Quản lý dự án trong doanh nghiệp là gì? 5 bước trong quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp

Trong bài viết này, GapoWork sẽ chia sẻ 5 bước trong quy trình quản lý tiến độ dự án dựa theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 21500:2012, được xây dựng và phát triển bởi Viện Quản lý dự án.

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Theo định nghĩa của Viện Quản lý dự án (PMI), quản lý dự án là các hoạt động quản trị đặc thù mang tính khách quan, phản ánh toàn bộ các chức năng hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát. Những hoạt động trên sẽ nằm trong quy trình quản lý dự án. Do đó, quy trình dự án bao gồm việc lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát trong suốt quá trình thực hiện. 

2. Vai trò cốt lõi của việc xây dựng quy trình quản lý dự án

Thực hiện quản lý theo một quy trình thống nhất giúp doanh nghiệp đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, đạt được các mục tiêu quan trọng trong phạm vi ngân sách cho phép. Đó chính là tiền đề để tối ưu hóa vốn đầu tư và hạn chế phát sinh những chi phí khác. 

 Là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công của dự án, quy trình quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng:

• Đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch và mục tiêu đề ra.
• Định hình rõ cách thức hành động và kỳ vọng, tránh gây ra sự mơ hồ cho nhân viên.
• Điều phối và phân bổ các khía cạnh như nguồn lực, ngân sách, thời gian... một cách hợp lý theo từng giai đoạn của dự án, tránh lãng phí.
• Nhận thức về những rủi ro có thể sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện, từ đó đưa ra biện pháp ứng phó kịp thời.
• Có cơ sở để đánh giá liệu công việc đang được triển khai đã đi đúng hướng hay chưa, kết quả có đúng như kỳ vọng ban đầu hay không.

3. Bật mí 5 bước trong quy trình quản lý tiến độ dự án theo chuẩn quốc tế ISO

5 giai đoạn này được phát triển bởi Viện quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI) và được nhắc tới trong PMBOK 6th (Project Management Body of Knowledge -  Tài liệu Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án của Viện quản lý dự án PMI), bao gồm:

• Khởi tạo (Initiating)
• Lên kế hoạch (Planning)
• Thực thi (Executing)
• Giám sát và kiểm soát (Monitoring & Controlling)
• Đóng dự án (Closing)

Giai đoạn 1: Khởi tạo (Initiating)

Đây là nền móng cho sự thành công của dự án. Quy trình quản lý sẽ được bắt đầu bằng việc xác định các khía cạnh, bao gồm:

• Mục tiêu dự án.
• Nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện của dự án.
• Các bên liên quan (quyền hạn, vai trò).
• Các rủi ro.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch (Planning)

Bước lập kế hoạch dự án hiểu đơn giản là cụ thể hoá các miền thông tin quan trọng như Phạm vi, Ngân sách, Lịch trình... Mục đích của giai đoạn này là để những cá nhân trong dự án sẽ hình dung rõ ràng định hướng và trách nhiệm, hiểu được cách thức thực thi như thế nào.

Xem thêm : Hướng dẫn cách quản lý công việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Những đầu việc quan trọng có thể kể đến: Phạm vi, Ngân sách, Lịch trình, Chi phí, Rủi ro, cụ thể:

• Xác định phạm vi dự án.
• Ngân sách, thủ tục mua bán.
• Tạo danh công việc và người phụ trách.
• Phân bổ nguồn lực, thời gian, chi phí.
• Thiết lập lịch trình cho dự án.
• Xác định các tiêu chuẩn, chỉ số đo lường cho chất lượng.
• Xác định các rủi ro và kế hoạch phản ứng với các rủi ro.
• Lên kế hoạch ứng phó với các thay đổi.

Giai đoạn 3: Thực thi (Executing)

Kết quả dự án phản ánh mức độ hiệu quả xuyên suốt quá trình thực hiện dự án. Do đó, giai đoạn 3 trong quy trình quản lý cần được giám sát chặt chẽ, đảm bảo sự hợp tác ăn ý để đạt được mục tiêu cuối cùng. 

Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

• Tiến hành triển khai các hoạt động của dự án theo kế hoạch.
• Thiết lập hệ thống theo dõi và giám sát tiến độ của dự án.
• Đề xuất phương án thay thế nếu cần thiết, dự trù kinh phí và thời gian.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Trong quá trình quản lý dự án, khâu giám sát và và kiểm soát cần phải được diễn ra đồng thời với giai đoạn 3 - Thực thi. Mục đích của giai đoạn này là để các nhà quản trị kịp thời đánh giá và đưa ra điều chỉnh phù hợp, đảm bảo rằng dự án đã và đang đi theo đúng mục tiêu ban đầu.

Trong quá trình giám sát và kiểm soát, cần chú ý đến những khía cạnh sau:

• Thu thập dữ liệu về hiệu suất làm việc.
• Tiếp nhận phản hồi của đội ngũ.
• Xác định, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi cần thiết.
• Ghi nhận và có chính sách khen thưởng phù hợp.

