Xây dựng quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp nhỏ: Thách thức và giải pháp

Bài viết dưới đây của GapoWork sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ những rào cản trong việc quản lý công việc và xây dựng quy trình làm việc, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục. 

Lợi ích khi hoàn thiện khâu quản lý công việc đối với doanh nghiệp nhỏ

Có một sự thật là những công việc được tuân thủ đúng quy trình thì sẽ cho ra kết quả tốt nhất. Đó cũng chính là đích đến mà mọi nhà quản lý đều mong muốn đối với đội ngũ của mình. 

Theo thời gian, khi quy mô của doanh nghiệp mở rộng, bộ máy nhân sự và khối lượng công việc sẽ dần được “nới rộng" hơn. Nếu thiếu đi một quy trình quản lý công việc chuẩn mực sẽ gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng trong khâu vận hành như:

• Nội bộ không đồng nhất trong giao việc, xử lý và báo cáo công việc.
• Nhân sự không có sự thấu hiểu và hợp tác ăn ý, thiếu đoàn kết và dễ gặp mâu thuẫn.
• Kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn của từng cá nhân không được cải thiện.
• Nhà quản lý không thể đánh giá đúng và khách quan năng lực nhân viên.

Phân bổ công việc không khoa học, trễ deadline, quên việc…

Ngược lại, khi xây dựng được quy trình quản lý công việc hoàn chỉnh, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích to lớn như:

• Cải thiện năng suất cá nhân và kết quả đội nhóm: Những công việc được tuân thủ đúng quy trình thì sẽ cho ra kết quả tốt nhất. Khâu vận hành diễn ra trơn tru, nhân sự phối hợp nhịp nhàng.
• Đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong tổ chức: Nhân viên biết rõ nhiệm vụ cần làm, khối lượng công việc bao nhiêu. Trong khi nhà quản lý nắm được tiến độ hoàn thành, kịp thời phát hiện các “điểm nóng" để đưa ra giải pháp.
• Giảm thiểu rủi ro, tối ưu thời gian và chi phí: Khi công việc diễn ra đúng tiến độ, doanh thu và thời gian thực hiện các dự án khác sẽ không bị ảnh hưởng.
• Nâng cao tinh thần đoàn kết, thu hẹp khoảng cách giao tiếp: Chuẩn hóa quy trình quản lý công việc giúp quá trình giao tiếp và thảo luận diễn ra hiệu quả, đội ngũ và ban quản lý có sự thấu hiểu lẫn nhau.
• Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để.

Với những lợi thế này, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình làm việc khoa học chính là con đường dẫn tới thành công mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.

Thách thức xây dựng quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp nhỏ

Xây dựng quy trình trong tổ chức là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức, kỹ năng, cũng như sự đồng lòng của từng cá nhân. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, khâu quản lý công việc thường gặp nhiều vấn đề như:

• Không thống nhất về cách thức và quy trình: Nhà quản lý có xu hướng giải quyết theo từng trường hợp cụ thể hơn là đưa ra quy trình chung, không có đầy đủ và chi tiết các thủ tục.
• Mức độ chuyên môn hóa không cao: Xu hướng kiêm nhiệm phổ biến trong doanh nghiệp nhỏ, một cá nhân phải giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc. Mặc dù tối ưu được chi phí và đảm bảo số lượng nhưng chất lượng sẽ bị ảnh hưởng.

• Hạn chế về nguồn lực và dòng tiền: Việc cân đối thu chi là gánh nặng thường trực với các doanh nghiệp nhỏ. Do đó doanh nghiệp nhỏ có xu hướng tìm các giải pháp miễn phí thay vì lựa chọn phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp.
• Quan điểm sai lầm về vai trò của công nghệ, cho rằng triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ khá tốn kém và chỉ dành cho những công ty có quy mô nhất định.

