Gợi ý tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả trên GapoWork

Truyền thông nội bộ không chỉ tác động tích cực đến môi trường làm việc, đội ngũ nhân sự, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có một số tổ chức thiếu quan tâm và chưa biết cách đầu tư vào các công tác truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây của GapoWork sẽ gợi ý cho ban lãnh đạo và các cấp quản lý một vài cách để thúc đẩy, cải thiện cách thức truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp của mình!

Giá trị của các hoạt động truyền thông nội bộ mang lại cho doanh nghiệp

• Truyền tải thông tin nhanh chóng: Thông báo về chính sách, những cập nhật mới trong kế hoạch, dự án của doanh nghiệp,... sẽ được truyền đạt nhanh chóng và chính xác đến toàn bộ nhân sự. Đội ngũ nhận được thông tin, thực hiện và triển khai theo một quy trình cụ thể, rõ ràng.
• Nhân viên tin tưởng, gắn bó với công ty: Nhân viên cảm thấy mọi thông tin về doanh nghiệp đều được minh bạch, rõ ràng, thấm nhuần các giá trị văn hóa, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty sẽ tin tưởng hơn vào lãnh đạo cũng như tổ chức mình làm việc. Bên cạnh đó, mỗi nhân viên đều nhìn rõ tiềm năng phát triển và lộ trình bản thân có thể thăng tiến hơn trong doanh nghiệp họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức, nỗ lực để đạt được thành tích cao.
• Gắn kết chặt chẽ đội ngũ nhân sự: Những hoạt động nội bộ như chương trình thi đua, giao lưu trực tuyến, team building,... mang đến cho đội ngũ trải nghiệm trực quan với tập thể của mình, tạo cơ hội để các cá nhân tương tác nhiều hơn, thiết lập sợi dây liên kết bền vững từ bên trong tổ chức.
• Thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Các hoạt động truyền thông nội bộ giúp xây dựng, củng cố, duy trì các mối quan hệ trong tổ chức góp phần thúc đẩy tinh thần đoàn kết, gắn bó trong công ty, đồng thời phát triển văn hóa doanh nghiệp bền vững, bền chặt.

Nếu các hoạt động truyền thông không hiệu quả, nhân sự sẽ không nắm rõ được vai trò, quyền lợi và nghĩa vụ của mình, cảm thấy thiếu gắn bó với tổ chức để có thể cống hiến hết mình cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Có thể bạn chưa biết: Khái niệm truyền thông nội bộ là gì

Gợi ý tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả trên GapoWork

Nếu không chú trọng đầu tư vào việc phát triển truyền thông nội bộ, thì doanh nghiệp có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi một vài tác động tiêu cực: mâu thuẫn, bất đồng quan điểm khi làm việc chung; rào cản khoảng cách giữa nhân viên với lãnh đạo; các cá nhân của tổ chức trở nên rời rạc và thiếu đi sự gắn kết.

Mặt khác, nhân sự không hiểu rõ được mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp, từ đó khó có động lực và định hướng rõ ràng trong công việc của mình.

1, Tăng tương tác hai chiều

Ban lãnh đạo nên cải thiện hình thức giao tiếp bằng giải pháp tăng tương tác hai chiều qua công cụ giao tiếp nội bộ trên một nền tảng thống nhất. Hoạt động này giúp rút ngắn khoảng cách giữa quản lý với nhân viên và giữa nhân viên với các thành viên khác.

Một số hoạt động giúp tăng tương tác hai chiều cho đội ngũ:

• Lãnh đạo, quản lý tạo bài Post trên Bảng tin chung để đăng tải thông tin về chính sách, chế độ, sự kiện mới. Nhân viên nhận thông báo có thể dễ dàng phản hồi, góp ý trực tiếp dưới bài đăng và trao đổi với đồng nghiệp.
• Quản lý, nhân viên có thể tạo Khảo sát về các vấn đề thắc mắc trong công việc, văn hóa của công ty, đưa ra góc nhìn cá nhân và nhận câu trả lời cụ thể cho từng mục.
• Cùng thảo luận các chủ đề hoặc lên kế hoạch tổ chức hoạt động chung qua tính năng Thăm dò ý kiến trên GapoWork để mọi thành viên đều có cơ hội nêu lên ý kiến riêng và quản lý/ trưởng nhóm tổng hợp phản hồi một cách nhanh chóng.
• Các thành viên và ban lãnh đạo dễ dàng kết nối với nhau qua Chat, Video HD/ Call Audio để trò chuyện, bàn luận dự án thuận tiện, hiệu quả.

