Top phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Thống kê của Harvard Business Review vào năm 2015 cho thấy, có đến 25% thời gian làm việc trung bình của nhân viên được sử dụng vào việc tìm kiếm thông tin. Đó là lý do tại sao hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp triển khai công cụ quản lý công việc để nâng cao hiệu suất đội ngũ và chất lượng dự án.

Tham khảo bài viết dưới đây của GapoWork sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin về Top 8+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay. 

1. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là công cụ hỗ trợ người dùng sắp xếp các đầu việc cá nhân hoặc đội nhóm theo một trình tự khoa học. Từ việc lên kế hoạch chi tiết, chỉ định nhân sự tham gia, phân bổ theo mức độ ưu tiên và thời gian, đến khâu theo dõi tiến độ và đánh giá. 

Thông qua giao diện trực quan, người dùng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về những nhiệm vụ cần thực hiện, tránh tình trạng bỏ sót hoặc chậm trễ deadline. Tương tự đối với doanh nghiệp, triển khai phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất nhân sự, dự án diễn ra theo đúng kế hoạch và cuối cùng là đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. 

2. Chi tiết 5+ phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp phổ biến nhất 2023

2.1. GapoWork - Giải pháp hỗ trợ giao việc và quản lý dự án tốt nhất

Giải pháp GapoWork là sản phẩm của Tập đoàn Công nghệ G-GROUP, được phát triển đồng thời 26+ tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án và vận hành hiệu quả. Trên khía cạnh quản lý công lý công việc, GapoWork đưa đến nhiều lợi ích nổi bật như: 

• Giao việc và quản lý tiến độ chặt chẽ:

Thông qua giao diện trực quan, nhà quản lý sau khi nhận nhiệm vụ từ cấp trên có thể phân bổ một cách hợp lý cho các nhân sự trong nhóm. Đồng thời, mỗi thành viên thuộc dự án sẽ nắm bắt nhanh từng đầu việc được giao với KPI cụ thể, chủ động sắp xếp theo mức độ ưu tiên để đảm bảo tiến độ. Thông báo nhắc nhở được gửi tự động giúp giảm thiểu tình trạng quên việc - vấn đề luôn khiến nhiều nhà quản lý đau đầu.

• Giao tiếp và trao đổi công việc tập trung, đa phương thức:

Thống nhất quy trình giao việc và giao tiếp trên một nền tảng chung là GapoWork giúp nhân sự nâng cao mức độ tập trung, hạn chế những trao đổi riêng tư khác. Không chỉ gửi văn bản, nhân sự còn được có thể linh hoạt lựa chọn hình thức khác như Gọi Thoại, Gọi Video, Livestream. Đây là điểm nổi trội mà những phần mềm quản lý công việc khác không có, giúp vấn đề được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng.

• Thiết lập quy trình khép kín với Nhóm Cộng Tác:

Đẩy nhanh tiến độ dự án với quy trình “Tạo nhóm - Giao việc - Theo dõi tiến độ” trong Nhóm Cộng Tác. Nhờ ưu điểm tích hợp Chat và Lịch biểu, nhà quản lý vừa có thể giao việc cho từng thành viên trong dự án, vừa đảm bảo hoàn thành kế hoạch đặt ra.

• Báo cáo thống kê trích xuất realtime:

Tính năng Báo cáo giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình chung của toàn dự án cũng như tiến độ hoàn thành của từng nhân sự thông qua các chỉ số chi tiết. Nắm được cụ thể tổng số công việc, nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào bị quá hạn,.. từ đó đưa ra hướng giải quyết phù hợp.

• Thư viện lưu trữ không giới hạn:

Thông tin và tài liệu là tài sản quý giá đối với doanh nghiệp. Bất cứ dữ liệu nào khi được chia sẻ trong quá trình trao đổi công việc đều được tự động lưu lại vĩnh viễn trên hệ thống của GapoWork. Hơn thế nữa, ưu điểm từ tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần và công cụ truy xuất thông minh sẽ là lợi thế giúp nhân sự tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm dữ liệu.

• Truy cập và xử lý công việc mọi lúc mọi nơi

Không còn bị giới hạn không gian làm việc tại văn phòng, GapoWork được phát triển trên trên cả phiên bản website và điện thoại giúp nhân sự chủ động kết nối và trao đổi công việc dù ở bất cứ đâu.

Tính đến thời điểm hiện tại, đã có hơn 1000 doanh nghiệp triển khai thành công giải pháp GapoWork, trong đó có nhiều tên tuổi lớn như Momo, BIDV, 30 SHINE,...

2.2. Zapier

Zapier là một phần mềm quản lý công việc trực tuyến hỗ trợ người dùng tự động hóa quy trình làm việc. Bạn có thể dễ dàng kết nối với những ứng dụng như: Gmail, Facebook, Dropbox, Slack,…trong quá trình sử dụng.

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng.
• Gần 1000 ứng dụng được lập trình sẵn, thuận tiện trong quản lý dự án nhóm. 

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ bản tiếng Việt.
• Chi phí nâng cấp cao.
• Không cung cấp hệ thống báo cáo.

