25+ phần mềm quản lý giao việc cho nhân viên tốt nhất hiện nay

Không chỉ hỗ trợ lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, các ứng dụng giao việc còn góp phần không nhỏ trong việc giúp nhân sự tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất.

Cùng GapoWork tham khảo ngay Top 25+ phần mềm quản lý giao việc hiệu quả trong bài viết dưới đây để lựa chọn công cụ phù hợp cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý giao việc cho doanh nghiệp

Microsoft Teams

Được coi đây là một ứng dụng “all in one”, Microsoft Teams là phần mềm giao việc và quản lý công việc nhóm tích hợp nhiều tính năng như: Chat, Gọi Video, Họp Nhóm, Chia sẻ tài liệu...

Ưu điểm:

• Tự động hóa mọi quy trình, từ việc tạo lịch làm việc, ghi chú.
• Liên kết được với nhiều công cụ khác nhau trong hệ sinh thái Office 365, thuận tiện trong việc chia sẻ dữ liệu.

Nhược điểm:

• Giới hạn số lượng tối đa là 100 kênh mỗi nhóm.
• Mất thời gian phân loại trước khi tiến hành tải lên dữ liệu nếu không muốn gặp khó khăn trong quá trình phân chia tệp sau đó.
• Tính năng phân quyền bị hạn chế.

FastWork

Trong số các ứng dụng giao việc không thể không nhắc đến Fastwork. Thông qua một màn hình duy nhất, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi mọi công việc mà nhân sự của mình đang thực hiện. 

Ưu điểm:

• Hỗ trợ lên kế hoạch nhanh chóng.
• Giao việc, phân chia và quản lý nhiệm vụ đơn giản, tập trung.
• Trích xuất báo cáo trực quan.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng khá cao.

Monday.com

Trong số các phần mềm giao việc nước ngoài hiện nay, Monday.com là một trong những ứng dụng phổ biến nhất. Điểm nổi trội của Monday.com là tích hợp các ứng dụng quản lý dự án như Slack, Google Drive, Gmail, Jira, Trello,…

Ưu điểm:

• Lên kế hoạch, phân bổ nhiệm vụ hợp lý.
• Giám sát công việc chặt chẽ.
• Có thể đăng nhập thông qua tài khoản Google, Linkedin để truy cập vào phần mềm.
• Sử dụng miễn phí trong vòng 14 ngày.
• Giao diện bắt mắt.

Nhược điểm:

• Gây ra rào cản ngôn ngữ vì không hỗ trợ tiếng Việt.
• Chi phí sử dụng khá cao so với các phần mềm quản lý giao việc của Việt Nam.

Jira Software

Jira là phần mềm quản lý công việc, dự án hiệu quả, được đánh giá cao nhờ các tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp mạnh mẽ. 

Ưu điểm:

• Lên kế hoạch, phân quyền và theo dõi chi tiết tình trạng dự án, công việc.
• Đa dạng báo cáo với các loại biểu đồ khác nhau.
• Tích hợp với Email, Excel,…

Nhược điểm:

• Giao diện khá phức tạp, phù hợp với những ai am hiểu về công nghệ.
• Chi phí sử dụng cao.

Bitrix24

Bitrix24 là phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý công việc được phát triển trên đa nền tảng như: Android, iOS hay một số thiết bị laptop, máy tính Windows, macOS.

Ưu điểm:

• Sử dụng đa nền tảng.
• Có đầy đủ tính năng đáp ứng nhu cầu giao việc và quản lý công việc, dự án.

Nhược điểm:

• Tốc độ tải trang chậm.
• Chưa tích hợp các phân hệ quản lý công việc hiệu quả.

Tham khảo: Sai lầm trong giao việc cho nhân viên

Phần mềm quản lý quản lý tiến độ công việc cho cá nhân

Todoist

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm đáp ứng nhu cầu quản lý tiến độ công việc cá nhân, đừng bỏ qua Todoist.

