Các phần mềm quản lý công việc: Bí quyết tối ưu năng suất đội ngũ

Trong bài viết này, hãy cùng GapoWork tìm hiểu những lợi ích, tính năng cần có của các phần mềm quản lý công việc mang lại, đồng thời chia sẻ cách sử dụng phần mềm sao cho hiệu quả nhất.

Các phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích gì?

Lợi ích các phần mềm quản lý mang lại dưới góc độ nhân viên:

• Cung cấp cái nhìn tổng quan về danh sách tất cả các công việc cần làm, dễ dàng để sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
• Chi tiết nội dung của từng nhiệm vụ, nắm rõ yêu cầu của cấp trên
• Chủ động phân bổ thời gian xử lý công việc để đảm bảo tiến độ, hoàn thành đúng deadline
• Hạn chế tình trạng bỏ sót nhiệm vụ được giao
• Thuận lợi trong quá trình cộng tác với các thành viên khác. 

Phần mềm quản lý công việc đưa đến nhiều lợi ích cho nhà quản trị và nhân viên

Lợi ích các phần mềm quản lý mang lại dưới góc độ  nhà quản trị: 

• Dễ dàng bao quát được công việc và dự án của toàn nhóm
• Giám sát chặt chẽ tiến độ, kịp thời đưa ra phương án điều chỉnh nếu có vấn đề phát sinh
• Sắp xếp, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, đảm bảo cho nhân sự không bị quá tải

Nhìn chung, ứng dụng các phần mềm quản lý công việc nhóm giúp doanh nghiệp đẩy mạnh quá trình số hóa nghiệp vụ quản lý, nâng cao hiệu quả và tối ưu thời gian xử lý. 

Những công cụ không thể thiếu của các phần mềm quản lý công việc

Lập kế hoạch, giao việc và phân quyền

Yêu cầu đầu tiên của các phần mềm app quản lý công việc là sở hữu tính năng thêm nhiệm vụ, lập kế hoạch với giao diện hiển thị trực quan, dễ thao tác. Những phần mềm này cần có các tính năng phân loại nhãn, nhiệm vụ để người dùng có thể chủ động phân bổ theo từng dự án. 

Đồng thời, tính năng phân quyền đặc biệt quan trọng trong quá trình cộng tác và làm việc nhóm. Dựa vào đó, bất cứ mọi thành viên đều có thể biết được ai là người phụ trách chính, hoặc những người có trách nhiệm liên quan trong dự án đó, 

Báo cáo và đo lường hiệu suất

Sau mỗi dự án kết thúc, báo cáo là tính năng cần thiết để giúp đội ngũ tự mình đánh giá được hiệu quả công việc của bản thân. Đồng thời nhà quản lý cũng sẽ lấy đó làm cơ sở để cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của nhóm, đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn trong tương lai.

Tương tác và trao đổi

Giao tiếp là hoạt động cần thiết để duy trì kết nối và đảm bảo quá trình phối hợp được diễn ra nhịp nhàng, nâng cao mức độ thấu hiểu giữa các thành viên. Tính năng Chat cần được tích hợp vào các phần mềm quản lý công việc để thống nhất nền tảng làm việc, hạn chế những trao đổi riêng tư và phân tâm khi truy cập vào những ứng dụng khác. 

Do đó, ngoài các tính năng tạo việc, giao việc,...các phần mềm quản lý công việc được kỳ vọng thêm chức năng Chat, Bình luận trong từng nhiệm vụ, có thể tích hợp với các tiện ích khác như Email, Calendar để nâng cao trải nghiệm người dùng.

Bí quyết tối ưu hiệu quả khi sử dụng các phần mềm quản lý công việc

Các phần mềm quản lý công việc mặc dù sở hữu những tính năng hỗ trợ người dùng quản lý dự án hiệu quả, tuy nhiên đây thực chất chỉ là một công cụ, do vậy người dùng cần chủ động trong quá trình sử dụng để mang đến hiệu quả cao nhất. Dưới đây là một số mẹo quan trọng khi sử dụng phần mềm quản lý công việc:

• Lập danh sách chi tiết các công việc và phân chia theo thứ tự ưu tiên
• Thiết lập rõ deadline cần hoàn thành cho từng danh mục công việc: Thời gian, ngày giờ để nhận thông báo nhắc nhở khi sắp đến hạn
• Phân quyền nhân viên để mọi người cùng nắm bắt được tiến độ và dễ dàng trao đổi
• Nên chia nhỏ những nhiệm vụ lớn để xử lý, tránh trường hợp bị quá tải hoặc không đảm bảo chất lượng đầu ra
• Đánh giá công việc vào cuối ngày, xem số lượng đã hoàn thành, chưa hoàn thành, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để tối ưu thời gian

Dựa vào những thông tin trên đây kết hợp với việc xác định vấn đề mà đội ngũ đang gặp phải, nhà quản lý có thể lựa chọn được phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất, góp phần cải thiện quá trình hợp tác và nâng cao hiệu suất dự án. 

Tính năng quản lý công việc trên không gian làm việc số GapoWork

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm phát triển mạnh mẽ đồng thời 2 nhóm chức năng chính là Quản lý công việc và Giao tiếp đội nhóm, nền tảng số GapoWork chính là một trong những giải pháp hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.

Được phát triển bởi đội ngũ gần 200 nhân sự, chuyên gia ở nhiều lĩnh vực, không gian làm việc số GapoWork cung cấp bộ công cụ gồm 20+ chức năng tạo điều kiện cho các thành viên nhanh chóng kết nối và phối hợp nhịp nhàng. Với tính năng Quản lý công việc, mọi nhiệm vụ sẽ được hiển thị trực quan bao gồm nội dung chi tiết và deadline phải hoàn thành. Trên nền tảng GapoWork, đội ngũ có thể trao đổi và liên lạc thông qua tính năng Chat hoặc linh hoạt hơn với Gọi thoại, Gọi video, Livestream, họp nhóm Zoom không giới hạn. 

Tham khảo:

Kỹ năng quản lý công việc là gì