Giao việc cho nhân viên từ xa: Làm thế nào để đảm bảo hiệu quả?

DKhi không có sự trao đổi trực tiếp, làm thế nào để quá trình giao việc cho nhân viên từ xa vẫn đạt hiệu quả? Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng mà các nhà quản trị có thể tham khảo để thiết lập quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin phù hợp nhất.

Xu hướng quản lý nhân viên từ xa sẽ tiếp tục lên ngôi năm 2023

Trước sự ảnh hưởng của dịch bệnh từ đầu năm 2020, cho đến nay xu hướng làm việc từ xa ( Remote ) đã trở nên phổ biến và linh hoạt hơn bao giờ hết. Theo một nghiên cứu được công bố bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Stanford, Đại học Chicago, mô hình làm việc kết hợp “Hybrid Working” đã thúc đẩy sự hài lòng và năng suất của nhân viên, giảm 35% tỷ lệ tiêu hao.

Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc miễn phí với Gapowork

Với sự dịch chuyển sang mô hình làm việc mới này, không chỉ riêng nhân sự được hưởng sự linh hoạt mà doanh nghiệp cũng có thể nhận được nhiều lợi ích to lớn:

• Tuyển dụng nhân tài không bị giới hạn địa lý, khoảng cách
• Gia tăng cơ hội cộng tác với nhân viên ở nhiều khu vực khác nhau, kể cả nước ngoài
• Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, đầu tư cơ sở vật chất
• Cắt giảm ngân sách cho các vị trí cố định
• Nâng cao mức độ gắn kết và năng suất của đội ngũ. Khảo sát của Flexjobs đã chỉ ra rằng 90% nhân viên đồng ý, việc nói rằng cho phép sắp xếp công việc và lịch trình linh hoạt hơn sẽ tăng tinh thần làm việc của họ.

4 lưu ý quan trọng khi giao việc cho nhân viên từ xa

Chuẩn hóa quy trình làm việc mới

Sẽ thật khó khăn khi áp dụng quy trình làm việc tại văn phòng cho nhân sự làm việc từ xa. Để duy trì mô hình bền vững và đảm bảo kết nối giữa các thành viên, nhà quản trị cần thiết lập chính sách và quy trình làm việc tối ưu để dễ dàng quản lý.

Tập trung vào kết quả sẽ quan trọng hơn kiểm soát chi tiết từng đầu việc. Khi tiến hành giao việc cho nhân viên, nhà quản lý cần làm rõ nội dung và mốc thời gian phải hoàn thành; đồng thời trao đổi về cách thức để đạt được mục tiêu ngay từ ban đầu.

Trong quá trình trên, hãy sử dụng các công cụ quản lý công việc nhóm để thuận tiện cho việc theo dõi. Đồng thời, thiết lập khung thời gian check-in/check-out cố định hàng ngày là cần thiết để kịp thời phát hiện sự cố, tránh gây ảnh hưởng khiến tiến độ bị chậm trễ.

Tin tưởng và ghi nhận

Giao việc từ xa cho phép nhân viên hưởng sự linh hoạt song hành với việc thiết lập lòng tin từ nhà quản lý.

Với tư cách một nhà lãnh đạo, hãy duy trì sự kết nối liên tục và tô đậm nét hình ảnh của nhân sự làm việc từ xa. Việc trao đổi thường xuyên và ghi nhận đóng góp của từng thành viên cho thấy bạn lưu tâm và đánh giá cao những nỗ lực của họ. Điều này có thể bao gồm việc nhắc tên hoặc gắn thẻ họ trong cuộc trò chuyện nhóm, hoặc gửi tin nhắn chúc mừng,...

Đừng chỉ giao việc và xem nhân sự như một cỗ máy, hãy giúp cho các thành viên làm việc từ xa cảm thấy gần gũi, gắn kết và là một phần của tổ chức.

• Tham khảo: Top 25 phần mềm giao việc nhân viên tốt nhất

Trao quyền và đánh giá linh hoạt

Giao việc từ xa không phải quản lý thời gian mà quan trọng hơn hết là đánh giá kết quả cuối cùng. Chính vì thế, các nhà quản lý đừng rập khuôn và cứng nhắc trong việc giám sát. 

