Tính năng
Tại sao nên chọn GapoWork
Tin tức
GapoWork cho người Việt

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất

Triển khai phần mềm hỗ trợ quản lý tiến độ dự án là một trong những giải pháp thúc đẩy năng suất và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Thay vì nhân sự phải tốn nhiều thời gian và công sức cho từng giai đoạn, giờ đây mọi quy trình sẽ trở nên tối giản, tinh gọn hơn khi có sự hỗ trợ của công nghệ.

Trong bài viết dưới đây, GapoWork sẽ bật mí cho doanh nghiệp 5 tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm quản lý tiến độ dự án phù hợp nhất.

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 1
Phần mềm quản lý dự án ảnh hưởng lớn đến năng suất và tiến độ công việc đội nhóm

1. Phần mềm quản lý dự án là gì?

Được xây dựng với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, phần mềm quản lý tiến độ dự án là giải pháp toàn diện giúp nhà quản lý theo dõi và cập nhật tiến độ chính xác trên nhiều khía cạnh như: Phân bổ nguồn lực, dự trù ngân sách, xác định mục tiêu, thiết lập thời gian hoàn thành… tất cả mọi dữ liệu hiển thị trên một nền tảng duy nhất. 

Đồng thời, phần mềm quản lý dự án còn hỗ trợ người dùng tối đa trong việc sắp xếp nhiệm vụ một cách hợp lý, quản lý thời gian hiệu quả để từ đó nâng cao năng suất, hướng đến một mục tiêu chung.

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 2
Giải pháp công nghệ GapoWork - Một trong những nền tảng hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

Một số giải pháp được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và triển khai nhất năm 2023 có thể kể đến như GapoWork, Trello, Asana, Click Up...

2. Tại sao doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý dự án?

2.1. Quản lý đa tầng nhiệm vụ và dự án

Phần mềm quản lý tiến độ dự án cung cấp cho người dùng góc nhìn từ tổng quan đến chi tiết về mỗi dự án. Tất cả những thông tin quan trọng đều được chia sẻ và lưu trữ trên hệ thống chung. Từ đó, mỗi cá nhân có thể sắp xếp và hạn chế tối đa tình trạng quên, bỏ sót nhiệm vụ.

2.2. Giám sát tiến độ chặt chẽ, linh hoạt

Thông qua dữ liệu được cập nhật trên phần mềm, nhà quản lý dự án có thể bao quát được tiến độ hoàn thành đến đâu, người phụ trách của từng nhiệm vụ là ai, thời gian hoàn thành khi nào hay số lượng công việc mà mỗi người đảm nhiệm là bao nhiêu. 

Hầu hết các phần mềm hiện nay đều được phát triển trên cả thiết bị điện tử thông minh, do đó nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong quá trình xử lý công việc. Ngay cả khi không có mặt tại văn phòng, mọi nhân sự vẫn có thể tham gia trao đổi và thảo luận dù ở bất cứ đâu.

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 3
Hầu hết các phần mềm hiện nay đều tích hợp trên cả hai phiên bản máy tính và di động

2.3. Tối ưu nguồn nhân lực và thời gian

Trong thực tế, nhiều nhiệm vụ tuy nhỏ nhưng vẫn mất thời gian và đòi hỏi những nhân sự phải bỏ ra nhiều công sức. 

Hoặc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nhân sự ít đồng nghĩa với việc có nhiều khả năng nhân viên bị làm việc quá sức mà đôi khi ban quản lý thậm chí còn không nhận ra điều đó đang diễn ra.

Đó là lý do tại sao việc thiết lập “workflow” tự động nhờ vào phần mềm quản lý là điều cần thiết. Những đầu việc như tổng kết báo cáo, trích xuất dữ liệu, các tính năng có sẵn của phần mềm quản lý dự án hoàn toàn có thể thay bạn thực hiện. Vừa tối ưu thời gian và công sức của đội ngũ, vừa giúp công ty hoạt động hiệu quả và có quy củ hơn. 

2.4. Nâng cao hiệu suất của nhân sự và chất lượng dự án

Phần mềm quản lý tiến độ dự án góp phần gia tăng tính chính xác trong việc ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ, từ khi bắt đầu lập kế hoạch đến quá trình thực thi.  Với những dự án có quy mô lớn và phức tạp, một quy trình rõ ràng sẽ giúp nhân sự nắm bắt nhanh chóng vấn đề, nhà quản lý kịp thời phát hiện “điểm nóng” để đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp.

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 4
Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân sự

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý

Để lựa chọn được tool quản lý dự án giúp doanh nghiệp của bạn vận hành một cách tốt nhất mà tiết kiệm thời gian và chi phí chỉnh sửa thì cần dựa trên một vài tiêu chí sau đây:

3.1. Tính năng và tiện ích đáp ứng nhu cầu quản lý dự án của doanh nghiệp

Đánh giá về tính năng của phần mềm nên dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Không phải lúc nào những phần mềm sở hữu hàng loạt các chức năng hiện đại cũng thực sự hiệu quả. Đôi khi nó sẽ gây lãng phí vì trong quá trình triển khai không được sử dụng đến.

Trong mỗi phần mềm, một số nhóm chức năng quan trọng cần phải có sẽ bao gồm  Quản lý dự án, Quản lý nhân sự, Quản lý công việc, Báo cáo công việc. Ngoài ra, một số nhóm chức năng nâng cao sẽ tùy theo nhu cầu và tính chất doanh nghiệp để phát triển linh hoạt hơn.

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 5
Mỗi phần mềm cần phải có các tính năng cơ bản để hỗ trợ nhu cầu quản lý công việc

3.2. Giao diện thân thiện, dễ dàng thực hiện các thao tác

Thời gian đào tạo và làm quen phần mềm của nhân sự có thể rút ngắn bớt khi giao diện đơn giản và các chức năng dễ sử dụng. Trong mỗi tổ chức sẽ bao gồm nhiều độ tuổi trình độ công nghệ khác nhau, chính vì thế hãy dựa vào mặt bằng chung để lựa chọn phần mềm phù hợp.

3.3. Mức giá hợp lý

Giá cả là vấn đề cần cân nhắc khi triển khai một phần mềm, bởi điều này sẽ phải cân đối và phù hợp với thu chi của doanh nghiệp. Vì vậy, việc khảo sát giá giữa các nhà cung cấp cũng như các doanh nghiệp từng triển khai là cần thiết.

Xem thêm : Tìm hiểu về phần mềm chấm công cho doanh nghiệp thông qua Gapowork

Lãnh đạo nên tìm hiểu kỹ lưỡng về những lợi ích thu về được liệu đã tương đương với mức giá đó hay chưa. Hãy chú trọng đến thông tin về quy trình triển khai của đơn vị cung ứng để việc so sánh giá đạt hiệu quả.

3.4. Chính sách hỗ trợ rõ ràng từ nhà cung cấp

Trong quá trình triển khai và sử dụng sẽ không tránh khỏi các sự cố về kỹ thuật, do vậy trong chính sách nên ưu tiên việc nhà cung cấp có thể hỗ trợ xử lý 24/7. Đây cũng là điểm hạn chế nếu lựa chọn ứng dụng nước ngoài, bởi khâu phản hồi mất rất nhiều thời gian và quy trình, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 6
Nên chú trọng đến khâu tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình lựa chọn phần mềm

3.5. Kiểm tra mức độ bảo mật của phần mềm

Các doanh nghiệp cung cấp phần mềm cần phải đảm bảo mức độ bảo mật dưới nhiều hình thức. Tính an toàn bảo mật có liên quan đến các thông tin và dữ liệu quan trọng của công ty, nếu để lộ rất có thể sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Vậy nên đừng bỏ qua yếu tố này khi lựa chọn phần mềm quản lý cho doanh nghiệp.

