Quản lý dự án là gì - Chức năng và vai trò của quản lý dự án

Bài viết sau GapoWork sẽ cung cấp thông tin về khái niệm, chức năng và vai trò của quản lý dự án là gì để giúp độc giả hiểu rõ hơn về chủ đề này.

Khái niệm quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án

Quản lý dự án là việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực để đạt được mục tiêu của một dự án trong phạm vi, ngân sách và thời gian quy định.

Quản lý dự án là yếu tố quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào

Người quản lý dự án là người có trách nhiệm từ đầu đến cuối. Họ phải tổ chức, quản lý và đảm bảo rằng dự án hoàn thành với kết quả tốt nhất. Bên cạnh đó, họ cũng phải tổ chức các cuộc họp để giải quyết vấn đề, quản lý các nhân viên tham gia vào dự án.

Ban quản lý dự án là gì

Ban quản lý dự án (Project Management Office - PMO) là bộ phận quan trọng trong quá trình quản lý dự án.

Họ là một nhóm chuyên trách hoặc phòng ban trong tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp tiêu chuẩn, khung, quy trình, nguồn lực và hiệu quả cho quản lý dự án trong cả tổ chức. Họ có trách nhiệm giám sát, điều hành và đảm bảo rằng dự án được thực hiện thành công.

Các chức năng chính của PMO bao gồm:

• Xây dựng, áp dụng phương pháp và tiêu chuẩn quy trình quản lý dự án nhằm tăng cường sự thống nhất và hiệu quả.
• Cung cấp đào tạo và phát triển chuyên nghiệp cho người quản lý dự án.
• Hỗ trợ những người quản trị trong việc áp dụng các phương pháp và tiêu chuẩn quản lý.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các dự án và khả năng quản trị của người quản lý dự án. Cung cấp phản hồi và đánh giá để cải thiện chất lượng và hiệu suất.
• Thúc đẩy sự nhất quán giữa chiến lược kinh doanh, mục tiêu và kết quả dự án.
• Cung cấp dữ liệu báo cáo và phân tích để cải thiện hiệu quả dự án và đưa ra quyết định chính xác hơn.

Ban quản lý dự án có trách nhiệm giám sát, điều hành và đảm bảo rằng dự án được thực hiện thành công.

Quản lý dự án áp dụng cho lĩnh vực nào?

Quản lý dự án có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm xây dựng, sản xuất, phần mềm, marketing, quảng cáo, y tế, giáo dục, năng lượng, tài chính và hơn thế nữa.

Công nghệ thông tin

Với sự bùng nổ của ngành công nghệ thông tin, phần mềm quản lý dự án đã trở thành công cụ không thể thiếu cho các nhà quản lý dự án. Trong quá trình phát triển sản phẩm, quản lý dự án giúp đội ngũ công ngệ thông tin đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách, đồng thời giảm thiểu rủi ro tối đa.

Dự án về xây dựng

Trong ngành này, quản lý dự án được sử dụng để quản lý các công trình xây dựng như cầu đường, nhà cao tầng, công trình thủy lợi,… Quản lý dự án xây dựng giúp điều phối các nguồn lực để hoàn thành công trình theo kế hoạch.

Quản lý dự án giáo dục

Quản lý dự án được sử dụng trong giáo dục để quản lý các dự án liên quan đến phát triển chương trình giảng dạy, xây dựng cơ sở vật chất. Bên cạnh đó, một số khía cạnh liên quan đến khoa học và nghiên cứu, quản lý dự án giúp đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn tài trợ cho công việc nghiên cứu.

Quản trị dự án về Y tế

Trong lĩnh vực y tế, quản lý dự án được sử dụng để quản lý các dự án liên quan đến nghiên cứu y học, phát triển thuốc, xây dựng các cơ sở y tế. Hay có thể nói, quản lý dự án y tế giúp đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hiệu quả với ngân sách hạn chế.

Đồng thời, cũng có thể phát huy tác dụng trong công tác thiết kế và xây dựng bệnh viện, phát triển hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án điện tử.

Marketing

Với ngành Marketing, quản lý dự án là một yếu tố quan trọng giúp các nhà quảng cáo và nhà tiếp thị xác định, phân chia và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả để phát triển chiến lược tiếp thị và đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất.

