi những lợi ích mà nền tảng này mang lại. 

Để có thể trải nghiệm và sở hữu miễn phí 7 ngày bộ giải pháp quản lý công việc với +26 tính năng hỗ trợ quản trị công việc, nâng cao hiệu suất đội ngũ, đăng ký sử dụng GapoWork ngay!