Doanh nghiệp đã biết đến 3 phần mềm quản lý công việc miễn phí nổi bật nhất 2022?

Sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ đã tạo điều kiện thuận lợi cho các phần mềm quản lý công việc miễn phí lên ngôi. Chính bước đột phá này đã đem tới cho doanh nghiệp nhiều lợi thế trong việc cải thiện năng suất và quản lý tài nguyên, nguồn lực hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp còn đang phân vân trong việc lựa chọn một ứng dụng phù hợp cho tổ chức, đừng bỏ qua Top 3 phần mềm quản lý công việc mà GapoWork giới thiệu ngay trong bài viết này.

3 phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến nhất 2022

Phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello

Đứng đầu tiên trong danh sách các phần mềm quản lý công việc miễn phí chính là Trello. Với thiết kế giao diện tối giản, dễ nhìn, Trello là phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả dành cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Xem thêm : App quản lý công việc tốt nhất hiện nay với gapowork

Người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello để thực hiện các hoạt động kiểm soát, quản lý các công việc, chiến dịch; nắm bắt một cách nhanh chóng tình hình cũng như tiến độ các công việc đã, đang và cần được thực hiện. Với phần mềm này, mọi hoạt động, thao tác giao – nhận, đánh giá công việc đều công khai, minh bạch với điều kiện người dùng được phân quyền theo dõi. 

Để sử dụng Trello cho công việc, bạn có thể vào trực tiếp ứng dụng này thông qua trình duyệt web hoặc cài đặt trên bất kỳ hệ điều hành nào của một chiếc điện thoại di động.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí Asana

Asana được xem là một trong những phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất thế giới. Với Asana, bạn có thể quản lý tiến độ của toàn bộ công việc từ lúc nhận dự án cho đến khi hoàn thành cũng như các bước kiểm tra, theo dõi tiến độ công việc cũng như phân chia nhóm làm việc.

Về quá trình phát triển của phần mềm quản lý công việc miễn phí này,  Asana được cải tiến thành ứng dụng công nghệ dành cho quản lý dự án đầu năm 2011. Đến năm 2012, phần mềm chính thức cho ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp. Sau đó, phần mềm Asana được đưa vào các thiết bị di động thuộc hệ điều hành iOS với từng nhóm 15 người rồi dần dần tương thích với nền tảng Android. Kể từ đó tới nay, Asana đã tự chứng minh tiện ích và tính ứng dụng cao của một giải pháp, phần mềm quản lý công việc miễn phí. Rất nhiều các công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào làm công cụ hỗ trợ trong các dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí Asana sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội như: Thao tác trên đầu việc; Thay đổi đầu việc; Tùy chọn giao diện hiển thị; Tạo báo cáo tự động; Tích hợp cùng lúc nhiều ứng dụng như Slack, DropBox, Github.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí Clickup

Cái tên cuối cùng trong danh sách Top 3 phần mềm quản lý công việc miễn phí chính là ClickUp. Đây là một ứng dụng giúp  dùng quản lý sự kiện, công việc cá nhân và công việc nhóm, đồng bộ công việc khi làm từ xa. 

Không chỉ đơn thuần là một trình quản lý nhiệm vụ, phần mềm quản lý công việc miễn phí ClickUp còn tích hợp tính năng ghi chú, trình nhắc việc, danh sách mục tiêu, lịch, thời gian biểu và hộp thư đến. Với khả năng tùy biến toàn diện, phần mềm quản lý công việc miễn phí ClickUp phù hợp với mọi nhóm làm việc, tạo điều kiện cho tất cả các thành viên cùng nhau lên kế hoạch, tổ chức và phối hợp hiệu quả.

Đặc điểm nổi bật nhất của ClickUp, chính là khả năng cung cấp lên đến 14 chế độ views khác nhau giúp người dùng có cái nhìn tổng quan nhất về dự án. Bên cạnh đó, khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến hiện nay khác như Gmail, Zapier, Dropbox, Slack… còn giúp bạn tự động hóa quá trình làm việc tốt nhất.

Hiện tại, người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí ClickUp trên cả giao diện  desktop và cả điện thoại, với 2 hệ điều hành Android và iOS. Điểm hạn chế của phần mềm quản lý công việc miễn phí này chính là chưa hỗ trợ tiếng Việt, do đó có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

Đánh giá 3 phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello, Asana và ClickUp

Về ưu điểm

• Hỗ trợ kiểm soát, quản lý các hạng mục công việc theo một hệ thống rõ ràng, minh bạch.
• Tối ưu thời gian, tiện lợi khi có thể truy cập và xử lý mọi lúc mọi nơi
• Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu trên môi trường lao động số
• Tạo điều kiện cho mọi thành viên theo dõi tiến độ, báo cáo công việc
• Nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo thời hạn hoàn thành
• Cho phép dùng thử để trải nghiệm các tính năng, đánh giá mức độ phù hợp

Về nhược điểm

• Giới hạn về chức năng, không đáp ứng được nhu cầu của những doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh và nguồn nhân lực
• Chi phí để sử dụng toàn bộ các tính năng tương đối đắt đỏ
• Những phần mềm quản lý công việc miễn phí trên đây đều của nước ngoài, các chức năng được thiết kế khó bám sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt
• Thiếu đi sự hỗ trợ kịp thời của đội ngũ chăm sóc khách hàng khi gặp phải những vướng mắc kỹ thuật