Giai đoạn 5: Hoàn thành dự án (Closing)

Giai đoạn Hoàn thành dự án (Closing) là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý và giám sát dự án. Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án, kiểm tra và báo cáo kết quả, phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm.

Các hoạt động cần được tiến hành bao gồm:

• Bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng: Trước khi bàn giao, trưởng dự án cần xác nhận rằng tất cả các yêu cầu và mục tiêu của dự án đã được hoàn thành, đồng thời phải đảm bảo rằng tất cả các phát sinh và thay đổi đã được xử lý và tài liệu dự án đã được lưu trữ đầy đủ.
• Chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng: Những tài liệu này có thể bao gồm báo cáo hiệu suất, tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc các tài liệu kỹ thuật khác.
• Tổng kết đánh giá dự án và rút kinh nghiệm: Đánh giá này cần bao gồm mức độ hoàn thành, chất lượng sản phẩm, thời gian và chi phí dự án. Nhà quản trị cần đánh giá liệu các mục tiêu đã được đạt được hay chưa, cũng như yếu tố nào đã ảnh hưởng đến hiệu suất dự án.

GapoWork gợi ý: Công cụ quản lý dự án hiệu quả

4. Nâng cao chất lượng quản lý dự án với giải pháp công nghệ GapoWork

Trong bối cảnh số hóa, ứng dụng công nghệ trong quản lý dự án là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa nguồn lực. Trong số các phần mềm quản lý dự án được ứng dụng phổ biến và hiệu quả trên thị trường, giải pháp công nghệ GapoWork là một trong những lựa chọn hàng đầu. 

Phát triển đồng thời 26+ tính năng, GapoWork giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán chậm trễ tiến độ, kiểm soát chi phí và chất lượng trong quy trình quản lý tiến độ dự án một cách tối ưu nhất với nhiều tính năng ưu việt như:

• Giao việc và kiểm soát tiến độ công việc chặt chẽ:

Giao việc đúng người, tạo và quản lý danh sách nhiệm vụ trên một nền tảng duy nhất. Với các thiết lập về mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành, nhân sự có thể chủ động sắp xếp và xử lý công việc khoa học. Đồng thời, chấm dứt hoàn toàn tình trạng quản lý chạy theo nhắc việc từng người nhờ Thông báo nhắc nhở được gửi tự động.

• Quản lý công việc, lịch họp và thảo luận chuyên sâu với Nhóm Cộng Tác:

Ưu điểm vượt trội của tính năng Nhóm Cộng Tác giúp quản lý vừa giao việc vừa chat trực tiếp dễ dàng. Tính năng Lịch biểu cho phép mọi nhân sự trong Nhóm có quyền theo dõi được lịch các cuộc họp hay deadline cho từng đầu việc liên quan đến dự án. 

• Trích xuất Báo cáo dự án “real-time”:

Với các chỉ số trên tính năng Quản trị công việc, nhà quản lý có thể xem xét từ tổng quan đến chi tiết các dự án và công việc đang diễn ra. Dự án nào đang đúng tiến độ, dự án nào đang là điểm nóng, nhân sự nào đang làm việc tốt, nhân sự nào đang quá tải dựa trên các con số thống kê mà hệ thống cung cấp. Đây còn là cơ sở để đánh giá kết quả làm việc của nhân sự, từ đó đưa ra chế độ khen thưởng phù hợp. 

Xem thêm: Ứng dụng quản lý dự án với Gapowork

• Thư viện lưu trữ không giới hạn:

Với ưu điểm dung lượng tải lên đến 32GB/user/ngày và 4 GB/file/lần gửi, GapoWork hỗ trợ người dùng chia sẻ và lưu trữ vĩnh viễn mọi loại tài liệu trên hệ thống. Thông qua bộ lọc tìm kiếm, nhân sự sẽ tiết kiệm được thời gian, đẩy nhanh tốc độ tải và xem tài liệu lên đến 4 lần.

5. Tổng kết

Trên đây là 5 giai đoạn của quy trình quản lý tiến độ dự án chuẩn quốc tế. Để việc tiến hành dự án diễn ra trôi chảy và đảm bảo mục tiêu chung, nhà quản lý cần phải liên tục đánh giá thực tế và nhìn nhận về những mặt hạn chế, từ đó đưa điều chỉnh phù hợp để dự án đạt kết quả tốt nhất.

Mặt khác, nếu muốn đẩy nhanh tiến độ dự án và giám sát một cách chặt chẽ hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc triển khai các phần mềm quản lý doanh nghiệp hỗ trợ quản lý dự án chuyên nghiệp.

Tại Việt Nam, hơn 1000 doanh nghiệp trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, HSV Group, Yody,… đã tin tưởng triển khai giải pháp công nghệ GapoWork. 95% doanh nghiệp đều phản hồi rằng chỉ sau 2 tháng, doanh nghiệp đã có những chuyển biến tích cực rõ rệt, x3 năng suất nhân sự, 100% dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Để giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả, có những bước tiến đột phá,, GapoWork dành tặng chương trình đăng ký trải nghiệm Miễn Phí 7 ngày nền tảng. Đăng ký ngay tại đây!