Bạn có thể trao quyền cho nhân viên để họ đề xuất lịch phù hợp thay vì yêu cầu họ phải báo cáo liên tục. Dựa vào báo cáo cụ thể kèm kết quả đạt được, nhà quản lý sẽ có cơ sở khách quan để đánh giá hiệu suất từng người, đưa ra giải pháp phù hợp nhằm cải thiện chất lượng công việc.

Thống nhất kênh giao tiếp

Để đảm bảo luồng thông tin nhất quán và tách bạch công việc với những trao đổi riêng tư khác, doanh nghiệp nên thống nhất nền tảng giao tiếp với các nhân sự làm việc từ xa và tại văn phòng. 

Trong thời đại 4.0, các nhà quản trị thường ưu tiên triển khai những công cụ quản lý công việc thông minh có kết hợp với giao tiếp và truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp của mình. Từ giao việc, theo dõi đến cập nhật kết quả của nhân viên, nắm bắt nhanh chóng và chi tiết dù ở bất cứ đâu. Với bộ giải pháp quản trị tổng thể, bài toán chuẩn hóa khâu vận hành của doanh nghiệp giờ đây đã có lời giải phù hợp.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ tài nguyên trên một phần mềm duy nhất sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, giúp cho việc phối hợp diễn ra mượt mà hơn.

Nền tảng số GapoWork - Không gian làm việc số giúp vận hành và quản lý từ xa hiệu quả

Ra mắt vào tháng 05/2021, tính đến nay đã GapoWork vinh dự được đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp kiến tạo thành công môi trường lao động “trên mây”, trong đó có những doanh nghiệp lớn như Momo, BIDV,...

Với bộ công cụ gồm 26+ chức năng, GapoWork hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, cải thiện năng suất, giải quyết bài toán kết nối và tối ưu không gian làm việc cho doanh nghiệp với:

• Tương tác và trao đổi công việc tập trung, đa chiều thông qua Chat, Gọi audio/Video HD, Livestream
• Đảm bảo tính tức thời, kết nối với đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị điện tử thông minh
• Giao việc, phối hợp và quản lý tiến độ chặt chẽ nhờ công cụ Quản lý công việc. Đặc deadline, mức độ ưu tiên cho từng đầu việc, giúp mỗi cá nhân tự chủ động với công việc được giao.
• Trích xuất Báo cáo “real-time” thống kê các đầu việc sắp hoặc đã quá hạn, dưới dạng biểu đồ trực quan. Đồng thời xếp hạng hiệu suất nhân sự, giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra kế hoạch đào tạo, điều phối phù hợp.
• Tạo nhóm và quản lý theo dự án, giúp cho việc thảo luận chuyên sâu, đúng người đúng việc
• Tự động gửi thông báo Nhắc nhở công việc, giải quyết tình trạng quên việc hay trễ deadline
• Triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả thông qua hàng loạt các cụm chức năng tương tác hai chiều sâu hơn như Thông báo toàn công ty, Khảo sát, Hỏi đáp, Ghi nhận,... Tạo ra không gian lý tưởng để đẩy mạnh truyền thông nội bộ, thu hẹp khoảng cách.
• Hỗ trợ đào tạo nhân sự trực tuyến thông qua công cụ họp Zoom.
• Lưu trữ tài liệu tập trung và không giới hạn, tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm.

Kết luận

Bất kể giao việc từ xa hay làm việc tại văn phòng, các nhà quản trị cần phải xây dựng quy trình làm việc linh hoạt và phù hợp, trong đó yếu tố kết nối nên được đặt lên hàng đầu. Hãy đảm bảo quá trình trao đổi và giao tiếp diễn ra nhịp nhàng, theo dõi sát sao tiến độ công việc trên các công cụ quản lý để kịp thời đưa ra phương án phù hợp. 

Để nhận tư vấn 1-1 và trải nghiệm môi trường lao động 360 trên nền tảng số GapoWork, Đăng ký dùng thử 7 ngày miễn phí tại đây!