Vai trò truyền thông nội bộ là gì - Hướng dẫn quy trình truyền thông nội bộ

Cùng GapoWork tìm hiểu chi tiết về truyền thông nội bộ là gì, vai trò, cách thức cũng như những quan niệm sai lầm thường gặp phải. 

Khái niệm truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp giống như mạch máu trong một cơ thể. Bản chất của truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp truyền tải các nội dung và thông điệp đến đội ngũ nhân sự vào đúng thời điểm. Nội dung truyền thông bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, những hoạt động củng cố văn hóa nhằm định hình mục tiêu, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp. 

Để truyền thông nội bộ diễn ra hiệu quả nhất, cần định hình rõ mục đích và cách thức thực hiện, tránh lẫn lộn với những hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,...Kênh truyền thông nội bộ là "điểm chạm" giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên.

Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Để giúp đội ngũ nhân sự tặng tính kết nối và đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra, truyền thông nội bộ là một hoạt động không thể thiếu và vô cùng quan trọng. Cùng nhau tìm hiểu vai trò của truyền thông nội bộ sau đây:

Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức

Khái niệm truyền thông nội bộ là gì giúp nhân viên hiểu rõ tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức, cảm thấy được sự cam kết của mình đối với mục tiêu chung và cách thức hoạt động. Truyền thông nội bộ mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.

Để tăng cường truyền thông nội bộ, tổ chức có thể sử dụng các phương tiện như email, bản tin, hội nghị truyền hình, hội thảo, hoặc các cuộc họp định kỳ để truyền tải thông tin và trao đổi ý kiến với nhân viên. 

Đảm bảo thông tin được trao đổi minh bạch và đa chiều

Bằng cách tạo ra một môi trường truyền thông mở, truyền thông nội bộ đảm bảo luồng thông tin được truyền tải một cách đầy đủ và chính xác. Với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc và giảm mâu thuẫn nội bộ.

Có nhiều phương tiện để triển khai hoạt động truyền thông nội bộ như email, bản tin, hội nghị truyền hình, hội thảo, hoặc các cuộc họp định kỳ. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng ưu tiên lựa chọn nền tảng giao tiếp như GapoWork làm kênh trao đổi thông tin thống nhất.

Nâng cao tinh thần đoàn kết

Muốn xây dựng một tập thể vững mạnh phải xuất phát từ tiền đề là sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức. Do đó, nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ chính là tạo ra sự thấu hiểu - yếu tố làm nên tinh thần đoàn kết tập thể. 

Những hoạt động truyền thông nội bộ là cầu nối để nhân viên thấu hiểu tầm nhìn, mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Để mọi người nhìn thấy mục tiêu chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả cùng có lợi và nghĩ đến cái chung.

Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt

Truyền thông nội bộ xây dựng môi trường làm việc tích cực, lành mạnh, khích lệ tinh thần thoải mái và tạo động lực cho nhân viên làm việc hăng say. Thông qua những hoạt động chung, nhân sự có thể thu hẹp khoảng cách và xóa bỏ những hiểu lầm giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, hoặc giữa các phòng ban. Từ đó, quá trình hợp tác và làm việc sẽ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, đạt được những thành tựu nổi bật hơn.

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ tạo cơ hội để mỗi cá nhân cảm thấy mình là một phần của tổ chức, từ đó sẵn lòng chung sức xây dựng và phát huy những giá trị văn hóa tốt đẹp. Đây đồng thời cũng là yếu tố thúc đẩy tuyển dụng, thu hút nhiều nhân lực cống hiến trong một môi trường làm việc tích cực.

Quy trình truyền thông nội bộ là gì?

Để truyền thông hiệu quả, quy trình truyền thông nội bộ cần được xây dựng theo trình tự các bước sau đây:

Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp

Đánh giá thực trạng chi tiết về tổ chức sẽ là cơ sở để xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Dưới đây là một số gợi ý mà doanh nghiệp có thể triển khai:

• Đánh giá tình hình kinh doanh, nhân sự và những dự báo thay đổi.
• Những hoạt động mà doanh nghiệp đã và đang triển khai.
• Nhìn nhận về hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ trước đây và hiện tại.

Bước 2: Xác định đối tượng

Thông thường, đối tượng truyền thông nội bộ sẽ bao gồm tất cả các thành viên trong tổ chức, bao gồm lãnh đạo, nhân viên, cán bộ công đoàn và các đối tác liên quan đến hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, các đối tác liên quan đến hoạt động của tổ chức, bao gồm các đối tác kinh doanh, khách hàng và cộng đồng cũng là một đối tượng quan trọng trong truyền thông nội bộ. Việc chia sẻ thông tin với các đối tác này có thể giúp tăng cường quan hệ và sự hợp tác trong hoạt động của tổ chức.

