Lý giải tại sao các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất ngày càng được ưa chuộng trong doanh nghiệp

Với xu hướng phát triển trong thời đại công nghệ 4.0 cùng ảnh hưởng sâu rộng của đại dịch Covid-19, hình thức họp trực tuyến đã và đang cho thấy khả năng chiếm lĩnh nhanh và mạnh mẽ hơn bao giờ trước hình thức hội họp truyền thống trực tiếp. 

Theo dõi bài  viết dưới đây của GapoWork để tìm hiểu rõ lợi ích mà các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất mang lại cũng như đưa ra quyết định lựa chọn một ứng dụng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. 

Các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Chủ động tổ chức hội họp dù ở bất cứ đâu

Điểm cộng của các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất là tạo điều kiện cho mọi thành viên có thể dễ dàng tham dự cuộc họp chỉ với một cú nhấp chuột. Việc tổ chức hội họp ngày càng trở nên linh hoạt và chủ động hơn bao giờ hết mà không còn bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

 Tổ chức cuộc họp nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi 

Đảm bảo cuộc họp luôn diễn ra đúng thời gian

Với tính năng nhắc nhở được tích hợp sẵn, thông báo cuộc họp sẽ được hiển thị trên mục Calendar đồng thời được gửi đến các thành viên tham gia. Ưu điểm này giúp cho lãnh đạo hoặc nhân sự đảm bảo có mặt đầy đủ, tránh tình trạng không nhớ hoặc bị chồng chéo lịch.

Tiết kiệm chi phí hậu cần

Thay vì phát sinh các chi phí như in ấn tài liệu, đi lại, nước uống… khi tổ chức họp truyền thống, sử dụng các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất giúp doanh nghiệp tối giản thành công. Tất cả những gì bạn cần để tham gia cuộc họp chỉ đơn giản là một thiết bị điện tử thông minh có khả năng kết nối mạng.

Sử dụng phần mềm họp trực tuyến tốt nhất tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Danh sách các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất

Họp Zoom chất lượng cao, ổn định ngay trên nền tảng GapoWork

Được biết đến là “mạng xã hội công việc” hàng đầu tại Việt Nam, không gian làm việc số GapoWork mang đến cái giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động vận hành và quản trị, phát triển hơn 20 tính năng cơ bản phục vụ nhu cầu làm việc online của đội ngũ.

Giao diện tính năng họp nhóm Zoom trên không gian làm việc số GapoWork

GapoWork tích hợp toàn diện tính năng Zoom vào hệ thống, cho phép người dùng triển khai hội họp và gọi nhóm chỉ bằng một cú chạm nút trên di động hoặc máy tính:

• Số lượng tham gia lên đến 300 người, không giới hạn thời gian
• Lên lịch cuộc họp dễ dàng, thông báo nhắc nhở sẽ được gửi đến cho tất cả các thành viên trước giờ họp diễn ra
• Chia sẻ cùng lúc màn hình, tệp tin và tài liệu nhanh chóng
• Tạo điều kiện cho các thành viên không thể tham gia vẫn có thể xem lại nội dung cuộc họp với tính năng ghi hình
• Tốc độ đường truyền ổn định, chất lượng video sắc nét
• Không cần tải ứng dụng hoặc đăng ký, đăng nhập tài khoản Zoom, tham gia cuộc họp trực tiếp ngay trên không gian làm việc số GapoWork

Ngoài tính năng họp nhóm Zoom không giới hạn, các thành viên trong tổ chức có thể tương tác qua lại, chia sẻ thông tin và trao đổi công việc thông qua các công cụ như Video Call, Audio Call, Hỏi đáp, Khảo sát, Bình luận vào Bài đăng,...

Skype

Trong số các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất không thể không nhắc đến ứng dụng Skype. Phiên bản miễn phí của Skype cho phép người dùng tổ chức thời lượng cuộc họp tối đa là 10h/tháng, trong khi đó phiên bản trả phí Skype for Business lại phù hợp hơn đối với quy mô doanh nghiệp với số lượng người trong mỗi cuộc họp có thể lên đến 250 người. 

Dù đã là phiên bản Business nhưng các doanh nghiệp vẫn phải nâng cấp một số phần để có chất lượng họp ổn định mỗi khi sử dụng.

Google Hangout Meet

Google Hangout một trong số các phần mềm họp trực tuyến tốt nhất và rất phổ biến, được sử dụng hầu hết trong mọi ngành nghề kể cả giáo dục. Là một sản phẩm của Google, để truy cập và tổ chức cuộc họp trên Google Hangout Meet, người dùng bắt buộc phải tạo gmail. Nhân sự có thể dễ dàng lên kế hoạch cho các cuộc họp cũng như nhận thông báo trước khi diễn ra.

 Giao diện phần mềm họp trực tuyến Google Hangout Meet

Trước bối cảnh thời đại công nghệ 4.0 cùng những lợi ích mà các phần mềm họp trực tuyến mang lại, sẽ là vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp trong việc tích hợp và triển khai ứng dụng phù hợp cho tổ chức của mình. Nếu các nhà quản trị muốn sở hữu một không gian làm việc số với những tính năng được thiết kế tối ưu, hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp, nền tảng không gian làm việc số “Made in Vietnam” GapoWork có thể là một giải pháp đáng lưu tâm.