2, Tổ chức các hoạt động nội bộ

Muốn xây dựng và phát triển truyền thông nội bộ mạnh mẽ, doanh nghiệp nên tập trung đầu tư các hoạt động để thúc đẩy gắn kết nhân sự trong tổ chức.

• Tổ chức các hoạt động tập thể như chia sẻ cuộc sống mùa giãn cách, minigame giải đố vui, giới thiệu sách hay, gợi ý phim ảnh qua Nhóm chung và nhóm Chat của công ty, phòng ban.
• Lãnh đạo, quản lý có thể chia sẻ về giá trị cốt lõi, tầm nhìn của công ty thông qua Livestream, Zoom hoặc đan xen các hình thức tổ chức hoạt động nội bộ như thi đua giữa nhiều phòng ban, chơi trò chơi có thưởng, hỏi & đáp… nhằm củng cố tinh thần tập thể.
• Khuyến khích nhân sự ghi nhận lẫn nhau, ví dụ như thành viên ghi nhận những giúp đỡ, hỗ trợ nhiệt tình từ đồng nghiệp khi làm việc nhóm, quản lý ghi nhận thành tích, cố gắng của nhân viên trong dự án chung… Tạo bài viết Ghi nhận để cổ vũ và động viên lẫn nhau giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng, đồng thời cải thiện tinh thần làm việc chăm chỉ, nỗ lực hơn.

3, Truyền thông nội bộ bằng các hình thức thực tế

• Tạp chí nội bộ: Tạp chí nội bộ là phương tiện truyền thông được sử dụng nhiều nhất khi mà hình thức email chưa được phổ biến. Nội dung tạp chí thường là những bài chia sẻ, truyền cảm hứng, vấn đề nổi bật. Bên cạnh phát hành tạp chí bản giấy, phòng truyền thông nội bộ có thể đăng tải trực tuyến bản mềm và chia sẻ rộng rãi ở Bảng tin của toàn công ty trên GapoWork.
• Radio: Nhân viên truyền thông nội bộ có thể tổ chức các chương trình radio dành hàng tuần dành cho mọi người. Nội dung là lời tâm sự của nhân viên, những động viên gửi đến đồng nghiệp hay phát bài hát theo các yêu cầu,… Trong trường hợp có nhiều nhân viên phải làm việc ở ngoài, không có mặt tại công ty, họ có thể nghe lại bản record được đăng lên Nhóm chung để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
• Tổ chức sự kiện vào các dịp đặc biệt: Vào những ngày lễ như Phụ nữ Việt Nam, Giáng sinh, Trung thu, Halloween,… bộ phận truyền thông nội bộ có thể trang trí văn phòng theo đúng chủ đề; thông báo thời gian, kế hoạch chương trình lên Bảng tin trực tuyến của công ty để mọi người sắp xếp công việc và tham gia.

• Cùng tham gia các dự án cộng đồng: Tổ chức có thể khuyến khích đội ngũ các phòng ban đăng ký tham gia các hoạt động cộng đồng như Giờ Trái đất, Chạy vì trái tim, Uprace,... Nhân sự có thể post những hình ảnh, video liên quan đến các sự kiện vào nhóm Chat, Tường cá nhân hay Livestream để chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ cùng đồng nghiệp. Điều này không chỉ là cơ hội giúp các nhân sự gắn kết thân thiết với nhau mà còn giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

Xem thêm: Cách sử dụng Livestream nhằm tăng tương tác trong công ty