Ưu điểm:

• Sắp xếp công việc khoa học, phân loại tác vụ theo deadline, tag, dự án nhanh chóng.
• Khởi tạo công việc trên ứng dụng di động mọi lúc mọi nơi.
• Tích hợp với Siri và Alexa.

Nhược điểm:

• Tính năng phân chia nhiệm vụ thứ yếu (subtask) chưa hiệu quả, gây khó khăn nếu xử lý các đầu việc phức tạp, nhiều phân nhánh.
• Bản miễn phí không có nhiều tính năng xuất sắc. Người dùng cần bỏ ra chi phí cao để chi trả cho phiên bản Premium nếu muốn trải nghiệm nhiều hơn.

Microsoft – Microsoft Project

Thuộc hệ sinh thái Microsoft, Microsoft Project là phần mềm quản lý công việc cá nhân, đội nhóm chuyên nghiệp với những ứng dụng soạn thảo, bảng tính.

Ưu điểm:

• Lên lịch, lập kế hoạch cho dự án hoặc công việc hàng ngày.
• Tùy chỉnh dễ dàng ngay trên ứng dụng.
• Theo dõi tiến độ theo dạng bảng, lưới hay dạng sơ đồ Gantt.
• Báo cáo chi tiết, trực quan.

Nhược điểm:

• Chi phí cao, dao động khoảng 7 đến 55$/user.
• Không có phiên bản tiếng Việt dẫn tới việc sử dụng dễ gặp khó khăn.

Evernote

Hoạt động dựa trên điện toán đám mây, Evernote là phần mềm giao việc và quản lý nhiệm vụ dành cho cá nhân miễn phí.

Ưu điểm:

• Cho phép tùy chỉnh màu sắc yêu thích với mình.
• Được quyền chia sẻ ghi chú với các thành viên khác, cho phép truy cập, chỉnh sửa, tải file hình ảnh, video từ bất cứ thiết bị nào.
• Lưu trữ tập trung tài liệu trên hệ thống.

Nhược điểm:

• Giao diện còn khá phức tạp, chưa tối ưu.
  Dung lượng lưu trữ dành cho người dùng miễn phí giới hạn là 60MB mỗi tháng. Nếu sử dụng hết sẽ phải đợi sang tháng tiếp theo mới có thể tiếp tục.

Google Tasks

Nếu ai là “fan" của Google thì không thể bỏ qua một ứng dụng giao việc giúp theo dõi tiến độ công việc trong hệ sinh thái này, đó chính là Google Tasks. 

Ưu điểm:

• Cho phép tích hợp và đồng bộ hóa với Gmail hay Google Calendar.
• Đánh dấu hiển thị nhiệm vụ đã hoàn thành, tránh bị nhầm lẫn với các đầu việc còn lại.
• Miễn phí sử dụng hoàn toàn.

Nhược điểm:

• Không có khả năng thiết lập các công việc có tính chất định kỳ, lặp lại.
• Mặc định sắp xếp theo tên hoặc deadline, gây bất tiện nếu muốn quản lý theo tính chất hay mức độ quan trọng.
• Không thể đặt deadline đơn lẻ cho từng đầu subtask.

MYXTEAM

Phần mềm giao việc và theo dõi tiến độ công việc MYXTEAM mang lại nhiều sự tiện lợi cho cá nhân và đội nhóm. Myxteam tích hợp đa thiết bị như desktop hoặc di động, cả android và IOS.

Ưu điểm:

• Phân chia công việc đơn giản.
• Thảo luận trực tiếp nhanh chóng, tiện lợi.
• Có hỗ trợ tiếng Việt.

Nhược điểm:

• Hạn chế với giao diện hiển thị dạng to-do list.
• Báo cáo còn khá đơn giản, chưa có số liệu chuyên sâu.

Phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí

Faceworks

Được triển khai phổ biến trong doanh nghiệp, phần mềm giao việc Faceworks giúp cho người quản lý và nhân viên có thể quản lý các công việc một cách hiệu quả. Faceworks chuyên cung cấp các gói phần mềm hỗ trợ quản lý và giám sát dự án, được xây dựng trên cơ sở điện toán đám mây.

