Có nên sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án trong doanh nghiệp?

Doanh nghiệp càng phát triển và mở rộng quy mô đồng nghĩa với mọi công đoạn trong quy trình vận hành sẽ càng trở nên phức tạp. Lựa chọn một phần mềm quản lý tiến độ dự án phù hợp sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp toàn thể công ty nói chung và nhân sự nói riêng giám sát và xử lý công việc hiệu quả nhất.

Bài viết dưới đây của GapoWork sẽ cung cấp cho các nhà quản trị góc nhìn tổng quan hơn về tầm quan trọng của phần mềm quản lý tiến độ dự án trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý tiến độ dự án được hiểu như thế nào?

Đây là công cụ tích hợp nhiều chức năng như kiểm soát, sắp xếp và theo dõi dự án, cho phép người dùng nắm bắt được từng sự thay đổi và phát sinh trong công việc. Từ khâu lên kế hoạch, tính toán và phân bổ chi phí, nguồn nhân lực đến trạng thái hoàn thành,...tất cả sẽ được hiển thị một cách trực quan trên giao diện phần mềm quản lý tiến độ dự án.

Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Với những tính năng tuyệt vời của mình, lợi ích của công cụ quản lý dự án giúp cải thiện đáng kể năng suất làm việc nhóm, đồng thời đạt được mục tiêu và kết quả mà công ty đã đề ra. 

• Hệ thống hoá mọi nhiệm vụ trên một giao diện trực quan, dễ dàng theo dõi, kiểm soát
• Tính năng phân cấp, phân quyền rõ ràng, giúp mọi thành viên nắm được vai trò và nhiệm vụ của mình ở các dự án khác nhau
• Cập nhật nhanh tiến độ làm việc của từng cá nhân, tiến độ hoàn thành dự án chung
• Thúc đẩy tinh thần tự giác, chủ động trong công việc nhờ thiết lập thời gian trong từng mục tiêu, thông báo nhắc nhở deadline
• Giảm thiểu tối đa tình trạng quên nhiệm vụ, thiếu sót, lẫn lộn thông tin.
• Chuyên nghiệp hoá quy trình giao - nhận công việc
• Lưu trữ toàn bộ tài liệu chia sẻ trên một không gian làm việc chung, tìm  kiếm nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột
• Nâng cao chất lượng trao đổi công việc, gia tăng sự tương tác giữa các thành viên, bộ phận qua từng dự án
• Phản ánh năng lực, khả năng xử lý công việc của từng nhân viên, làm căn cứ để đề xuất khen thưởng hoặc đề bạt thăng chức.
• Chủ động truy cập và chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi, theo dõi từ xa, cập nhật liên tục tình hình, thông tin những nội dung quan trọng

Phần mềm quản lý tiến độ dự án góp phần thúc đẩy năng suất đội ngũ

Xem thêm: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Không gian làm việc số GapoWork - Công cụ hỗ trợ giao tiếp và quản lý tiến độ dự án hiệu quả

Được biến đến là một sản phẩm “Made in Vietnam” được 600+ tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn, không gian làm việc số GapoWork là một trong những ứng dụng hàng đầu hiện nay cung cấp bộ công cụ 20+ chức năng, góp phần vào quá trình xây dựng và hoàn thiện môi trường lao động số chuyên nghiệp.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cùng gapowork

Không gian làm việc số GapoWork tập trung vào trải nghiệm người dùng với sự thấu hiểu, sát sao trong những vấn đề mà doanh nghiệp Việt đang phải đối mặt, từ đó đưa ra những giải pháp tối ưu, chức năng tiện ích cùng giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng:

• Phần mềm quản lý tiến độ dự án, công việc hiệu quả

Trên không gian số chung, quy trình giao lên kế hoạch, giao việc và xử lý công việc được diễn ra một cách tinh gọn, bài bản. Các trưởng nhóm có thể phân công trực tiếp cho nhân viên, thiết lập deadline hoàn thành. Mọi thông tin trong dự án sẽ được hiển thị trực quan, tạo điều kiện cho các thành viên theo dõi, nhanh chóng kết nối để phối hợp làm việc nhịp nhàng.

 Giao diện tính năng Quản lý công việc của nền tảng số GapoWork

Đồng thời, nhân sự thuận tiện hơn trong việc xử lý công việc khi chủ động sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên; tìm kiếm và rà soát những tài liệu được chia sẻ nhanh chóng trên không gian làm việc số GapoWork. Trường hợp sắp đến hạn deadline, thông báo nhắc nhở sẽ được tự động gửi về trên điện thoại hoặc thiết bị có cài đặt GapoWork. Qua đó thúc đẩy quá trình làm việc cũng như giúp nắm bắt được những đầu việc chưa được hoàn thành trong ngày.

• Thúc đẩy tương tác đội nhóm đa chiều

Không chỉ đơn thuần sở hữu những tính năng quản lý của một phần mềm quản lý tiến độ dự án, không gian làm việc số GapoWork còn chú trọng vào việc nâng cao chất lượng trao đổi, hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức. 

Cộng tác và trao đổi công việc hiệu quả hơn với GapoWork

Với các tính năng nổi bật như Bài viết, Chat, Livestream, Zoom, Audio/Video HD...nhân sự được quyền chủ động trong việc kết nối với bất cứ thành viên nào trong doanh nghiệp hoặc trong từng dự án; dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm: Hình ảnh, video, hyperlink,....

• GapoWork tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau

Được phát triển trên cả phiên bản website và app mobile, nhân sự có thể truy cập vào không gian làm việc số GapoWork hoàn một cách chóng. Việc chỉnh sửa dự án diễn ra dù ở bất cứ đâu, GapoWork tạo điều kiện cho mọi thành viên cập nhật thông tin mới nhất của công ty chỉ sau vài giây đăng nhập.

94,7% doanh nghiệp ứng dụng thành công GapoWork chia sẻ: "GapoWork giúp tổ chức gắn kết đội ngũ, kết nối và chia sẻ nhiều hơn. Cụ thể, hiệu suất công việc của đội nhóm tăng đến 87%”.

Kết luận

Có thể thấy rằng trong xu hướng ứng dụng công nghệ số diễn ra mạnh mẽ, sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án là giải pháp tất yếu và không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn củng cố sức mạnh nguồn lực. Nếu các nhà quản trị đang tìm kiếm một phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình hợp tác, cải thiện sự kết nối giữa nhân viên trong tổ chức, không gian làm việc số GapoWork chính là một trong những lựa chọn hàng đầu.

GapoWork không cung cấp bộ công cụ phục vụ với các tính năng của một phần mềm quản lý tiến độ dự án mà còn gia tăng kết nối giữa quản lý và đội ngũ, thúc đẩy việc hiện thực hóa mục tiêu chung và lan tỏa giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

GapoWork gợi ý:

• Phần mềm nhắc nhở công việc tốt nhất hiện nay
• 5 giai đoạn trong quy trình quản trị dự án