6 Vấn đề khiến đội ngũ giảm hiệu suất khi làm việc nhóm

Phần lớn mọi người luôn tìm kiếm các phương pháp để cải thiện hiệu quả của làm việc nhóm nhưng lại bỏ qua các yếu tố làm gián đoạn sự liên kết đội nhóm cho đội ngũ của mình. Cùng GapoWork tìm hiểu những rào cản phổ biến nhất đối với quá trình liên kết nhóm hiện nay để hoàn thiện đội ngũ của bạn và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Tại sao cần liên kết các thành viên trong nhóm?

Có rất nhiều nghiên cứu cũng như bài học thực tế chỉ ra mối quan hệ của việc xây dựng đội nhóm vững mạnh đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Dù trong bất cứ lĩnh vực nào từ lao động sản xuất đến sáng tạo nội dung thì làm việc nhóm cũng thật sự cần thiết.

Mỗi cá nhân đều có khả năng và thế mạnh riêng, làm việc nhóm sẽ giúp các thành viên hỗ trợ nhau tốt hơn, khắc phục được những điểm yếu và phát huy được hết thế mạnh của mình.

• Làm việc nhóm giúp giảm tải khối lượng công việc cho các thành viên và tăng hiệu quả làm việc.
• Tối ưu thời gian làm việc để các thành viên hoàn thành công việc nhanh hơn.
• Rèn luyện khả năng giao tiếp và tăng sự gắn kết của của các thành viên trong nhóm.
• Bổ trợ những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nhau để khắc phục những nhược điểm của bản thân.
• Nhanh chóng đưa ra quyết định.

Các thành viên trong nhóm cần trao đổi và tương tác với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức dựa trên tinh thần đồng đội, tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau. Để làm việc nhóm hiệu quả, cần tìm ra những rào cản giữa các thành viên của mình và loại bỏ những yếu tố ấy ngay khi có thể.

GapoWork gợi ý: 10+ cách cải thiện tinh thần đội nhóm mỗi ngày

6 yếu tố gây cản trở làm việc nhóm trong doanh nghiệp

Trong rất nhiều năm làm việc và tổng hợp các báo cáo từ công ty, tập đoàn lớn khác nhau, Lucidity đã chỉ ra 6 yếu tố phổ biến khiến cho khả năng liên kết đội nhóm bị ảnh hưởng hiện nay là:

• Thiếu tầm nhìn cụ thể.
• Cấu trúc rời rạc, thiếu liên kết.
• Phân bổ khối lượng công việc không đồng đều.
• Không có báo cáo cụ thể.
• Thiếu sự  nhất quán.
• Đặc điểm khác biệt giữa các thành viên.

Thiếu tầm nhìn cụ thể

Tất cả các thành viên cần được làm việc và cống hiến vì một mục tiêu duy nhất. Nếu các thành viên không có định hướng cụ thể họ sẽ mất đi động lực để cố gắng và thiếu đam mê với công việc.

Sự dẫn dắt của người đứng đầu vô cùng quan trọng, giúp tiếp thêm nguồn cảm hứng cho các thành viên để họ có thể tập trung nỗ lực để cùng doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu của mình.

Cấu trúc rời rạc, thiếu liên kết

Để làm nhóm hiệu quả cần có sự thống nhất giữa các thành viên. Việc thiếu mô hình, cấu trúc hoạt động cũng là một trong những lý do phổ biến nhất dẫn đến thiếu liên kết với nhau. Dựa vào mục tiêu chung của đội nhóm, mỗi thành viên cần được phân rõ trách nhiệm, đầu việc cụ thể.Khi các thành viên hiểu hơn về mô hình hoạt động, tầm nhìn của doanh nghiệp sẽ tìm ra phương pháp làm việc phù hợp và hiệu quả nhất.

Các tổ chức có thể sử dụng các công cụ làm việc để xây dựng cấu trúc phù hợp nhất với mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp, làm việc nhóm. Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã có thể cung cấp tới cho nhân viên cái nhìn tổng thể và trực quan về hoạt động của doanh nghiệp với tính năng Sơ đồ tổ chức GapoWork, từ đấy hỗ trợ giải quyết nhanh chóng và vận hành trơn tru.

Phân bổ khối lượng công việc không đồng đều

Có rất nhiều đầu việc chúng ta cần triển khai và không thể thực hiện đồng thời các nhiệm vụ cùng lúc vì vậy phải phân bổ khối lượng công việc là thực sự cần thiết.

Dựa trên chiến lược tổng thể bạn có thể sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên dựa vào mức độ cấp thiết và tính toán thời gian để hoàn thành và không nên chồng chéo các việc với nhau. Tránh trì hoãn để làm ảnh hưởng đến công việc chung của nhóm.

Với GapoWork bạn có thể sử dụng tính năng MiniTask để giao việc nhanh chóng, kiểm soát tiến độ công việc và tự quản lý các đầu việc một cách hiệu quả.

Không có báo cáo cụ thể

Báo cáo công việc khi làm việc nhóm cần được diễn ra thường xuyên, minh bạch để mọi người trong nhóm có thể theo dõi được tiến độ cũng như kết quả công việc của tất cả các thành viên khác.

Đặc biệt nếu làm việc từ xa, việc báo cáo cũng sẽ giúp các quản lý theo dõi và có thể đánh giá được cấp dưới của họ, nhất là khi có sự việc xảy ra còn tìm được phương án giải quyết  nhanh chóng và kịp thời. Các vấn đề được giải quyết càng nhanh thì càng ít ảnh hưởng đến công việc chung và giúp mọi người thoải mái hơn khi làm việc.

Hiện nay, các tổ chức cũng có thể tổ chức các buổi họp nhanh đầu ngày để báo cáo các công việc cũng như những vấn đề tồn động cần giải quyết để mọi thành viên trong nhóm nhanh chóng nắm được tình hình qua tính năng Zoom không giới hạn được tích hợp trên GapoWork.

Thiếu nhất quán

Sự thiếu nhất quán chính là vấn đề phổ biến nhất tạo ra mâu thuẫn khi liên kết đội nhóm. Cần có sự đồng nhất từ cách truyền tải thông điệp, phương thức làm việc, mẫu báo cáo… để cho mọi người có thể dễ dàng theo dõi và đặc biệt là luôn sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc, bên cạnh đó có dễ gây ra các vấn đề:

• Khó tiếp cận, quản lý và theo dõi công việc.
• Mất nhiều thời gian để tìm kiếm những thông tin cần thiết.
• Chậm tiến độ, khó đưa ra quyết định.
• Vô tình tạo nên áp lực cho các thành viên còn lại.

Với GapoWork - nền tảng giao tiếp và làm việc đội nhóm dành riêng cho doanh nghiệp sẽ giúp làm việc nhóm trở nên nhất quán và dễ dàng hơn với đầy đủ các tính năng cần thiết để giải quyết công việc: Bảng tin, Bài viết, tạo Nhóm hay Gọi video cùng với đó là tích hợp tính năng họp Zoom… Nơi bạn có thể chia sẻ thông tin, kế hoạch, báo cáo dễ dàng với tốc độ xử lý và gửi file nhanh chóng lên đến 4GB.

Sự khác biệt giữa các thành viên

Yếu tố cuối cùng tạo nên sự gián đoạn khi làm việc nhóm chính là sự khác biệt giữa các thành viên. Các thành viên cần tôn trọng sự khác biệt của nhau: văn hóa, địa lý, học vấn, hoàn cảnh gia đình… và kết hợp với nhau để tạo nên giá trị chung cho tổ chức.

Đa dạng làm nên sự khác biệt và những ý tưởng đột phá, không dễ gì để tìm những người có cùng tầm nhìn với chiến lược và sự phát triển của tổ chức, vì vậy hãy tận dụng khả năng và sự nhiệt huyết của họ để làm nên một đội nhóm tuyệt vời.

Lời kết

Bất cứ tổ chức nào cũng đều được vận hành từ những đội nhóm nhỏ và tập hợp của nhiều cá tính khác nhau, do đó việc xây dựng những đội nhóm này quyết định rất nhiều đến sự thành bại của doanh nghiệp. Nếu bạn thấy bất cứ vấn đề nào ảnh hưởng đến cách làm việc hay hiệu suất của cả nhóm hãy nhanh chóng tập hợp các thành viên và cùng đưa ra giải pháp để xử lý kịp thời. Điều này giúp bạn hạn chế những rủi ro và bắt đầu dần hoàn thiện đội nhóm ngày một làm việc hiệu quả hơn.

Đặc biệt trong làm việc nhóm, định hướng và tầm nhìn của người lãnh đạo vô cùng quan trọng, là người kết nối các thành viên với nhau, truyền cảm hứng cũng những dẫn dắt đội ngũ đạt được những dấu mốc quan trọng. Bên cạnh đó cũng có thể tận dụng sức mạnh của công nghệ để công việc đạt hiệu quả.

Có thể bạn chưa biết:

• Top 10+ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
• 5 bước xây dựng mục tiêu làm việc nhóm hiệu suất cao