Hướng dẫn xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Theo dõi bài viết dưới đây của GapoWork để tham khảo cách hình thành quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp. 

Truyền thông nội bộ là gì?

Khái niệm truyền thông nội bộ (Internal Communications) có thể hiểu đơn giản là các hoạt động giao tiếp và truyền tải thông tin giữa các thành viên trong một tổ chức; nhằm mục đích duy trì và củng cố các mối quan hệ nội bộ giữa nhân sự trong doanh nghiệp. 

Về cơ bản, các hoạt động trong quy trình truyền thông nội bộ được triển khai để củng cố và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, phản ánh sứ mệnh, giá trị cốt lõi, tầm nhìn,…đến với đội ngũ nhân viên.

Ý nghĩa của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp

Hoạt động truyền thông nội bộ có vai trò rất quan trọng đối với các tổ chức, công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận. Xây dựng quy trình truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp nâng cao sức mạnh nội lực và thắt chặt nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm: 

Hoàn thiện và xây dựng môi trường làm việc tích cực, lành mạnh

Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về các chính sách, quy trình và mục tiêu của tổ chức, từ đó tạo nên một đội ngũ nhân viên đồng thuận, đam mê và đóng góp tích cực cho sự thành công của doanh nghiệp.

Nâng cao gắn kết và tinh thần đồng đội

Chiến lược truyền thông nội bộ được xây dựng nhằm mục đích kéo gần khoảng cách giữa nhân viên và cấp trên, tạo điều kiện tương tác hai chiều. Bên cạnh đó, nhân viên có thể cảm thấy rằng mình là một phần quan trọng của tổ chức, đóng góp vào sự thành công của tổ chức và cùng nhau làm việc để đạt được các mục tiêu chung. 

Củng cố mức độ hài lòng của nhân viên và giữ chân nhân tài

Hoạt động truyền thông nội bộ cung cấp cho nhân viên thông tin về các cơ hội nghề nghiệp, các chính sách hỗ trợ và các chương trình đào tạo. Nó cũng có thể giúp các nhân viên cảm thấy được đánh giá và công nhận, từ đó tăng cường động lực và cam kết của họ đối với tổ chức; tạo dựng được mối quan hệ tin tưởng và trung thành của cả đôi bên. 

Hỗ trợ quá trình quản lý và lãnh đạo hiệu quả

Hoạt động truyền thông nội bộ giúp các nhà quản lý và lãnh đạo trong tổ chức hiểu rõ những thách thức và cơ hội mà tổ chức đang đối mặt, từ đó giúp họ đưa ra các quyết định và kế hoạch phù hợp để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Truyền tải, củng cố tầm nhìn, giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Vai trò của truyền thông nội bộ là giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp giúp họ cảm thấy rằng mình đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp và có một hướng đi rõ ràng để làm việc. Nó cũng giúp tạo ra sự đồng thuận và đồng cảm giữa các nhân viên về tầm nhìn của doanh nghiệp.

7 bước xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả

Vạch ra chiến lược truyền thông nội bộ chặt chẽ quyết định rất lớn đến sự thành công của hoạt động truyền thông nội bộ. Để truyền thông hiệu quả, quy trình truyền thông nội bộ cần được xây dựng theo trình tự các bước sau đây:

Bước 1: Đánh giá thực trạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

Chuyên viên truyền thông nội bộ cần đánh giá chi tiết thực trạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp để xác định các điểm mạnh, điểm yếu. Đây là bước quan trọng trong chiến lược truyền thông nội bộ được nhiều tập đoàn lớn áp dụng để nhìn nhận rõ những vấn đề đã hoặc đang tồn tại trong doanh nghiệp. Dựa vào cơ sở đó, bạn có thể dễ dàng định hướng và xây dựng quy trình truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả cho tổ chức.