Ưu điểm:

• Cung cấp nhiều gói phần mềm quản lý như quản lý tài sản, nhân sự, tuyển dụng.
• Được tùy chỉnh chức năng để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian và chi phí khi triển khai hệ thống.
• Chưa có giải pháp tổng thể để kết hợp các phân hệ.

Asana

Hỗ trợ sử dụng trên cả giao diện ứng dụng web và thiết bị di động, Asana là ứng dụng giao việc và quản lý dự án nước ngoài thông dụng hiện nay. 

Ưu điểm:

• Miễn phí cho nhóm có quy mô dưới 15 người.
• Giao diện thân thiện, khá đơn giản.
• Dễ dàng theo dõi tổng quan dự án và danh sách công việc.
• Báo cáo cập nhật theo thời gian thực, thuận tiện trong việc đánh giá hiệu quả của dự án và hiệu suất nhân viên.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ bản tiếng Việt.
• Bản miễn phí giới hạn tính năng và số lượng người dùng, chỉ phù hợp với doanh nghiệp có cơ cấu đơn giản.
• Chi phí nâng cấp tương đối cao, lên đến 9.99$/ người dùng/tháng. 

Trello

Trello là công cụ giao việc và quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, cho phép người dùng sử dụng miễn phí nếu không muốn nâng cấp.

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản, dễ dàng nắm bắt tiến độ dự án.
• Quy trình làm việc tự động hóa, tích hợp sẵn với Butler.

Nhược điểm:

• Tính năng chưa giải quyết được toàn diện nhu cầu quản lý trong từng hình doanh nghiệp Việt hiện nay.
• Chưa có tính năng Chat để trao đổi công việc.
• Không hỗ trợ báo cáo.

Tictop.vn

TicTop là một ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ công việc một cách chặt chẽ, đáp ứng nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Giao diện dễ sử dụng.
• Quản lý tệp thông minh.
• Lưu trữ tài liệu tập trung.
• Trao đổi dễ dàng, nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Không phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn.
• Tính năng còn khá đơn giản, chưa tối ưu hóa.

Weekdone

Công cụ quản lý Weekdone phù hợp cho nhu cầu hợp tác đối nhóm. Phần mềm giao việc này hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp và phân bổ nhiệm vụ hợp lý, đem lại hiệu quả. Gapowork gợi ý cách sắp xếp công việc hiệu quả dành cho nhân viên, nhà quản lý.

Ưu điểm:

• Thiết lập mục tiêu, quản lý và theo dõi các công việc hiệu quả.
• Giao diện phân cấp dạng cây, dễ liên kết các mục tiêu cho đội nhóm.
• Đánh giá tiến độ công việc với chức năng quản lý và check-in định kỳ.
• Hệ thống báo cáo hiển thị rõ ràng.

Nhược điểm:

• Bản miễn phí chỉ cho phép tối đa 3 người dùng.
• Mức phí nâng cấp khá cao,  $1,080/năm cho quy mô 10 người, tương đương với $9/tài khoản/tháng.

Phần mềm ứng dụng giao việc online

Microsoft To–Do

Microsoft To-Do là phần mềm thuần túy sử dụng cho mục đích nhắc việc, báo cáo tiến độ công việc và có khả năng đáp ứng những nhu cầu ghi nhớ cơ bản nhất của người dùng. 

Ưu điểm:

• Đồng bộ dễ dàng trên đa nền tảng thiết bị điện thoại, máy tính, PC.
• Hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft.

Nhược điểm:

Giới hạn của bản miễn phí không cung cấp các tính năng như gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm.

Any.do

Any.do là một ứng dụng quản lý và giao việc việc Online giúp người dùng truy cập và xử lý nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi, thông qua thiết bị điện tử thông minh.

Ưu điểm: 

• Giao điện quản lý đơn giản, dễ dàng sử dụng.
• Đánh dấu các công việc đã hoàn thành hoặc xóa bỏ nhiệm vụ.
• Hỗ trợ các tùy chọn âm thanh nhắc nhở.
• Giao diện “drag & drop” hiện đại, hỗ trợ người dùng sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ gắn nhãn tình trạng công việc hay khởi tạo subtask.
• Không có báo cáo chi tiết để đánh giá hiệu quả.

Ứng dụng quản lý giao việc Wrike

Wrike được đánh giá là một trong những giải pháp quản quản lý phân việc Online hiệu quả cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Ưu điểm:

• Sở hữu đầy đủ tính năng cơ bản như: Tạo công việc, Giao việc, Phân công.
• Có tính năng lập kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ dự án tổng thể hoặc các đầu việc nhỏ.
• Hỗ trợ trích xuất biểu đồ báo báo.
• Chỉnh sửa trực tuyến linh hoạt.

Nhược điểm:

• Bản miễn phí bị giới hạn chức năng, không đáp ứng được nhu cầu quản lý chuyên sâu.
• Doanh nghiệp cần nâng cấp lên gói Business với mức giá 24.8$/người dùng/tháng để sử dụng một số quyền nâng cao như tạo, sửa và tùy chỉnh Workflow, xem lịch làm việc của thành viên khác.

Lattice

Tích hợp 2 tính năng nổi bật là đánh giá tiến độ và quản lý mục tiêu, Lattice là công cụ giao việc, quản lý dự án khá phổ biến hiện nay.

Ưu điểm: 

• Áp dụng mô hình OKR, giao diện trực quan, hiển thị đầy đủ mục tiêu và hành động cụ thể.
• Nhân viên có quyền phản hồi hoặc đề xuất hỗ trợ, ở chế độ công khai hoặc riêng tư.
• Báo cáo trực quan và lọc dữ liệu nhanh chóng.
• Hỗ trợ tích hợp trên các ứng dụng khác nhau như G Suite.

Nhược điểm:

Chi phí cao: Performance $9/tài khoản/tháng, gói Performance & Engagement nâng cao hơn có giá $12/tài khoản/tháng.

Vtranet

Vtranet là công cụ quản lý giao việc giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Việc áp dụng phần mềm giao việc này giúp bạn tiết kiệm được thời gian quản lý, thống kê và tra cứu dễ dàng và có thể đo lường hiệu suất công việc nhanh chóng.

Ưu điểm:

• Giao diện khoa học, sử dụng đơn giản.
• Hỗ trợ thống kê hiệu suất làm việc
• Lên lịch và lưu lại quá trình.

Nhược điểm:

• Khi nhập liệu dữ liệu đầu vào bạn mất khá nhiều thời gian.
• Cần nhiều thời gian để người dùng có thể làm quen và sử dụng phần mềm.

Công cụ phần mềm giao việc trên điện thoại

Google Keep

Đây là phần mềm quản lý công việc dành cho điện thoại, hỗ trợ trên cả iOS và Android. Google Keep cung cấp nhiều công cụ giúp ghi chú, chia sẻ, tổ chức và nhiều tính năng nổi bật khác. Nhờ đó người dùng dễ dàng sử dụng để hoàn thành công việc dễ dàng.

Ưu điểm:

• Ghi chép nhanh nội dung quan trọng, cập nhật mọi lúc mọi nơi.
• Những chỉnh sửa hay thay đổi đều được lưu lại.
• Tìm kiếm dễ dàng thông qua bộ lọc hoặc nhãn, các ghim quan trọng.

Nhược điểm:

• Thiếu tính năng chuyên sâu.
• Không có ứng dụng riêng cho máy tính Windows.

Cloud Office

Cloud Office hỗ trợ người dùng quản lý và phân chia công việc trực tuyến, lưu dữ liệu, văn bản, hồ sơ tập trung.