2.3. Asana

Phần mềm quản lý công việc Asana chứng tỏ được mức độ phổ biến của mình khi được các công ty và tập đoàn lớn sử dụng, điển hình là Airbnb và Foursquare.

Ưu điểm:

• Giao diện đẹp mắt, khoa học và dễ theo dõi thông tin.
• Thao tác thêm công việc, sắp xếp mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành công việc đơn giản.
• Có cung cấp bản miễn phí.

Nhược điểm:

• Bản miễn phí giới hạn số người sử dụng tối đa là 15 thành viên.
• Phí nâng cấp cao, lên đến 9.99$/ người dùng/ tháng.

2.4. Monday.com

Monday.com là công cụ hỗ trợ quản lý tiến độ công việc và dự án ra đời từ năm 2010. Phần mềm quản lý công việc này hiện đang được tin dùng bởi rất nhiều tập đoàn lớn như Unilever, Netflix, Universal,… trong đó có các công ty thuộc top Fortune 500.

Ưu điểm:

• Giao diện bắt mắt, thân thiện với người dùng.
• Tính năng có thể tùy chỉnh linh hoạt.
• Có bản dùng thử miễn phí.

Nhược điểm:

• Gây nên rào cản ngôn ngữ trong quá trình sử dụng vì là phần mềm nước ngoài.
• Chi phí sử dụng tương đối cao.

2.5. Tick Tick

Nếu đang cần tìm một phần mềm quản lý công việc và theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi thì TickTick chính là lựa chọn đáng để bạn cân nhắc. Công cụ này giúp người dùng lên danh sách việc cần làm, sắp xếp theo mức độ ưu tiên và hẹn thông báo nhắc nhở vô cùng đơn giản.  

Ưu điểm:

• Phiên bản miễn phí phù hợp cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc các doanh nghiệp nhỏ.
• Giao diện quản lý thời gian biểu bắt mắt.
• Tính năng Pomodoro đếm giờ tối ưu thời gian và gia tăng hiệu suất làm việc của người dùng.

Nhược điểm:

• Không có khả năng liên kết với ứng dụng Lịch.
• Bản miễn phí bị giới hạn về tính năng và dung lượng lưu trữ.

2.6. Microsoft Teams

Là một nền tảng giao tiếp được phát triển bởi Microsoft,  Microsoft Teams cung cấp không gian làm việc tích hợp nhiều tính năng tiện ích như: chia sẻ tài liệu, họp trực tuyến,...

Ưu điểm:

• Góp phần tự động hóa mọi quy trình quản lý công việc.
• Liên kết được với nhiều công cụ khác nhau trong hệ sinh thái Office 365, chia sẻ dữ liệu nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Bị giới hạn số lượng kênh, tối đa là 100 kênh mỗi nhóm.
• Tính năng phân quyền bị hạn chế.
• Mất thời gian phân loại dữ liệu trước khi tiến hành tải lên để giảm bớt gánh nặng phân chia tệp ngay sau đó.

3. Tối ưu cách sử dụng phần mềm quản lý công việc để đạt hiệu quả cao nhất

Mặc dù phần mềm quản lý công việc góp phần tự động hóa luồng công việc, tuy nhiên đó cũng chỉ đơn thuần là công cụ. Để các chức năng của phần mềm được phát huy tối đa, người dùng cần chủ động và linh hoạt hơn trong việc:

• Lập danh sách các công việc cần hoàn thành theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn và đưa lên phần mềm
• Cài đặt thời hoàn thành cụ thể.
• Cập nhật và theo dõi tiến độ thường xuyên để phát hiện kịp thời vấn đề phát sinh.
• Chia nhỏ mục tiêu đối với những nhiệm vụ lớn.
• Phân công và thêm các thành viên có liên quan trong dự án để mọi người cùng theo dõi.

4. Kết luận

Trên đây là tổng hợp thông tin của Top 5+ phần mềm quản lý công việc phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay. Tuỳ theo quy mô và nhu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.Nhìn chung, các công cụ hiện nay chủ yếu tập trung vào việc hỗ trợ lên kế hoạch, theo dõi, đánh giá, ngoài ra chức năng giao tiếp và quản lý khác vẫn chưa mạnh. Nếu phải triển khai thêm phần mềm trong doanh nghiệp sẽ gây phân tán thông tin và sự tập trung. 

Mặt khác, những phần mềm quản lý công việc nước ngoài dù sở hữu nhiều tính năng vượt trội nhưng lại chưa thực sự tối ưu đối với doanh nghiệp Việt, cộng với chi phí nâng cấp vô cùng đắt đỏ.

Tại Việt Nam, giải pháp quản lý công việc và dự án toàn diện GapoWork tự hào lọt top những giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay. Phát triển đồng thời 26+ chức năng, giao diện GapoWork được thiết kế tối ưu để thân thiện với người dùng, giúp đội ngũ nhanh chóng làm quen để triển khai nhiệm vụ mới.

Nếu doanh nghiệp muốn giải quyết bài toán về vận hành, quản lý tiến độ và cải thiện năng suất đội nhóm, Đăng ký trải nghiệm 7 ngày miễn phí giải pháp GapoWork tại đây!

GapoWork gợi ý:

• Bảng mô tả công việc đa ngành nghề chuẩn nhất