Cần triển khai công cụ để theo dõi và quản lý công việc, kiểm soát quy trình

Trong bối cảnh hiện nay, những đột phá về công nghệ càng khẳng định được vai trò quan trọng của công cụ quản lý thông minh đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Việc sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ vào quy trình có nhiều ưu điểm hơn so với phương thức truyền thống như: 

• Tạo điều kiện cho nhân sự chủ động xử lý và trao đổi công việc mọi lúc mọi nơi.
• Tính năng phân luồng công việc và thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc được tối ưu.
• Giao việc và giám sát tiến độ chặt chẽ, nắm bắt được chính xác tình hình của từng dự án.
• Tập trung hóa việc lưu trữ dữ liệu cùng các file tác vụ trên một hệ thống duy nhất.
• Thống kê, đo lường hiệu quả công việc, truy xuất báo cáo, dữ liệu nhanh chóng.
• Mức độ bảo mật, phân quyền quản trị tốt hơn.
• Nâng cao trải nghiệm lao động cho nhân sự.

Có thể thấy rằng, các phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ nói chung và công cụ quản lý công việc nói riêng chính là “lối tắt" để nhà quản trị chuyên môn hoá khâu vận hành. Nhờ đó doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu suất công việc. Trên phương diện mỗi nhân sự, khi triển khai công cụ quản lý công việc sẽ giúp mỗi cá nhân chủ động điều phối và sắp xếp nghiệp vụ hiệu quả hơn, nhờ đó tăng hiệu suất làm việc, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

GapoWork - Giải pháp giao việc và giám sát tiến độ công việc hiệu quả nhất hiện nay

Giải pháp công nghệ GapoWork cung cấp bộ công cụ gồm 26+ tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp nhỏ thiết lập không gian làm việc số. Ở đó quá trình giao tiếp và quản lý công việc diễn ra trên một nền tảng thống nhất. Nhà lãnh đạo dễ dàng quản trị và nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí và thời gian, nhờ đó thúc đẩy hiệu suất của mỗi cá nhân nói riêng và đội nhóm nói chung. 

Các tính năng nổi bật của giải pháp có thể kể đến bao gồm:

• Giao việc cho từng nhân sự với deadline và mức độ ưu tiên của từng đầu việc, kiểm soát tiến độ chặt chẽ, phát hiện “điểm nóng” kịp thời để đưa ra phương án xử lý.
• Đặc biệt cho phép trao đổi trực tiếp với nhân sự phụ trách ngay tại Task công việc được phân công.
• Thông báo nhắc nhở công việc tự động thường xuyên giúp loại bỏ tình trạng quên việc, trễ deadline. Ngay sau khi hoàn thành, nhân sự sẽ tích “đánh dấu đã hoàn thành” và thông báo tới quản lý để nghiệm thu công việc.
• Trích xuất báo cáo thống kê tiến độ “real-time" với đa dạng biểu đồ trực quan, là cơ sở dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Đồng thời thống kê chỉ số hiệu suất của từng nhân sự, nhà quản lý có thể đưa ra phương án điều phối trong trường hợp cần thiết.để đánh giá hiệu quả công việc
• Đột phá với Nhóm cộng tác tích hợp tính năng Giao việc, Lịch biểu trong giao diện Chat củaGapoWork giúp mọi nhân sự tối ưu luồng trao đổi công việc. Mọi thành viên có thể theo dõi lịch họp, deadline cho từng đầu việc, thúc đẩy phối hợp giữa các thành viên và nâng cao hiệu suất công việc.
• Lợi thế phần mềm “Make in Viet Nam", giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian đào tạo.
• Đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.
• Tính năng được cập nhật liên tục để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.
• Tương thích với nhiều thiết bị, truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi. 

Kết luận

Nhìn chung, xây dựng quy trình quản lý công việc thống nhất sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và nâng cao năng suất hợp tác đội nhóm. Mọi mục tiêu và chiến lược cần phải gắn liền với kế hoạch cụ thể. Một tập hợp quy trình đủ rõ ràng, khoa học chính là cơ sở để dẫn dắt nhân viên đi đúng định hướng, từ đó doanh nghiệp có lợi thế vươn xa hơn trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ và giao việc chuyên nghiệp, giải pháp công nghệ GapoWork chính là một trong những lựa chọn hàng đầu. Hơn 1.000 doanh nghiệp với nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau đã triển khai thành công giải pháp GapoWork, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, EVN,…

Để trải nghiệm 7 ngày MIỄN PHÍ bộ công cụ tích hợp 26+ tính năng của GapoWork,  Đăng ký ngay tại đây!