Top các ứng dụng họp trực tuyến dễ sử dụng dành cho doanh nghiệp 2022

Trước xu thế chuyển dịch tất yếu sang nền kinh tế đổi mới và sự bùng nổ của công nghệ số, phương thức hội họp truyền thống đã dần bị được thay thế bởi các ứng dụng họp trực tuyến hiện đại. Nhanh chóng, tiện lợi, sở hữu nhiều tính năng thông minh, những ứng dụng này đã đáp ứng trọn vẹn nhu cầu họp mọi lúc, mọi nơi của các tổ chức, đoàn thể doanh nghiệp trong bối cảnh chịu nhiều ảnh hưởng của đại dịch Covid-19.

Để giúp doanh nghiệp có được sự lựa chọn phù hợp, bài viết dưới đây của GapoWork sẽ giới thiệu Top các ứng dụng họp trực tuyến dễ sử dụng, phổ biến nhất hiện nay.

1. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến?

Trải qua nhiều đợt giãn cách và chịu những tác động của đại dịch, hơn bao giờ hết, các nền ứng dụng họp trực tuyến đã và đang trở thành công cụ đắc lực trợ doanh nghiệp trước bối cảnh bình thường mới. Với nhiều ưu điểm vượt trội như:

• Chi phí thấp: Khi sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến, doanh nghiệp có thể cắt giảm tối đa các chi phí liên quan đến di chuyển, ăn ở hay thuê địa điểm,..gánh nặng tài chính được rũ bỏ.
• Kết nối toàn cầu: Không giới hạn thời gian và địa điểm, bạn có thể trao đổi với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng mọi lúc mọi nơi một cách nhanh chóng. Chỉ với một cú click chuột, tất cả những ai có liên quan đều có thể tham gia, hạn chế được những lý do khách quan khiến cuộc họp bị trì hoãn.
• Nâng cao năng suất làm việc: không còn cảnh phải sắp xếp thời gian để bố trí lịch họp, các ứng dụng họp trực tuyến sẽ khiến cho những buổi họp trở nên tinh giản hơn, thúc đẩy thông tin được truyền tải kịp thời, chính xác. Điều đó đồng nghĩa với việc các quyết định đưa ra trong cuộc họp cũng sẽ nhanh chóng và đúng trọng tâm hơn.
• Có thể ghi hình lại: Điểm cộng nổi bật của các ứng dụng họp trực tuyến là tính năng ghi lại tự động. Thay vì phải ghi chép như trước đây, thiết bị sẽ thay người dùng lưu trữ lại những thông tin, tài liệu quan trọng. Bên cạnh đó, những người không tham gia cuộc họp vẫn có thể nắm bắt chính xác diễn biến đã diễn ra.

2. Các ứng dụng họp trực tuyến dành cho doanh nghiệp 2022

2.1. ZOOM Cloud Meetings

ZOOM Cloud Meetings là một trong các ứng dụng họp trực tuyến phải được nhắc đến đầu tiên trong danh sách này. Đây được biết đến là ứng dụng tổ chức cuộc họp online với các chức năng tiện dụng như chia sẻ tệp tin, hình ảnh nhanh chóng; gửi tin nhắn với các thành viên cuộc họp bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh. ZOOM Cloud Meetings hiện đang được sử dụng bởi hơn 170.000 tổ chức và hỗ trợ trên hầu hết nền tảng máy tính và điện thoại hiện nay.

Ưu điểm của ứng dụng họp trực tuyến ZOOM Cloud Meetings:

• Hỗ trợ các cuộc họp video trực tuyến, tin nhắn nhanh hoặc chia sẻ màn hình.
• Có thể làm việc thông qua WiFi, 4G / LTE, và mạng 3G
• Giao diện đơn giản dễ sử dụng, lưu trữ trên điện toán đám mây
• Gói miễn phí cho phép tối đa 100 người dùng tham gia vào một cuộc gọi video.
• Chất lượng âm thanh cao và hình ảnh HD
• Hỗ trợ cho tối đa 1000 người tham gia và 49 video trên màn hình.

Xem thêm : Tìm hiểu về phần mềm họp trực tuyến zoom với gapowork

Nhược điểm của ứng dụng họp trực tuyến ZOOM Cloud Meetings

• Phải trả phí đối với mọi cuộc gọi video nào dài hơn 40 phút
• Có thể gặp vấn đề về bộ đệm nếu nó được sử dụng với hệ điều hành cũ hơn.
• Tính năng trò chuyện thường xuyên bị ẩn trong quá trình họp.
• Không thể chia sẻ tài liệu trong khi sử dụng tính năng live.

