Công cụ quản lý dự án là gì? Vai trò và chức năng của công cụ quản lý dự án
Hãy cùng GapoWork tìm hiểu về công cụ quản lý dự án là gì cũng như vai trò và cách sử dụng các công cụ quản lý dự án trong đội nhóm như thế nào nhé!
Công cụ quản lý dự án là gì?
Công cụ quản lý dự án là những phần mềm hoặc ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ quá trình xây dựng và phát triển dự án. Các công cụ quản lý dự án có thể cải thiện hiệu suất nhóm đáng kể bằng cách đơn giản hóa quy trình và tăng tính minh bạch.
Khi hiểu được bản chất quản lý dự án là gì, các nhà quản trị quản lý, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án một cách hiệu quả. Điều này giúp cho đội nhóm làm việc năng suất hơn, đồng thời, giúp cho quá trình quản lý dự án được thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn.
Mặt khác, nếu quản lý các dự án bằng cách truyền thống, tức là sử dụng các công cụ như bảng tính Excel, thư điện tử… sẽ gặp phải nhiều vấn đề. Ví dụ điển hình là việc phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, khó khăn trong phân tích và đánh giá dữ liệu, thiếu tính minh bạch và sự phối hợp trong nhóm cùng nhiều vấn đề khác.
Công cụ quản lý dự án cải thiện năng suất làm việc nhóm như thế nào?
Chức năng và vai trò của quản lý dự án là vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ quản lý dự án để giúp đem lại nhiều lợi ích đáng kể, đồng thời đạt được mục tiêu và kết quả mà công ty đã đề ra.
Tăng khả năng phối hợp giữa các thành viên
Công cụ quản lý dự án giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, cải thiện khả năng phối hợp giữa các cá nhân. Các công việc được phân công một cách rõ ràng giúp mọi thành viên biết được dự án đang tiến hành đến công đoạn nào và ai là người chịu trách nhiệm cho công việc đó.
Bên cạnh đó, các công cụ quản lý dự án cung cấp một không gian chia sẻ cho giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên. Nhờ vậy, mọi người có thể trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc. Ngoài ra, các công cụ quản lý dự án cũng cung cấp nhiều tính năng như gửi thông báo và nhắc nhở, giúp nhóm được thông báo về thay đổi và cập nhật mới nhất trong dự án kịp thời.
Tăng tính chính xác và đảm bảo tiến độ dự án
Một lợi ích tuyệt vời khác của việc sử dụng công cụ ứng dụng vào quá trình phát triển dự án là giúp nhà quản trị đánh giá chính xác tiến độ công việc và chuẩn bị kế hoạch cho các công việc tiếp theo. Điều này đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng được các yêu cầu đề ra. Ngoài ra, công cụ quản lý dự án cũng giúp theo dõi tiến độ dự án, đưa ra các phân tích dự án. Nhờ đó, các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định và hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng tốt hơn.
Giải pháp quản lý dự án cung cấp các tính năng như cảnh báo và nhắc nhở tự động, giúp thành viên trong nhóm tránh bỏ lỡ các thời hạn quan trọng. Ngoài ra, các công cụ như biểu đồ Gantt cung cấp tổng quan về thông tin về thời hạn dự án, đảm bảo rằng các tác vụ quan trọng sẽ không bị bỏ qua và dự án được hoàn thành đúng thời gian.
Tăng tính minh bạch
Công cụ quản lý dự án giúp thông tin, tài liệu được chia sẻ tập trung và lưu trữ tại một nơi. Nhờ vậy, các thành viên có thể trao đổi và cập nhật nhanh chóng. Mọi thứ trở nên minh bạch hơn trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, người quản lý cũng có thể xem các thành viên trong nhóm đang làm gì và công việc được phân bổ như thế nào, giúp đảm bảo rằng các công việc mà họ chịu trách nhiệm được tiến hành đúng. Tính minh bạch trong quản lý dự án giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin và động viên khi thấy rằng công việc của họ được công khai và có thể được đánh giá công bằng.
Tăng khả năng phát hiện và giải quyết các vấn đề
Công cụ quản lý dự án giúp phát hiện các vấn đề và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án sớm hơn. Nếu một công việc bị trễ hoặc không hoàn thành đúng chất lượng, các thành viên trong nhóm có thể phát hiện ra ngay và đưa ra các biện pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất. Điều này giúp đảm bảo rằng các vấn đề và rủi ro trong quá trình diễn ra được phát hiện và giải quyết nhanh chóng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn và ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của dự án.
