Chiến lược thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm hiệu quả của Google

“Làm việc nhóm hiệu quả” luôn là một trong những công cụ hữu hiệu nhất để quản lý và nâng cao năng suất công việc nhằm tạo nên thành công cho doanh nghiệp. Một công ty sẽ khó tạo nên thành công nếu mỗi cá nhân trong từng bộ phận, phòng ban không có kết nối, phối hợp để làm việc hiệu quả, cùng thực hiện các mục tiêu chung.

Đó là lý do tại sao gã khổng lồ Google đã dày công nghiên cứu trong nhiều năm để tạo nên chiến lược làm việc nhóm hiệu quả cho đội ngũ của mình. Hãy cùng GapoWork tìm hiểu bí quyết tạo nên thành công trong quản lý đội nhóm của tổ chức to lớn này nhé!

Ngày nay, nhiều tổ chức đã nhận ra rằng việc cải thiện từng nhân sự - điều được gọi là “tối ưu hóa năng lực cá nhân” vẫn là chưa đủ để doanh nghiệp hướng tới mục tiêu phát triển bền vững. Khi mà ngành thương mại ngày càng chịu ảnh hưởng của toàn cầu hoá và trở nên phức tạp, kết quả của sự phối hợp giữa các nhóm hoặc bộ phận trong một công ty dần trở nên quan trọng hơn.

Một nghiên cứu được chia sẻ trên tạp chí The Harvard Business cho rằng: “Thời gian dành cho các hoạt động nhóm của cả cấp độ quản lý và nhân viên đã tăng hơn 50% trong 2 thập kỷ vừa qua. Ở nhiều công ty, 3/4 thời gian của một nhân sự được sử dụng để giao tiếp, làm việc với các đồng nghiệp”.

Các kỹ sư phần mềm tại thung lũng Silicon thường được khích lệ làm việc cùng nhau vì kết quả được tạo ra từ teamwork cho hiệu ứng tích cực, chất lượng hơn so với khi các thành viên hoạt động đơn lẻ. Nghiên cứu cho thấy việc các kỹ sư ở đây hoạt động đội nhóm giúp xác định được các lỗi một cách nhanh chóng đồng thời tìm ra giải pháp tốt hơn cho mọi vấn đề. Không chỉ vậy, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng những cá nhân làm việc trong nhóm đạt kết quả trung bình tốt hơn và có sự thoải mái cao hơn với công việc.

Chiến lược xây dựng nhóm làm việc hiệu quả của gã khổng lồ Google

Theo Duke Corporate Education chia sẻ: “Một tổ chức có thể được tạo thành từ các nhóm khác nhau giống như các bộ phận, phòng ban khác nhau tùy thuộc vào sự phân tách chức năng và mức độ đa dạng. Khi các nhóm phối hợp cùng nhau thảo luận, trao đổi, việc ra quyết định trở nên hiệu quả hơn vì mỗi ý kiến ​​khác nhau sẽ được tập hợp lại để hướng đến mục đích chung nhất”.

Google là một trong những tổ chức nổi tiếng thế giới quan tâm tới việc cải thiện hiệu suất công việc của đội ngũ nhân viên và đã nghiên cứu thành công cách xây dựng “đội nhóm hoàn hảo”. Trong thập kỷ vừa qua, gã khổng lồ công nghệ này đã dành hàng triệu đô la để đo lường từng yếu tố trong đời sống nhân viên, quá trình hoạt động, công tác...

Bộ phận nhân sự của Google đã đo lường từ những vấn đề thường nhật nhất như: Các thành viên trong một nhóm, một bộ phận có thường tổ chức ăn, uống, hoạt động nhóm cùng nhau không? hay đâu là tính cách thường thấy ở những quản lý giỏi nhất? Nhân viên cùng phòng ban sẽ giao tiếp với nhau như thế nào?...

Theo các chuyên gia của Google cho biết: “Quan niệm thường thấy ở các quản lý cấp cao là đội ngũ giỏi nhất sẽ đến từ tập hợp những người giỏi nhất hay giả thuyết về việc nhóm người hướng nội làm việc cùng nhau sẽ tạo ra hiệu ứng và kết quả tốt hơn. Năm 2012, ông lớn Google triển khai một dự án mới với tên gọi “Dự án Aristotle", nghiên cứu hàng trăm nhóm nhân sự của Google để tìm lời giải đáp cho câu hỏi tại sao một số nhóm thành công còn một số lại đi vào bế tắc?