2.2. Skype

Skype là một ứng dụng họp trực tuyến, gọi điện và nhắn tin giúp tất cả mọi người trò chuyện với nhau ở bất kỳ đâu. Khi sử dụng ứng dụng họp trực tuyến Skype, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình cho bạn bè bằng chức năng Screen Sharing (chia sẻ màn hình) khi đang nói chuyện video với nhau. Ứng dụng sẽ thông báo cho những người tham gia khác rằng cuộc gọi đang được ghi lại, đồng thời cho phép bạn lưu và chia sẻ bản ghi trong tối đa 30 ngày.

Ưu điểm của ứng dụng họp trực tuyến Skype:

• Chia sẻ nhiều định dạng qua tin nhắn như: hình ảnh, danh bạ, vị trí, đặt lịch thời gian gọi,...
• Tính năng White Boarding cung cấp bảng trắng để tự do thiết kế, vẽ kế hoạch để chia sẻ với mọi người và người tham gia có thể tương tác với nhau qua việc chỉnh sửa bảng trắng được cung cấp trong cuộc họp.
• Hỗ trợ gọi điện quốc tế với cước phí ưu đãi.
• Có thể thay đổi trạng thái hiện tại: Trực tuyến, đang họp, không khả dụng hoặc ngoại tuyến.

Nhược điểm của ứng dụng họp trực tuyến Skype:

• Thường gặp phải hiện tượng lag máy
• Gói miễn phí bị hạn chế nhiều tính năng
• Người dùng phải tốn thêm phí nếu không có Office 365.

2.3. Microsoft Teams

Nằm trong gói Office 365 và đồng bộ với các ứng dụng khác của Microsoft, Microsoft Teams là ứng dụng họp trực tuyến phù hợp cho làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên,... Nếu là một người đang sử dụng gói Office 365, ứng dụng họp trực tuyến Microsoft Teams là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp.

Ưu điểm ứng dụng họp trực tuyến Microsoft Teams

• Họp online, dạy học online mọi lúc mọi nơi với thiết bị kết nối internet.
• Giới hạn tối đa 150 người cho mỗi cuộc họp video. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếu Tenant (Tổ chức) có 15 Live Event diễn ra đồng thời.
• Sử dụng miễn phí nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng gói Office 365.
• Khả năng tích hợp cùng các ứng dụng khác trong bộ Office 365 (như Word, Excel,...) dưới dạng các tab. Toàn bộ dữ liệu đồng thời được tải lên nền tảng đám mây của Microsoft.
  Mã hóa, bảo mật dữ liệu cao.

Nhược điểm ứng dụng họp trực tuyến Microsoft Teams:

• Giới hạn số lượng kênh tối đa là 100 kênh/nhóm.
• Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu.
• Cài đặt phân quyền bị hạn chế.
• Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị.
• Nếu sử dụng phiên bản miễn phí, một số tính năng sẽ bị giới hạn.

2.4. Google Meet

Google Meet là ứng dụng họp trực tuyến được phát triển bởi Google hỗ trợ bạn nhắn tin, trò chuyện với bạn bè. Sử dụng ứng dụng họp trực tuyến phổ biến này  cho phép bạn tạo lịch các cuộc hội họp, dạy học Online, hội nghị truyền hình  hoàn toàn miễn phí. Khả năng đồng bộ tài khoản của ứng dụng họp trực tuyến Google Meet trên các thiết bị khác nhau giúp cho việc họp của bạn trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.

Ưu điểm ứng dụng họp trực tuyến Google Meet:

• Chất lượng âm thanh rõ ràng và video có độ phân giải cao.
• Nhiều tính năng bổ trợ trong việc thiết kế bài giảng, tạo lập nhóm, gọi video nhóm…
• Hỗ trợ cho cả hai hệ điều hành iOS và Android.

Nhược điểm ứng dụng họp trực tuyến Google Meet

• Bắt buộc tạo tài khoản Gmail mới có thể sử dụng.
• Giới hạn người tham gia với phiên bản miễn phí.
• Sức chứa của phòng học, phòng họp trực tuyến kém, tối đa chỉ có 5 người sử dụng trong phiên bản miễn phí.
• Khó khăn trong việc liên kết với các thiết bị phần cứng.
• Không được hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố 

3. Doanh nghiệp cần một ứng dụng họp trực tuyến tích hợp nhiều tính năng

Có thể thấy rằng sự phát triển của doanh nghiệp không thể tách rời quá trình chuyển đổi số công nghệ. Ngày càng nhiều những phần mềm hiện đại từng bước thay thế con người trong quá trình vận hành và tổ chức bộ máy, một trong số đó chính là các ứng dụng họp trực tuyến. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí và hoạt động vận hành doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở nhu cầu họp hành trực tuyến, các thiết bị hay phần mềm công nghệ hiện đại ngày nay còn được kỳ vọng mang đến nhiều cải tiến hơn để đáp ứng nhu cầu tương tác và kết nối trong doanh nghiệp.

