Bật mí 20+ cách sắp xếp công việc hiệu quả - cập nhật 2023!

Được xem là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên thành công, kỹ năng sắp xếp công việc giúp chúng ta phân chia thời gian hợp lý, lên kế hoạch có khoa học trong mọi vấn đề, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Dưới đây là 20+ cách sắp xếp công việc hiệu quả nhất năm 2023, hãy cùng GapoWork tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!

Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là khả năng tổ chức, quản lý thời gian, công việc và nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Kỹ năng bao gồm việc đánh giá mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, lên kế hoạch và phân bổ thời gian, tập trung vào công việc quan trọng và đưa ra quyết định tốt nhất trong các tình huống khác nhau.

Bên cạnh đó, kỹ năng sắp xếp công việc thường được hình thành trên nền tảng duy trì các thói quen mỗi ngày. Vì vậy, muốn công việc hiệu quả, bạn cần có tính kỷ luật rất cao. Một khi sắp xếp mọi thứ tốt hơn, bạn hoàn toàn có thể tối ưu được luồng công việc của mình, mở ra nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Vì sao cần có kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý?

Với một quỹ thời gian giống nhau, những người biết cách hoạch định, lên kế hoạch và sắp xếp hợp lý sẽ giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn. Khi sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc khoa học, bạn sẽ đạt được một số lợi ích:

• Tăng năng suất làm việc nhờ biết cách triển khai công việc như nào, phân ra mức độ quan trọng, thứ tự ưu tiên của từng nhóm nhiệm vụ.
• Tăng khả năng tập trung khi nắm được cụ thể khối lượng công việc cần hoàn thành, vì vậy bạn sẽ không bị phân tâm mà bắt tay làm từng đầu việc.
• Tránh bị áp lực công việc khi cảm thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu với khối lượng nhiệm vụ khổng lồ chưa được sắp xếp, phân chia.
• Nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh với kế hoạch công việc cụ thể đã đã được sắp xếp khoa học. Vì thế, bạn sẽ hạn chế tình trạng chậm việc, sự cố và các vấn đề ngoài mong muốn.
• Tiết kiệm thời gian nhờ sắp xếp công việc khoa học hơn, tránh rơi vào trường hợp thường xuyên mang việc về nhà để giải quyết. Khi đó, bạn sẽ có thêm thời gian để nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân.

Cách sắp xếp công việc hiệu quả

Muốn sắp xếp công việc hiệu quả và năng suất, bạn cần xây dựng cho mình một thói quen tốt cùng với quy trình có kế hoạch và rõ ràng. Dưới đây là 20+ cách sắp xếp công việc hiệu quả mà bạn có thể áp dụng vào công việc của mình:

3.1. Liệt kê các công việc cần làm

Đầu tiên, bạn hãy liệt kê danh sách những công việc cần thực hiện và các nhiệm vụ cần hỗ trợ. Điều này sẽ giúp bạn tránh bỏ sót hoặc quên các công việc nhỏ nhặt hay không liên quan trực tiếp đến mình.

3.2. Đánh giá mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ

Đây là quá trình xác định tính quan trọng và thứ tự ưu tiên cần thực hiện của các công việc. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất và đảm bảo hoàn thành mọi nhiệm vụ đúng hạn với kết quả tốt nhất.

3.3. Phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý

Để đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành các công việc đúng thời hạn, việc phân bổ thời gian và nguồn lực là điều quan trọng. Đối với những người có xu hướng trì hoãn thì quá trình này cần được kiểm soát chặt chẽ. Hãy cân nhắc các mốc thời gian cũng như nguồn lực về nhân sự cũng như công cụ mà bạn đang có để phân bổ một cách hợp lý.

3.4. Lập kế hoạch công việc

Kỹ năng lập kế hoạch là một cách mà bất kỳ ai cũng nên biết và vận dụng để quản lý, triển khai công việc của mình. Hãy lập kế hoạch công việc bằng danh sách những việc cần làm cùng với mức độ ưu tiên, thời gian và nguồn lực mà bạn đã chỉ ra trước đó. Đây là cách giúp bạn quản lý công việc hàng ngày hiệu quả. Bạn có thể kiểm soát tốt được công việc của mình theo kế hoạch đã lên sẵn, nhờ đó mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

3.5. Đặt mục tiêu

Đặt mục tiêu giúp bạn có nhiều động lực hơn trong công việc. Bạn có thể thiết kế mục tiêu bằng việc hoàn thành danh sách công việc của mình mỗi ngày. Hoặc đặt mục tiêu nghề nghiệp qua việc gắn kết hay thăng tiến trong sự nghiệp. Thông qua việc đặt mục tiêu, bạn sẽ có nhiều cố gắng hơn để đạt được kết quả cuối cùng một cách tốt nhất.

