Các công cụ truyền thông nội bộ truyền thống liệu có còn hiệu quả trong doanh nghiệp?

Cùng GapoWork phân tích sâu hơn về đặc điểm của các kênh truyền thông nội bộ cũng như xu hướng truyền thông nội bộ hiện nay, từ đó tìm ra hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Tại sao phải sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ?

Hoạt động truyền thông nội bộ về bản chất là sự chia sẻ và lan tỏa thông điệp đến các đối tượng nhân viên vào từng thời điểm. Nội dung truyền thông nội bộ có thể là tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu,…hoặc các sự kiện. Chính vì thế, để luồng thông tin được truyền tải một cách hiệu quả, để mọi thành viên nắm bắt kịp thời và toàn diện, lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ là bước vô cùng quan trọng.

Các công cụ truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng

Bên cạnh đó, sự nhầm lẫn giữa hoạt động truyền thông nội bộ với quản lý nhân sự hay tổ chức sự kiện cũng là nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp thiếu quan tâm đến việc lựa chọn công cụ truyền thông nội bộ. Điều này không chỉ khiến cho sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức trở nên rời rạc mà còn ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh về lâu dài.

Cần định hình rõ mục đích chính của kênh truyền thông nội bộ thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác để nâng cao hiệu quả lan toả văn hoá doanh nghiệp trong công ty.

Các công cụ truyền thông nội bộ truyền thống phổ biến trong doanh nghiệp

Tuỳ vào đặc thù, mô hình, mục đích truyền tải thông tin của mỗi doanh nghiệp mà việc lựa chọn các công cụ truyền thông nội bộ sẽ khác nhau. Nhìn chung, dưới đây là một số các kênh được ưa chuộng nhiều nhất trong tổ chức:

Email nội bộ

Đây là một trong số các công cụ truyền thông nội bộ hàng đầu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều triển khai. Email phù hợp với những thông tin hoặc thông báo quan trọng, mang tính chính thức và đảm bảo sự chuyên nghiệp. Ví dụ như sự thay đổi hoặc bổ sung chính sách, quy định; thông tin lương – thưởng;…

Ấn phẩm nội bộ

Thông tin có thể được truyền tải theo nhiều cách khác nhau để gia tăng mức độ hiệu quả và kích thích sự tương tác đến từ đội ngũ, việc xuất bản các ấn phẩm như tạp chí, cẩm nang cũng được xem là một trong số các công cụ truyền thông nội bộ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Ấn phẩm là một trong số các công cụ truyền thông nội bộ phổ biến

Ấn phẩm nội bộ khuyến khích được xuất bản định kỳ, thường theo tuần, tháng hoặc quý,..chứa đựng nội dung phong phú: về công ty, con người, những câu chuyện tiêu biểu, thành tích ấn tượng.

Không chỉ dừng lại ở dạng in ấn truyền thống, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức điện tử, ebook,…Điều này không chỉ góp nâng cao mức độ tiếp cận của các thành viên mà còn đẩy sự sáng tạo, linh hoạt mà còn tiết kiệm chi phí cho tổ chức.

Tham khảo: Truyền thông nội bộ là gì

Radio

Mặc dù được xếp vào một trong số các công cụ truyền thông nội bộ “lâu đời” nhưng radio vẫn là kênh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cách thức này đặc biệt phù hợp khi các nhà lãnh đạo hoặc đội ngũ quản lý nhân sự muốn truyền tải thông tin nhằm mục đích tạo động lực, thúc đẩy tinh thần nhân viên; bản tin hoặc sự kiện đáng chú ý trong tuần.

Khi lựa chọn công cụ truyền thông nội bộ truyền thống này cần lưu ý về tần suất phát sóng cũng như thiết bị để đảm bảo hiệu quả tốt nhất, tránh trường hợp lặp đi lặp lại nội dung với thời lượng dày đặc gây nhàm chán.

