Cách áp dụng Công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự hiệu quả

Áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý nhân sự đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Phương pháp này giúp các lãnh đạo giảm thiểu được sự phức tạp, gián đoạn trong quy trình làm việc và quản lý đội ngũ, nhờ đó hiệu suất làm việc tăng lên.

Vậy làm thế nào để sử dụng CNTT vào quản trị nhân sự hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết của GapoWork để tìm ra phương án tối ưu cho doanh nghiệp của bạn!

1. Những hạn chế của phương pháp quản lý nhân sự truyền thống

Sự bùng nổ của công nghệ thông tin, thế giới số đã giúp ích rất nhiều cho con người. Các tập đoàn lớn trên thế giới đã và đang tận dụng những thành quả của công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản trị và vận hành công ty. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng không nằm ngoài cuộc đua chuyển đổi số này. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế khi áp dụng  công cụ làm việc vào quy trình quản lý và vận hành công ty, đặc biệt là hệ thống quản lý nhân sự.

• Thiếu đồng bộ dữ liệu và thống nhất trên một nền tảng dẫn đến khó rà soát, cập nhật, quản lý thông tin của nhân sự công ty.
• Lãng phí nhiều thời gian, chi phí để sắp xếp và lưu trữ thông tin hồ sơ nhân sự.
• Không kiểm soát được chất lượng công việc và năng suất làm việc của đội ngũ nhân sự, đặc biệt đối với những công ty quy mô lớn, nhiều chi nhánh, làm việc từ xa.
• Khó đánh giá hiệu quả công việc, tính lương, KPI,... cho nhân viên.
• Thiếu kết nối giữa các nhân sự, phòng ban, đội nhóm trong tổ chức.

Với các doanh nghiệp mới thành lập, số lượng nhân viên ít nên có thể dễ dàng quản lý công việc theo cách truyền thống. Nhưng khi tăng trưởng nhanh chóng và mở rộng quy mô, số lượng nhân sự lên tới hàng trăm người thì việc ứng dụng công cụ làm việc vào quản lý nhân sự để công việc hiệu quả hơn là điều cần thiết.

• Xem thêm: Top 10+ phương pháp quản lý nhân sự phổ biến

2. Ứng dụng CNTT vào quản lý nhân sự

Một nghiên cứu của hrzone.com với các CEO, CIO và CHRO tại Châu Âu đã chỉ ra rằng: Có tới 70% các nhà lãnh đạo này mong muốn chuyển công ty sang hình thức làm việc kết hợp (làm việc tại văn phòng và làm việc trực tuyến) để hạn chế diện tích văn phòng và tiết kiệm chi phí. Chỉ có 18% muốn làm việc tại văn phòng hơn ở nhà.”

Để nâng cao hiệu quả công việc, nhà quản trị cần có một công cụ hỗ trợ xây dựng được quy trình quản lý công việc khoa học. Bên cạnh đó sẽ đưa ra được những đánh giá khách quan hơn với nhân viên của mình, tạo ra môi trường phát triển công bằng trong tổ chức.

Do vậy, việc sử dụng các công cụ làm việc online cụ thể là phần mềm quản lý nhân sự là cách tốt nhất để ban lãnh đạo có thể quản lý được nhân sự của mình khi triển khai mô hình làm việc kết hợp.

3. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi áp dụng CNTT vào quản lý nhân sự

Công nghệ thông tin vào quy trình quản lý nhân sự mang lại hiệu quả nhiều mặt, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí thuê nhân sự, văn phòng; giúp tăng doanh thu mỗi năm mà còn giảm bớt áp lực cho đội ngũ quản trị. Bên cạnh đó, người lao động được đánh giá đúng năng lực, được quan tâm kịp thời sẽ tăng sự gắn bó với công ty.

Tinh giản bộ máy nhân sự

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự là phương pháp giúp doanh nghiệp tinh giảm được tối đa bộ máy quản trị. Thay vì phải vất vả với quy trình xây dựng bộ máy nhân lực rườm rà và mất nhiều thời gian, giờ đây doanh nghiệp chỉ cần 1 - 3 người là đủ phụ trách công việc của cả phòng nhân sự. Nhà quản trị dễ dàng sắp xếp quản lý các đầu công việc hiệu quả và nhanh chóng vì đã có sự hỗ trợ của  phần mềm quản lý.

Với CNTT, nhân viên cũng sẽ có thể chủ động và theo dõi tiến độ sát sao hơn, giảm thiểu tình trạng chậm trễ deadline dù làm việc ở đâu đi chăng nữa. Một trong những tính năng nổi bật gần đây được phát triển bởi GapoWork là Minitask giúp các quản lý hay trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho thành viên, kiểm soát tiến độ và theo dõi quá trình hoàn thành nhiệm dễ dàng.

Gắn kết nhân sự, nâng cao văn hoá doanh nghiệp

Giao tiếp là vô cùng cần thiết trong doanh nghiệp đặc biệt trong thời kỳ làm việc từ xa, là cầu nối để các thành viên hiểu nhau và làm việc hiệu quả hơn. Thay vì sử dụng những nền tảng chat thông thường, chồng chéo thì sự phát triển của CNTT sẽ giúp rút ngắn khoảng cách và phát triển văn hoá doanh nghiệp với rất nhiều tính năng: Họp nhóm hiệu suất cao qua Zoom không giới hạn, Chat, Call Audio/ Video HD.

Văn hoá doanh nghiệp cũng chính là cái giúp thu hút các ứng viên tiềm năng, nhờ đó rút ngắn thời gian và lựa chọn được nhiều CV chất lượng.

• Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí

Việc tối ưu chi phí và nguồn lực là mối quan tâm hàng đầu của các công ty trong thời kỳ hiện nay. Với CNTT cùng các phần mềm quản lý công việc hiệu quả doanh nghiệp sẽ không phải sử dụng quá nhiều con người để quản lý.

Đặc biệt đã có không ít doanh nghiệp đạt được nhiều đột phá và có mức tăng trưởng vượt bậc về quy mô nhờ ứng dụng CNTT trong quy trình quản trị và kinh doanh. Hiện nay đã có nhiều mô hình quản trị nhân sự hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và được coi là công cụ làm việc đắc lực. Đặc biệt các công cụ all-in-one tích hợp đa tính năng chỉ trong một nền tảng duy nhất như GapoWork tích hợp Zoom không giới hạn giúp tổ chức các cuộc họp, các buổi đào tạo từ xa dễ dàng và hiệu quả.

4. Lời kết

Có thể thấy rằng việc áp dụng CNTT vào quản lý nhân sự sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Hướng đi này phù hợp với xu hướng chuyển đổi số toàn cầu, giúp doanh nghiệp Việt Nam có thể vươn tầm thế giới ngay cả với những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả quản lý công việc tốt nhất bắt buộc các doanh nghiệp phải nhanh nhạy trong việc cập nhật xu hướng công nghệ, áp dụng một cách khoa học và triệt để cũng như biết cách khai thác tài nguyên này.

Gapowork giúp cải thiện sự kết nối giữa nhân viên trong tổ chức thông qua các tính năng phục vụ giao tiếp và tương tác. Từ đó thúc đẩy việc hiện thực hóa mục tiêu chung và lan tỏa giá trị cốt lõi thông qua các tính năng mạng xã hội được chuyên biệt hóa như:

• Bảng tin: Cập nhật thông tin của tổ chức nhanh chóng.
• Chat, nhóm chat: Trò chuyện mọi lúc, mọi nơi mà không có bất cứ gián đoạn nào
• Câu hỏi khảo sát: Thu thập đóng góp & phản hồi một cách dễ dàng.
• Bài viết và bình luận: Xóa bỏ các rào cản trong tổ chức thông qua các bình luận & cảm xúc.
• Livestream, gọi Audio/Video HD: Giao tiếp, họp nhóm thông qua các tương tác tức thì qua Zoom được tích hợp.

94,7% doanh nghiệp ứng dụng thành công GapoWork chia sẻ: "GapoWork giúp tổ chức gắn kết đội ngũ, kết nối và chia sẻ nhiều hơn. Theo đó hiệu suất công việc của đội nhóm tăng đến 87%”.

Xem thêm:

• Nghệ thuật quản lý nhân sự cho cấp lãnh đạo
• Hướng dẫn cách quản lý nhân sự làm việc từ xa