Tích hợp toàn diện ứng dụng họp trực tuyến Zoom không giới hạn trên hệ thống, nền tảng hợp nhất cho giao tiếp và công tác trong tổ chức GapoWork thực sự là một lựa chọn tuyệt vời giúp doanh nghiệp trải nghiệm không gian làm việc số - nơi thúc đẩy sự kết nối và trao đổi công việc có hiệu quả trong đội ngũ với bộ công cụ 21 chức năng. 

Sau cú bắt tay hợp tác với Zoom Global - ông lớn của ứng dụng họp trực tuyến nổi tiếng trên thế giới, Zoom đã trở thành một tính năng có sẵn trên nền tảng GapoWork, cho phép người dùng thực hiện họp nhóm và gọi nhóm chỉ bằng một cú chạm nút trên di động hoặc máy tính. 

Không còn bị giới hạn chức năng như khi sử dụng các ứng dụng hội họp trực tuyến khác, tính năng Zoom có sẵn trên nền tảng GapoWork đưa đến cho doanh nghiệp nhiều ưu điểm nổi trội như:

• Tổ chức các buổi hội thảo, họp trực tuyến với thời lượng lên đến 30 tiếng và 300 người tham gia.
• Lập kế hoạch thông minh, linh hoạt với công cụ đặt lịch, nhắc nhở, tiến hành cuộc họp chỉ trên một nền tảng, giúp các buổi đào tạo trực tuyến diễn ra liên tục mà không gặp bất cứ trở ngại nào ngay cả khi làm việc từ xa.
• Chất lượng hình ảnh, âm thanh được tối ưu giúp các cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất. Đưa đến trải nghiệm tuyệt vời với video có độ phân giải cao.
• Chia sẻ màn hình, các tệp tin dễ dàng, không giới hạn. Mọi tài liệu được lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho những thành viên không thể tham gia cuộc họp, hoặc không kịp theo dõi.
• Không cần đăng ký/đăng nhập tài khoản Zoom, tham gia ngay lập tức chỉ với một chạm.

Bên cạnh ứng dụng họp trực tuyến hàng đầu Zoom, giải pháp công nghệ GapoWork còn được phát triển cùng lúc +21 chức năng, hợp nhất cho giao tiếp và cộng tác giữa mỗi cá nhân trong tổ chức, tập trung vào 

• Giao việc, Báo cáo ngay trên hệ thống Gapwork thông qua tính năng Minitask, sắp xếp và quản lý công việc khoa học theo một , trưởng nhóm hoặc các thành viên khách có thể cùng theo dõi để cập nhật tiến độ
• Tạo nhóm Chat nhanh chóng và trao đổi thông tin dễ dàng với nhiều công cụ tương tác đa chiều như gửi text, ảnh, video; tạo bình chọn; hyperlink (gắn link vào nội dung chat).
• Gọi thoại, gọi video tiếp nhận thông tin và xử lý vấn đề kịp thời thông qua chức năng được cài đặt sẵn trong các box chat, giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi
• Phân chia Nhóm và Quản trị tập trung theo Phòng ban, Chuyên môn, Dự án, tối ưu hiệu quả giao tiếp và trao đổi công việc giữa các thành viên, thuận tiện trong việc tìm kiếm dữ liệu liên quan
• Ra mắt vào tháng 05/2021, sau chưa đầy 1 năm, đã có hơn 600 tổ chức mở "văn phòng số" trên GapoWork, hài lòng với trải nghiệm hoàn thiện môi trường lao ộng "trên mây", trong đó có các doanh nghiệp lớn như HSV Group, ABA Cooltrans, F88, Edufit... Tận dụng bước đột phá công nghệ để tạo nên bộ giải pháp toàn diện,  91% khách hàng cùng chung ý kiến rằng GapoWork cùng tính năng Zoom khiến mọi người hào hứng tương tác hơn, mang lại cho mọi người khả năng trò chuyện và cộng tác với nhau.

Để tăng chất lượng đào tạo nhân sự và hiệu quả các cuộc họp Online lên gấp 3 lần với tính năng họp trực tuyến Zoom không giới hạn, Đăng ký sử dụng miễn phí GapoWork