Triển khai phần mềm quản lý công việc thất bại: Nguyên nhân do đâu?

Là do phần mềm không đủ chức năng hay nhu cầu của doanh nghiệp quá lớn? Hãy cùng GapoWork đi tìm lời giải cho bài toán triển khai công cụ quản lý công việc trong doanh nghiệp nhé!

5 nguyên nhân phổ biến khiến việc triển khai phần mềm không hiệu quả trong doanh nghiệp

Chọn áo “quá khổ” so với nhu cầu thực tế

Đừng tìm giải pháp rẻ nhất hoặc được đề xuất nhiều nhất, và không hẳn một phần mềm đắt tiền sẽ phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp. Phần mềm chỉ hiệu quả khi giải quyết được những vấn đề mà cá nhân và tổ chức đang gặp phải. Bên cạnh mức giá và đề xuất từ những người đã sử dụng, hãy đưa ra quyết định chọn phần mềm dựa trên những gì doanh nghiệp cần: tính năng, hỗ trợ, mức độ tùy biến,… 

Bước khảo sát, thăm dò ý kiến và nghiên cứu nhu cầu là cần thiết để biết được đâu là lỗ hổng trong khâu tổ chức và cộng tác; từ đó xác định một phần mềm sở hữu những tính năng phù hợp nhất. Hiện nay các nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc có các tính năng tùy chỉnh, cài đặt và tích hợp. Chọn cấu hình mặc định của phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ không giúp bạn tận dụng tối đa chức năng.

Không có giai đoạn “thử nghiệm”

Không chỉ thuần chức năng quản lý công việc và quản lý tiến độ, nhiều ứng dụng hiện nay đã tích hợp thêm một số công cụ hỗ trợ người dùng giao tiếp và truyền thông nội bộ. Do vậy, việc cắt giảm thời gian thử nghiệm phần mềm sẽ khiến người được phân công trải nghiệm không nắm bắt được toàn bộ chức năng của phần mềm, dẫn đến gặp khó khăn khi được yêu cầu phổ biến lại cho các thành viên khác. Hãy tận dụng thời gian dùng thử để đánh giá mức độ phù hợp đối với doanh nghiệp.

Chương trình đào tạo, giới thiệu phần mềm sơ sài

Chọn được phần mềm là trách nhiệm của riêng quản lý, nhưng trải nghiệm công cụ này cũng sẽ bao gồm cả đội ngũ nhân viên. Nếu như họ không hiểu rõ chức năng và cách thức thực hiện, vô hình dung sẽ gây ra sự lãng phí và hiệu suất không được cải thiện, không phục vụ cho nhu cầu quản lý công việc như mục tiêu ban đầu đặt ra.

Doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp giới thiệu phần mềm mới với các nội dung như:

• Giới thiệu đặc điểm và ưu điểm nổi bật của phần mềm
• Cung cấp tài liệu Online về hướng dẫn sử dụng
• Nêu rõ các bước triển khai và khung thời gian dự kiến
• Mời sử dụng trực tiếp phần mềm để theo dõi

Trong quá trình trên, nếu có bất cứ vướng mắc nào, bộ phận kỹ thuật của phần mềm có thể kịp thời giải đáp hoặc thông qua chuyên gia do nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp đề cử. 

Đây là bước quan trọng đáng để các doanh nghiệp đầu tư thời gian nếu muốn nhân viên quản lý công việc hiệu quả. Đồng thời sử dụng thành thạo các tính năng của công cụ cũ.

Bỏ qua phản hồi về việc sử dụng phần mềm từ các thành viên

Việc triển khai phần mềm quản lý công việc ảnh hưởng đến rất nhiều người – thành viên nhóm, ban quản lý và cả giám đốc điều hành. Mỗi cá nhân và bộ phận có nhu cầu và vai trò khác nhau, trong quá trình sử dụng càng không thể tránh khỏi trường hợp phần mềm gặp một số lỗi hay trục trặc kỹ thuật. 

Hãy liên tục thực hiện các cuộc thăm dò để khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên, tạo cơ hội cho họ phản ánh về hiệu quả sau một thời gian sử dụng. Liệu công cụ đã phát huy tối đa vai trò hay chưa? Hiệu suất nhân viên được cải thiện như thế nào?

Bên cạnh người tiến hành đào tạo, cần cử ra người chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ dự án và đánh giá kết quả.

