Ứng dụng Zoom họp trực tuyến để tổ chức các hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp hiệu quả

Trong thời kỳ 4.0, việc tổ chức các sự kiện, buổi đào tạo online thông qua nền tảng Zoom họp trực tuyến đang ngày càng ngày được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Cách thức này không chỉ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí mà còn giúp xử lý được các vấn đề một cách nhanh chóng ở bất cứ nơi đâu nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cho nhân viên. Vậy làm thế nào để tổ chức các hoạt động đào tạo trực tuyến chất lượng với Zoom?

Zoom là công cụ hội họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay cho phép người dùng kết nối với nhau dù ở bất cứ nơi đâu chỉ cần sở hữu một thiết bị có kết nối Internet.

Đặc biệt bùng nổ trong giai đoạn giãn cách xã hội, chỉ tính riêng ngày 11/3/2020 Zoom đã có số lượt tải kỷ lục: 343,000 lượt trên toàn cầu (Theo Forbes). Cho đến thời điểm hiện tại nền tảng này đã trở thành một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp, được chấp nhận rộng rãi bởi nhiều tổ chức giáo dục, đào tạo.

Tại sao nên dùng Zoom để tổ chức các hoạt động đào tạo?

Hoạt động đào tạo giúp doanh nghiệp có nguồn lực thích ứng với sự thay đổi môi trường, đáp ứng yêu cầu thực hiện mục tiêu doanh nghiệp. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã tạo ra những thay đổi trong mô hình đào tạo từ trực tiếp sang trực tuyến. Với các buổi đào tạo trực tuyến, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian cũng như chi phí hơn các sự kiện tổ chức trực tiếp cũng như thu hút được nhiều người tham gia hơn.

Zoom họp trực tuyến cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết cho một buổi đào tạo như: Video và âm thanh HD, tính năng ghi chép lại nội dung cuộc họp, chia sẻ màn hình và tương tác hai chiều với số lượng lên đến 1,000 người. Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng Zoom được tích hợp sẵn trên GapoWork - Công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện như một giải pháp cho các buổi đào tạo trực tuyến.

Nâng cao trải nghiệm

Với Zoom người thuyết trình có thể chia sẻ cùng lúc với nội dung trên màn hình (video clip được ghi sẵn, bản trình bày PowerPoint, demo sản phẩm…) giúp nâng cao trải nghiệm của người tham dự. Ngoài ra còn có thể tổ chức các hoạt động như thảo luận nhóm, đặt câu hỏi tương tác để mọi người gắn kết, tinh thần vui vẻ thoải mái hơn, nâng cao hiệu suất của buổi họp. Không những thế, người dùng còn tạo được hình nền ảo phía sau mang đến cảm giác chuyên nghiệp khi diễn thuyết.

Tiện lợi

Khi họp, đào tạo trực tuyến với Zoom ai cũng có thể trở thành thư ký ghi chép lại nội dung thảo luận thông qua tính năng ghi lại cuộc họp để mọi người xem lại nội dung dễ dàng. 

Bên cạnh đó tính năng bỏ phiếu của Zoom cho phép bạn tạo các câu hỏi, khảo sát ngay trong cuộc họp và thu thập phản hồi từ những người tham gia hoặc tải xuống báo cáo sau khi phiên họp kết thúc. Từ đấy có thể đưa ra đánh giá và đo lường mức độ tương tác của những ai tham gia.

Những lưu ý để tổ chức các buổi đào tạo trực tuyến hiệu quả cùng Zoom

Kích thích khả năng tìm hiểu của người tham gia

Thay vì chỉ chia sẻ thông tin một chiều như một thước phim, nên chia buổi đào tạo ra làm nhiều phần để dễ tiếp thu lượng kiến thức mới, đặc biệt trong những chuỗi đào tạo dài ngày. Thời gian nghỉ giữa các đề mục rất quan trọng, bạn có thể làm theo nguyên tắc 50:10 (cứ học 50 phút sẽ nghỉ 10 phút). Điều này cho phép các người tham gia có thể tập trung vào một khoảng thời gian nhất định.