Ngoài ra, quản lý dự án có thể được áp dụng để quản lý các sự kiện truyền thông và quảng bá sản phẩm. Việc quản lý dự án đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức đúng tiến độ.

Tài chính

Quản lý dự án là một kỹ năng quan trọng trong lĩnh vực tài chính, đặc biệt là trong việc quản lý dự án đầu tư, quản lý rủi ro, quản lý tài sản và quản lý ngân sách. Quản lý dự án có thể được áp dụng để thay đổi hệ thống tài chính hiện có của một tổ chức, hay những rủi ro liên quan đến thay đổi tỉ giá hoặc rủi ro liên quan đến hợp đồng tương lai.

Tóm lại, quản lý dự án là một phương pháp quan trọng được áp dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực và ngành nghề để đạt được mục tiêu của dự án một cách hiệu quả với hiệu suất cao nhất.

Vai trò và nhiệm vụ của ban quản lý dự án là gì?

Sau khi hiểu quản lý dự án là gì điều nhà quản lý cần nắm tiếp đó là vai trò và trách nhiệm vủa người quản lý dự án. Vai trò chính của quản lý dự án là đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đạt được trong phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng được xác định trước.

Các nhiệm vụ cụ thể của ban quản lý dự án bao gồm:

• Lập kế hoạch và phân tích rủi ro: Lập kế hoạch chi tiết về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Ngoài ra, quản lý dự án cũng phải phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và đưa ra các biện pháp để giảm thiểu và quản lý rủi ro.
• Quản lý nguồn lực: Quản lý các nguồn lực của dự án, bao gồm ngân sách, nhân lực, vật liệu và thiết bị. Quản lý dự án phải đảm bảo rằng các nguồn lực này được sử dụng một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu của dự án.
• Quản lý tiến độ: Đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo tiến độ đã định trước và đưa ra các biện pháp để giải quyết các vấn đề có thể làm chậm tiến độ của dự án.
• Quản lý chất lượng: Các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp trong dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
• Quản lý thông tin: Thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin liên quan đến dự án cho các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan khác.

Hướng dẫn cách quản lý dự án hiệu quả

Để dự án được vận hành một cách trơn tru hiệu quả, các nhà quản trị cần tuân thủ quy trình quản lý dự án chuẩn mực với các yếu tố:

• Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của dự án.
• Đánh giá và quản lý rủi ro của dự án.
• Phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Lập lịch trình thực hiện dự án và theo dõi tiến độ.
• Thu thập và phân phối thông tin liên quan đến dự án.
• Đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin được thu thập.
• Tạo môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự hợp tác và đóng góp của các thành viên trong nhóm dự án.

Quy trình các bước quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án bao gồm 5 bước chính. Các bước này diễn ra liên tục và phát triển trong suốt vòng đời của dự án. Để tăng hiệu quả trong quá trình quản lý dự, nhà quản trị cần phải tuân theo phương pháp tuần tự trong suốt từng giai đoạn. Tham khảo: Sai lầm trong quy trình quản lý dự án

Tùy thuộc vào loại dự án và ngành, giai đoạn và các bước cụ thể trong mỗi giai đoạn có thể khác nhau. Do đó, người quản lý dự án phải thiết kế quy trình phù hợp với từng dự án cụ thể.

Quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế ISO 21500:2012 bao gồm 5 bước:

• Khởi động dự án (Initiating)
• Lập kế hoạch dự án (Planning)
• Thực hiện dự án (Executing)
• Giám sát và kiểm soát dự án (Monitoring & Controlling)
• Hoàn thành dự án và đánh giá kết quả (Closing)

Khởi động dự án

Đây là nền móng cho sự thành công của dự án. Quy trình quản lý sẽ được bắt đầu bằng việc xác định các khía cạnh:

• Xác định chiến lược và lý do cho dự án.
• Các bên liên quan và lợi ích của họ.
• Phạm vi và mục tiêu của dự án.
• Các rủi ro của dự án có thể xảy ra.

Lập kế hoạch dự án

Giai đoạn này cá nhân trong dự án sẽ hình dung rõ ràng định hướng và trách nhiệm, hiểu được cách thức thực thi như thế nào. Đối với người quản trị họ cần nắm được các đầu việc khi lên kế hoạch quản lý dự án là gì bao gồm:

• Xác định phạm vi dự án.
• Xác định các công việc cần thực hiện.
• Các nguồn lực cần sử dụng.
• Thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc đó.
• Kế hoạch này cần được thảo luận và đồng thuận với các bên liên quan để đảm bảo sự hiệu quả và tính khả thi của dự án.
• Xác định các tiêu chuẩn, chỉ số đo lường cho chất lượng.