Bước 3: Xác định mục tiêu – thông điệp

Đây chính là điểm cốt lõi của của quy trình truyền thông nội bộ. Hãy thiết lập theo nguyên tắc SMART để việc lên mục tiêu thực sự đạt được hiệu quả:

• S – Specific: Mục tiêu cụ thể
• M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
• R – Relevant: Mục tiêu thực tế
• T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Bước 4: Xác định phương thức, chiến lược thực hiện

Chiến lược là phương pháp, cách tiếp cận được sử dụng để đạt được mục tiêu, tăng cường hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ của tổ chức. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, lên chiến lược sẽ giúp hạn chế những sai sót không đáng có.

Ví dụ: Nếu đội ngũ nhân sự là những người trẻ, có thói quen tìm kiếm và nắm bắt thông tin qua Internet thì kênh truyền thông tốt nhất là website nội bộ. Ngoài ra, tổ chức những buổi team building hay tiệc ăn uống cũng là cách thức hữu hiệu để thắt chặt tinh thần đoàn kết. Lồng ghép thông điệp, giá trị cốt lõi thông qua những câu chuyện, trò chơi.

Bước 5: Đo lường hiệu quả

Trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ, cần thường xuyên đánh giá để đảm bảo rằng kế hoạch đang được triển khai hiệu quả. Đo lường là cách duy nhất giúp doanh nghiệp vạch ra các phương án điều chỉnh hợp lý. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau để làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả quy trình truyền thông nội bộ:

• Mức độ tương tác của nhân viên
• Sự thay đổi trong suy nghĩ/hành vi của nhân viên sau khi triển khai
• Chỉ số về tỷ lệ nghỉ việc, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc

Người làm truyền thông nội bộ cần có kỹ năng gì?

• Giao tiếp khéo léo, lắng nghe và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Là “cầu nối” thu hẹp khoảng cách của các thành viên, gia tăng sức mạnh của tập thể.  
• Diễn đạt ngôn từ trôi chảy, mạch lạc không chỉ trong giao tiếp bằng lời nói mà còn bằng kỹ năng viết thông qua các nội dung truyền thông nội bộ, bao gồm bản tin, email, trang web nội bộ, v.v..
• Không giới hạn sự sáng tạo: Những ý tưởng mới và thú vị luôn có khả năng thu hút sự chú ý, tham gia hoạt động truyền thông của nhân viên trong tổ chức.
• Quản lý dự án khoa học để đảm bảo rằng các hoạt động truyền thông nội bộ được triển khai đúng thời gian và được hoàn thành một cách hiệu quả.
• Đánh giá khách quan và phản hồi thông tin kịp thời để hiểu được những vấn đề và nhu cầu của nhân viên trong tổ chức và cải thiện quá trình truyền thông nội bộ.
• Trau dồi kỹ năng quan hệ công chúng để xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tượng khác trong tổ chức và đối tác bên ngoài. Điều này sẽ giúp họ thu thập thông tin và có được sự hỗ trợ từ các đối tượng khác trong tổ chức và từ đối tác bên ngoài.
  ​

Ai là người đảm nhiệm nhiệm vụ truyền thông nội bộ?

Để truyền thông nội bộ có thể đạt hiệu quả tối ưu nhất, doanh nghiệp nên thành lập một bộ phận phụ trách truyền thông nội bộ. Nhiệm vụ truyền thông nội bộ có thể được phân tán cho nhiều nhân viên khác nhau trong tổ chức, nhưng vẫn có một nhân viên chịu trách nhiệm chung cho các hoạt động này, thường được gọi là Trưởng phòng truyền thông nội bộ hoặc Chuyên viên truyền thông nội bộ..

Đây sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và quản lý các chiến lược truyền thông nội bộ của tổ chức. Công việc của họ bao gồm thu thập, xử lý và truyền tải thông tin cho nhân viên trong tổ chức, đảm bảo rằng các thông tin được truyền tải một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện thành lập một bộ phận truyền thông nội bộ, thì công tác này có thể giao cho bộ phận HR. Bởi phòng nhân sự đảm nhiệm các công việc liên quan đến nhân sự và có mức độ thấu hiểu hơn so với những phòng ban khác. 