Thay vì diễn giải toàn bộ nội dung trong buổi đào tạo, bạn có thể gửi lộ trình đào tạo phù hợp hoặc tài liệu liên quan tới người tham gia để họ từ tìm hiểu cũng như rút ngắn được thời gian trong sự kiện chính.

Sáng tạo nội dung

Nền tảng Zoom cho phép chia sẻ các clip ghi sẵn, bản trình bày hoặc demo sản phẩm trực tiếp cũng như có phần chú thích. Ban tổ chức cũng có thể tạo ra một bảng xếp hạng để theo dõi mức độ theo dõi bài giảng của các thành viên thông qua tính năng Trò chuyện trong cuộc họp hoặc Giơ tay. 

Thay vì chỉ diễn giải bình thường, người diễn giải có thể kết hợp các nội dung để tăng sự hấp dẫn cho buổi học như: Nhóm các chủ đề tương tự trong chương trình giúp mang lại cảm giác mới lạ hoặc chia người tham gia thành các nhóm nhỏ, tạo các thử thách riêng để thảo luận và củng cố kiến thức thông qua các hoạt động.

Tạo mối quan hệ lâu dài và ý nghĩa giữa các thành viên

Thông thường các buổi đào tạo không chỉ là cơ hội để lãnh đạo hiểu nhân viên của mình hơn mà còn là dịp để các thành viên mở rộng mối quan hệ, xây dựng teamwork và tạo ra những giá trị lâu dài và ý nghĩa. Khi sử dụng Zoom họp trực tuyến điều này cũng có thể dễ dàng đạt được để tăng hiệu quả cho buổi đào tạo.

Tùy thuộc vào tầm nhìn lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty sẽ có một phương thức khác nhau để phát triển phần này, Ví dụ như yêu cầu người tham gia thay đổi nền ảo phía sau thành chủ đề họ yêu thích hoặc cái gì đó ấn tượng khi họ bắt đầu chia sẻ câu chuyện của họ để hiểu được phần nào cá tính của người kia. 

Phần kết

Zoom họp trực tuyến là một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp vừa, nhỏ để giữ liên lạc và tiếp tục hoạt động của họ dù ở bất cứ nơi đâu. Trên thực tế, 60% công ty trong danh sách Fortune 500 đã sử dụng nền tảng này để giao tiếp và tổ chức các buổi đào tạo online.

Mặc dù trên thị trường có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, nhưng Zoom vẫn đáp ứng được nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt việc hợp tác giữa Zoom và GapoWork đã đưa mọi thứ lên một tầm cao mới bằng cách tích hợp tất cả trong một dành riêng cho doanh nghiệp, nơi lãnh đạo có thể kết nối và hiểu hơn về nhân viên của mình thông qua Bảng tin, Nhóm chung, Nhóm chat… Cùng với đó là những công cụ không thể thiếu như Nhắc nhở cuộc họp, Gửi tài liệu trực tiếp qua nhóm chung hay Poll khảo sát… 

Trong tháng 5 này, GapoWork triển khai 100 phần quà đặc biệt dành riêng cho 100 doanh nghiệp nhất được trải nghiệm Zoom không giới hạn với quy mô lên đến 300 người cùng lúc trong vòng 6 tháng. 

Bạn đã sẵn sàng để để các buổi đào tạo trực tuyến tiếp theo của doanh nghiệp trở thành niềm mong đợi của tất cả các thành viên? Đăng ký ngay GapoWork để sử dụng Zoom không giới hạn cùng các tính năng tuyệt vời dành riêng cho doanh nghiệp.

95,6% khách hàng trải nghiệm GapoWork thành công đều đồng ý rằng: “Nền tảng đã thúc đẩy các hoạt động giúp giữ chân nhân tài, giảm thiểu tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, tăng khả năng tuyển dụng nhân sự mới cho doanh nghiệp”.

GapoWork là sản phẩm của công ty Cổ phần Công nghệ Gapo, trực thuộc tập đoàn Công nghệ G-Group. Hiện nay GapoWork đã được hơn 100 doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng sử dụng như: F88, Yody, Beatvn, HSV Group, TechZones, Vitto,..