3.6. Không mất tập trung khi đang làm việc

Có thể thời gian hoàn thành công việc của người này sẽ ít hơn người kia nhưng khả năng tập trung sẽ quyết định đến việc triển khai công việc đạt kết quả tốt và đúng thời hạn. Một cá nhân làm việc nhanh hơn và tốt hơn phần lớn là nhờ việc không bị xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài.

3.7. Sử dụng giải pháp hỗ trợ sắp xếp công việc

Với sự tiến bộ của công nghệ, ngày nay mọi người đều dễ dàng tiếp cận với các giải pháp hỗ trợ sắp xếp công việc khoa học và hợp lý. Do đó, việc sử dụng các công cụ này là một quyết định tuyệt vời và sáng suốt giúp quản trị công việc thông minh. Đồng thời, điều này giúp tăng năng suất làm việc với quy trình tối ưu nhất. Một giải pháp uy tín và được hơn 1000+ doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng như GapoWork sẽ giúp bạn lên kế hoạch và sắp xếp, phân bổ công việc một cách cụ thể,chi tiết và khoa học

GapoWork - nền tảng công nghệ với +26 tính năng hỗ trợ sắp xếp công việc, quản lý và triển khai hiệu quả sẽ giúp bạn:

• Thiết lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện.
• Phân chia công việc theo ngày/tuần/tháng/năm cùng mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành và mục tiêu kèm theo.
• Giao việc nhanh chóng cho từng nhân sự với deadline cụ thể cho từng đầu việc.
• Thông báo tự động nhắc nhở công việc khi đến hạn, quá hạn. Nhờ đó loại bỏ tình trạng quên việc và trễ deadline.
• Tính năng Nhóm Cộng tác được tích hợp Chat, Giao việc và Lịch biểu giúp tối ưu khả năng giao tiếp và trao đổi công việc.
• Trích xuất báo cáo thống kê tiến độ công việc theo thời gian thực giúp đánh giá tổng quan tình hình chung, nhanh chóng phát hiện điểm nóng. Kèm theo đó là hiệu suất từng nhân sự, lãnh đạo có thể đánh giá năng lực và đưa ra phương án điều phối cho phù hợp.
• Sắp xếp lịch họp, thời hạn nhiệm vụ với tính năng Lịch biểu trên GapoWork, đồng thời tính năng này được đồng bộ với Google Calendar, Outlook.

3.8. Điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết

Đây là một kỹ năng quan trọng để đảm bảo rằng kế hoạch của bạn phù hợp với thực tế và tình hình thay đổi trong công việc. Bên cạnh đó, sự điều chỉnh giúp bạn thích nghi với các tình huống khác nhau. Nhờ đó, bạn vẫn có thể đạt được mục tiêu của mình trong công việc.

• Gapowork gợi ý: Phần mềm chấm công miễn phí chất lượng

3.9. Quản lý hộp thư

Hãy đặt mốc thời gian cố định để kiểm tra hộp thư email của bạn. Tuy hành động này đơn giản nhưng có thể giúp bạn sàng lọc các công việc, tránh bỏ quên các đầu việc phát sinh đến từ email, thư từ.

3.10. Tự động hóa các nhiệm vụ đơn giản

Cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự lặp đi lặp lại trong công việc. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào những thứ quan trọng hơn và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hơn.

3.11. Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc

Với kế hoạch công việc cần làm, bạn cần kiểm tra thường xuyên tiến độ các nhiệm vụ. Quá trình này sẽ không mất quá nhiều thời gian nhưng giúp bạn kiểm soát tốt thời hạn kết thúc của từng đầu việc và đánh giá mức độ triển khai cho tới thời điểm hiện tại. Khi kiểm tra thường xuyên, bạn có thể tránh được các vấn đề, rủi ro ngoài mong đợi.

3.12. Có thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Hãy dành một khoảng 5 - 10 phút để nghỉ ngơi và thư giãn đầu óc sau khi hoàn thành xong một đầu việc. Tuy là khoảng thời gian ngắn nhưng bạn có thể tỉnh táo, cải thiện tinh thần của bạn thân và nạp lại năng lượng đã mất.

3.13. Chú ý sức khỏe bản thân

Khi có sức khỏe tốt thì bạn mới có thể hoàn thành tốt được công việc. Do vậy, chúng ta cần thường xuyên luyện tập thể dục thể thao để nâng cao sức khỏe của bản thân. Đây là một trong những phương pháp giúp giảm stress trong công việc.

