Mọi điều cần biết về ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trong bài viết này, GapoWork sẽ giới thiệu đến các bạn Ma trận quản lý thời gian Eisenhower - một công cụ quản lý thời gian hiệu quả dựa trên việc phân chia các công việc thành 4 nhóm nhau theo từng cấp độ riêng bệt. 

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian giúp phân loại các công việc và nhiệm vụ theo độ quan trọng và độ khẩn cấp. Phương pháp này được đặt tên theo Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, người đã sử dụng nó để quản lý lịch làm việc của mình.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ hữu ích để giúp bạn xác định những công việc quan trọng nhất và ưu tiên thực hiện chúng trước, đồng thời giảm thiểu sự phân tán và lãng phí thời gian cho các công việc không quan trọng.

Nội dung của Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower dựa trên nguyên tắc phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Trong đó, các nhiệm vụ khẩn cấp yêu cầu sự tập trung vào thời gian và được coi là nhiệm vụ có trách nhiệm phải giải quyết. Những nhiệm vụ này thường khiến người làm việc rơi vào tư duy phản ứng, vội vàng và thiếu tập trung.

Trái lại, các nhiệm vụ quan trọng đóng góp vào việc hiện thực hóa giá trị và mục tiêu dài hạn. Mặc dù chúng không mang lại kết quả ngay lập tức và thường dễ bị bỏ qua, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng giúp người làm việc có tư duy sáng tạo và nhạy bén hơn, luôn mở rộng tầm nhìn và sẵn sàng đón nhận ý tưởng mới.

Công cụ quản lý thời gian Ma trận Eisenhower giúp phân loại các công việc thành 4 nhóm khác nhau, dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng.

• Nhóm thứ nhất là các công việc quan trọng và khẩn cấp, mà bạn nên ưu tiên xử lý ngay lập tức để tránh những hậu quả không mong muốn.
• Nhóm thứ hai là các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, mà bạn nên sắp xếp thời gian để xử lý chúng một cách hiệu quả và đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
• Nhóm thứ ba là các công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, mà bạn có thể ủy quyền hoặc giao cho người khác để giải quyết. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
• Nhóm cuối cùng là các công việc không quan trọng và không khẩn cấp, mà bạn có thể bỏ qua hoặc hoãn lại để có thêm thời gian cho các công việc quan trọng hơn. Việc này giúp bạn tập trung vào các công việc mang lại giá trị và đóng góp tích cực cho mục tiêu dài hạn của mình.

Các cấp độ của ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower bao gồm 4 góc, mỗi góc đại diện cho một cấp độ ưu tiên khác nhau của công việc.

Góc phần tư thứ 1: Công việc quan trọng và khẩn cấp

Góc phần tư thứ nhất trong Ma trận Eisenhower là nơi đặt những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng nhất. Đây là những công việc đòi hỏi sự chú ý và ưu tiên cao nhất để giải quyết ngay, và thường chiếm từ 15-20% thời gian của chúng ta. Để đạt được mục tiêu của mình, bạn cần đặt những công việc mang lại giá trị cao nhất ở góc này.

Các công việc ưu tiên hàng đầu ở góc này có thể chia thành ba nhóm chính: 

• Công việc bất ngờ
• Công việc lặp lại
• Công việc sắp đến hạn mà chưa được xử lý vì lý do nào đó

Để giải quyết những công việc này, bạn cần lên kế hoạch thực hiện trước mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng, để tránh trì hoãn. Bạn có thể sử dụng nguyên tắc "Eat The Frog" - hoàn thành những việc khó nhất trước đầu tiên, để tạo động lực và tăng tính kỷ luật trong công việc.

Với sự chủ động và sắp xếp hợp lý, bạn có thể giảm thiểu rủi ro cho những công việc khẩn cấp và quan trọng nhất của mình, đồng thời đạt được kết quả tốt hơn trong công việc.

Góc phần tư thứ 2: Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Góc phần tư thứ hai trong Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là nơi đặt những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và thường chiếm đến 60-65% quỹ thời gian của chúng ta. Các công việc ở góc này có thể ảnh hưởng đến thành công và mục tiêu dài hạn của chúng ta, do đó cần phải được lập kế hoạch cụ thể và tập trung cao độ để thực hiện.

Tuy nhiên, một thách thức đặt ra ở đây đó là chúng ta có thể không biết chính xác những công việc nào là quan trọng và đặt mục tiêu cho tương lai của mình để sắp xếp thời gian thực hiện. Điều này có thể khiến chúng ta mải đuổi theo để giải quyết những tình huống khẩn cấp mà không đưa ra được những quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu dài hạn.

