Vai trò của truyền thông nội bộ đối trong sự phát triển của doanh nghiệp

Để hình thành một lực lượng lao động chuyên nghiệp, kết nối không thể không nhắc đến vai trò của truyền thông nội bộ. Đây là yếu tố quyết định đến sự phát triển, sống còn của một tổ chức trước xu thế chuyển dịch tất yếu sang nền kinh tế đổi mới.

Trong bài viết này, GapoWork sẽ đưa đến cho bạn cái nhìn rõ hơn về vai trò của truyền thông nội bộ, đồng thời đề xuất quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp

Khái niệm Truyền thông nội bộ (IC - Internal Communications) được hiểu là việc truyền tải thông tin, duy trì hoạt động giao tiếp hiệu quả giữa các cá nhân hoặc giữa các phòng ban, các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp.

Công tác truyền thông nội bộ được thực hiện nhằm mục đích xây dựng và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên, qua đó định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

Nếu không có một chiến lược truyền thông nội bộ tuyệt vời, nhân viên của bạn có thể dễ dàng lãng phí khoảng 30% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin họ cần, khiến công ty của bạn mất khoảng 15.350 đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm. Mặt khác, giao tiếp tốt là yếu tố quan trọng giúp nhân viên gắn kết cao, giúp các công ty có lợi nhuận cao hơn 22%.

Vai trò của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp

Củng cố tầm nhìn, nâng cao trải nghiệm cho nhân viên 

Vai trò của truyền thông nội bộ là trở thành công cụ chiến lược quan trọng để giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội; luôn nỗ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thể hiện qua công việc hàng ngày. Một chiến lược truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên. 

Xem thêm: Tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp với Gapowork

Khi doanh nghiệp xây dựng được chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, điều này sẽ được thể hiện qua sự hài lòng, mức độ cống hiến của nhân viên đối với công ty. Những thông tin truyền đạt qua hoạt động truyền thông nội bộ có sức mạnh lôi cuốn, dẫn dắt thái độ và hành vi nhân viên, gia tăng năng suất, tính sáng tạo. Ngược lại, truyền thông nếu kém hiệu quả sẽ tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm nhiệt huyết độ ngũ và mức độ gắn bó với doanh nghiệp.

Một điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune (Mỹ) bình chọn là những người lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng thương hiệu nội bộ. Họ hiểu rõ rằng lợi nhuận của công ty có liên quan trực tiếp đến nhân viên là những người hiện thực hóa tầm nhìn và sứ mệnh của công ty qua công việc hàng ngày. Trải nghiệm của nhân viên được cải thiện chính là mấu chốt quan trọng nhất dẫn tới các kết quả tích cực tiếp theo như doanh thu, hiệu suất, trải nghiệm khách hàng.

Doanh nghiệp truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực tốt hơn

Duy trì dòng chảy thông tin xuyên suốt, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng

Theo số liệu nghiên cứu nhân sự của công ty tư vấn DG&A của Mỹ, hiện chỉ có 37% nhân viên hiểu rõ mục đích mà tổ chức đang theo đuổi và lý do tại sao; 20% nhân viên hiểu được vai trò và công việc của bản thân có ý nghĩa như thế nào đối với mục đích của tổ chức. Kết quả này cho thấy được phần nào lý do niềm tin của đội ngũ nhân viên đối với doanh nghiệp ngày càng bị suy giảm. 

Sau một thời gian làm việc công ty, nhân viên thường có xu hướng rơi vào tâm trạng “hoang mang” và thiếu định hướng vì không hiểu rõ mục tiêu của công ty; khoảng cách giữa giữa ban lãnh đạo và đội ngũ quá lớn,...Những nghi vấn này có thể xem là hậu quả của việc niệm mơ hồ về sứ mệnh và mục tiêu chung của công ty, dẫn đến việc không nhìn nhận được vai trò của mình đối với tổ chức.

Đối với lực lượng nhân viên tuyến đầu, nhân viên mới và cả những người đã làm việc lâu năm, tất cả đều có quyền nắm bắt cụ thể mọi thông tin, cập nhật nhanh nhất sự thay đổi hoặc những sự kiện quan trọng đang diễn ra. Và truyền thông nội bộ được sinh ra để thực hiện sứ mệnh đó.

Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Đồng thời, vai trò của truyền thông nội bộ còn góp phần thâu tóm mọi thông tin trong tổ chức một cách thống nhất trên một kênh duy nhất, đảm bảo tính chính xác, tránh tình trạng dàn trải dẫn đến việc nhân viên khó tiếp nhận nội dung quan trọng.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh

Văn hoá doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng bởi nó hình thành nên bản sắc riêng của tổ chức, ảnh hưởng tới năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Xác định được vai trò của truyền thông nội bộ là yếu tố nền tảng để doanh nghiệp trở thành một cộng đồng kết nối, nơi có sự gắn kết chặt chẽ của mỗi cá thể trong chính doanh nghiệp đó, từ đó góp phần vào việc tạo dựng văn hóa chung của doanh nghiệp.

Các hoạt động truyền thông nội bộ sẽ là chất xúc tác để củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.

Thu hút và giữ chân đội ngũ

Một môi trường làm việc có các hoạt động truyền thông nội bộ tuyệt vời sẽ tạo cảm hứng sáng tạo, cống hiến của đội ngũ. Điều này cũng được Gallup xác nhận rằng, nhân viên gắn bó với công ty là những người dành hết tâm trí và nhiệt tình với công việc cũng như nơi làm việc của họ.

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến. Do đó sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu dài với công ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm. Ngoài ra, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp thu hút nhân tài.

Cải thiện hiệu suất, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu

Nghiên cứu của Appota đã chỉ ra rằng năng suất của người lao động có thể tăng lên đến 25% nếu doanh nghiệp có hoạt động truyền thông nội bộ tốt. Một nghiên cứu khác của Tập đoàn Aberdeen cũng chỉ ra rằng các công ty có nhân viên gắn bó lâu dài sẽ dẫn đến sự trung thành của khách hàng cao hơn 233% và doanh thu hàng năm tăng hơn 26%. 

Một khi mức độ hài lòng và tinh thần đoàn kết nâng cao, nhân viên có xu hướng tạo ra những giá trị có tuyệt vời. Từ cá nhân đến tập thể, việc phối hợp trong công việc diễn ra ăn ý sẽ đem lại năng suất tuyệt vời cho doanh nghiệp. Tinh thần đoàn kết tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết hỗ trợ và cùng nhau đi lên.

Ngoài ra, khi truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, những mục tiêu kinh doanh sẽ được truyền tải tới nhân viên một cách rõ ràng và chính xác nhất. Nhân viên một khi đã hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ, của công ty, về những thông điệp mà công ty gửi gắm, họ sẽ trở thành những “đại sứ thương hiệu” hoàn hảo nhất cho chính doanh nghiệp của mình. Ví dụ điển hình chính là Tập đoàn Dell với khoá đào tạo về “Social Employee” cho 1000 nhân viên của mình. Nhờ có nó, các chia sẻ từ chính nhân viên của Dell về sản phẩm được người dùng MXH quan tâm và chia sẻ hiệu quả gấp 6 lần so với nội dung được chia sẻ từ tài khoản chính chủ của doanh nghiệp.

6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông trong nội bộ hiệu quả

Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp
Một bản đánh giá thực trạng chi tiết về tổ chức là cơ sở để thấu hiểu về tình hình hiện tại, từ đó xây dựng mục tiêu và chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Bản đánh giá có thể dựa trên các yếu tố: 

• Tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,… của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội nào?
• Hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện tại như thế nào?

Bước 2: Xác định đối tượng

Mặc dù việc truyền thông nội bộ thường được tiến hành ở quy mô rộng nhưng trong một vài thời điểm then chốt như thay đổi nhân sự, bạn cần đặc biệt quan tâm đến các đối tượng chịu ảnh hưởng thay đổi.

• Những ai cần biết thông tin?
• Nội dung thông tin đó là gì?
• Ai có mối liên hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp?
• Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên lại hay không?