Ưu điểm:

• Dễ dàng chia sẻ, trao đổi tài liệu với đồng nghiệp thông qua phần mềm.
• Ứng dụng được tích hợp sử dụng trên các nền tảng thiết bị Android, iOS, Windows, macOS.
• Đầy đủ tính năng cần thiết hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng.
• Có thể sử dụng với nhiều lĩnh vực công việc có tính chất khác nhau.

Nhược điểm:

• Mất nhiều thời gian trong việc thiết lập và tạo đầu mục công việc.
• Hệ thống báo cáo chưa chuyên sâu.

Tick Tick

Nổi bật với bộ đếm thời gian pomodoro, phần mềm Tick Tick hỗ trợ thiết lập kế hoạch công việc một cách khoa học, hiệu quả. 

Ưu điểm:

• Cung cấp phiên bản miễn phí.
• Chia sẻ danh sách công việc với đồng nghiệp nhanh chóng.
• Hỗ trợ tính năng ghi chú và deadline cho từng công việc.
• Cập nhật các đầu mục công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần với tính năng “My Day”.

Nhược điểm:

• Không có khả năng liên kết với ứng dụng Lịch trên các hệ điều hành và thiết bị.
• Bản miễn phí bị giới hạn về tính năng và dung lượng lưu trữ.

Công cụ giao việc Zapier

Zapier là một phần mềm quản lý công việc cá nhân có khả năng tích hợp với các ứng dụng văn phòng khác như: Gmail, Dropbox,…

Ưu điểm:

• Thao tác sử dụng, kết nối dễ dàng chỉ bằng vài cú click chuột, có thể liên kết đến hàng nghìn ứng dụng.
• Dễ dàng kiểm soát thời gian và quản trị công việc.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ bản tiếng Việt.
• Chi phí nâng cấp cao.

Ứng dụng giao việc Izwork

Công cụ quản lý công việc Izwork giúp cho việc quản lý quy trình – tiến độ dự án và làm việc nhóm một cách dễ dàng hiệu quả.

Ưu điểm:

• Tích hợp đa nền tảng web.
• Giao diện thân thiện với người dùng.
• Phân công công việc nhanh chóng.
• Báo cáo liên tục.
• Đảm bảo an toàn cho các tài liệu nội bộ.

Nhược điểm:

• Thao tác trên phần mềm giao việc còn chậm.
• Không có nhiều mẫu sẵn có các dự án thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

Ưu điểm khi dùng phần mềm giao việc cho nhân viên

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, chính vì thế áp dụng các phần mềm vào quá trình quản lý công việc càng sớm sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Đối với nhà quản lý:

• Dễ dàng theo dõi từ tổng quan đến chi tiết tình hình dự án, kịp thời đưa ra điều chỉnh trước khi phát sinh vấn đề.
• Sắp xếp, phân chia công việc cho nhân viên thuận tiện.
• Lưu trữ và chỉnh sửa trực tuyến mọi dữ liệu.
• Trích xuất báo cáo đánh giá theo thời gian, có cơ sở để đánh giá hiệu quả dự án, năng lực nhân viên.
• Nhận thông báo nhắc nhở về lịch làm việc, cuộc họp quan trọng.

Đối với nhân viên:

• Chủ động lên kế hoạch và sắp xếp công việc khoa học.
• Đảm bảo hoàn thành công việc theo đúng tiến độ nhờ tính năng nhắc việc.
• Theo dõi tình hình chung của dự án, nắm bắt thông tin người phụ trách để kết nối nhanh chóng
• Xử lý công việc và báo cáo tiến độ mọi lúc mọi nơi.

Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý giao việc

Tính năng phần mềm:

Ngoài những tính năng cơ bản và quan trọng như tạo công việc, theo dõi tiến độ, lập báo cáo, phân quyền, doanh nghiệp cần đánh giá xem mức độ khả thi của phần ra sao. Chú ý đến việc xem xét dựa trên nhu cầu đặt ra ban đầu.

