Kỹ năng giao việc là gì - Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả

Kỹ năng giao việc không chỉ đơn thuần là việc nói “em hãy làm cái này đi” mà cần có một kế hoạch phân bổ công việc khoa học. Cùng GapoWork tìm hiểu các cách giao việc cho nhân viên hiệu quả được nhiều công ty áp dụng hiện nay.

Kỹ năng giao việc là gì

Kỹ năng giao việc là sử dụng đúng năng lực của từng nhân viên cho từng công việc phù hợp. Công việc được giao đúng người, đúng năng lực chắc chắn sẽ đảm bảo được hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, kết quả của nhóm sẽ được cải thiện tốt hơn. Bên cạnh đó quy trình phối hợp, làm việc giữa các thành viên sẽ diễn ra suôn sẻ và mượt mà. 

Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả

Một người quản lý giỏi đúng nghĩa là khi bạn biết phân chia công việc. Kỹ năng giao đúng việc, đúng người, rõ mục đích và kỳ vọng kết quả cho mỗi nhiệm vụ phân công là điều mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần có. Dưới đây là quy trình giao việc cho nhân viên dành cho nhà quản lý.

Chuẩn bị kỹ càng trước khi giao việc

Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả là bạn cần phải xác định rõ mục đích của công việc sẽ giao. Các công việc cần có yêu cầu chi tiết và cụ thể, nhân viên chịu trách nhiệm cho công việc đó phải hiểu rõ được những gì mà bạn muốn họ làm. Bên cạnh đó bạn nên xác định được mức độ ưu tiên, để nhân viên biết rằng nhiệm vụ họ sắp thực hiện quan trọng ra sao so với các công việc khác. 

Giao việc một cách rõ ràng và cụ thể

Đưa ra yêu cầu cụ thể về công việc là kỹ năng giao việc cần thiết mà nhà quản lý cần có. Nếu cần chi tiết nhất, bạn có thể đính kèm hình ảnh, biểu đồ để nhân viên có thể hình dung được một cách rõ ràng hơn. Ngoài ra bạn cũng cần nêu rõ thời hạn hoàn thành công việc để nhóm của bạn có thể sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lý. 

Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên

Đây cũng là một hình thức giao việc cho nhân viên hiệu quả khi người quản lý biết cách tạo động lực cho đội nhóm của mình. Hãy chỉ ra những lợi ích của nhiệm vụ đó đối với công ty và nhân viên. Nếu đó là một công việc có mức độ quan trọng và ưu tiên cao, người quản lý nên đề xuất một phần thưởng dành cho thành viên hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng xuất sắc.

Chắc chắn rằng nhân viên hiểu yêu cầu

Sau khi giao việc, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên đã hiểu rõ yêu cầu của công việc và có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành công việc. Hãy cho nhân viên có cơ hội hỏi những câu hỏi liên quan đến công việc để đảm bảo rằng họ hiểu rõ và không gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện. Nếu có thể, bạn có thể cung cấp cho nhân viên tài liệu hoặc hướng dẫn trực tiếp để giúp họ hiểu rõ hơn về công việc đó.

Theo dõi, hỗ trợ và giám sát công việc

Để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ và hoàn thành với kết quả như kỳ vọng, người quản lý cần đảm bảo rằng họ sẵn sàng hỗ trợ cho nhân viên của mình bất cứ khi nào họ cần. Cung cấp tài liệu, công cụ hoặc những nguồn lực khác để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ suôn sẻ hơn.

Hơn nữa, người quản lý cũng nên theo dõi, giám sát tiến độ công việc để chắc chắn rằng không có rủi ro nào xảy ra. Tuy nhiên, bạn cũng không nên can thiệp quá sâu đi đến từng chi tiết thực thi của nhân viên, bởi vì khi đó họ sẽ cho rằng bạn không tin tưởng họ. Ngược lại, khi bạn thờ ơ với thành viên của mình, họ nghĩ rằng công việc đó không quá quan trọng nên bạn ít quan tâm hơn. 

Thường xuyên đánh giá kết quả công việc

Sau khi công việc hoàn thành, bạn nên đánh giá kết quả và đưa ra phản hồi cho nhân viên. Đánh giá kết quả giúp nhân viên biết được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện để nâng cao kỹ năng làm việc của mình. Khi đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, quản lý cần lưu ý đánh giá dựa trên mong đợi và những tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất trước đó. Và điều quan trọng nhất, hãy phản hồi và đồng thời lắng nghe ý kiến từ nhân viên của mình. 

Muốn giao việc hiệu quả, công nghệ là điều tất yếu!

 Để giao việc hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý dự án hoặc phần mềm giao việc để quản lý công việc và giám sát tiến độ làm việc của nhân viên. Các công cụ này giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng và thông minh.

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một công cụ hỗ trợ giao việc và giám sát tiến độ hiệu quả, GapoWork chính là nền tảng có thể đáp ứng được các nhu cầu của bạn. Với 26+ tính năng tích hợp, GapoWork hỗ trợ từ giao việc, cập nhật mức độ, tình trạng, theo dõi tiến độ đến trích xuất báo cáo thống kê hỗ trợ đánh giá chất lượng công việc và năng lực nhân sự. 

Giao việc hiệu quả cho nhân viên với GapoWork

Hiện nay, không gian làm việc số GapoWork đang được ưa chuộng bởi các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp Việt. Tính năng giao việc trên nền tảng này giúp bạn phân công công việc đúng người, dễ dàng cài đặt deadline, mức độ ưu tiên cho từng đầu việc. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể đính thêm mô tả công việc, tài liệu đi kèm khi giao việc cho nhân viên. 

Tính năng thông báo nhắc nhở công việc thường xuyên, tránh tình trạng quên việc hay trễ deadline thường có ở dân văn phòng.

Đặc biệt, GapoWork trích xuất báo cáo thống kê tiến độ realtime với nhiều dạng biểu đồ trực quan, sinh động. Nhờ đó cấp quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình dự án, phát hiện điểm nóng kịp thời cũng như đánh giá hiệu suất làm việc từng nhân sự.

Kết luận

Kỹ năng giao việc là công việc đơn giản nhưng để hiệu quả lại là câu chuyện hoàn toàn khác. Nhà quản lý thông minh cần biết ứng dụng công nghệ để tận dụng được năng lực nhân sự, xây dựng được đội nhóm làm việc hiệu quả. GapoWork hy vọng qua bài viết về kỹ năng giao việc là gì và cách giao việc cho nhân viên sẽ giúp nhà quản lý tối ưu được hiệu suất cho đội nhóm của mình.

GapoWork - Không gian làm việc số giúp doanh nghiệp vận hành mọi lúc mọi nơi tự hào đồng hành cùng +1000 khách hàng, trong đó có những doanh nghiệp hàng đầu như BIDV, EVN, Momo… Nền tảng là lựa chọn sáng suốt nhất giúp tăng trưởng hiệu suất làm việc của đội nhóm và toàn doanh nghiệp. Để nhận tư vấn 1-1 và demo trải nghiệm giải pháp miễn phí 7 ngày, hãy đăng ký ngay dưới đây.

Xem thêm:

Tổng hợp các kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả