Top 15 ứng dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2023

Những công cụ quản lý dự án hiện nay hỗ trợ người dùng xuyên suốt quá trình, từ việc lên kế hoạch, triển khai đến theo dõi và cuối cùng là đánh giá kết quả dự án.

Bài viết dưới đây của GapoWork đã chọn lọc Top 15 ứng dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất, được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước tin chọn.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là công cụ tích hợp nhiều chức năng hỗ trợ người dùng quản lý chặt chẽ và hiệu quả dự án. Với lợi thế dễ dàng truy cập và chỉnh sửa trực tuyến, người dùng có thể theo dõi toàn bộ tiến độ và nội dung của dự án mọi lúc mọi nơi. Mọi thông tin quan trọng như thời gian, chi phí, nguồn lực, tài liệu, khách hàng và các bên liên quan khác sẽ được cập nhật trên một nền tảng duy nhất.

Đồng thời, căn cứ vào những thay đổi trên hệ thống, nhà quản lý có thể điều chỉnh và sắp xếp nguồn lực phù hợp, đưa ra dự toán để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng tiến độ. Dữ liệu báo cáo trích xuất từ các công cụ quản lý dự án là cơ sở để đánh giá hiệu quả cũng như năng suất của từng cá nhân.

Xem ngay: Quản lý dự án là gì

Phần mềm quản lý dự án miễn phí

Trello

Phần mềm quản lý tiến độ dự án Trello hỗ trợ tổ chức nhiệm vụ dưới dạng bảng Kanban. Dựa vào các tính năng sẵn có, người dùng có thể xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh của dự án, giám sát chặt chẽ ở mọi giai đoạn.

Ưu điểm của Trello là cho phép sử dụng Gói miễn phí bao gồm không giới hạn số thẻ nhiệm vụ (card) và số thành viên. Nếu muốn trải nghiệm các tính năng nâng cao và phù hợp hơn dành cho doanh nghiệp, bạn cần nâng cấp với chi phí $5/ người dùng / tháng (thanh toán hàng năm) lên gói Tiêu chuẩn (Standard).

Asana

Với công cụ quản lý dự án Asana, bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành trên bảng điều khiển. Các thao tác như thêm công việc, sắp xếp, phân tách sẽ được hỗ trợ cho quá trình cộng tác chung diễn ra hiệu quả.

Phần mềm quản lý dự án Asana cung cấp gói miễn phí tính năng tìm kiếm cơ bản, giới hạn tối đa 15 người dùng. Khi nâng cấp lên gói Premium với chi phí $ 10,99 / người dùng / tháng sẽ thuận tiện hơn trong các nhóm, tổ chức có số lượng lớn thành viên.

Click Up

Trong số các phần mềm quản lý dự án miễn phí không thể không nhắc đến Click Up. Cung cấp đến 14 chế độ views khác nhau, bao gồm cả biểu đồ Gantt và mindmap, bất kể ai trong dự án cũng có thể theo dõi và nắm bắt tổng quan về tiến độ.  Ngoài ra, Click Up còn tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý dự án phổ biến như Gmail, Zapier, Dropbox, Slack….

Gói miễn phí của phần mềm quản lý dự án Click Up không giới hạn các tác vụ và số lượng người dùng, cung cấp dung lượng lưu trữ lên đến 100 MB.  Khi nâng cấp lên gói Unlimited với $ 5 / người dùng / tháng, các chức năng danh sách (list), bảng (dashboard) và lịch (calendar),...cùng một số tính năng nâng cao khác sẽ được mở khóa.

Wrike

Wrike là một ứng dụng quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng. Công cụ này hiển thị dự án và nhiệm vụ của nhóm dưới dạng bảng tính. Để việc quản lý và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn, Wrike còn hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau như Slack, Dropbox, Gmail và Google Drive.

Thông qua giao diện trực quan cùng báo cáo phân tích tiến độ công việc, người dùng có thể cập nhật nhanh chóng về tình hình dự án. Gói miễn phí sẽ không giới hạn số dự án và người dùng. Gapowork gợi ý: Có nên dùng phần mềm quản lý tiến độ dự án

GoodDay

GoodDay là phần mềm quản lý dự án áp dụng các phương pháp quản lý như Gantt, Agile, Scrum, Kanban và Waterfall. Trong mỗi dự án sẽ có một tab Tóm tắt (Summary) tổng quan về nhiệm vụ, sự kiện, người dùng. Công cụ này sở hữu các tính năng cơ bản, đáp ứng được nhu cầu quản lý dự án đa dạng.

Bản miễn phí của GoodDay cho phép tối đa 15 người dùng, để nâng cấp lên gói Professional với các chế độ xem nâng cao hơn, doanh nghiệp cần chi trả $ 4 / người dùng / tháng, tối đa 250 người dùng.

Phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả

GapoWork

Là sản phẩm của Công ty Cổ phần công nghệ Gapo, giải pháp GapoWork được phát triển đồng thời 26+ tính năng tiện ích, bám sát nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt. Không chỉ tối ưu quy trình quản lý dự án, GapoWork còn góp phần đẩy nhanh tiến độ và nâng cao năng suất đội ngũ với các điểm nổi bật về tính năng như:

• Giao việc và giám sát tiến độ công việc chặt chẽ theo từng tầng Dự án, danh sách công việc, công việc chi tiết:

Trên một nền tảng chung duy nhất, quản lý có thể theo dõi sát sao công việc của từng thành viên cũng như tiến độ chung của dự án. Đồng thời, nhân sự có quyền chủ động sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, trạng thái của từng nhiệm vụ, deadline hoàn thành.

• Báo cáo công việc thống kê tiến độ trích xuất “real-time”:

Với bộ lọc theo thời gian và các chỉ số công việc cụ thể, nhà quản trị sẽ dễ dàng hơn trong việc nắm bắt tình trạng chung của dự án:  Hạng mục nào đang diễn ra đúng tiến độ, dự án nào đang là điểm nóng, hiệu suất của từng nhân sự ra sao.  

• Nhóm Cộng Tác tích hợp Chat, Lịch biểu giúp tối ưu luồng giao tiếp:

Đây là tính năng ưu việt của GapoWork giúp nhà quản lý tối ưu thời gian giao việc. Ngay trên môi trường giao tiếp, sếp vừa có thể vừa giao việc vừa chat trực tiếp, đồng thời theo dõi các công việc liên quan. Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: top 25+ phần mềm giao việc tốt nhất hiện nay.

• Lưu trữ thông tin, tài nguyên không giới hạn:

Không còn mất thời gian trong việc tìm kiếm hoặc lo ngại về tình trạng thất lạc tài liệu. Trên hệ thống GapoWork, mọi file tài liệu sẽ được lưu trữ tự động và vĩnh viễn với tốc độ gửi file nhanh lên đến 4GB/lần cùng công cụ hỗ trợ truy xuất tài liệu nhanh chóng.

• Tích hợp trên thiết bị di động và máy tính

Truy cập và xử lý công việc nhanh chóng chỉ với một chiếc Smartphone hoặc máy tính bảng trong tay mà không có mặt tại văn phòng.

Jira Software

Một trong những phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay là Jira Software. Từ việc lên kế hoạch, theo dõi quá trình tiến độ vận hành, Jira sẽ giúp bạn quản lý task cơ bản cho đến các dự án phức tạp. Giao diện của Jira Software được phân chia trực quan và rõ ràng để dễ theo sát tiến độ công việc. Khi sắp đến hạn hoàn thành, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động

Phần mềm Due

Due là công cụ quản lý dự án phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ. Điểm nổi bật của phần mềm là người dùng có thể  thiết lập tài khoản và hoạt động ngay cả khi không có kết nối Internet.

Sử dụng Due giúp nhà quản lý giám sát tiến độ công việc chặt chẽ, không còn lo ngại vấn đề trễ deadline vì có tính năng nhắc nhở hoàn thành đúng hạn..

Ứng dụng quản lý dự án Airtable

Ứng dụng quản lý dự án Airtable hỗ trợ nhiều tùy chọn, đáp ứng nhu cầu quản lý cho doanh nghiệp. Gói miễn phí của Airtablekhông giới hạn các cơ sở xây dựng (base), hỗ trợ lên đến1.200 bản ghi cho mỗi cơ sở (record per base). Ngoài ra người dùng còn có thể tùy chọn chế độ xem (view options), bao gồm lưới (grid), lịch và Kanban.

Microsoft Project

Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project là ứng dụng nổi bật trong mạng lưới Microsoft, giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.

Là sự lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức, Microsoft có ưu điểm giao diện trực quan, được phân chia thành ba khối chính là: Task, Resources, Calendar. Dựa vào đó, mọi thành viên có thể theo dõi những sự thay đổi của dự án, cập nhật báo cáo và quản lý dữ liệu hiệu quả.

Công cụ quản lý dự án đầu tư xây dựng

Myxteam

Phần mềm quản lý dự án xây dựng công trình Myxteam là một trong những ứng dụng quản lý có tên tuổi tại Việt Nam. Công cụ thông minh này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dự án dựa vào các tính năng hữu ích như lập kế hoạch, giao việc, báo cáo tiến độ và chia sẻ tài liệu. Ngoài ra, phần mềm này còn có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với người mới.

Với những dự án xây dựng đòi hỏi có sự trao đổi, cộng tác chặt chẽ, Myxteam hoàn toàn có thể là sự lựa chọn đáng để cân nhắc và triển khai.

Mona PMS

Mona PMS là sản phẩm được phát triển với nhiệm vụ chính giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và nguồn nhân lực trong từng dự án xây dựng hiệu quả. Nhờ sự thống nhất và tự động hóa, việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý rủi ro sẽ diễn ra mượt mà hơn.

