Hướng dẫn quy trình các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp chính là giá trị cốt lõi của mọi tổ chức. Một công ty có văn hóa doanh nghiệp tốt có nghĩa rằng, tổ chức đó có nền tảng vững mạnh, có những sự khác biệt trong hoạt động kinh doanh cũng như thu hút và khai thác sức mạnh nhân tài. Vì vậy, kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng cho tổ chức. 

Trong bài viết này, GapoWork sẽ chia sẻ với bạn các bước xây dựng văn hóa chuyên nghiệp nhất 2023 để đúc rút những kinh nghiệm riêng cho tổ chức của mình nhé.

Văn hóa doanh nghiệp là gì

Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp những giá trị, thái độ, quy tắc và hành vi được chia sẻ và thực hiện bởi các thành viên trong tổ chức. 

Văn hóa doanh nghiệp có thể bao gồm cách thức làm việc, đạo đức nghề nghiệp, tập quán, phong cách lãnh đạo, cách giải quyết vấn đề, sự đoàn kết và tôn trọng lẫn nhau. Một văn hóa doanh nghiệp tích cực có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, khuyến khích sáng tạo và động lực làm việc, cũng như giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và cộng đồng.

Trong một tổ chức, văn hóa doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng lớn đến khả năng giao tiếp và tương tác giữa cấp nhân viên và cấp quản lý của công ty. 

Tại sao xây dựng văn hoá doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng?

Mỗi doanh nghiệp sở hữu một bản sắc văn hoá riêng, giống như đặc điểm tính cách của một cá thể, một con người. Lợi ích của văn hóa doanh nghiệp cũng chính là tạo dựng thương hiệu doanh nghiệp, là yếu tố tích cực góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu trong tâm trí của công chúng.

Đồng thời, văn hoá doanh nghiệp còn có ảnh hưởng sâu sắc, trực tiếp đến suy nghĩ và cách thức hành động của các thành viên. Vì lý do đó, xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh được xem là động lực để đào tạo đội ngũ nhân sự tài năng, là yếu tố cốt lõi dẫn đến những thành công rực rỡ của doanh nghiệp.

Các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp

Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một quá trình dài và phức tạp. Nhưng nếu được thực hiện đúng cách, văn hóa doanh nghiệp có thể giúp tăng cường sức mạnh và thành công của tổ chức. Dưới đây là các bước quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả nhất trong năm 2023.

Đánh giá tình hình văn hóa hiện tại của doanh nghiệp

Xác định bản chất và trạng thái hiện tại của văn hoá doanh nghiệp là cơ sở cho việc nhìn nhận rõ những lợi thế và hạn chế trong tương quan với mục tiêu - chiến lược dài hạn, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.

Để đánh giá kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp, mô hình của Daniel R. Denison được cho là giải pháp lý tưởng nhất khi được 5.000 doanh nghiệp áp dụng trong hơn 20 năm qua. Để thực hiện, doanh nghiệp cần phải trả lời được 4 câu hỏi chính, bao gồm:

• Định hướng và con đường phát triển của doanh nghiệp là gì?
• Mức độ hiểu biết về thị trường và khách hàng như thế nào?
• Doanh nghiệp đã xác định chiến lược, kế hoạch cụ thể để thực thi hiệu quả các định hướng kinh doanh?
• Đội ngũ nhân viên có đồng thuận thực hiện những mục tiêu đã đặt ra hay không? 

Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Muốn kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công đòi hỏi nhà quản trị phải định hình rõ ràng mục tiêu muốn đạt được. Điều này sẽ được tiến hành dựa trên cơ sở phân tích ở bước 01 - Đánh giá, bắt đầu từ thế mạnh sẵn có của công ty. 

Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp là những yếu tố quan trọng giúp định hướng cho toàn bộ hoạt động của tổ chức. Đồng thời chiến lược xây dựng văn hóa doanh nghiệp sẽ phản ánh đúng điều đó.

Mục tiêu này sẽ giúp định hướng cho việc xây dựng văn hóa và tạo nên sự đồng thuận trong tổ chức. Hiểu theo cách khác, việc xác định các mục tiêu giúp định hướng cho giá trị, thái độ và hành vi được thực hiện trong tổ chức.