Sự dịch chuyển sang các công cụ truyền thông nội bộ trực tuyến

Không thể phủ nhận vai trò và hiệu quả mà các công cụ truyền thông nội bộ trên đây mang lại tuy nhiên sau khi trải qua đại dịch Covid-19, chúng ta đã được chứng kiến nhiều sự thay đổi trong cách doanh nghiệp vận hành và kết nối. Thích nghi với hình thức làm việc từ xa “Work from home” hay “Hybrid Working”, việc chuyển đổi số lại trở lên mạnh mẽ hơn bao giờ hết khi vô số các nền tảng trực tuyến là công cụ hàng đầu hỗ trợ duy trì kết nối và duy trì văn hoá doanh nghiệp

 Truyền thông nội bộ trên nền tảng số GapoWork

Những kênh truyền thông nội bộ kỹ thuật số đang dần chiếm ưu thế, điển hình nhất chính là mạng xã hội nội bộ hay còn gọi là mạng xã hội doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần đáp ứng nhu cầu giao tiếp, mạng xã hội nội bộ còn được ứng dụng phổ biến hơn nhờ các ưu điểm nổi bật như:

• Truyền tải thông tin kịp thời, nhanh chóng đến đúng đối tượng; nâng cao tỷ lệ tiếp cận
• Đa dạng hoá thông tin dưới nhiều định dạng như hình ảnh, video, văn bản, hyperlink,…tăng mức độ đón nhận nhờ khả năng sáng tạo và thu hút
• Đội ngũ có thể truy cập mọi lúc mọi nơi để cập nhật thông tin, không giới hạn thiết bị hay hệ điều hành
• Tạo sự kiện, lên lịch nhắc nhở nhờ các tính năng được tích hợp sẵn
   

Trong số các công cụ truyền thông nội bộ nổi bật nhất hiện nay tại thị trường Việt Nam, nền tảng số GapoWork là một trong những giải pháp hàng đầu được nhiều tập đoàn lớn lựa chọn như F88, Yody, 30Shine, Karofi,…Đồng hành cùng doanh nghiệp kiến tạo nên “môi trường lao động số”, GapoWork tạo ra không gian chung nơi ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên có thể cộng tác và giao tiếp không giới hạn.

Thông qua bộ công cụ hợp nhất 21 chức năng, GapoWork hỗ trợ nhà quản trị nhân sự triển khai hiệu quả các hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức, lan toả văn hoá doanh nghiệp mỗi ngày:

• Mọi thành viên được quyền chia sẻ câu chuyện, đóng góp ý tưởng bằng cách đăng tải Bài viết lên
• Bảng tin chung của tổ chức dưới nhiều định dạng
• Lãnh đạo dễ dàng lan toả văn hoá doanh nghiệp, truyền cảm hứng đến đội ngũ nhờ tính năng Livestream, họp Zoom không giới hạn
• Xóa bỏ khoảng cách, thúc đẩy sự tương tác giữa các thành viên với đồng nghiệp khác phòng ban, bộ phận, chi nhánh qua chức năng like – share – comment
• Nâng cao mức độ hài lòng của đội ngũ với chức năng Khảo sát, Thăm dò ý kiến, Hỏi đáp (Ẩn danh – Công khai) để kịp thời nắm bắt vấn đề, đồng thời giảm thiểu chi phí in ấn và thời gian thực thu thập ý kiến trực tiếp

 Tổ chức đào tạo, chia sẻ văn hóa doanh nghiệp qua ứng dụng Zoom trên GapoWork

Ngoài các chức năng trên, nền tảng số GapoWork còn đồng hành cùng doanh nghiệp kiến tạo và hoàn thiện môi trường lao động, nâng cao hiệu suất đội ngũ nhờ các công cụ giao việc, phản hồi, báo cáo,…Tách bạch luồng giao tiếp công việc với những trao đổi riêng tư khác, GapoWork chính là không gian lý tưởng để doanh nghiệp để triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ, đồng thời thúc đẩy cộng tác giữa các thành viên và phòng ban, xoá bỏ khoảng cách và tăng cường nội lực.

Lựa chọn và kết hợp khéo léo các công cụ truyền thông nội bộ là cơ sở giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong công tác truyền thông, xây dựng và lan toả văn hoá. Để tối ưu nguồn lực và tạo ra những bước đột phá, đăng ký tìm hiểu thêm về nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức GapoWork tại đây!

GapoWork gợi ý: Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả