Cách quản lý công việc hiệu quả khi làm việc nhóm

Tìm ra cách quản lý công việc hiệu quả khi làm việc nhóm luôn là một vấn đề khó khăn đối với cá nhân nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nói chung. Đây là tiền đề để cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng đầu ra trong từng hạng mục. Nếu không biết cách quản lý công việc hiệu quả sẽ dẫn đến sự trì trệ, ảnh hưởng nặng nề đến tiến độ của dự án. Nghiêm trọng hơn chính là gây ra những tổn thất, thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, GapoWork sẽ bật mí cách quản lý công việc hiệu quả khi làm việc nhóm thông qua những giải pháp tối ưu, phù hợp cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp.

Liệt kê đầy đủ, chi tiết những công việc cần làm

Cách quản lý công việc hiệu quả trước tiên phải bắt đầu từ việc nắm rõ được có bao nhiêu đầu việc cần xử lý. Việc liệt kê đầy đủ tất cả những công việc giúp cho mỗi thành viên và cả nhóm có được cái nhìn toàn cảnh về nhiệm vụ phải hoàn thành, hạn chế tình trạng bỏ sót hoạt nhầm lẫn trong quá trình thực hiện. Đồng thời, hãy thử liệt kê thêm cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc để có sự phân bổ hợp lý nhất.

Phân chia công việc hợp lý khi làm việc nhóm

Sau khi đã có được danh sách các hạng mục công việc cần làm để hoàn thành dự án,  bước tiếp theo chính là phân chia công việc hợp lý cho các thành viên. Khâu này đòi hỏi người đứng đầu phải hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mỗi thành viên trong nhóm, phải làm sao để phân bổ nhiệm vụ phù hợp với năng lực đội ngũ.

Cách quản lý công việc hiệu quả sẽ đến từ việc lắng nghe ý kiến, đóng góp xây dựng của mỗi cá nhân. Đó là cơ sở để nhà quản trị đưa ra được bảng phân chia công việc hợp lý, nhận được sự đồng thuận của tất cả những thành viên. Cần tránh tình trạng tự ý lên kế hoạch và giao phó một cách ngẫu nhiên, không đảm bảo được yếu tố công bằng, minh bạch dẫn đến hoạt động chung của cả nhóm kém hiệu quả.

Xem thêm : App quản lý công việc hiệu quả với gapowork

Sắp xếp khoa học thứ tự ưu tiên những công việc cần làm

Sắp xếp là kỹ năng đặc biệt quan trọng bởi không chỉ cho thấy được cá nhân hiểu rõ mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ, mà còn giúp tối ưu thời gian khi xử lý vấn đề. Dựa theo Nguyên tắc Eisenhower sẽ giúp bạn có được cách quản lý công việc hiệu quả thông qua việc biết phân loại và sắp xếp thứ tự công việc từ trên xuống như sau:

• Công việc khẩn cấp và quan trọng
• Công việc quan trọng nhưng không cẩn cấp
• Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Công việc không quan trọng, không cẩn cấp
   

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc.

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nguyên tắc Eisenhower giúp bạn nhanh chóng xác định những hoạt động nào bạn nên tập trung vào, cũng như những cái bạn nên bỏ qua. Khi bạn áp dụng nguyên tắc này để sắp xếp thời gian của bạn, bạn có thể đối phó với các vấn đề thực sự cấp bách, đồng thời bạn có thể làm việc với những mục tiêu quan trọng, lâu dài ở phía trước.

Thiết lập giới hạn thời gian hoàn thành cho từng hạng mục công việc

Tại sao phải đặt ra thời gian hoàn thành của công việc? Bởi lẽ, nếu không có sự phân chia rõ ràng thì chúng ta rất dễ rơi vào tình trạng trì hoãn. Giả sử một công việc vốn dĩ bạn có thể làm trong vòng 2 tiếng, nhưng vì suy nghĩ rằng không mất nhiều thời gian để xử lý nên lại dời sang ngày khác.

Việc đặt ra một giới hạn cụ thể là cách quản lý công việc hiệu quả, tạo động lực và thúc đẩy sự tập trung tối đa để đảm bảo hoàn thành xong trong đúng thời gian. Từ đó, góp phần tối ưu nguồn lực, nâng cao năng suất, sự phối hợp giữa các thành viên cũng diễn ra nhịp nhàng hơn.

Sử dụng các thiết bị, phần mềm nhắc nhở

Khi đối mặt với một khối lượng công việc quá lớn, bạn sẽ dễ dàng bị cuốn trôi đi mà quên mất deadline của một số hạng mục quan trọng. Khi đó, tận dụng công năng của những phần mềm nhắc nhở tự động là lựa chọn hàng đầu trong cách quản lý công việc hiệu quả. Đầu ra sản phẩm sẽ đạt được chất lượng tốt hơn khi bạn biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ này một cách hợp lý.

Rà soát công việc và cập nhật tiến trình công việc của nhóm

Công đoạn này đóng vai trò quan trọng trong quy trình tạo nên cách quản lý công việc hiệu quả, đảm bảo rằng mọi thành viên đều đang đi đúng hướng và nắm bắt được tiến độ của dự án.  Rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến trình công việc cần được diễn ra thường xuyên để nhóm có thể kịp thời đưa ra phương án điều chỉnh nếu có sai sót.

Đánh giá kết quả công việc

Báo cáo về kết quả thực hiện công việc của các bộ phận, nhân viên là bước cuối cùng đưa đến cái nhìn từ  tổng quan đến chi tiết hiệu quả trong suốt quá trình làm việc. Thông qua báo cáo, trưởng nhóm có thể đánh giá được hiệu suất của từng nhân viên, những ai đã đạt chỉ tiêu đề ra, ai chưa đạt được, điểm mạnh cần phát huy và điểm hạn chế nào cần khắc phục

Cách quản lý công việc hiệu quả này giúp cho ban lãnh đạo, cấp trên có chính sách tổ chức các buổi đào tạo, nâng cao năng lực nhân viên. Đồng thời tổ chức khen thưởng, động viên, ghi nhận những cá nhân đã có đóng góp tuyệt vời. 

Tối ưu năng suất bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công việc

Ứng dụng công nghệ hiện đại để thay thế cho các hình thức truyền thống giúp cho bài toán làm sao quản lý công việc hiệu giờ đây đã tìm được lời giải. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã và đang sử dụng các phần mềm giúp ích cho trình quản lý công việc, kết hợp giao tiếp và cộng tác trong tổ chức; tích hợp các chức năng giao việc, cập nhật, theo dõi và giám sát chất lượng.

Không chỉ giúp đội ngũ tối ưu thời gian, nguồn lực mà những ứng dụng này còn tạo ra một mạng lưới làm việc chuyên nghiệp, chuẩn hóa quy trình quản lý công việc trong thời đại công nghiệp 4.0.

Trong số những phần mềm tích hợp tính năng quản lý công việc hiện nay, GapoWork là một trong những nền tảng hàng đầu được nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn, điển hình có thể như HSV Group, ABA Cooltrans, F88, Edufit,...Ra mắt vào tháng 05/2021, giải pháp công nghệ GapoWork được phát triển cùng lúc hơn 21 chức năng, hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác giữa mọi người.

Không chỉ dừng lại ở các tính năng hỗ trợ giao việc và báo cáo, giải pháp công nghệ GapoWork còn cung cấp bộ công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thúc đẩy giao tiếp, kết nối và trao đổi công việc hiệu quả: 

• Giao việc, Báo cáo ngay trên hệ thống Gapowork
  Tính năng Minitask trên GapoWork cho phép các thành viên thực hiện các thao tác như sắp xếp thứ  tự ưu tiên công việc, quản lý  thời gian, theo dõi dự án. Nhà quản trị cũng có thể nhận được các báo cáo tổng quan về công việc để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. 

• Quản lý dữ liệu tập trung và không giới hạn thời gian lưu trữ

Trên một nền tảng chung duy nhất, mọi dữ liệu quan trọng của tổ chức được  tập hợp đầy đủ, đảm bảo tính bảo mật tối đa và tối ưu hoạt động tìm kiếm. 

• Lịch biểu giúp theo dõi và quản lý thời gian làm việc 
  Tính năng Calendar - Lịch biểu hỗ trợ từng nhân sự quản lý lịch và các deadline công việc theo ngày - tuần - tháng, tự động nhắc nhở khi đến hạn phải hoàn thành.
• Họp trực tuyến qua Zoom với thời lượng tối đa 30 tiếng và 300 người tham gia
  Chủ động trong việc tổ chức các buổi họp, quản lý lịch họp trên Calendar, ghi hình và lưu trữ không giới hạn và livestream trực tiếp cuộc họp ngay trên GapoWork. Thực hiện mọi thao tác chỉ với một lần click mà không cần chuyển đổi công cụ.
• Chat và nhóm chat giúp trao đổi thông tin đa chiều
  Tạo nhóm chat dễ dàng, nhanh chóng với nhiều công cụ tương tác đa chiều như gửi text, ảnh, video; tạo bình chọn trong nhóm; hyperlink (gắn link vào nội dung chat). Các box chat có tích hợp các nút gọi thoại - gọi video - Zoom để dễ dàng liên lạc mọi lúc, mọi nơi. 

Trên đây là tổng hợp những cách quản lý công việc hiệu quả khi làm việc nhóm. Để tối ưu việc quản trị nguồn lực và cải thiện hiệu suất lao động, kết hợp tinh hoa công nghệ vào quá trình vận hành là điều vô cùng cần thiết. Vinh dự được đồng hành cùng hơn 600 doanh nghiệp tại Việt Nam, nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức GapoWork chính là giải pháp hàng đầu nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một cung cấp công cụ hỗ trợ tổ chức đổi mới sáng tạo, xây dựng môi trường lao động số và thúc đẩy văn hóa thêm phát triển.