Bí quyết để đội ngũ của bạn có những "nhóm" làm việc năng suất

Bất kể tổ chức hay doanh nghiệp nào đều cũng phải vận hành và phát triển dựa trên những thành quả, cống hiến khi đội ngũ làm việc nhóm hiệu suất cao mang lại. Các đội nhóm ngày càng đa dạng, linh hoạt và năng động hơn trước, nhưng vẫn còn tồn tại một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc chung: nhiều dự án, nhiệm vụ chồng chéo; xung đột vì không hiểu ý nhau, tinh thần làm việc còn kém,...

Trong bài viết này, GapoWork sẽ gợi ý cho bạn một số chiến lược để nâng cao tinh thần và phát huy tối đa năng suất khi đội ngũ nhân sự làm việc nhóm.

1. Xây dựng cấu trúc đội nhóm hợp lý

Nhà sáng lập Linkedin - Reid Hoffman nhận định rằng: “Cho dù bạn có đầu óc hay chiến lược xuất sắc, hiệu quả đến đâu, nhưng nếu bạn chơi một mình thì bạn vẫn sẽ luôn thua một đội”. Vì thế, việc xây dựng và hình thành các nhóm làm việc vô cùng quan trọng.

Ina Toegel - Giáo sư về Lãnh đạo và Đổi mới tổ chức tại IMD (Viện Phát triển Quản lý Quốc tế tại Thụy Sĩ) gợi ý rằng: “Một nhóm làm việc có hiệu suất cao không nên có quá 8 người”. Khi có quá nhiều người, nhóm làm việc sẽ đối mặt với một số thách thức trong phối hợp, không khí dễ trở nên căng thẳng,khiến năng suất của nhân sự giảm.

Khi sử dụng tính năng Sơ đồ tổ chức trên nền tảng giao tiếp đội nhóm cho doanh nghiệp - GapoWork, nhà quản lý dễ dàng tạo lập các nhóm làm việc dựa theo sơ đồ vị trí, phòng ban, bộ phận và chức vụ của nhân sự. Mọi người nhanh chóng tìm kiếm thông tin liên hệ và kịp thời kết nối để giải quyết công việc.

2. Giao đúng người, đúng việc

Giao đúng việc đúng người giúp nhà quản lý tối đa hóa hiệu quả tận dụng mọi nguồn lực và kết quả để thực thi các công việc. Để đội ngũ làm việc có kế hoạch và tự chủ động trong quá trình sử dụng quỹ thời gian, các nhà quản lý cần chú ý trong vấn đề giao việc:

• Giao việc đính kèm mục tiêu công việc. Các mục tiêu được xác định theo phương pháp SMART.
• Chỉ định cụ thể vai trò và vị trí của người chịu trách nhiệm đầu mục.
• Có thời gian, tiến độ, deadline cho từng công việc.
• Đính kèm tài liệu tham khảo, thông tin công việc để nhân viên dễ dàng triển khai, công việc đi theo đúng hướng như kế hoạch.

Một nhà lãnh đạo giỏi phải biết các khai thác nguồn nhân sự một cách phù hợp, cân bằng và dung hòa được mọi tính cách trong tập thể đội nhóm. Khi tập trung để nhân viên phát huy tối đa năng lực, điểm mạnh của bản thân, công việc sẽ đạt được kết quả cao. Muốn được như vậy, những nhà quản lý cần thực sự phải hiểu rõ nhân viên của mình, đồng thời thường xuyên đánh giá năng suất và chất lượng công việc của họ.

Vấn đề giao và nhận việc trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện và dễ dàng khi quản lý có thể nhanh chóng giao việc đúng người, đúng phòng ban vào đúng thời điểm thích hợp với Minitask ngay trên GapoWork. Việc kiểm soát deadlines, phân quản lý dự án cũng như nhắc nhở tiến độ làm việc của đội ngũ ngày càng diễn ra trơn tru và mượt mà.

3. Thiết lập kênh giao tiếp với các quy tắc mới

Trước khi dịch bệnh chưa xảy ra, việc giao tiếp và thấu hiểu lẫn nhau khi làm việc trực tiếp khá dễ dàng. Tuy nhiên, giờ đây các tổ chức buộc phải phát triển các cách tiếp cận mới cũng như thiết lập kênh mới để giao tiếp trong quá trình làm việc từ xa. Việc kết nối và trao đổi sẽ gặp một số khó khăn, rủi ro khiến năng suất làm việc của đội nhóm đi xuống. Do vậy, bạn cần nhanh chóng thiết lập kênh giao tiếp và phát triển một số quy tắc mới để việc tương tác trong đội ngũ diễn ra hiệu quả, mọi người cùng hưởng ứng tuân theo.