3.14. Chia sẻ công việc với đồng nghiệp

Nếu gặp khó khăn, hãy mạnh dạn chia sẻ và nhờ đồng nghiệp hỗ trợ thay vì loay hoay giải quyết một mình. Chia sẻ công việc với đồng nghiệp giúp tăng sự đa dạng và sáng tạo trong công việc. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra những giải pháp mới và hiệu quả hơn cho các vấn đề trong công việc.

3.15. Ghi lại các ý tưởng và thông tin quan trọng

Trong quá trình làm việc, hành động ghi chép lại các ý tưởng và thông tin là điều không thể thiếu. Điều này hỗ trợ cho bạn trong việc phát triển sáng kiến, tăng năng suất làm việc. Hãy tập cho mình thói quen sử dụng giấy note hoặc công cụ cần thiết để ghi lại các ý tưởng hay cùng thông tin quan trọng và đặt chúng ở những nơi dễ nhìn thấy nhất.

3.16. Có quỹ thời gian dự phòng

Việc thiết lập quỹ thời gian dự phòng không phải ai cũng để ý tới. Tuy nhiên, điều này khá là quan trọng, bởi bạn sẽ có cho mình khoảng thời gian để điều chỉnh công việc nếu xảy ra những sai sót. Nhờ đó, tránh được tình trạng nước đến chân mới nhảy.

• Xem thêm: Phần mềm quản lý giao việc tốt nhất 2023

3.17. Tránh ôm đồm quá nhiều việc

Thay vì việc gì cũng nhận, bạn nên tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Khi toàn bộ sức lực dành cho nhiệm vụ đó, bạn sẽ hoàn thành chúng nhanh chóng với kết quả tốt nhất. Sau khi làm xong, hãy tiếp tục với tinh thần đó cho nhiệm vụ tiếp theo.

3.18. Tận dụng thời gian trống

Mỗi ngày bạn có 24 giờ để sống và làm việc. Bên cạnh những khoảng thời gian cố định để xử lý các công việc theo kế hoạch, bạn vẫn sẽ còn dư khá nhiều khoảng trống. Do đó, hãy tận dụng những lúc đó để giải quyết những công việc nhỏ để giúp giảm tải khối lượng nhiệm vụ khổng lồ.

3.19. Giữ cho môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng

Một không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng sẽ giúp bạn có động lực làm việc tốt hơn, tăng tập trung, giảm sự phân tán cho các thứ không liên quan. Khi mọi thứ ngăn nắp, bạn sẽ tìm kiếm các tài liệu hay giấy tờ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

3.20. Hạn chế sử dụng điện thoại và mạng xã hội khi đang làm việc

Hạn chế sử dụng điện thoại và mạng xã hội khi đang làm việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp tăng hiệu quả và năng suất trong công việc hơn. Nếu trong quá trình làm việc, bạn thường xuyên sử dụng các thiết bị này sẽ gây xao nhãng và tốn nhiều thời gian hơn. Chưa kể, khi vừa làm việc vừa sử dụng điện thoại sẽ gây ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng của công việc.

Sắp xếp quản lý công việc là một kỹ năng quan trọng và bất cứ ai cũng cần phải có. Nếu không có kỹ năng sắp xếp công việc tốt, bạn sẽ gặp một số hạn chế và rào cản trong quá trình làm việc, gây ảnh hưởng đến tập thể và công ty. Việc nắm bắt công việc, sắp xếp thông minh và triển khai hiệu quả giúp bạn thể hiện tốt năng lực cá nhân. Đồng thời, đây cũng là điểm sáng trong con đường thăng tiến sau này.

Để có thể lên kế hoạch thông minh và thuận tiện nhất, giải pháp hỗ trợ sắp xếp công việc là một quyết định sáng suốt. Nhờ đó bạn có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ với thời gian ngắn nhất. Chúng tôi gợi ý cho bạn giải pháp GapoWork giúp x3 năng suất đội ngũ, nâng cao chất lượng công việc và là một trong những lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp hiện nay.

Hơn 1.000 doanh nghiệp đã tin tưởng triển khai GapoWork, trong đó có những tên tuổi lớn như BIDV, Momo, Yody,... Để trải nghiệm 7 ngày miễn phí giải pháp với 26+ tính năng ưu việt hỗ trợ sắp xếp công việc, giao việc và giám sát tiến độ hiệu quả, đăng ký ngay tại đây!