Mekong soft

Mekong Soft là phần mềm chạy trên nền tảng Excel, với tính năng nổi bật là dự toán và quản lý thi công. Mọi dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng, kho, công trình, hạng mục,... Mekong Soft cung cấp các tính năng về quản lý thu, chi để xử lý các phương án kinh tế, thầu phụ.

DIGINET

DIGINET là phần mềm quản lý dự án xây dựng miễn phí được nhiều doanh nghiệp lớn tin chọn sử dụng. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tính bảo mật cao,  giao diện thân thiện, dễ sử dụng, triển khai phần mềm quản lý dự án xây dựng công trình này sẽ góp phần tối ưu thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.

Primavera

Phần mềm quản lý dự án Primavera là giải pháp quản lý chuyên dụng trong những công trình xây dựng, với tính năng lập kế hoạch, quản lý và đánh giá. Thông qua giao diện trực quan, nhà quản lý có thể phân tích tình hình, theo dõi hiệu suất từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.

Ưu điểm khi dùng phần mềm quản lý dự án

Với sự phát triển mạnh mẽ và tân tiến của công nghệ, ứng dụng phần mềm quản lý dự án giúp ích cho doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh so với cách thức truyền thống.

Thống nhất toàn bộ quy trình quản lý dự án trên Nền tảng all-in-one

Ưu điểm này giúp cho mỗi thành viên trong dự án có thể theo dõi mọi khía cạnh từ tổng quan đến chi tiết mà không bị phân tán. Từ việc lên kế hoạch, phân bổ tài nguyên, sắp xếp nhiệm vụ đến trao đổi, theo dõi tiến trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ tài nguyên,... một cách hợp lý.

Kiểm soát chặt chẽ trong phạm vi và giới hạn cho phép

Bằng việc theo dõi xuyên suốt quá trình, từ bước lên kế hoạch cho tới kết thúc, nhà quản lý có thể phát hiện kịp thời các rủi ro để đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Đặc biệt trong những trường hợp dự án vượt quá ngân sách, tính năng nhắc nhở có sẵn trên công cụ sẽ cảnh báo về các rủi ro.

Tăng cường hợp tác và trao đổi

Thay vì giao tiếp thông qua một ứng dụng khác, một số phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ tích hợp công cụ giao tiếp, hoặc có sẵn tính năng giao tiếp như giải pháp GapoWork. Ưu điểm giúp tối ưu việc trao đổi và hợp tác, đảm bảo tính bảo mật của các dự án trong nội bộ.

Chủ động theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi

Bước đột phá mới khi sử dụng phần mềm quản lý dự án so với hình thức quản lý truyền thống là cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa bất cứ thời gian nào. Chỉ cần một thiết bị điện tử thông minh có kết nối mạng, các thành viên có thể nhanh chóng truy cập vào ứng dụng, kịp thời đối phó khi có vấn đề phát sinh.

Tối ưu nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí

Thay vì tự ghi chép, tính toán thủ công như trước đây thì phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ người dùng tự động hóa mọi quy trình. Những khâu xử lý rườm rà, không cần thiết có thể được loại bỏ, tránh gây lãng phí thời gian và tiền bạc, từ đó tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.

Lưu ý khi sử dụng công cụ quản lý dự án

Trước khi triển khai phần mềm quản lý dự án, để tránh lãng phí về thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các khía cạnh quan trọng sau:

• Xác định được nhu cầu và vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trước khi đánh giá mức độ phù hợp, tiện ích của tính năng.
• Đảm bảo giao diện thân thiện, trực quan, thao tác dễ sử dụng nhằm tối ưu thời gian đào tạo.
• Mức giá hợp lý, nằm trong ngân sách đề ra.
• Lưu ý về các chính sách bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.

Kết luận

Trên đây là Top 15+ phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất 2023. Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý và quy mô nhân sự, dự án mà doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

Hiện nay, giải pháp GapoWork là một trong những nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình hiệu quả nhất. Chúng tôi cung cấp bộ công cụ quản lý dự án gồm 26+ tính năng ưu việt, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức kiến tạo Không gian làm việc số hoàn thiện, đồng thời nâng cao hiệu quả và chất lượng quy trình giao việc, quản lý dự án.

Hơn 1000 doanh nghiệp đã tin chọn và triển khai thành công GapoWork, trong số đó có nhiều tên tuổi nổi bật như Yody, BIDV, Momo. Để triển khai và vận hành những kế hoạch kinh doanh thành công, ĐĂNG KÝ dùng thử 7 ngày miễn phí GapoWork ngay tại đây, giải pháp giúp doanh nghiệp! 

Tham khảo:

• Các sai lầm thường gặp trong quản lý dự án
• Top các phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất
• Các phần mềm quản lý công việc hiệu quả