Dự án Aristotle và một số tiêu chí để thúc đẩy tinh thần “làm việc nhóm"

Các tiêu chí được bộ phận nghiên cứu con người của Google đưa ra để đánh giá hiệu quả một nhóm làm việc theo dự án Aristotle:

1. Khả năng điều hành của nhóm.

2. Đánh giá về trưởng nhóm.

3. Đánh giá về các thành viên trong nhóm.

4. Hiệu suất làm việc từng quý.

Đội ngũ nghiên cứu của Google đã tổng kết và khẳng định: “Yếu tố thực sự quan trọng trong làm việc nhóm chủ yếu nằm ở cách làm việc của mỗi thành viên trong team”. Để dễ dàng phân biệt giữa một nhóm hoạt động “tốt” so với các nhóm còn lại chính là cách để các thành viên trong một nhóm thể hiện sự gắn kết, phối hợp với nhau.

Google cho rằng, yếu tố thiết yếu trong việc cải thiện tinh thần làm việc nhóm cần có chính là “sự tin tưởng” và họ mô tả tính chất này như sau: “Trong một nhóm làm việc các thành viên đều cần tin tưởng lẫn nhau hay gọi là có tâm lý an toàn cao, đồng nghiệp cảm thấy an toàn khi chấp nhận những rủi ro xung quanh".

Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc xây dựng sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm không phải là một việc dễ dàng. Ví dụ, một nhóm chỉ có năm người mang theo những quan điểm, phong cách làm việc và ý tưởng khác nhau thì làm thế nào họ có thể xác định mục tiêu chung, thống nhất ý tưởng và hoàn thành được công việc một cách khách quan nhất?

Căn cứ từ luận điểm đó, các nhà nghiên cứu của Google đã dựa trên sự an toàn tâm lý và niềm tin để làm các khảo sát tiếp theo. Họ chỉ ra những đặc tính thiết yếu cho sự thành công của một nhóm, có những hành vi quan trọng khác như “Nhóm đó có mục tiêu rõ ràng trước khi đi vào một hoạt động cụ thể” và “tạo ra một nét văn hóa của sự độc lập, chủ động, linh hoạt” giữa các thành viên trong team.

Nhưng những dữ liệu của Google thu được sau rất nhiều báo cáo tổng kết vẫn khẳng định: sự an toàn tâm lý, niềm tin của các thành viên trong một nhóm dành cho nhau vẫn chính là yếu tố mấu chốt để tạo nên một nhóm làm việc hoàn hảo đối với doanh nghiệp. Trong dự án “Aristotle” nghiên cứu về cách tạo ra giao tiếp, niềm tin để thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm, Google lựa chọn trong 51000 nhân viên tham khảo khảo sát và phỏng vấn, phân tích số liệu trong gần 3 năm.

Có thể bạn chưa biết: Nguyên tắc vàng trong quản trị nhân viên

Một quản lý nhỏ tại Google có tên Matt Sakaguchi chia sẻ trong quá trình tham gia khảo sát dự án Aristotle đã giúp các nhà nghiên cứu tìm được một phần của lời giải rằng: “Không có nhân viên nào muốn bỏ một phần nhân cách và cuộc sống riêng của họ ở nhà. Để thực sự hiện diện ở nơi làm việc, để cảm thấy an toàn về tâm lý, chúng ta phải biết rằng chúng ta được đủ tự do, để đôi khi có thể chia sẻ những điều làm chúng ta sợ hãi mà không sợ bị đánh giá.

Chúng ta có thể được nói về những điều làm chúng ta thấy buồn bã, có những cuộc hội thoại dù khó khăn nhưng cần thiết với đồng nghiệp đang làm chúng ta không thoải mái, giận giữ, áp lực. Chúng ta không thể chỉ tập trung vào tính hiệu suất.

Thay vào đó, khi mà chúng ta bắt đầu buổi sáng bằng việc hợp tác với một nhóm kỹ sư rồi gửi mail cho đội marketing hay nhảy vào một cuộc gọi nhóm, chúng ta sẽ muốn biết rằng những người này thực sự đang lắng nghe chúng ta nói, chia sẻ và phối hợp để tạo ra kết quả. Chúng ta muốn biết rằng: Công việc là điều gì đó ý nghĩa hơn chuyện đơn thuần làm công ăn lương”.

