Tất tần tật mọi thông tin về phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams

Nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp, chắc chắn hình thức họp trực tuyến sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong tương lai với sự bùng nổ của một thời kỳ công nghệ số. Trải qua nhiều đợt giãn cách, đối với nhiều doanh nghiệp và tổ chức Việt, phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams đã không còn quá xa lạ. 

Trong bài viết dưới đây, GapoWork sẽ đưa đến cái nhìn cụ thể hơn về phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams thông qua việc đánh giá ưu, nhược điểm, từ đó giúp doanh nghiệp có được sự cân nhắc và lựa chọn phù hợp.

1. Thông tin, cấu trúc, chi phí của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams

1.1. Phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams là gì?

Thuộc hệ sinh thái Office 365, Microsoft Teams là phần mềm họp trực tuyến, làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên,... giúp mọi người cộng tác với nhau dễ hơn trên cùng một nền tảng.  Từ một góc nhìn khác, Microsoft Teams có thể coi là ứng dụng all-in-one với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng. Phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams được hỗ trợ trên hầu hết nền tảng máy tính và điện thoại hiện nay.

• Nền tảng: Android 4.4 trở lên, iOS 10.0 trở lên, macOS X 10.11 El Capitan trở lên, Windows Server 2012 R2+ trở lên
• Dung lượng: Android ~49MB, iOS ~235.6MB, macOS ~235.6MB, Windows ~94.51MB
• Loại ứng dụng: Giáo dục học tập, Doanh nghiệp, Gọi điện nhắn tin
• Nhà phát hành: Microsoft

Xem thêm : Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cùng Gapowork

1.2. Chi phí của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams

Về chi phí, phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams thường được bán kèm trong gói Office 365. Bản miễn phí cho phép người dùng có thể trải nghiệm các tính năng giới hạn.

2. Ưu, nhược điểm khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams cho doanh nghiệp

2.1. Ưu điểm của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams

Phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams có khả năng hỗ trợ mọi hoạt động cộng tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp, giúp cho chu trình kết nối và trao đổi thông tin diễn ra mượt mà, trơn tru.  

• Không phải trả thêm chi phí nếu đang sử dụng gói Office 365
  Nếu đang sử dụng gói Office 365 bản quyền, doanh nghiệp có thể trải nghiệm nhiều hơn các chức năng của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams đã được tích hợp sẵn mà bạn không kỳ chi phí bổ sung nào (trừ gói Office 365 Business).  
• Tổ chức hội họp trực tuyến, gọi điện và trao đổi mọi lúc mọi nơi
  Tính năng tổ chức họp trực tuyến là một trong những thế mạnh của Microsoft Teams. Với quy mô họp lên đến 300 người (bản trả phí bao gồm: Essentials, Business) hoặc 100 người cho gói Miễn phí, toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự động hóa mà không bị cản trở bởi các nguyên nhân khách quan. Phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams sẽ thay nhân sự lên lịch thông báo cuộc họp tới các thành viên, ghi chú, ghi âm, chia sẻ màn hình hoặc nhắn tin,...

• Đồng bộ dữ liệu, thống nhất nơi lưu trữ
  Khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams, bên cạnh tính năng gọi nhóm, ứng dụng này còn cho phép người dùng chia sẻ tệp, nhiệm vụ và thăm dò ý kiến. Thông tin sẽ được phân bổ trong từng nhóm riêng biệt, do đó, mỗi người sẽ chỉ thấy các tài nguyên bao gồm tin nhắn, tài liệu và yêu cầu gặp mặt liên quan đến các kênh cụ thể đó, nhân viên dễ dàng tập trung vào các nhiệm vụ đang thực hiện. Tất cả dữ liệu đều được đồng bộ tức thời lên nền tảng đám mây của Microsoft.
• Sử dụng đồng thời các ứng dụng khác trong bộ Office 365
  Khi đã trải nghiệm phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams, chắc hẳn không thể bỏ qua các ứng dụng được tích hợp đồng thời dưới dạng các tab như Word, Excel, PowerPoint,.... Về cơ bản, nhân viên của bạn sẽ không cần rời khỏi ứng dụng Teams mà vẫn có thể tiếp tục công việc của mình.
• Khả năng bảo mật dữ liệu cao
  Microsoft Teams cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu, tin nhắn và các tập tin khi được chia sẻ giữa người dùng. Tính năng xác thực hai lớp được áp dụng để đảm bảo chỉ các nhân viên của công ty bạn mới có thể truy cập tài khoản.
• Hơn nữa, bạn còn có khả năng kiểm soát và hạn chế tính năng mà từng nhân viên sử dụng trong ứng dụng, đồng thời hạn chế các nội dung, tài liệu không phù hợp trong môi trường công việc.