Tính khả thi, dễ làm quen và thao tác:

Giao diện gần gũi, dễ dùng và thao tác đơn giản sẽ tiết kiệm thời gian đào tạo nội bộ. Nên ưu tiên những phần mềm giao việc có tích hợp ngôn ngữ tiếng Việt. Đảm bảo phần mềm phù hợp và tương thích các thiết bị.

Mức giá phù hợp với ngân sách:

Tùy theo quy mô và chi phí tối đa mà công ty có thể chi trả để đánh giá xem liệu mức giá đó đã phù hợp hay chưa. 

Chính sách từ nhà cung cấp:

Cần quan tâm đến chính sách bảo hành, quy trình hỗ trợ kỹ thuật, nâng cấp sản phẩm. Nên lựa chọn những ứng dụng được phát triển bởi các nhà cung cấp uy tín, đã có kinh nghiệm triển khai cho doanh nghiệp.

Quản lý giao việc tập trung và hiệu quả trên nền tảng GapoWork

Với những lưu ý trên đây, có thể thấy rằng bộ tính năng phù hợp và có tích hợp tiếng Việt vẫn là hai yếu tố quan trọng để doanh nghiệp quyết định lựa chọn. Tại Việt Nam hiện nay, rất nhiều những phần mềm giao việc đã ra đời để đáp ứng nhu cầu quản lý công việc và vận hành trong doanh nghiệp, nổi bật nhất trong số đó chính là giải pháp công nghệ GapoWork.

Là giải pháp “Make in Viet Nam” của Tập đoàn Công nghệ G-Group, GapoWork phát triển đồng thời 26+ tính năng giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán hiệu suất và quản lý dự án. Trên khía cạnh giao việc và giám sát tiến độ, GapoWork cung cấp các giải pháp nổi bật như:

• Thống nhất quy trình giao - nhận việc trên một nền tảng duy nhất, nâng cao sự chuyên nghiệp và mức độ tập trung.
• Nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất của từng nhân viên nhờ tính năng Báo cáo thống kê trực quan, trích xuất nhanh chóng.  Từ đó đưa ra phương án kinh doanh đúng đắn và điều phối nhân sự cho phù hợp.
• Trong Nhóm Cộng Tác sẽ được tích hợp cùng lúc 3 tính năng Chat, Giao việc và Lịch biểu giúp tối ưu thời gian giao tiếp và trao đổi công việc. Từ đó thúc đẩy nhanh tiến độ dự án.
• Nhân sự nắm được nhiệm vụ cần làm, thời gian phải hoàn thành, thông tin các thành viên có liên quan trong dự án để kết nối nhanh chóng.
• Không còn tình trạng quên việc, quên lịch họp, trễ Deadline nhờ tính năng Thông báo được gửi tự động.
• Chia sẻ và lưu trữ tài liệu không giới hạn trên Thư viện GapoWork, với tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần. Tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm nhờ lưu tập trung trên hệ thống.
  Cho phép người dùng truy cập và xử lý công việc mọi lúc mọi nơi trên cả phiên bản máy tính, di động.

Trên đây là Top 25+ phần mềm giao việc hiệu quả và được ứng dụng phổ biến trong doanh nghiệp. Mỗi một ứng dụng giao việc cho nhân viên sẽ có ưu điểm riêng cùng cách thức hoạt động khác nhau để đáp ứng nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Kể từ khi ra mắt đến nay, hơn 1000 doanh nghiệp với nhiều quy mô khác nhau đã triển khai thành công giải pháp GapoWork. Không ngừng cải tiến và nâng cấp, các tính năng của GapoWork được tối ưu thông qua việc bám sát vào những vấn đề mà doanh nghiệp Việt gặp phải, từ đó thúc đẩy hiệu quả quản lý và trao đổi công việc trong tổ chức.

Để trải nghiệm toàn diện 26+ tính năng ưu việt trên GapoWork, đăng ký dùng thử 7 ngày Miễn Phí tại đây!

Có thể bạn quan tâm:

• Phần mềm chấm công uy tín