Giao tiếp và bí quyết giúp gắn kết đội nhóm

Google đã rút ra bài học trong việc nghiên cứu về làm việc nhóm hiệu quả của mình đó là: “Thúc đẩy các cuộc tâm sự, trao đổi, giao tiếp, tương tác và thảo luận về tiêu chuẩn nhóm giữa các thành viên, những người có thể sẽ không thoải mái khi phải nói họ cảm thấy như thế nào? Bằng việc đặt những yếu tố như sự đồng cảm và nhạy cảm vào các đánh giá số liệu, vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn để thảo luận”.

Google vẫn đang trong hành trình xây dựng đội ngũ hoàn hảo của họ, mà mấu chốt trong đó là tìm ra cách để tạo ra sự an toàn tâm lý, tạo dựng niềm tin giữa các thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn.

Dự án Aristotle của Google chính là lời nhắc nhở khi các công ty cố gắng tối ưu hoá mọi thứ lại rất dễ quên đi thành công của làm việc nhóm thường được xây dựng trên kinh nghiệm như những việc đơn giản: “Hình thức giao tiếp của đội ngũ, sự tương tác có diễn ra thường xuyên? Vấn đề trao đổi để kết nối giữa các thành viên có trôi chảy? Và mối quan hệ đồng nghiệp trong một nhóm đang như thế nào?”… Đây là những điều mà rõ ràng ở vị trí lãnh đạo hay quản lý dù đôi lúc rất muốn nhưng cũng không thể “tối ưu” được.

Qua dự án nghiên cứu của Google có thể thấy rằng, việc cổ vũ, cải thiện sự giao tiếp giữa các thành viên trong làm việc nhóm và phát triển mối liên kết giữa mọi người là một vấn đề quan trọng cần được tổ chức xác định, lập kế hoạch và triển khai theo lộ trình cụ thể, lâu dài.

Công cụ giao tiếp đội nhóm và quản lý công việc toàn diện - GapoWork mang đến giải pháp hoàn hảo giúp tổ chức cải thiện khả năng tương tác, giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, phát triển các hoạt động truyền thông nội bộ từ đó thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững:

• Cung cấp công cụ hỗ trợ giao tiếp đội nhóm, tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ online với quy mô từng bộ phận hoặc toàn công ty để lãnh đạo, quản lý chia sẻ về: Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp tới các thành viên (Zoom không giới hạn, Bảng tin, Poll vote, Livestream).
• Tạo các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng làm việc nhóm cho thành viên trong nhóm (tính năng Zoom không giới hạn, Nhóm chung/ Nhóm chat toàn công ty).
• Thu thập ý kiến của thành viên trong nhóm, bộ phận về các sự kiện, hoạt động, quy định chung của tổ chức nhanh chóng hơn (công cụ Thăm dò ý kiến).
• Giúp mỗi thành viên dễ dàng nghe, nhìn và cảm nhận, chia sẻ ý kiến mỗi ngày từ đó hình thành nên suy nghĩ, thói quen phù hợp với văn hóa chung của tổ chức (qua Khảo sát, Thông báo trong Nhóm chung, nhóm Chat, Bảng tin của công ty…).
• Tăng sự gắn bó với tổ chức, giúp nhân viên khẳng định được vai trò của mình (công cụ Ghi nhận).

96% khách hàng đồng ý rằng: “GapoWork hỗ trợ rất nhiều trong việc thúc đẩy tương tác giữa các thành viên, nâng cao hiệu quả làm việc đội nhóm, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết đội ngũ nhân sự”, 89% khách hàng sau khi trải nghiệm GapoWork đã khẳng định: “GapoWork thúc đẩy các hoạt động trao đổi, làm việc nhóm hiệu quả”.

Ngoài ra, sau cú bắt tay ấn tượng với ứng dụng họp nhóm số một thế giới - Zoom, GapoWork đã tích hợp Zoom thành một tính năng có sẵn trên hệ thống. Hiện nay, GapoWork đang triển khai chương trình: Tài trợ 100% tài khoản GapoWork đã tích hợp tính năng Zoom không giới hạn cho 1000 doanh nghiệp và tổ chức:

GapoWork là sản phẩm của công ty Cổ phần Công nghệ Gapo, trực thuộc tập đoàn Công nghệ G-Group. GapoWork đã được hơn 100 doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin tưởng sử dụng như: F88, Yody, Beatvn, HSV Group, TechZones, Vitto, ...