Thực hiện dự án

Sau khi đã lập kế hoạch, nhà quản lý dự án sẽ tiến hành thực hiện dự án. Ở bước này, các bên liên quan sẽ tiến hành thực hiện công việc với thời hạn đặt ra. Nhà quản lý dự án cần theo dõi tiến độ của dự án để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ dự án. Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

• Tiến hành triển khai các hoạt động của dự án theo kế hoạch.
• Thiết lập hệ thống theo dõi và giám sát tiến độ của dự án.
• Đề xuất phương án thay thế nếu cần thiết, dự trù kinh phí và thời gian.

Giám sát và kiểm soát dự án

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý dự án cần liên tục giám sát và kiểm soát tiến độ của dự án. Nhà quản lý dự án cần đảm bảo rằng:

• Các công việc được thực hiện đúng tiến độ
• Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả
• Các rủi ro của dự án được quản lý và giảm thiểu.

Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý dự án cần đưa ra các biện pháp để giải quyết vấn đề đó.

Hoàn thành dự án và đánh giá kết quả

Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án, kiểm tra và báo cáo kết quả, phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm.

• Nhà quản lý dự án cần đánh giá kết quả đạt được để đảm bảo rằng dự án đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng với đầy đủ các tài liệu kỹ thuật, thông tin liên quan.
• Tổ chức các cuộc họp và đánh giá với các bên liên quan để đánh giá hiệu quả của dự án và thu thập phản hồi để cải thiện trong tương lai.

GapoWork gợi ý: Công cụ quản lý dự án hiệu quả

Quản lý dự án cùng GapoWork

Nền tảng hỗ trợ quản lý dự án GapoWork là một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay. GapoWork cung cấp một bộ công cụ với hơn 26 tính năng ưu việt, hỗ trợ các doanh nghiệp và tổ chức xây dựng không gian làm việc số hoàn chỉnh.

Đồng thời, nền tảng này cũng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng quy trình quản lý dự án và giao việc trong tổ chức. GapoWork gợi ý: 25+ phần mềm quản lý giao việc tốt nhất cho nhà quản lý

Với 26+ tính năng, GapoWork hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả, góp phần đẩy nhanh tiến độ và nâng cao năng suất đội ngũ với các điểm nổi bật như:

• Giao việc và giám sát tiến độ công việc theo các tầng: Dự án, danh sách công việc, công việc chi tiết. Nhân sự có quyền chủ động sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, trạng thái của từng nhiệm vụ, deadline hoàn thành.
• Báo cáo công việc thống kê tiến độ trích xuất “real-time” với các chỉ số cụ thể cùng bộ lọc theo thời gian, giúp nhà quản trị nắm bắt tình trạng chung của dự án, theo dõi hiệu quả của cấp dưới và phát hiện nhanh các điểm nóng để kịp thời đưa ra quyết định.
• Nhóm Cộng Tác tích hợp Chat, Lịch biểu giúp tối ưu luồng giao tiếp. Nhờ đó, nhà quản lý có thể vừa giao việc vừa chat trực tiếp, theo dõi các công việc liên quan ngay trong môi trường giao tiếp.
• Thông tin được truyền tải đầy đủ và xuyên suốt thông qua hệ thống Bảng tin, Nhóm chung, Nhóm chat, đảm bảo tính liên tục và tức thời.
• Thư viện GapoWork hỗ trợ lưu trữ mọi loại tài liệu tập trung và vĩnh viễn. Tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần cùng công cụ Tìm kiếm hỗ trợ truy xuất tài liệu dễ dàng.

Kết luận

Tóm lại, quản lý dự án đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án, từ việc lên kế hoạch và thực hiện đến giám sát và kiểm soát. Việc hiểu được quản lý dự án là gì sẽ giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp như giải pháp số GapoWork, doanh nghiệp dễ dàng đi vào vận hành tốt hơn, đội nhóm làm việc hiệu suất cao, dự án đạt kết quả tốt.

ĐĂNG KÝ dùng thử 7 ngày miễn phí GapoWork ngay tại đây!

Xem thêm:

• Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng
• Kỹ năng quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