Doanh nghiệp cần một nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức

Nhìn chung, những phần mềm quản lý công việc miễn phí trên như Trello, Asana, Clickup đều sở hữu các tính năng cơ bản, hỗ trợ người dùng thực hiện một vài thao tác đơn giản nhất, tuy nhiên lại khó có thể đáp ứng nhu cầu của cộng đồng SMEs trong nhu cầu giao tiếp và trao đổi thông tin. Hiểu rằng SMEs là lực lượng quan trọng, là động lực phát triển kinh tế của đất nước, nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức GapoWork ưu tiên tập trung phát triển nhóm tính năng, không chỉ hỗ trợ quản lý công việc mà còn thúc đẩy giao tiếp và tương tác trong tổ chức, từ đó cải thiện hiệu suất của đội ngũ hiệu quả.

Ra mắt vào tháng 05/2021, sau chưa đầy 1 năm, đã có hơn 600 tổ chức mở "văn phòng số" trên GapoWork, hài lòng với trải nghiệm hoàn thiện môi trường lao động "trên mây", trong đó có các doanh nghiệp lớn như HSV Group, ABA Cooltrans, F88, Edufit…

Được thiết kế phù hợp với thói quen quản trị của người Việt, GapoWork là nền tảng đầu tiên tích hợp đồng thời hơn 21 tính năng giao tiếp và quản lý công việc, nổi bật trong số đó  chính là:

• Giao việc, Báo cáo ngay trên hệ thống Gapwork
  Với tính năng Minitask trên GapoWork, các thành viên có thể dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ, sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian làm việc. Các nhà quản trị cũng có thể nhận được các báo cáo tổng quan về công việc để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. 
• Chat và nhóm chat giúp trao đổi thông tin đa chiều
  Mọi cá nhân, phòng ban, khu vực đều có thể tạo nhóm chat dễ dàng với nhiều công cụ tương tác đa chiều như gửi text, ảnh, video; tạo bình chọn trong nhóm; hyberlink (gắn link vào nội dung chat). Các box chat có tích hợp các nút gọi thoại - gọi video - Zoom để dễ dàng liên lạc mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó, từ một nhóm chung, nhà quản trị cũng có thể tạo nhóm chat tương ứng chỉ với một click chuột
• Họp trực tuyến qua Zoom với thời lượng tối đa 30 tiếng và 300 người tham gia
  hỉ với một lần click, mọi thành viên trong tổ chức có thể tham gia cuộc họp online thông qua tính năng Zoom được tích hợp sẵn trên nền tảng. Ngoài ra, nhân sự còn có thể quản lý lịch họp trên Calendar, ghi hình và lưu trữ không giới hạn và livestream trực tiếp cuộc họp ngay trên GapoWork. 
• Tạo và Quản trị Nhóm theo Phòng ban, Chuyên môn, Dự án
  Tạo nhóm nhanh chóng chỉ với vài cú click. Nhân sự theo phòng ban, chuyên môn và từ dự án sẽ được tự động đưa vào các nhóm làm việc liên kết với nhóm chat tương ứng, giúp giảm thiểu thời gian thiết lập công cụ giao tiếp. Đồng thời, các dữ liệu nội bộ của từng phòng và dự án cũng được lưu trữ tập trung và bảo mật khi chỉ các thành viên của nhóm có thể truy cập.
• Quản lý dữ liệu tập trung và không giới hạn thời gian lưu trữ
  Các tài liệu được tải lên được tự động lưu trữ trên GapoWork. Nền tảng không giới hạn dung lượng tải lên, trong đó mỗi người dùng được tải lên 32GB/ngày và 4GB/file/lần gửi. Đồng thời, GapoWork không giới hạn thời gian lưu trữ dữ liệu. Các lợi thế này giúp các dữ liệu được tập hợp đầy đủ trên không gian làm việc và có thể được tìm thấy dễ dàng bằng công cụ tìm kiếm.
• Lịch biểu giúp quản lý thời gian làm việc 
  Tính năng Calendar - Lịch biểu hỗ trợ từng nhân sự quản lý lịch và các deadline công việc theo ngày - tuần - tháng. Tính năng này được đồng bộ với Chat để tự động xuất hiện trên lịch biểu khi đặt lịch họp Zoom. Sắp tới, Google Calendar sẽ được tích hợp với lịch biểu trên GapoWork.

Tổng kết

3 phần mềm quản lý công việc miễn phí trên đây là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ để cải thiện năng suất đội ngũ. Tuy nhiên, để tối ưu hiệu quả nguồn lực thì chỉ tập trung vào quản lý thôi là chưa đủ, mỗi thành viên cần phải được thúc đẩy giao tiếp mạnh mẽ để kết nối. Được ra đời để giải quyết những bài toán mà doanh nghiệp Việt đang gặp phải, nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong GapoWork là nơi các doanh nghiệp có thể tự xây dựng một không gian số để sinh hoạt chung "trên mây", gắn kết các nhân sự ở nhiều địa điểm làm việc khác nhau và xây dựng văn hóa chung cho doanh nghiệp, tạo ra môi trường lao động hoàn thiện hơn.

Đăng ký dùng thử miễn phí giải pháp công nghệ GapoWork ngay hôm nay để trải nghiệm hơn 21 tính năng giúp tối ưu không gian làm việc, tăng hiệu suất và đẩy mạnh chuyển đổi số!