Bước 2: Xác định mục tiêu và đối tượng truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là quá trình tương tác đa chiều do đó cần xác định được đối tượng truyền thông doanh nghiệp muốn hướng đến là ai. Đặt ra câu hỏi Ai là người có sức ảnh hưởng trong doanh nghiệp và người đó có thể kết nối toàn bộ nhân viên không? Thông thường đối tượng truyền thông sẽ không thay đổi những trong các đợt biến động nhân sự, các đối tượng này ít nhiều sẽ thay đổi phạm vi. 

Bên cạnh đó, mục tiêu là yếu tố cốt lõi khi xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Mặc dù mỗi cá nhân và bộ phận đều có các mục tiêu khác nhau, nhưng tất cả chúng ta đều đang làm việc hướng tới các mục tiêu chung và được kết nối. Bước xác định mục tiêu chiến lược truyền thông nội bộ nên đi theo nguyên tắc SMART (S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu; M – Measurable: Đo lường được; A – Attainable: Có thể đạt được; R – Relevant: Thực tế; T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành). 

Bước 3: Xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ

Thông điệp chính là những thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên. Khi đã xác định được mục tiêu truyền thông, bạn dễ dàng xác định xây dựng được nội dung thông điệp truyền thông. 

Theo đó, bạn cần làm rõ các yếu tố như: Lộ trình đào tạo nội bộ và thăng tiến cho nhân viên, hình thức công nhận nhân viên, minh bạch thông tin đến nhân viên, mạng truyền thông nội bộ của công ty.

Bước 4: Xác định kênh truyền thông nội bộ

Để thông điệp được truyền tải đến đúng đối tượng thì doanh nghiệp còn cần xác định các kênh truyền thông nội bộ phù hợp để tiến hành triển khai chiến lược truyền thông nội bộ.  Một số kênh truyền thông hữu ích cho doanh nghiệp có thể đơn giản như: Bảng tin, Standee; Bản tin Email; Radio;Tạp chí nội bộ,...

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang có xu hướng triển khai các giải pháp hỗ trợ giao tiếp và trao đổi công việc làm kênh truyền thông nội bộ chính. Một trong những giải pháp nổi bật nhất hiện nay phải kể đến chính là nền tảng giao tiếp GapoWork.

Bước 5: Triển khai chiến lược truyền thông nội bộ

Triển khai kế hoạch truyền thông là bước cụ thể hóa các mục tiêu, phương pháp thành hành động cụ thể. Ở bước này, bạn sẽ đưa nội dung cần truyền tải đến các phòng ban, nhân viên trên các kênh truyền thông khác nhau. Đừng quên lập kế hoạch hành động cụ thể, liệt kê chi tiết các bước thực hiện để đạt mục tiêu. 

Ngoài ra, bản kế hoạch truyền thông nội bộ cũng cần có chỉ số hiệu suất (KPI) để tổng hợp, đo lường và phân tích hiệu quả hoạt động. Và những chỉ số cần đo lường và so sánh được dựa trên mục tiêu và kết quả mà bạn đã đưa ra.

Bước 6: Đo lường hiệu quả và điều chỉnh khi cần thiết

Đo lường và đánh giá là bước cần thiết để tổng kết ưu, nhược điểm và rút kinh nghiệm cho hoạt động tiếp theo. Giai đoạn này cần có dữ liệu và số liệu xác thực làm căn cứ, dựa trên các tiêu chí đã đề ra ngay từ lúc lên chiến lược truyền thông nội bộ.  

Ví dụ nếu mục tiêu chính của doanh nghiệp trong quy trình truyền thông nội bộ là tăng mức độ tương tác của nhân viên qua kênh email, bạn nên xem xét các chỉ số sau: Tỷ lệ mở thư, Số lần nhấp vào liên kết, Phản hồi và phản hồi của nhân viên.

Cuối cùng, việc duy trì và phát triển chiến lược truyền thông nội bộ cần được xem như một quá trình liên tục, không ngừng cải thiện để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai: Phòng truyền thông hay nhân sự?

Theo kết quả khảo sát đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box (Anh), 53% người khảo sát cho rằng truyền thông nội bộ thuộc trách nhiệm quản lý nhân sự. Tuy nhiên trên thực tế, để quy trình truyền thông nội bộ diễn ra hiệu quả cần có sự phối hợp của toàn thể nhân viên trong tổ chức, trong đó vai trò của phòng truyền thông và nhân sự là không thể thiếu.