Các nhà quản trị có thể tham khảo 8 loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng trên toàn thế giới được Harvard Business Review phân loại:

• Quan tâm (caring-culture)
• Mục tiêu (purpose-culture)
• Học tập (learning-culture)
• Tận hưởng (enjoyment-culture)
• Kết quả (results-culture)
• Chuyên chế (authority-culture)
• Trật tự (order-culture)
• An toàn (Safety-culture)

Xác định vai trò của nhà lãnh đạo

Lãnh đạo là “đầu tàu", là người đặt nền móng phát triển và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Không chỉ là hình ảnh đại diện cho một tổ chức, nhà lãnh đạo còn đảm nhiệm trọng trách đưa ra các chính sách tuyển dụng, định hướng chiến lược, triết lý kinh doanh quan trọng.

Họ phải thể hiện và tôn trọng các giá trị cốt lõi và đưa ra một hành động mẫu cho cấp dưới của mình. Nhà lãnh đạo cần thể hiện sự tận tâm và sẵn sàng thay đổi để đạt được mục tiêu và truyền đạt những giá trị này cho tất cả các thành viên trong tổ chức.

Trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp, lãnh đạo phải là người tiên phong thực hiện nghiêm chỉnh những chuẩn mực đã đề ra, không ngừng cổ vũ, lan tỏa cảm hứng đến đội ngũ nhân viên.

Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ giúp cho nhân viên hiểu đúng rằng họ nên làm gì, thay đổi ra sao để có thể hòa nhập và đưa công ty phát triển hơn. Lãnh đạo sẽ gắn kết với nhân viên thông qua các giá trị văn hóa, xóa bỏ khoảng cách và rào cản với nhau.

Củng cố và tuyên truyền giá trị cốt lõi doanh nghiệp

Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là những giá trị mà tổ chức tin tưởng, là thước đo cho hành vi hay quá trình định hướng phát triển. Hiểu theo các khác, giá trị cốt lõi chính là những giá trị mà doanh nghiệp đặt lên hàng đầu và xác định cẩn trọng để nó vẫn trường tồn theo thời gian.

Do đó, giá trị cốt lõi cần phải được củng cố và thể hiện trong mọi hoạt động của tổ chức. Việc củng cố giá trị cốt lõi này sẽ giúp định hướng đúng đắn cho văn hóa doanh nghiệp. Bên cạnh đó, giá trị cốt lõi chắc chắn giúp tạo nên một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.

Vạch ra lộ trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Không thể thiếu một bản kế hoạch cụ thể để theo dõi các đầu mục đã triển khai hay những dự án sắp sửa tiến hành. Doanh nghiệp có thể phân chia theo từng nhóm mục tiêu, thời hạn hoàn thành, người chịu trách nhiệm và những hoạt động cần phải làm để đảm bảo rằng không bỏ sót bất cứ công việc quan trọng nào. Bên cạnh đó cũng cần có sự linh hoạt trong từng thời điểm, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để thực hiện.

Bắt tay vào kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Sau khi đã xác định mục tiêu cũng như vạch ra kế hoạch chi tiết, giờ là lúc hiện thực hóa ý tưởng.

• Thay đổi cơ cấu tổ chức phòng ban phù hợp với mục tiêu chiến lược; ban hành các văn bản chính sách như hệ thống khen thưởng, tuyển dụng; thiết kế kiến trúc văn phòng, logo, đồng phục nhân viên,...
• Định hình lại triết lý quản lý và kinh doanh, tiêu chuẩn, niềm tin, thái độ,..sao cho gắn liền với Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

• Đào tạo văn hóa doanh nghiệp cho nhân sự trong tổ chức là cách giúp họ hiểu rõ về những giá trị, thái độ và hành vi cần thiết để tạo nên một văn hóa doanh nghiệp tốt. Việc này cũng giúp đào tạo và phát triển nhân sự trong tổ chức tốt hơn. Đào tạo văn hóa không chỉ nên diễn ra trong một lần, mà doanh nghiệp cần đào tạo liên tục cho đến khi giá trị cốt lõi đi sâu vào tiềm thức của nhân viên và giúp họ có thể thấm nhuần cũng như thực hiện giá trị đó trong khi đang công tác tại tổ chức.

Đo lường và đánh giá hiệu quả xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Đây là giai đoạn quan trọng để doanh nghiệp nhận biết các trở ngại, kịp thời phát hiện lỗ hỏng và đưa ra giải pháp khắc phục. Quá trình đánh giá sẽ được thực hiện dựa trên cơ sở mục tiêu đề ra ban đầu. 