Những quan niệm sai lầm về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là giá trị, niềm tin, hình thức được gây dựng trong suốt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ đóng vai trò là phương tiện truyền tải các giá trị đó để đội ngũ nhân sự thấm nhuần, nhận thức và duy trì nó.

Nhầm lẫn giữa quản lý nhân sự và truyền thông nội bộ

Hoạt động của truyền thông nội bộ gồm cung cấp, truyền tải thông tin đến mọi thành viên trong tổ chức, tổ chức các hoạt động sự kiện. Còn hoạt động quản lý nhân sự gồm công tác tuyển dụng, quản lý dữ liệu nhân viên, tổ chức training nhân viên.

Truyền thông nội bộ chỉ là việc truyền tải thông tin một chiều

Điều này là sai bởi vì truyền thông nội bộ cũng bao gồm các hoạt động tương tác hai chiều như phản hồi từ nhân viên và các cuộc thảo luận. Nhân viên cũng có thể đóng góp ý kiến và đề xuất ý tưởng mới để cải thiện hoạt động của tổ chức.

Truyền thông nội bộ chỉ là nhiệm vụ của phòng nhân sự

Truyền thông nội bộ là một hoạt động chung để gắn kết mọi cá nhân của tổ chức. Mỗi nhân viên trong tổ chức cần có trách nhiệm truyền tải thông tin đến đồng nghiệp của mình để đảm bảo rằng mọi người đều được cập nhật thông tin mới nhất của tổ chức.

GapoWork - Giải pháp hỗ trợ xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Tại Việt Nam, GapoWork là một trong những giải pháp công nghệ hàng đầu vinh dự được đồng hành cùng với nhiều doanh nghiệp trong vận hành và quản trị, xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Trong đó có nhiều doanh nghiệp lớn như Momo, BIDV, EVN...

Bằng việc chú trọng vào nỗ lực gia tăng kết nối và thúc đẩy các yếu tố làm nên sự bền vững của văn hóa của doanh nghiệp, GapoWork cung cấp các tính năng vượt trội hỗ trợ giao tiếp và truyền thông nội bộ như:

• Giúp xóa bỏ khoảng cách giữa lãnh đạo với đội ngũ, làm rõ vai trò và hình ảnh của nhà quản trị thông qua việc Chia sẻ bài đăng, Livestream truyền cảm hứng…
• Gắn kết nhân viên làm việc từ xa, nhân viên tuyến đầu với trụ sở chính bằng các hoạt động truyền thông nội bộ trực tuyến. Cập nhật tin tức nhanh chóng trên Nhóm chung, Nhóm công ty.
• Khuyến khích tinh thần đóng góp, xây dựng văn hóa của nhân sự qua các chức năng Khảo sát, Thăm dò ý kiến, Hỏi đáp ẩn danh.
• Thúc đẩy tương tác và thi đua giữa các cá nhân, bộ phận, Ghi nhận và vinh danh thành tích bằng huy hiệu.
• Tạo không gian chung để lan tỏa tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty; đảm bảo nhân sự trong tổ chức luôn cập nhật đầy đủ mọi thông tin quan trọng.
• Triển khai các chương trình đào tạo văn hóa, Onboarding ngay trên nền tảng GapoWork qua tính năng Livestream, Nhóm đào tạo.
• Thư viện GapoWork lưu trữ tự động và không giới hạn mọi loại tài liệu, giúp cho việc tìm kiếm thông tin diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp các nhà lãnh đạo cũng như nhân sự có cái nhìn khách quan hơn về truyền thông nội bộ là gì, hiểu rõ vai trò cũng như có thêm nhiều lưu ý khi triển khai. Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cần thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế và coi trọng công tác truyền thông nội bộ hơn để nâng cao sự gắn kết trong tổ chức.

Có vô số các phương tiện để triển khai truyền thông nội bộ như bản tin, email, tạp chí doanh nghiệp,... trong số đó sở hữu nhiều ưu điểm nhất chính là nền tảng giao tiếp. Hiện nay, giải pháp GapoWork là một trong những những nền tảng giao tiếp hàng đầu được hơn 1000 doanh nghiệp tin chọn triển khai. Với bộ công cụ gồm 26 tính năng, GapoWork tạo ra không gian kết nối để gắn kết nhân sự, hỗ trợ truyền thông nội bộ hai chiều sâu hơn, giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Đăng ký tại đây để trải nghiệm 7 ngày miễn phí giải pháp GapoWork!

Có thể bạn chưa biết:

• Kênh truyền thông nội bộ hiệu quả
• Tổ chức hoạt động truyền thông nội bộ tại GapoWork