4. GapoWork - Giải pháp hỗ trợ quản lý dự án và nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp


Với lợi thế “Make in Viet Nam”, GapoWork là một trong những giải pháp hàng đầu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả. Thấu hiểu nhu cầu và vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp Việt đang gặp phải, GapoWork phát triển đồng thời 26+ tính năng bao gồm:

  • Giao việc đúng người và quản lý tiến độ chặt chẽ: Nhân sự dễ dàng nắm bắt nhiệm vụ của mình cùng deadline cần hoàn thành, chủ động sắp xếp một cách hợp lý để tránh tình trạng bỏ sót. Trên một nền tảng chung duy nhất, quản lý có thể theo dõi sát sao công việc của từng thành viên cũng như tiến độ chung của dự án.
  • Giao tiếp, trao đổi công việc đa phương thức: Không chỉ dừng lại ở việc gửi tin nhắn bằng văn bản hay phân chia nhiệm vụ đơn thuần, thông tin còn được truyền tải đầy đủ và xuyên suốt thông qua hệ thống Bảng tin, Nhóm chung, Nhóm chat.
  • Báo cáo thống kê được trích xuất “real-time”: Đảm bảo việc đánh giá nhân viên và kết quả dự án diễn ra minh bạch, dữ liệu từ báo cáo là căn cứ giúp nhà quản lý theo dõi được các chỉ số công việc. Dự án nào đang đúng tiến độ, dự án nào đang là điểm nóng, nhân sự nào đang làm việc tốt, nhân sự nào đang quá tải dựa trên các con số thống kê mà hệ thống cung cấp.
  • Nhóm cộng tác tích hợp cùng lúc 3 tính năng Chat, Giao việc và Lịch biểu: Là tính năng ưu việt chỉ có ở GapoWork. Nhờ đó tối ưu được thời gian giao việc, giúp tăng cơ hội để tạo nên kết quả kinh doanh đột phá cho doanh nghiệp.
  • Lưu trữ và tìm kiếm thông tin, tài nguyên trong tổ chức: Thư viện GapoWork hỗ trợ lưu trữ tập trung và vĩnh viễn đa dạng các file tài liệu với tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần. 
Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 7
Giao diện báo cáo trực quan trên nền tảng GapoWork giúp quản lý dễ  dàng theo dõi tiến độ dự án

Đồng thời, giải pháp GapoWork còn tập trung vào trải nghiệm người dùng để đem đến sự thuận tiện và thoải mái cho nhân sự trên môi trường “lao động số”, thông qua việc:

  • Thiết kế giao diện thân thiện, dễ thao tác. Có thể triển khai nhanh chóng cho toàn bộ nhân sự công ty ngay từ ngày đầu tiên, cắt giảm chi phí và thời gian đào tạo.
  • Được đàm phán và linh hoạt về chính sách giá, tùy thuộc vào tính năng hoặc gói nhu cầu của doanh nghiệp. Mức giá hợp lý so với các phiên bản nâng cấp của các ứng dụng nước ngoài.
  • Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin với chứng chỉ đạt Tín nhiệm Hệ thống nâng cao từ Trung tâm
  • Giám sát an toàn không gian mạng quốc gia NCSC và tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 27001:2019/ISO/IEC 27001:2013.
  • Hỗ trợ khách hàng 24/7 với đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn, đảm bảo quá trình triển khai và sử dụng diễn ra mượt mà.

Tóm lại, mục đích cuối cùng của việc triển khai phần mềm chính là giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Đó có thể là bài toán về hiệu suất hay quản lý nhân sự. 

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ theo dõi tiến độ của dự án, nâng cao hiệu suất đội ngũ thì GapoWork là một trong những lựa chọn hàng đầu. Tính đến nay, 1000+ doanh nghiệp với nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau đã triển khai giải pháp GapoWork thành công, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, EVN…

Nhận tư vấn 1-1 và dùng thử 7 ngày miễn phí giải pháp tích hợp +26 tính năng ưu việt GapoWork tại đây! 

Top 5 tiêu chí lựa chọn triển khai phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất - Ảnh 8
Dùng Thử Gapowork 7 ngày miễn phí

GapoWork - Không gian làm việc số
sẵn sàng cho doanh nghiệp của bạn

Đăng ký ngay để sở hữu bộ giải pháp giúp tăng hiệu quả
kết nối và nâng cao hiệu suất đội ngũ!

Nhận tư vấn
GapoWork - Không gian làm việc số sẵn sàng cho doanh nghiệp của bạn