Nếu phòng truyền thông có trách nhiệm thiết kế, xác định các kênh truyền thông phù hợp và định hình các thông điệp chính. Thì bộ phận nhân sự sẽ đảm nhiệm chính việc triển khai chiến lược truyền thông nội bộ bằng cách đọc và phản hồi các thông điệp, tham gia các cuộc họp và sự kiện nội bộ, chia sẻ thông tin và ý kiến của mình và đóng góp vào việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và đồng thuận.

Bên cạnh đó, trong mỗi doanh nghiệp nên phân công cán bộ/chuyên viên phụ trách truyền thông nội bộ. Người này cần có sức ảnh hưởng nhất định tới nhân viên và thấu hiểu mọi vấn đề nội bộ trong doanh nghiệp. 

GapoWork - Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả

Là sản phẩm “Make in Vietnam” của Tập đoàn Công nghệ GapoWork, nền tảng giao tiếp GapoWork cung cấp bộ công cụ gồm 26+ tính năng, hỗ trợ việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ. Những ưu điểm nổi bật trên khía cạnh hoàn thiện và xây dựng chiến dịch khi thực hiện truyền thông nội bộ cùng GapoWork bao gồm:

• Triển khai các chương trình đào tạo nội bộ và giới thiệu văn hóa doanh nghiệp thông qua công nghệ trực tuyến như Livestream, Video Call, Google Meet.
• Tạo không gian trực tuyến để ban lãnh đạo chia sẻ thông tin và tương tác trực tiếp với đội ngũ nhân viên bằng việc chia sẻ bài đăng trên Nhóm chung, Bảng tin, từ đó thu hẹp khoảng cách cấp bậc.
• Khích lệ tinh thần đội nhóm, tập thể bằng việc tổ chức các hoạt động thi đua và minigame như chia sẻ khoảnh khắc làm việc trên Nhóm chung.
• Vinh danh thành tích nổi bật và những đóng góp của đội ngũ thông qua tính năng Ghi nhận, tạo động lực và thúc đẩy sự thi đua trong tổ chức.
• Thư viện GapoWork lưu trữ tự động và không giới hạn mọi loại tài liệu.
• Nhận thông báo tức thì về các tin tức quan trọng như lịch làm việc, chính sách thưởng và phúc lợi, đảm bảo nhân sự ở văn phòng hay chi nhánh đều không bỏ lỡ sự kiện quan trọng.
• Khuyến khích sự đóng góp và xây dựng văn hóa của nhân sự thông qua các chức năng Khảo sát, Thăm dò ý kiến và Hỏi đáp ẩn danh.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn đầy đủ và chi tiết cách xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Để củng cố văn hóa công ty, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần một chiến dịch truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể. Các nhà lãnh đạo chỉ có thể sở hữu một đội ngũ nhân viên vững mạnh và đoàn kết khi và chỉ khi có sự thấu hiểu sâu sắc giữa mỗi cá nhân, và tất cả đều hướng đến mục tiêu chung.

Bên cạnh đó, để đạt được hiệu quả tốt nhất khi truyền thông nội bộ, các doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ truyền thông phù hợp với mục tiêu và đối tượng của mình. Với nền tảng GapoWork, các bộ phận đảm nhận xây dựng quy trình truyền thông nội bộ có thể tận dụng nhiều tính năng để tối ưu thời gian, nâng cao hiệu quả trong quá trình giao tiếp. Thống nhất việc chia sẻ thông tin, triển khai chương trình đào tạo, tạo hoạt động thi đua và vinh danh đội ngũ nhân viên trên một nền tảng chung duy nhất.  

Với xu hướng công nghệ hoá ngày càng phát triển, GapoWork - Nền tảng số “Make in Viet Nam” là một lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn áp dụng công nghệ vào việc quản lý, vận hành và phát triển.

Để trải nghiệm 7 NGÀY MIỄN PHÍ giải pháp GapoWork, đăng ký tại đây!