Bật mí kỹ năng sắp xếp công việc khoa học hiệu quả

Được xem là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên thành công, kỹ năng sắp xếp công việc giúp chúng ta phân chia thời gian hợp lý, lên kế hoạch có khoa học trong mọi vấn đề, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Cùng  GapoWork tìm hiểu trong bài viết dưới đây 6 bước để hoàn thiện kỹ và củng cố kỹ năng sắp xếp công việc nhé!

Tại sao cần củng cố kỹ năng sắp xếp công việc?

Nhịp sống hiện đại và guồng quay của công việc khiến cho ai trong chúng ta cũng bị cuốn đi, nếu không vững vàng, rất có thể bạn sẽ bị chới với và loay hoay trong mớ công việc hay áp lực mà chính mình tạo ra.

Cùng một quỹ thời gian, người có kỹ năng sắp xếp công việc tối ưu sẽ đạt được nhiều thành tựu hơn bao giờ hết. Họ vạch ra kế hoạch chi tiết, phân chia hợp lý giữa thời gian nghỉ ngơi và làm việc. Khi biết cách quản lý, làm chủ thời gian và công việc của mình, khả năng tập trung và hiệu suất công việc cũng dần được cải thiện, chất lượng cuộc sống từ đó mà ngày càng được nâng cao. 

Đồng thời, kỹ năng sắp xếp công việc được hình thành dựa trên việc duy trì thói quen mỗi ngày, chính vì thế đòi hỏi tính kỷ luật rất cao. Khi bạn có thể chứng minh được năng lực bản thân thông qua cách xử lý công việc tối ưu, đó sẽ là nền tảng cho những cơ hội thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp.

6 bước hoàn thiện kỹ năng sắp xếp công việc

Thiết lập danh sách chi tiết những công việc cần làm 

Liệt kê những công việc cần làm giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót những đầu việc quan trọng hoặc nhỏ lẻ. Bạn có thể sắp xếp và phân chia theo ngày, tuần, tháng, năm với các danh mục kèm theo như thời hạn hoàn thành, phần trăm tiến độ, mục tiêu, ghi chú,...

Kỹ năng sắp xếp công việc đòi hỏi chúng ta phải có góc nhìn từ tổng thể đến chi tiết. Do vậy, danh sách càng cụ thể thì việc quản lý của bạn sẽ càng dễ dàng hơn. 

Sắp xếp theo mức độ ưu tiên, phân bổ deadline hợp lý

Phân loại công việc là bước quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành. Nguyên tắc của giai đoạn này là đặt những đầu việc cần gấp, quan trọng ở mục ưu tiên. Những nhiệm vụ khó sẽ cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành, trong khi những hạng mục có thể xử lý nhanh cần tối ưu thời gian.
Kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý và khoa học sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc quản lý quỹ thời gian một cách hiệu quả, cân đối được thời gian, tránh tình trạng bị chồng chéo và dàn trải.

Chủ động trong mọi tình huống

Chủ động trong công việc là phẩm chất cần có để nâng cao hiệu suất. Thay vì đợi “nước đến chân mới nhảy”, chủ động giúp bạn tiết kiệm được thời gian và lên kế hoạch hợp lý. 

Xem thêm : Phần mềm quản lý công việc hiệu quả hiện nay.

Khi đã hoàn thành xong một hạng mục nào đó sớm hơn dự kiến, bạn hoàn toàn có thể tận dụng các khoảng thời gian còn lại để nghiên cứu và chuẩn bị kỹ càng cho nhiệm vụ sau, gia tăng hiệu suất công việc.

Phân bổ, cân bằng thời lượng làm việc và nghỉ ngơi

Kỹ năng sắp xếp công việc không bắt buộc bạn phải dành ra toàn bộ thời gian để làm việc. Trái lại, thư giãn là cách tái tạo năng lượng tuyệt vời và giúp não bộ tập trung hơn cho những nhiệm vụ tiếp theo.

Nhắc đến đây không thể không kể đến Pomodoro - một trong số những phương pháp quản trị thời gian hàng đầu hiện nay. Với nguyên tắc tập trung cao độ trong phiên làm việc kéo dài 25 phút. Sau khi kết thúc, bạn có thể nghỉ từ 5-10 phút và lặp lại như vậy. Thông thường một chu trình Pomodoro sẽ diễn ra từ 1-2 tiếng, nếu công việc xong trước, bạn có thể dùng thời gian còn lại để rà soát và tối ưu lại.

Muốn áp dụng phương pháp này thành công đòi hỏi bạn cần có sự tập trung cao độ 100%, trong trường hợp có gián đoạn, chu trình sẽ bắt đầu lại từ đầu. Đây là cách thức hiệu quả góp phần đảm bảo hiệu suất làm việc, tránh tình trạng kiệt sức, stress xảy ra.

Rà soát và kiểm tra tiến độ công việc

Một trong những mục tiêu cuối cùng của việc rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc là đảm bảo được tiến độ công việc diễn ra như dự kiến. Trong quá trình thực hiện, bạn cần xem xét liệu dự án có đang đi đúng theo kế hoạch đề ra ban đầu hay không, đồng thời đánh giá mức độ hiệu quả cho tới thời điểm hiện tại để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Đồng thời, ưu điểm của việc kiểm tra thường xuyên còn giúp bạn kịp thời phát hiện những sự cố hoặc sai sót trong quá trình sắp xếp, từ đó kịp thời đưa ra phương án xử lý và khắc phục, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ hoặc gây nên những hậu quả lớn hơn.

Trên đây là 6 bước giúp bạn hoàn thiện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả và quản lý thời gian, cuộc sống khoa học hơn. Không ngừng trau dồi và rèn luyện mỗi ngày, bạn sẽ nắm bắt được cách thức quản trị phù hợp nhất với bạn thân, nâng cao chất lượng công việc và thúc đẩy hiệu suất. Con người chỉ có 24 giờ mỗi ngày, có thể biến thời gian thành cơ hội hay không phụ thuộc vào bạn.