2.2. Nhược điểm của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams

• Số lượng kênh bị giới hạn
  Đa số người dùng hiện nay khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams sẽ lựa chọn bản Miễn phí, điều này khiến cho số lượng kênh tối đa bị giới hạn 100 kênh mỗi nhóm. Trong trường hợp nhóm lớn của doanh nghiệp đã đạt tới giới hạn này, bạn sẽ không thể tạo thêm kênh mới - hoặc buộc phải xóa đi đi một số kênh, gây nên sự bất tiện trong quá trình làm việc.
• Đòi hỏi quy hoạch chặt chẽ cách sắp xếp các tệp chia sẻ ngay từ đầu
  Tất cả mọi dữ liệu tải lên các cuộc hội thoại trong ứng dụng đều được đổ vào một site document chung được tạo trên Sharepoint để quản lý. Việc tìm kiếm và sắp xếp sẽ thật tiện lợi nếu ngay từ đầu Admin hoặc Owner đã quy hoạch chặt chẽ phần này, Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thường sẽ phát sinh nhiều tệp dữ liệu mà nhân viên mong muốn được đưa vào một thư mục khác phân cấp chi tiết hơn để dễ dàng tìm kiếm lại khi cần. Khi số lượng thành viên lớn và số lượng tài liệu chia sẻ cũng lớn theo, việc tùy chỉnh cấu trúc tệp tài liệu càng cần thiết.

•  Cài đặt phân quyền bị hạn chế
  Cài đặt phân quyền của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài, thậm chí còn mang lại rủi ro tiềm ẩn. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn chia sẻ với một số hữu hạn người ở các cấp độ nhất định (xem, nhận xét, chỉnh sửa,...) và phân tách một số tài liệu quan trọng, Microsoft Teams không hỗ trợ tính năng này. Thay vào đó,  bất cứ ai là thành viên của một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm. 
• Khó khăn cho nhà quản trị trong việc quản lý 
  Phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams chỉ cung cấp cho nhà quản trị khả năng kiểm soát và hạn chế tính năng sử dụng. Ngoài điều này  ra, nhà quản trị không có khả năng chỉ định phân quyền cho các cấp thành viên, cũng như sắp xếp, quản lý công việc của nhân viên như thế nào cho đúng và đủ.
• Để giao việc cho nhân viên trên phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams, bạn chỉ có thể thực hiện cách thức thủ công là nhắn tin, giống như các ứng dụng chat thông thường. Bất cập trong phương thức này khiến cho dữ liệu dễ bị trôi đi, khó khăn để đánh giá được hiệu suất làm việc thực tế mà nhân viên đã đạt được. 

3. GapoWork - Nền tảng giao tiếp và hợp tác tổ chức được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt

Ra đời dựa trên sự thấu hiểu về mô hình doanh cũng như những hạn chế mà các doanh nghiệp Việt đang gặp phải, giải pháp công nghệ GapoWork được phát triển cùng lúc hơn 21 chức năng, hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác giữa mọi người. Vì một Việt Nam kết nối tốt hơn trên môi trường số, GapoWork xây dựng các tính năng chính để tối ưu không gian làm việc, tăng hiệu suất và đẩy mạnh chuyển đổi số trong các doanh nghiệp Việt. 