Thêm vào đó, công việc ở góc này thường không bị áp lực về thời gian quá nhiều, dẫn đến việc chúng ta có xu hướng trì hoãn và ưu tiên những công việc ở góc phần tư thứ nhất. Để khắc phục điều này, chúng ta cần có ý chí và kỷ luật để lập kế hoạch và thực hiện các công việc ở góc này, đồng thời không trì hoãn và tập trung vào các mục tiêu dài hạn của mình.

Góc phần tư thứ 3: Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp

Góc phần tư thứ ba trong Ma trận Eisenhower là nơi đặt những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, và thường chiếm khoảng 10-15% quỹ thời gian của chúng ta để hoàn thành. Những công việc ở góc này không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của chúng ta và có thể được ủy quyền cho người khác để giải quyết.

Ủy quyền là một cách thức được áp dụng phổ biến khi có quá nhiều công việc cần làm và trong đó có những công việc không quan trọng có thể được giao phó cho cấp dưới xử lý. Điều này không chỉ giúp cho cấp dưới học thêm kỹ năng xử lý công việc, mà còn giúp cho nhà quản trị có thêm thời gian để thực hiện những công việc quan trọng hơn.

Dấu hiệu của những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể bao gồm: 

• Công việc được người khác ủy quyền giải quyết
• Công việc phát sinh
• Việc liên quan đến phản hồi thư từ, tin nhắn và email

Tuy nhiên, chúng ta cũng cần cân nhắc kỹ trước khi ủy quyền công việc này để đảm bảo rằng công việc vẫn được giải quyết đúng cách và không gây ra hậu quả không mong muốn.

Góc phần tư thứ 4: Công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Ngoài những công việc quan trọng và khẩn cấp, cũng có những công việc không quan trọng và không khẩn cấp như lướt mạng xã hội hoặc tham gia các hoạt động giải trí. Tuy nhiên, điều này không đóng góp gì cho mục tiêu dài hạn và cần được xem như một phần không thể thiếu để giải trí và thư giãn tinh thần sau khi hoàn thành các nhiệm vụ ở các nhóm khác.

Tuy nhiên, chúng ta nên chỉ dành cho các công việc này một phần nhỏ không quá 5% quỹ thời gian của mình và nếu có thể, hạn chế hoặc loại bỏ nếu chúng ảnh hưởng đến tiến độ công việc quan trọng. Việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trước sẽ giúp chúng ta dành thời gian để giải trí mà không cảm thấy lo lắng và ảnh hưởng đến các công việc quan trọng khác.

Hướng dẫn cách sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower một cách hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu công việc rõ ràng

Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng trong bất kỳ công việc nào, bởi vì nó giúp ta có hướng đi và sự quyết tâm trong việc thực hiện các nhiệm vụ. Nếu ta không đặt ra được mục tiêu cụ thể, việc quản lý và đánh giá tiến độ công việc sẽ trở nên khó khăn và không hiệu quả.

Áp dụng Ma trận Eisenhower, việc đặt ra mục tiêu rõ ràng càng trở nên cần thiết hơn. Nó giúp ta xác định các công việc quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên giải quyết trước, đồng thời giúp ta nhận biết được những nhiệm vụ có thể hoãn lại, bị loại bỏ hoặc hạn chế tối đa. Với mục tiêu rõ ràng, ta có thể tập trung nỗ lực vào các công việc quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất, đồng thời tối ưu hóa thời gian và tài nguyên của mình.

Bước 2: Lập danh sách tất cả các công việc và nhiệm vụ mà bạn cần làm

Một thói quen tốt để quản lý thời gian hiệu quả là dành thời gian cuối ngày để liệt kê các công việc cá nhân và chung cần phải giải quyết, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên vào ma trận Eisenhower và loại bỏ những công việc không thực sự cần thiết. Thói quen này giúp bạn có cái nhìn tổng thể và trực quan về các công việc mình cần hoàn thành, từ đó dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc của mình một cách hiệu quả. Bằng cách này, bạn có thể tiết kiệm thời gian suy nghĩ và tập trung vào việc hoàn thành các công việc quan trọng và ưu tiên nhất.

Bước 3: Xác định cấp độ của từng công việc và nhiệm vụ

Để phân biệt các công việc trong Ma trận Eisenhower, bạn có thể sử dụng màu sắc để tăng tính trực quan và dễ dàng nhận biết.