Quản lý công việc và dự án hiệu quả cùng GapoWork
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý dự án, nâng cao hiệu suất làm việc đội nhóm thì GapoWork là lựa chọn hoàn hảo. Với việc sở hữu hơn 26+ tính năng ưu việt, GapoWork giúp các nhà quản lý quản trị dự án và công việc trực tuyến hiệu quả. Để tạo ra một không gian làm việc số lý tưởng đội nhóm giúp nâng cao hiệu suất làm việc, GapoWork có nhiều ưu điểm vượt trội về tính năng:
Phân công công việc khoa học
GapoWork cho phép các nhà quản lý dự án phân công công việc cho các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhà quản lý có thể giao đúng người đúng việc, với deadline và mức độ ưu tiên cho từng đầu việc cụ thể. Ngay khi tạo công việc thành công, thông báo sẽ được gửi tới nhân sự được giao, tránh tình trạng bỏ sót công việc.
Theo dõi tiến độ dự án
Không chỉ thiết lập danh sách nhiệm vụ và phân chia cho từng cá nhân trong nhóm, GapoWork cho phép các nhà quản lý và đội nhóm theo dõi tiến độ dự án một cách chính xác và nhanh chóng thông qua tính năng Báo cáo. Với đa dạng biểu đồ trực quan và số liệu thống kê cụ thể, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt từng giai đoạn triển khai dự án và đánh giá được liệu dự án có vượt quá thời gian đã đưa ra hay không.
Đội nhóm trao đổi thông tin linh hoạt
Các thành viên trong nhóm giờ đây có thể giao tiếp, trao đổi công việc và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng với công cụ quản lý dự án như GapoWork. Bằng nhiều hình thức như Chat, gọi thoại, gọi video, Livestream, đội nhóm giữ liên lạc liền mạch, luồng thông tin truyền tải được xuyên suốt. Nội bộ hỗ trợ xử lý điểm nóng nhanh chóng và kịp thời thông qua tính năng Google Meet được tích hợp sẵn, cho phép họp nhóm lên tới 100 người.
Tính năng nhóm Cộng tác đột phá
Đây là tính năng hiện tại chỉ có ở GapoWork với việc tích hợp 3 tính năng Giao việc, Lịch biểu ngay trong giao diện Chat. Nhà quản lý cũng có thể dễ dàng phân công công việc và trao đổi thông tin với nhân viên thông qua môi trường chat trực tiếp được tích hợp sẵn trên nền tảng của Nhóm Cộng Tác. Nhờ đó tăng cơ hội thành công cho những kế hoạch kinh doanh đột phá của doanh nghiệp.
Kết luận
Trên đây là những thông tin hữu ích về công cụ quản lý dự án là gì cũng như lợi ích của các công cụ dự án mang lại cho doanh nghiệp. Nói tóm lại, với những tính năng tuyệt vời của mình, công cụ quản lý tiến độ dự án có thể đem lại lợi ích đáng kể cho hiệu suất làm việc đội nhóm và kết quả dự án. Do đó, doanh nghiệp nên xem xét triển khai các giải pháp quản lý dự án để tăng cường hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn.
Hiện nay, đã có hơn 1.000 doanh nghiệp tin tưởng và triển khai thành công GapoWork, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, HSV Group, Yody,... Các doanh nghiệp này đã phản hồi rằng chỉ sau 2 tháng sử dụng GapoWork, họ đã có những thay đổi tích cực, năng suất của nhân sự tăng gấp 3 và 100% dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Với mức giá hợp lý, giao diện trực quan và các tính năng dễ sử dụng, công cụ quản lý dự án GapoWork là một trong những giải pháp hàng đầu tại Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án đạt hiệu quả nhất. Để trải nghiệm GapoWork với đầy đủ 26+ tính năng trong 7 ngày miễn phí, hãy đăng ký tại đây.
Có thể bạn chưa biết:
GapoWork - Không gian làm việc số
sẵn sàng cho doanh nghiệp của bạn
Đăng ký ngay để sở hữu bộ giải pháp giúp tăng hiệu quả
kết nối và nâng cao hiệu suất đội ngũ!