Một số gợi ý dành cho bạn:

• Thay thế việc sử dụng email theo cách truyền thống bằng tin nhắn.
• Thiết lập quy định phản hồi trong vòng 10 phút ngay sau khi nhận được tin nhắn
• Tổ chức các buổi họp ngắn hàng ngày để báo cáo công việc
• Quản lý và gắn kết nhân sự làm việc từ xa thông qua một nền tảng thống nhất

Thành viên trong đội ngũ, giữa nhân viên và lãnh đạo có sự trao đổi - phản hồi nhanh chóng hơn về các nội dung công việc, điểm nóng cần xử lý ngay ở bất cứ đâu chỉ vời nền tảng giao tiếp GapoWork. Với tính năng Zoom không giới hạn có sẵn trên hệ thống, các cuộc họp hằng ngày được duy trì và đảm bảo liên tục ngay cả khi làm việc từ xa. Các đội nhóm kết nối, tương tác, làm việc với nhau trên một nền tảng thống nhất giúp cho quy trình công việc, quản lý diễn ra mượt mà và trơn tru.

4. Xây dựng văn hóa chia sẻ

Khi đã có kỹ năng làm việc nhóm cùng nhau, mọi thành viên nên lắng nghe và chia sẻ với đồng nghiệp của mình thường xuyên hơn. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp triển khai các buổi chia sẻ tri thức, kinh nghiệm, kỹ năng sống và làm việc - đây là nơi mà những người đi trước sẽ lan tỏa giá trị tích cực cho lớp trẻ sau. Nhờ đó các tổ chức đã có thể nâng cao nhận thức, thái độ và kỹ năng cho nhân viên với quy mô lớn.

Văn hóa chia sẻ giúp xây dựng cộng đồng vững mạnh. Trong công việc, cách thức này giúp cho đội nhóm tương tác nhiều hơn khi làm việc, cộng tác để trao đổi kinh nghiệm, cùng nhau giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ một cách tối ưu nhất.

5. Xác định khung năng lực và lộ trình thăng tiến

Khi tổ chức đã xác định rõ khung năng lực và lộ trình thăng tiến, mỗi nhân viên sẽ hiểu rõ ràng về con đường mà họ phải đi. Muốn được tăng lương, thăng tiến, nâng bậc vị trí từng cá nhân sẽ phải cần làm những gì, đạt thành tựu ra sao để phù hợp với các yêu cầu đã có.

Rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài đã triển khai hiệu quả phương thức này để quản lý nhân sự và quản trị năng suất làm việc của đội nhóm. Đây vừa là thước đo, vừa là động lực cho đội ngũ nhân sự chủ động với công việc và quá trình phát triến sự nghiệp của mình

6. Ghi nhận đội ngũ nhân viên

Đội ngũ nhân viên sẽ hài lòng và nỗ lực nhiều hơn trong công việc khi những thành tích mà họ tạo ra được công nhận. Kể cả với những người chưa hoàn thành tốt công việc, thay vì chỉ trích họ trước tập thể, quản lý nên động viên, khích lệ họ cố gắng hơn, góp ý để họ sửa sai và phát huy tốt hơn trong lần sau.

Ghi nhận những đóng góp tích cực của nhân viên chính là một phương pháp hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc từng cá nhân. Việc khen thưởng đội nhóm cũng là đòn bẩy tinh thần, đem lại hiệu quả rõ ràng nhất cho tập thể. Khi đó, các nhân sự của bạn sẽ luôn cảm thấy an tâm và muốn gắn bó lâu dài với tổ chức.

Lãnh đạo có thể tạo Bài viết ghi nhận trên GapoWork cho sự cố gắng trong công việc của nhân viên, tuyên dương những thành viên xuất sắc, đồng nghiệp cũng dễ dàng ghi nhận sự hỗ trợ nhiệt huyết của nhau nhằm gia tăng kết nối và động viên tinh thần đồng đội để làm việc tốt hơn. Thông qua các huy hiệu trong Bài viết Ghi nhận, nhân viên vừa được khích lệ và cổ vũ tinh thần làm việc, vừa cảm thấy kết nối, gần gũi hơn với đội ngũ của mình.

7. Nâng cao tính chủ động của nhân viên trong công việc

Tính chủ động là yếu tố rất cần thiết và quan trọng đối với mỗi cá nhân. Thói quen này được hình thành từ ý thức, thái độ, trách nhiệm và sự rèn luyện của từng nhân sự. Những nhân viên có tính tự giác, chủ động trong công việc luôn làm việc với năng suất và hiệu quả cao. Vì thế nhà lãnh đạo muốn nâng cao tính chủ động cho nhân viên của mình, hãy áp dụng một số phương pháp sau:

• Soạn ra những công việc cần hoàn thành - to do list.
• Cố gắng loại bỏ những trì hoãn, giảm thiểu sự sao nhãng: tập trung vào những công việc cần ưu tiên. Đặt thời hạn để nhân viên chủ động sắp xếp thời gian thực hiện.
• Gắn nhiệm vụ với trách nhiệm.
• Tạo sự tương tác ngay cả khi đội ngũ thực hiện các công việc cá nhân.

Việc xây dựng đội nhóm làm việc đạt hiệu suất cao không chỉ nên dừng lại ở quy trình quản lý, giám sát và đánh giá của người đứng đầu doanh nghiệp theo các phương pháp truyền thống. Đưa yếu tố công nghệ vào quá trình quản lý, khai thác nguồn lực sẽ giúp bạn đạt những thành công đáng mong đợi.

Xem thêm:

Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

10+ cách cải thiện tinh thần đội nhóm