Tự đánh giá văn hóa doanh nghiệp là cách để đo lường hiệu quả của quá trình xây dựng và triển khai văn hóa doanh nghiệp. Cũng giống như bán hàng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần được đánh giá và đo lường hiệu quả liên tục. Việc đo lường sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời giải quyết các vấn đề tồn động ảnh hướng đến tổ chức.

Khảo sát giúp thu thập thông tin về những khía cạnh mà nhân viên đánh giá và phản hồi về văn hóa doanh nghiệp. Dựa trên kết quả đánh giá này, tổ chức có thể phát hiện những điểm mạnh và điểm yếu của văn hóa doanh nghiệp và tiến hành cải thiện. Việc cải thiện liên tục giúp tạo ra một văn hóa doanh nghiệp phát triển và hoàn thiện hơn.

Song song với quá trình đánh giá, điều chỉnh là không ngừng học tập và đổi mới. Văn hoá doanh nghiệp không phải là bất biến, bên cạnh việc duy trì những giá trị tốt cần phải có sự tiếp thu những tiến bộ để tham gia vào quá trình hội nhập sâu rộng.

GapoWork - Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Khi nhắc đến công cụ hỗ trợ xây dựng và phát triển doanh nghiệp, GapoWork chính là giải pháp công nghệ được nhiều tổ chức tin tưởng và lựa chọn. Trong đó có các tổ chức lớn như BIDV, EVN, Momo, HSV Group,...

Gapowork gợi ý: 4 loại hình văn hóa doanh nghiệp nổi tiếng

GapoWork - Nền tảng xây dựng văn hóa doanh nghiệp lý tưởng

Thông qua nỗ lực chú trọng gia tăng kết nối và thúc đẩy các yếu tố tạo sự bền vững cho nền tảng văn hóa doanh nghiệp, GapoWork cung cấp 26+ tính năng hỗ trợ tổ chức vận hành và quản trị, xây dựng và củng cố các giá trị cốt lõi.

• Xóa bỏ khoảng cách giữa lãnh đạo và đội ngũ bằng cách chia sẻ bài đăng, livestream truyền cảm hứng và gắn kết nhân viên tuyến đầu với trụ sở chính bằng các hoạt động truyền thông nội bộ trực tuyến.

• Cập nhật các tin tức về hoạt động của tổ chức nhanh chóng trên các Nhóm chung, Nhóm công ty.
• Khuyến khích tinh thần đóng góp, xây dựng văn hóa của nhân sự qua các tính năng Khảo sát, Thăm dò ý kiến và Hỏi đáp ẩn danh.
• Sử dụng các tính năng Livestream, Nhóm đào tạo, Thư viện lưu trữ tài liệu để triển khai tốt các hoạt động đào tạo văn hóa, onboarding nhân viên mới.
• Lan tỏa, tuyên truyền các giá trị cốt lõi và đồng thời đảm bảo nhân sự luôn cập nhật thông tin thông qua việc Tạo Không gian chung trên GapoWork.
• Thúc đẩy tương tác và thi đua giữa các cá nhân, bộ phận bằng cách vinh danh thành tích bằng huy hiệu với tính năng Ghi nhận.

Tổng kết

Nhìn chung, cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trước phải bắt đầu từ việc nhận thức đúng về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa là con người, không thể phát triển văn hóa doanh nghiệp nếu thiếu đi sự đồng thuận và nhất trí, tính chủ động tích cực cao của toàn thể cán bộ, nhân viên.

Để đội ngũ nắm bắt toàn diện mọi chính sách và hoạt động diễn ra, cũng như củng cố hình ảnh và vai của nhà lãnh đạo, doanh nghiệp cần kết hợp sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm để tối ưu quy trình giao tiếp và trao đổi thông tin trong tổ chức.

Tóm lại, quy trình các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả nhất trong năm 2023, doanh nghiệp cần thực hiện từng bước một cách chắc chắn và cẩn thận. Việc này đòi hỏi sự tận tâm và nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức để tạo nên một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và thành công.

Là giải pháp công nghệ được hơn 600 doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn, không gian làm việc số GapoWork cung cấp bộ công cụ tích hợp 21+ chức năng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và hoàn thiện môi trường lao động số.

Trải nghiệm GapoWork ngay để có kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp hoàn thiện cùng nền văn hóa doanh nghiệp vững mạnh!