10 cách giúp cải thiện tinh thần đội nhóm của bạn mỗi ngày

Trong quá trình làm việc nhóm, bất đồng và tranh cãi là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên làm thế nào để đội nhóm hoạt động hiệu quả nhất cũng như gắn kết các thành viên với nhau mới là điều doanh nghiệp nên quan tâm. Cùng tham khảo 10 cách được tổng hợp bởi GapoWork để bắt đầu cải thiện hiệu suất làm việc cho đội nhóm của bạn.

Tầm quan trọng của tinh thần tập thể đội nhóm trong doanh nghiệp

Cách xây dựng doanh nghiệp cũng như một đoàn tàu: được vận hành và phối hợp bởi tất cả các thành viên để đi theo đúng lộ trình, tránh trường hợp bánh tàu trật ra khỏi đường ray. Làm việc nhóm hiệu quả rất quan trọng bởi nó quyết định trực tiếp đến sự thành bại của một tổ chức. Cho dù bạn có tập hợp được những cá nhân xuất sắc nhưng lại thiếu sự gắn kết với tầm nhìn, văn hóa doanh nghiệp cùng sự tương tác trong đội ngũ thì cũng khó có thể đi xa được.

Khi làm việc nhóm, các thành viên có thể dễ dàng nhận ra được những điểm mạnh của mình về kỹ năng, kiến thức, khả năng sáng tạo, giao tiếp để bù đắp cho nhau những điểm còn thiếu sót.

Vậy làm thế nào để phát huy được hết khả năng của các thành viên và kết hợp mọi người với nhau để tạo nên sự bứt phá cho công việc? Dưới đây là 10 phương pháp đã được GapoWork tổng hợp từ những báo cáo, nghiên cứu cũng như trải nghiệm thực tiễn từ chính tác giả giúp cải thiện tinh thần tập thể và thái độ làm việc của đội nhóm cũng như các thành viên trong doanh nghiệp.

1. Cùng nhau lập kế hoạch

Một trong những cách làm việc nhóm hiệu quả chính là cùng nhau xây dựng một bản kế hoạch dựa trên định hướng chung của doanh nghiệp. Mặc dù trưởng nhóm là người đưa ra quyết định cuối cùng nhưng việc lắng nghe, chia sẻ các ý kiến giữa các thành viên để giúp nâng cao vai trò của họ là vô cùng cần thiết.

Khi các thành viên nắm rõ được vai trò và vị trí của mình về các đầu việc của mình trong bản  kế hoạch,... sẽ có thể hoàn thành công việc một cách chủ động và hiệu quả hơn.

2. Phân quyền cho tất cả các thành viên

Sau khi đã có bản kế hoạch, quá trình làm việc nhóm sẽ diễn ra thuận lợi hơn khi mỗi nhân sự cần được phân rõ vai trò, vị trí và chịu trách nhiệm cho công việc đó, từ đấy họ có thể dễ dàng quản lý các đầu việc mà không sợ bị bỏ sót.

3. Quản lý thời gian và hạn chế làm thêm giờ

Hãy luôn đặt deadline cho các đầu mục công việc. Bạn cần biết  thành viên trong nhóm sử dụng thời gian của họ có đang hợp lý hay không. Điều này sẽ giúp bạn phân chia khối lượng công việc một cách linh hoạt dựa theo cách làm việc và khả năng quản lý thời gian của từng nhân viên. Từ đấy có thể đánh giá được năng lực của mỗi người và giúp quá trình làm việc nhóm trở nên thuận lợi hơn mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác..

Chỉ nên làm thêm giờ trong trường hợp cần thiết, cố gắng đừng để nhân viên mang việc về nhà làm và làm gián đoạn thời gian nghỉ ngơi của họ. Tình trạng này thường diễn ra tại nhiều công ty làm việc từ xa có thể khiến tinh thần tập thể bị giảm sút nghiêm trọng nếu kéo dài.

4. Chỉ họp khi thực sự cần thiết

Với sự phát triển của công nghệ thông tin các cuộc họp có thể được tổ chức nhanh chóng ở bất cứ đâu. Tuy nhiên chỉ nên tổ chức các cuộc họp khi cần thiết và buộc phải giải quyết công việc khẩn cấp.

Trung bình một nhân viên dành đến 37% thời gian của họ cho những cuộc họp và chỉ 20% trong số đó là thực sự cần thiết. Thay vì họp hành, các nhân sự có thể sử dụng thời gian đấy để tập trung triển khai công việc của mình.

Thay vì họp hành với mật độ dày đặc, các thành viên có thể báo cáo nhanh công việc của mình hàng ngày qua các công cụ làm việc nhóm. Bên cạnh đó có thể sử dụng các tính năng Chia sẻ tài liệu, Bản tin của GapoWork để truyền tải thông điệp và báo cáo nhanh khi cần thiết.

5. Học cách lắng nghe

Lắng nghe là một điều cần thiết không chỉ trong kỹ năng làm việc nhóm mà còn trong giao tiếp. Khi các thành viên trong nhóm thấy bạn lắng nghe họ, có nghĩ là ý tưởng của họ được ghi nhận.

Việc lắng nghe cũng giúp cho các đồng nghiệp, các thành viên trong nhóm có thể hiểu được vấn đề và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

6. Làm việc linh hoạt

Trong một báo cáo gần đây của Workfront chỉ ra rằng: 69% người lao động muốn làm việc trong môi trường linh hoạt hơn để có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Không cần phải quá khắt khe về thời gian cũng như địa điểm làm việc, để các nhân viên chủ động về triển khai công việc của họ miễn sao đảm bảo tiến trình cũng như hiệu quả công việc.
Trong thời kỳ chuyển đổi số, làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến. Nhân viên không cần đến văn phòng cũng có thể hoàn thành các công việc ở nhà được. Hãy tận dụng những công cụ hỗ trợ làm việc linh hoạt hơn trong các phương thức hoạt động cho đội nhóm của bạn.

7. Tập trung giải quyết các vấn đề

Khi làm việc nhóm, chúng ta không thể tránh khỏi những tranh cãi và bất đồng, nhưng giải quyết vấn đề ra sao mới là điều quan trọng hơn cả. Trước khi bắt tay vào triển khai kế hoạch hãy cân nhắc thêm những phương án thay thế, nhằm tránh các trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Trong tình huống xảy ra vấn đề ngoài ý muốn, nhóm nên bình tĩnh và cùng thảo luận với nhau để nhanh chóng tìm cách xử lý thay vì đổ lỗi và bắt ai đó phải chịu trách nhiệm.

8. Thúc đẩy truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ không chỉ có tác động tích cực đến môi trường làm việc và đội ngũ nhân sự mà còn đóng góp vai trò quan trọng để xây dựng doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Đừng để môi trường công sở chỉ có làm việc, bạn có thể sử dụng truyền thông nội bộ để ổ chức các hoạt động tập thể teambuilding, minigame, xem phim hoặc các sự kiện. Tham khảo top 6 kênh truyền thông nội bộ giúp gắn kết tinh thần làm việc của đội nhóm tập thể.

Trong thời kỳ giãn cách, hạn chế tụ tập, doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng Chat, Video HD/ Call Audio của GapoWork để gia tăng tương tác và tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ.

9. Ghi nhận những nỗ lực của thành viên

Ghi nhận thành quả và nỗ lực của các thành viên trong đội nhóm không bao giờ là thừa. Việc ghi nhận kịp thời sẽ tạo động lực cho mọi người cố gắng và phát triển hơn nữa. Tất nhiên cần xây dựng các tiêu chí thưởng phạt rõ ràng và minh bạch để không xảy ra tranh cãi đối với tất cả mọi người. Đôi khi một lời cảm ơn chân thành cũng là đủ.

Việc ghi nhận không chỉ dành cho cá nhân còn cần được diễn ra trên quy mô tổ chức. Một buổi liên hoan nhỏ cũng được coi là phần thưởng xứng đáng cho nỗ lực của tập thể.

10. Sử dụng những nền tảng giao tiếp riêng biệt

Tất cả các công việc được giao cần được xác nhận qua văn bản nhưng cần có một nền tảng giao tiếp riêng biệt khác với những mạng xã hội thông thường để tránh bị gián đoạn bởi những tin nhắn thông thường khác.

Hiện nay có rất nhiều nền tảng chuyên biệt cho giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp, dễ dàng trao đổi, làm việc nhóm và triển khai các công việc hiệu quả hơn. Điều này vừa giúp các nhân sự dễ dàng quản lý các công việc, vừa cải thiện được năng suất làm việc của các thành viên. Nổi bật trong số đó phải kể đến GapoWork.

GapoWork - Nền tảng giao tiếp đội nhóm và giao việc hiệu quả cho doanh nghiệp và tổ chức, mang đến giải pháp quản lý công việc toàn diện, giúp tăng khả năng tương tác, giao tiếp trong đội ngũ và phát triển các hoạt động truyền thông nội bộ, cải thiện sự gắn bó của nhân sự, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Điểm nổi bật là cú bắt tay ấn tượng với ứng dụng họp nhóm số một thế giới - Zoom. GapoWork đã tích hợp Zoom thành một tính năng có sẵn trên hệ thống. Hiện nay, GapoWork đang triển khai chương trình: Tài trợ 100% tài khoản GapoWork đã tích hợp tính năng Zoom không giới hạn cho 1000 doanh nghiệp và tổ chức.

Tham khảo:

• Top 6 vấn đề khiến đội nhóm giảm hiệu suất làm việc
• Bí quyết giúp tăng năng suất làm việc nhóm