Bước 3: Xây dựng mục tiêu và thông điệp cụ thể

Việc xác định mục tiêu, thông điệp của doanh nghiệp chính là yếu tố cốt lõi nhất của bản kế hoạch truyền thông. Bám sát các tiêu chí trong nguyên tắc SMART sẽ giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả ở bước này: Specific (cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu), Measurable (đo đếm được) – Achievable/ Attainable (có thể đạt được bằng chính khả năng của mình) – Realistic/ Relevant (thực tế, không viễn vông) – Time bound/ Time based (thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra).

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược chính là phương pháp, cách tiếp cận mà doanh nghiệp cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Cần làm rõ các yếu tố sau:

• Hình thức công nhận nhân viên
• Lộ trình thăng tiến cho nhân viên
• Kênh truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Bước 5: Lên kế hoạch hành động

Đây là bước hiện thực hóa các chiến lược đề ra. Để triển khai một các có hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng vào 3 yếu tố:

• Truyền thông nội bộ được thể hiện thông qua những hoạt động nào?
• Thời điểm triển khai khi nào?
• Ai là người chịu trách nhiệm?

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường chính là cách hiệu quả nhất để biết bạn có đang đi đúng hướng hay không, từ đó kịp thời đưa ra phương án điều chỉnh, thay đổi hợp lý. Các tiêu chí để đo lường hiệu quả được thể hiện qua:

• Mức độ tương tác của nhân viên đối với công ty
• Phản hồi của nhân viên sau mỗi thông tin được ban hành
• Tỷ lệ giữ chân nhân viên, kết quả khảo sát về mức độ hài lòng trong công việc,…

Hoàn thiện kế hoạch xây dựng truyền thông nội bộ cùng nền tảng GapoWork

Ra đời với sứ mệnh xóa bỏ khoảng cách, nâng cao gắn kết và tăng cường nội lực của tổ chức, nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức GapoWork phát triển cùng lúc 21 chức năng như nhắn tin, tạo nhóm, đăng bài, giao việc, ....tạo ra  không gian để mọi nhân sự trong tổ chức nghe - nhìn - cảm nhận văn hóa chung và được truyền cảm hứng bởi những hoạt động, câu chuyện được chia sẻ. 

Mỗi nhân sự trong tổ chức đều có thể dễ dàng kết nối, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm; đóng góp ý tưởng qua nhắn tin, đăng bài, đặt câu hỏi ẩn danh, tham gia khảo sát, ... Điều này thúc đẩy quyền bình đẳng của người lao động và tạo ra môi trường làm việc có minh bạch, sáng tạo và kết nối cao.

Đồng thời, với sự trợ giúp đắc lực của nền tảng công nghệ số trong vận hành, quản lý công việc, nền tảng GapoWork sẽ giúp tăng sự hiện diện của nhà lãnh đạo với đội ngũ nhân viên, xóa bỏ khoảng cách để tạo sự gắn bó trong tập thể.

87% khách hàng sau khi sử dụng GapoWork cho tổ chức của mình đều khẳng định: “GapoWork hỗ trợ tối đa trong việc tăng tương tác, kết nối đội ngũ và tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả”.

95,6% khách hàng trải nghiệm GapoWork thành công đều đồng ý rằng: “Nền tảng đã thúc đẩy các hoạt động giúp giữ chân nhân tài, giảm thiểu tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, tăng khả năng tuyển dụng nhân sự mới cho doanh nghiệp”.

Lời kết

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một câu chuyện riêng của mình và cần sử dụng linh hoạt truyền thông nội bộ cho mỗi trường hợp. Xác định được vai trò của truyền thông nội bộ là một trong những hoạt động chủ chốt trong công cuộc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Hội nhập xu thế của quá trình chuyển đổi số, thay vì truyền đạt thông tin bằng văn bản, giấy tờ nhàm chán và khô khan như trước đây, các nhà nhà quản trị có thể trải nghiệm hình thức truyền thông trực tuyến hiện đại, mới mẻ thông qua các phần mềm và app - ứng dụng, điển hình nhất chính là nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức GapoWork.

Góp phần thu hẹp khoảng cách của các phòng ban, tăng cường hợp tác trong đội ngũ và gia tăng nội lực của tổ chức, GapoWork đồng hành cùng doanh nghiệp Việt kiến tạo mô hình doanh nghiệp kết nối. Đăng ký trải  nghiệm mở “văn phòng trên mây" cùng GapoWork ngay hôm nay!