HƯỚNG DẪN CHO DOANH NGHIỆP (P2)- Triển khai

Triển khai thành công

Triển khai GapoWork cho tổ chức của bạn theo 5 Trụ cột của thành công.

Cách triển khai thành công Triển khai Không gian làm việc trên Gapowork cho tổ chức của bạn theo 5 Trụ cột của thành công. 5 Trụ cột của thành công là phương pháp được phát triển dựa trên hàng nghìn lần triển khai Không gian làm việc thành công. Bạn nên hoàn tất từng trụ cột này trong vòng 30 ngày trước thời điểm triển khai dự kiến nhằm tạo ra cộng đồng bền vững và thịnh vượng trên Không gian làm việc.

1. Thiết lập kỹ thuật

Tiện ích tích hợp kỹ thuật mạnh mẽ sẽ đảm bảo rằng Gapowork của bạn an toàn (ví dụ: tài khoản của người tham gia mới sẽ tự động được kích hoạt, còn tài khoản của người rời khỏi tổ chức sẽ tự động bị vô hiệu hóa), đồng thời giảm gánh nặng quản trị để duy trì cộng đồng. Truy cập Hướng dẫn thiết lập kỹ thuật để xem tất cả các bước mà đội ngũ CNTT của bạn nên thực hiện để thiết lập Gapowork nhằm gặt hái thành công.

2. Cấu trúc nhóm & luồng thông tin/công việc

Khi tạo nền tảng nhóm phản ánh cấu trúc của tổ chức, bạn sẽ tránh được trường hợp tạo nhóm trùng lặp và không dùng đến. Bạn cũng nên đề ra quy ước đặt tên cho các nhóm chính để dễ dàng cho việc tìm kiếm.

Sau đây là những cách làm tốt nhất:

1. Tạo nhóm làm việc cơ bản cốt lõi bao gồm những nhân viên mà bạn thêm vào các nhóm phù hợp với họ

2. Đưa các quy trình công việc thông thường hoặc lặp lại vào Gapowork (ví dụ như nhóm Đào tạo nội bộ, Thông tin nhân sự)

3. Tạo nhóm thông báo cho các đội ngũ riêng và đội ngũ lớn trong công ty, đồng thời kiểm duyệt để kiểm soát chất lượng nội dung

Tham khảo Hướng dẫn tổ chức cấu trúc nhóm

Tham khảo Cấu trúc nhóm mẫu

3. Chiến lược truyền thông

Hãy nêu bật lợi ích dành cho nhân viên và cách Gapowork hỗ trợ các bạn thực hiện mục tiêu kinh doanh để làm rõ "lý do" nên sử dụng Gapowork. Bạn phải thực hiện chiến lược truyền thông bằng nhiều kênh (online, tài liệu in, Gapowork , v.v.) và thông báo trước khi triển khai, trong khi triển khai và sau khi triển khai. Sử dụng mẫu Kế hoạch truyền thông về hoạt động triển khai của chúng tôi để thiết kế chiến lược truyền thông của riêng bạn.

4. Sự tham gia của đội ngũ điều hành

Việc ban lãnh đạo công ty sẵn sàng bằng cách làm gương và tiên phong sẽ là yếu tố quan trọng để mang lại niềm tin và mức độ tương tác cao trong tổ chức. Sau đây là những cách làm tốt nhất:

- Chuẩn bị nội dung ngắn gọn để trình bày lý do công ty cần sử dụng Gapowork ngay lúc này - Đăng video chào mừng của Tổng Giám đốc cho tất cả các thành viên đội ngũ xem khi lần đầu tiên họ đăng nhập Gapowork.

- Lên lịch để Tổng Giám đốc phát trực tiếp Livestream trên Gapowork vào tuần triển khai. Hãy sử dụng tất cả các kênh hiện có của bạn để quảng cáo sự kiện trực tiếp nhằm khuyến khích mọi người kích hoạt trang cá nhân Gapowork.

- Đảm bảo đội ngũ điều hành biết cách thiết lập và tương tác trên GapoWork

5. Những người tiên phong và chương trình đào tạo

Việc yêu cầu những người sử dụng đầu tiên, cũng như những người có tầm ảnh hưởng hỗ trợ quản lý quá trình thay đổi ở các bộ phận và vị trí sẽ đảm bảo mọi người nhanh hiểu ra giá trị của Gapowork hơn, đồng thời giảm lượng công việc quản trị của bạn. Bạn nên lấy từ 5-10% tổng số nhân viên của mình làm người tiên phong.

Tham khảo Nội dung tập huấn cho đội ngũ tiên phong

Nội dung chính:
Sau khi triển khai Gapowork  theo 5 Trụ cột của thành công, bạn chắc chắn sẽ có mức độ tương tác và tỷ lệ sử dụng Gapowork cao:
- Sự tham gia của đội ngũ điều hành: Đảm bảo đội ngũ điều hành biết cách lập mô hình tương tác trên Gapowork.
- Tiện ích tích hợp kỹ thuật Thiết lập Gapowork để gặt hái thành công bằng cách tích hợp hệ thống CNTT hiện tại của bạn. ( Nếu cần tích hợp kĩ thuật, vui lòng liên hệ với đội ngũ của GapoWork để được hỗ trợ).
- Cấu trúc nhóm và luồng thông tin công việc: Tạo nền tảng cho nhóm và nội dung trước khi mời nhân viên tham gia Gapowork.
- Chiến lược truyền thông: Tạo kế hoạch truyền thông nội bộ để triển khai
- Những người tiên phong và chương trình đào tạo: Xác định những người tiên phong quản lý sự thay đổi và trang bị cho họ kiến ​​thức và công cụ để quảng bá Gapowork đến các đồng nghiệp.