Không sát sao quá trình triển khai phần mềm mới

Không phải mức độ am hiểu về công nghệ của tất cả nhân viên đều giống nhau. Có người chỉ xem việc tìm hiểu phần mềm là nhiệm vụ bổ sung mà không thực sự dành thời gian, lại có người không rành về công nghệ và cần nhiều thời gian hơn để dần thích ứng với sự thay đổi. 

Do đó, nhà quản trị nên sát sao trong quá trình triển khai, liên tục thảo luận với người phụ trách đào tạo để nắm bắt tình hình. Hãy đảm bảo rằng mọi thành viên có thể sử dụng thành thạo công cụ để phục vụ cho nhu cầu giao tiếp và quản lý công việc.

GapoWork - Giải pháp quản lý công việc đột phá được hơn hàng ngàn doanh nghiệp lựa chọn

Hiện nay, không gian làm việc số GapoWork là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các nhà quản trị đang tìm kiếm giải pháp giúp quản lý công việc, dự án hiệu quả. Giải pháp tích hợp hơn 26 tính năng ưu việt, hỗ trợ doanh nghiệp trên cả phương diện giao tiếp, trao đổi và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Với lợi thế của một sản phẩm công nghệ “Make in Việt Nam”, GapoWork thấu hiểu sâu sắc các vấn đề gốc rễ mà các tổ chức Việt đang gặp phải. Được tin dùng bởi hàng ngàn doanh nghiệp, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, EVN, Yody, HSV Group… Trên phương diện quản lý công việc, GapoWork là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp với:

• Lên danh sách nhiệm vụ từ lớn đến nhỏ một cách chặt chẽ.
• Quy trình giao việc và nhận việc diễn ra trên một nền tảng, đặt deadline cụ thể cho từng đầu việc.
• Dễ dàng theo dõi, giám sát quá trình thực hiện của đội ngũ: từ KPI đến các hành động thực hiện, người phụ trách, thời gian hoàn hành.
• Loại bỏ tình trạng quên việc và trễ deadline nhờ thông báo tự động nhắc nhở.
• Báo cáo dự án “real-time" hiển thị chi tiết và trực quan dưới dạng biểu đồ, phản ánh số lượng công việc và tiến độ; kịp thời phát hiện điểm nóng.
• Chat trao đổi công việc ngay cả khi đang Giao việc, giúp gia tăng hiệu quả và phối hợp ăn ý giữa các thành viên.
• Tối ưu luồng trao đổi công việc nhờ tích hợp tính năng Giao việc và Lịch biểu, quản lý thuận tiện lịch họp trong từng Nhóm công tác.
• Tài liệu quan trọng được lưu trữ tập trung và vĩnh viễn trên một nền tảng duy nhất, hỗ trợ tải file lên tới 4GB.
• Dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ tài liệu dù ở bất cứ lâu, đảm bảo sao lưu trên cả thiết bị web và di động

Ngoài những ưu điểm nổi bật của nhóm tính năng Giao việc - Quản lý tiến độ, giải pháp GapoWork còn chú trọng nâng cao trải nghiệm người dùng, hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc xây dựng môi trường làm việc lý tưởng bằng cách:

• Thiết kế giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trong suốt thời gian triển khai và sử dụng
• Tích hợp các ứng dụng, giải pháp đặc thù cho từng doanh nghiệp
• Đảm bảo an toàn bảo mật tuyệt đối với chứng chỉ thông tin ISO 27001

Kết luận

Khi việc triển khai phần mềm thất bại, lý do đầu tiên và phổ biến mà chúng ta thường hay nghĩ đến là do chức năng phần mềm hạn chế, không đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên, đôi khi chỉ đơn giản là công cụ đó chưa phải là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn. 

Chú trọng đến cải thiện hiệu suất đội ngũ là ưu tiên hàng đầu để phát triển nguồn nhân lực. Do đó việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc cần phải được trải qua quá trình sàng lọc kỹ càng. Hãy đặt lên bàn cân 2 khía cạnh giá cả và tính năng, sau đó đối chiếu với các vấn đề mà đội ngũ nhân viên đang gặp phải để tìm ra giải pháp.

Để trải nghiệm bộ công cụ tích hợp 26+ chức năng quản trị tổng thể, giao tiếp và trao đổi công việc, ĐĂNG KÝ dùng thử 7 ngày miễn phí GapoWork ngay tại đây!