Có 4 cấp độ công việc khác nhau, được phân loại dựa trên tính quan trọng và tính khẩn cấp của chúng. 

• Tính quan trọng của một công việc liên quan đến mức độ ảnh hưởng của nó đối với mục tiêu dài hạn của chúng ta, và có thể được hoàn thành dần theo thời gian.
• Tính khẩn cấp của một công việc đòi hỏi phải giải quyết nhanh chóng để tránh hậu quả không tốt, dù không phải tất cả các công việc đều có tính khẩn cấp.

Tuy nhiên, nhiều người thường nhầm lẫn giữa tính quan trọng và tính khẩn cấp, dẫn đến khó khăn trong việc xác định đưa công việc vào ô màu nào của Ma trận Eisenhower. Do đó, sử dụng màu sắc là một cách tiện lợi để phân biệt các cấp độ công việc, giúp cho việc quản lý và xử lý công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Bước 4: Loại bỏ dư thừa trước khi tối ưu hóa

Thỉnh thoảng, chúng ta có thể bị cuốn vào việc thực hiện những công việc không quan trọng, nhưng vẫn tiếp tục làm vì cảm thấy không thoải mái khi bỏ qua chúng. Tuy nhiên, việc này có thể làm mất thời gian và gây ảnh hưởng đến công việc quan trọng hơn.

Sử dụng phương pháp quản lý thời gian của Ma trận Eisenhower, bạn có thể đưa ra những câu hỏi quan trọng và tìm ra câu trả lời để quyết định xem công việc đó có nên thực hiện hay không. Loại bỏ những công việc không quan trọng không phải là sự lười biếng mà là một cách để tập trung vào những công việc quan trọng hơn và đạt được mục tiêu của mình. Điều này giúp bạn rèn luyện khả năng phán đoán và đưa ra quyết định hiệu quả, từ đó tăng hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.

Bước 5: Tiến hành thực hiện công việc theo phương pháp đúng

Ưu tiên các công việc trong ô "Công việc quan trọng và khẩn cấp" và làm chúng trước. Sau đó, làm các công việc trong ô "Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp". Các công việc trong ô "Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp" có thể được giao cho người khác để thực hiện hoặc hoãn lại. Các công việc trong ô "Công việc không quan trọng và không khẩn cấp" có thể được loại bỏ hoặc hoãn lại.

Ví dụ về phương pháp quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower

Ví dụ về lĩnh vực sáng tạo nội dung

Công việc quan trọng, khẩn cấp

• Hoàn thành 1 bài viết về sản phẩm trên fanpage cho công ty
• Hoàn thành 1 bài viết SEO website gửi agency

Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

• Kiểm tra tiến độ dự án nội dung hàng ngày
• Phản hồi những ý kiến, bình luận của khách hàng, đối tác về bài viết hàng ngày
• Tương tác với các thành viên trong team hàng ngày để đảm bảo tiến độ nội dung
• Đọc tài liệu, nghe audio chuyên ngành để có thêm tư liệu viết bài
• Chỉnh sửa, cập nhật bài viết
• Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Tìm kiếm tài liệu chuyên ngành để phục vụ viết bài có thể đề nghị bộ phận đào tạo hỗ trợ

Công việc không quan trọng, không khẩn cấp

• Chia sẻ những bài viết ưng ý lên blog, website cá nhân

Ví dụ về lĩnh vực triển khai dự án công nghệ thông tin

Công việc quan trọng, khẩn cấp

• Chốt bài toán nghiệp với khách hàng A
• Họp online, demo sản phẩm với khách hàng B

Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

• Cập nhật tình trạng fix bug của team vào mỗi sáng thứ 2
• Tham gia đào tạo 1 tiếng cho team triển khai vào chiều thứ 3 hàng tuần
• Trao đổi với Team Marketing về định hướng nội dung vào chiều thứ 4 hàng tuần
• Tham gia buổi phỏng vấn vị trí Lập trình viên cùng bộ phận tuyển dụng vào sáng thứ 5 tuần này
• Check-in 1 – 1 với các thành viên trong team triển khai vào chiều thứ 6 hàng tuần
• Tương tác với những nhân sự key trong nội bộ hàng ngày để nắm bắt tình hình triển khai dự án
• Tương tác với những nhân sự key của khách hàng hàng ngày để nắm bắt những vấn đề, vướng mắc từ góc nhìn của khách hàng

Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

• In tài liệu chốt nghiệp vụ và gửi tài liệu tới khách hàng A giao nhân viên Phân tích nghiệp vụ (BA) thực hiện
• Chuẩn bị tài liệu demo sản phẩm với khách hàng B, giao nhân viên Presale thực hiện

Công việc không quan trọng, không khẩn cấp

• Chăm sóc cây xanh trên bàn làm việc
• Cùng team triển khai chơi một ván đế chế

Lưu ý khi lập ma trận quản lý thời gian

Khi sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian, có một số điểm cần lưu ý:

• Tối ưu hóa công việc: Trước khi đưa các công việc vào ma trận, hãy xác định những công việc cần thiết nhất và loại bỏ những công việc không cần thiết. Bằng cách này, bạn có thể tối ưu hóa khối lượng công việc và đạt được hiệu quả cao nhất.
• Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa quan trọng và khẩn cấp để phân chia công việc vào nhóm phù hợp. Nếu không hiểu rõ hai tiêu chí này, bạn có thể gặp khó khăn khi làm việc và không đạt được hiệu quả như mong đợi.
• Định hướng rõ mục đích: Việc sử dụng ma trận sẽ không hiệu quả nếu bạn không định hướng rõ ràng mục đích của mình. Vì vậy, trước khi sử dụng ma trận, hãy xác định mục tiêu của mình để đạt được hiệu quả tốt nhất.
• Điều chỉnh ma trận thường xuyên: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ linh hoạt, bạn có thể điều chỉnh và cập nhật nó thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế.
• Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Ngoài ma trận Eisenhower, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian khác như lịch làm việc, danh sách công việc, ứng dụng quản lý thời gian để giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.
• Tập thói quen làm việc có chế độ nghỉ ngơi hợp lý: Để duy trì hiệu quả và sức khỏe tốt, hãy tập thói quen làm việc có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, tránh làm việc quá sức và quá tải.

GapoWork -  công cụ hỗ trợ quản lý thời gian tốt nhất

GapoWork - Nền tảng này cung cấp hơn 26 tính năng tiên tiến nhằm giúp người dùng quản lý công việc, lịch làm việc và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả. Nhờ đó, người dùng có thể phân bổ thời gian một cách chính xác và đạt hiệu quả cao nhất cho các công việc khác nhau.

GapoWork là một ứng dụng quản lý công việc và dự án có nhiều tính năng hữu ích để giúp người dùng quản lý thời gian và công việc hiệu quả:

• Tính năng lập kế hoạch công việc và quản lý tiến độ dự án giúp người dùng phân công công việc cho từng nhân sự và thiết lập deadline cụ thể cho từng đầu việc.
• Tính năng thiết lập thời gian và tự động nhắc nhở deadline giúp người dùng tránh tình trạng quên việc hoặc trễ deadline.
• Tính năng tạo và quản lý lịch làm việc cá nhân hoặc nhóm, giúp người dùng phân chia công việc theo ngày/tuần/tháng/năm cùng với mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành và mục tiêu kèm theo.
• Tính năng Lịch biểu tích hợp với các ứng dụng khác như Google Calendar, Outlook giúp người dùng sắp xếp lịch họp và theo dõi thời hạn nhiệm vụ.
• Tích hợp tính năng báo cáo thống kê tiến độ công việc theo thời gian thực, giúp người dùng nắm được tổng quan và phân tích hiệu quả làm việc của từng nhân sự. Điều này giúp người dùng hiểu rõ hơn về thói quen làm việc của mình và tối ưu hóa năng suất cũng như thời gian xử lý công việc.
• Bên cạnh đó, GapoWork còn tích hợp 26+ tính năng ưu việt khác, giúp người dùng quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn trên cả nền tảng web và các ứng dụng di động cho cả iOS và Android.

Tổng kết

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống, đặc biệt đối với những người có lịch trình bận rộn và công việc phức tạp. Vì vậy, sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một cách hiệu quả để giúp bạn tối ưu hóa thời gian và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Trên đây là tất cả những thông tin về ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Qua bài viết này, hi vọng bạn sẽ nắm rõ và ứng dụng thành công phương pháp này và ngày càng quản lý thời gian trong cuộc sống hiệu quả hơn.

Không chỉ quản lý thời gian làm việc của nhân sự, bộ công cụ gồm 26+ tính năng giúp doanh nghiệp quản lý công việc trên GapoWork hiệu quả hơn. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 7 ngày giải pháp GapoWork tại đây!

GapoWork gợi ý:

• Có nên sử dụng mềm quản lý tiến độ dự án ?
• 6 cách quản lý công việc