Xem thêm : Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cùng gapowork

• Họp trực tuyến qua Zoom với thời lượng tối đa 30 tiếng và 300 người tham gia
  Sau màn hợp tác với Zoom Global vào tháng 6/2021, tính năng họp trực tuyến không giới hạn Zoom đã được tích hợp sẵn trên nền tảng GapoWork.  Zoom là nền tảng họp mặt trực tuyến thịnh hành nhất hiện nay với hơn 170.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng thường xuyên.
• Chỉ với một lần click, mọi thành viên trong tổ chức có thể tham gia cuộc họp online. Nhân sự có thể quản lý lịch họp trên Calendar, ghi hình và lưu trữ không giới hạn và livestream trực tiếp cuộc họp ngay trên GapoWork. Tính năng này giúp các thành viên dễ dàng giao tiếp và trao đổi với nhau mà không cần chuyển đổi công cụ.

• Với tốc độ truyền tải nhanh chóng và đường truyền ổn định, mọi thành viên khi tham gia hội họp, đào tạo qua tính năng Zoom trên GapoWork đều có thể trải nghiệm Video Full HD, từ đó nâng cao chất lượng cuộc họp, thúc đẩy tương tác hiệu quả. 
• Chat và nhóm chat giúp trao đổi thông tin đa chiều
  Mọi cá nhân, phòng ban, khu vực đều có thể tạo nhóm chat dễ dàng với nhiều công cụ tương tác đa chiều như gửi text, ảnh, video; tạo bình chọn trong nhóm; hyperlink (gắn link vào nội dung chat). Các box chat có tích hợp các nút gọi thoại - gọi video - Zoom để dễ dàng liên lạc mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó, từ một nhóm chung, nhà quản trị cũng có thể tạo nhóm chat tương ứng chỉ với một click chuột. 
• Quản lý dữ liệu tập trung và không giới hạn thời gian lưu trữ
  Các tài liệu được tải lên được tự động lưu trữ trên GapoWork. Nền tảng không giới hạn dung lượng tải lên, trong đó mỗi người dùng được tải lên 32GB/ngày và 4GB/file/lần gửi. Đồng thời, GapoWork không giới hạn thời gian lưu trữ dữ liệu. Các lợi thế này giúp các dữ liệu được tập hợp ầy ủ trên không gian làm việc và có thể được tìm thấy dễ dàng bằng công cụ tìm kiếm.
• Tạo và Quản trị Nhóm theo Phòng ban, Chuyên môn, Dự án
  Thuận lợi trong công tác quản trị, GapoWork hỗ trợ người dùng tạo nhóm nhanh chóng. Nhân sự được phân chia theo phòng ban, chuyên môn và từ dự án sẽ được tự động đưa vào các nhóm làm việc liên kết với nhóm chat tương ứng, giúp giảm thiểu thời gian thiết lập công cụ giao tiếp. Đồng thời, các dữ liệu nội bộ của từng phòng và dự án cũng được lưu trữ tập trung và bảo mật khi chỉ các thành viên của nhóm có thể truy cập.

4. Nên lựa chọn nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức hay Phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams?

Tùy thuộc vào cơ cấu bộ máy và quy trình vận hành mà doanh nghiệp có thể lựa chọn công cụ phù hợp dựa trên các tính năng có sẵn, và phần mềm họp trực tuyến Microsoft chính là một trong những giải pháp tiêu biểu.

Tại Việt Nam, nền tảng giao hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác trong tổ chức GapoWork là sự lựa chọn của hơn 600 tổ chức, trong đó có các doanh nghiệp lớn như HSV Group, ABA Cooltrans, F88, Edufit,... Sau chưa đầy một năm ra mắt, GapoWork đã thành công trong việc giúp các doanh nghiệp mở “văn phòng số”, trải nghiệm hoàn thiện môi trường lao động "trên mây". Cung cấp các giải pháp đáp ứng từng nhu cầu cụ thể, đi sâu vào giải quyết các bài toán, vấn đề gốc rễ của doanh nghiệp, GapoWork góp phần xây dựng môi trường lao động hoàn thiện hơn cho mọi tổ chức đổi mới sáng tạo; xóa bỏ khoảng cách, gia tăng gắn kết, tăng cường nội lực.

Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong quá trình kiến tạo mô hình doanh nghiệp kết nối, Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp của GapoWork ngay hôm nay.